公司日常行文和流转的暂行规定

日常行文和流转的管理规定（初稿） 一、目的 为适应公司发展和管理水平提高的需要，规范日常经营管理工作中行文的编制、 格式、审核、发放、流转和存档等工作，逐步达到行文的标准化管理和高效流转， 特制定以下规定。 二、适用范围 本规定适用于公司因经营管理需要向公司内、外的部门或单位的发文，以及总 部各部门、卖场（门店） 、子公司（开化、万卷书店）之间日常经营管理工作中的 正式行文，包括制度性文件（专指制度、规定、条例、规范、决定和原则意见等） 和非制度性文件（指报告、请示、申请、备案、函和重要正式通知等） ，不包括公 司内部日常工作中的联系单、征询函、会议通知等其它文件。 三、权责 1、公司办公室按本规定负责对公司日常行文和流转实施管理。 2、公司办公室负责对各类行文程序在贯彻和实施过程中的协调解释工作。 3、公司总经理室负责对外发文内容的审核、审批签发。 四、内容 1、发文文件的编制要求： 1.1 措辞准确简洁，不使用可能引起误解的语言，文件的内容应详细完整，特 别是对外发文，用词要贴切。 1.2 对已有的管理制度中规定的内容可直接引用，但必须写明引用的文件名、 编号以及引用条款。 2、行文文件的格式： 2.1 公司内外发文、请示（申请）报告的标准格式详见附录 A、B； 2.2 格式规范：行文原则上全部采用 A4 幅面纸，所有文本留出上、下页边距 2cm，左页边距 3 cm，右页边距 2cm，标题居中排列，文件编号居中，标题字体采 用黑体小二号，正文字体采用宋体四号，正文的行间距采用单倍； 2.3 内外发文的文件编号：公司各部门、各单位以公司名义的内外发文，文件 编号中必须以“浙有加利”开头，文号由公司办公室负责统一编排，各职能部门不 能以本部门名义编号正式发文。发文文件的编号规则按下列要求进行： 2 浙有加利 文件年号 发文顺序号 如：浙有加利 2009001 号 3、内外发文的审核程序： 文件主办部门待文件的初稿完成后，必须向公司办公室申请填写“文件签发单” （见附录 C） ，经主办部门主管核稿（视发文的内容若需相关部门会签的，则将 “文件签发单”传至各部门会签后呈分管领导核稿） ，报总经理批准后，由公司办 公室负责审核登记文号，打印后方可作为正式文件，盖章发放。 4、内外发文的发放和存档： 4.1 完成上述审批流程的文件由公司办公室负责编制 “发文登记簿” （见附录 ） ，内部发文由办公室负责按发放范围在“OA 系统”内发布或公告栏粘贴；对外 发文由主办部门负责人将文件传达至相关部门、单位和人员。 4.2 正式办文签发的文件、文稿连同“文件签发单”由公司办公室保存，年终 交档案室立卷存档。 4.3 其它非制度性文件由各责任部门留存，年终列出清单移交档案室，根据其 内容，存入相应的档案类别。 5、日常文件处理流转： 5.1 外部收文 各部门、各单位凡接获上级或是其它单位的外部正式来文，除专门针对本部 门、本单位个性工作的文件外，均须到公司办公室进行来文（来函）登记，由办公 室编制“收文登记簿” （见附录） ，视文件内容性质，填写“文件阅办单” （见附 录）或在来文右上方盖蓝色收文印章（式样见附件） ，并拟订办文意见，呈交总 经理室主管领导、总经理阅读或批示后，按照要求转有关责任部门、责任人传阅或 落实办理。公司办公室负责对文件流转处理情况进行催办或督办，责任部门或人员 处理结束后填写处理意见和结果转回办公室，由办公室按规定存档。 5.2 内部其它行文 5.2.1 除上述正式发文以外的申请、请示报告等公司内部流转的文件，各申请、 请示部门将文件呈各分管领导批示（涉及相关部门的，先与相关部门沟通，取得相 关部门意见） ，由各分管领导根据需要在请示报告的批示处写明批示意见，按批示 意见转至经办部门落实执行。需总经理批示的，应将文件转至办公室，由办公室负 3 责统一上呈总经理批示，按批示意见转至经办部门落实执行。办公室负责登记编制 “内部其它行文登记簿” （见附录 G） ，原件留存，复印件送达至各相关部门。 5.2.2 其他公司内部日常工作中的联系单、征询函、会议通知等文件按实际工 作需要在公司内部进行流转。 5.2.3 来文单位可以根据实际工作要求在文件上注明希望的办理时限，办文单 位根据合理的办理时限要求负责流转中的办理或催办、督办，以确保行文流转的效 率。 五、本规定从二 00 九年 月 日起生效，原有规定与本规定相抵触的，以 本规定为准执行。本规定由办公室负责解释，最终解释权修改权归总经理室。 附件： 附录 A：发文文件的标准格式 附录 B：请示（申请）报告的标准格式 附录 C：文件签发单 附录 D：文件阅办单 附录 E：发文登记簿 附录 F：收文登记簿 附录 G：内部其它行文登记簿 收文印章式样： 浙江有加利连锁超市有限公司 收文号收 文 收文时间 4 附录 A：发文文件的标准格式 浙江有加利连锁超市有限公司文件 浙有加利（）号 标 题 浙江有加利连锁超市有限公司 （公章） 年月日 主题词： 主送： 抄报： 抄送： 5 附录 B：请示（申请）报告的标准格式 请 示 报 告 批示登记号： 请示对象 希望办结 日期 请示主题 请示部门 请示人 职务、岗位 内容：（可另附页） 请示部门负责人（签名）： 年 月 日 相关部门意见： 分管领导/总经理批示： 6 申 请 报 告 批示登记号： 请示对象 希望办结 日期 申请主题 申请人 所在部门 职务、岗位 请示内容：（可另附页） 申请人： （签名） 年 月 日 相关部门意见： 分管领导/总经理批示： 7 附录 C：文件签发单 浙江有加利连锁超市有限公司文件签发单 文件标题 主 题 词 主 送 抄报、送 拟稿部门 拟稿人 核稿人 会稿部门 会稿意见（可另附页） 会稿部门 会稿意见（可另附页） 分管领导核 稿意见 总经理 批示签发 发文字号 浙有加利20 号 密级期限 打 印 校 对 8 印发时间 年 月 日 印 数 份 存档