关于办公费用的合理使用

关于办公费用的合理使用 一、 公司办公用品归口及超支上报制： 1、 所有的办公用品应归口到行政部统一管理，办公用品费只允许由行政部出款， 请会计部签字时注意； 2、 每月 28 日以前为办公用品申领时间，次月 5 日发放；其中由 6029 负责协调控 制每月各部门之间的用量； 3、 以下情况可单独申请： 如因召开展会、大批量复印目录、集中打印彩色授权证书等特殊情况月度超 额不在上列范围，对此领用的部门，应给予合理的解释，注明原因及超额数 量，经总监级别以上同意后转发邮件给 6029，6029 应进行调研后方可发放。 二、 严格按照领用及发放规定制： 1、 签字笔仅用于主管使用，且所有笔类原则上半年领用一次，中途只允许领 笔芯； 2、 对于装文件的各类物品（文件袋、文件夹、资料册等）品种繁多且价格不 同，请各位一定要从工作需要和价格两方面考虑后再行定夺； 比如：双夹文件夹 4.5 元/个，而采用两个按扣袋为 1.6 元/两个，用途 基本一致；需要长期留存的文档建议装订成册封箱以减少档案袋的支出。 3、 16K 纸（0.021 元/张）比 A4 纸（0.037 元/张）便宜 75%，各位员工用纸 应按以下规则使用： 1) 不需要打印出来的文件一定不打印（比如某些单据、简历等）， 可以多采用共享文档，邮件等形式保存。 2) 对外重要文件（比如合同、提交政府的资料、报价表）等使用 空白 A4； 3) 对内文件必须使用 16K 或使用二手 A4：由于 16K 不能用于复 印且有的时候二手 A4 纸不够，故对内文件中需打印的部分可 以优先使用 16K，复印的部分必须使用 A4。 4) 16K 也可以双面使用，但必须是间隔时间较长且不能有一点褶 皱，也就是一张空白 16K 经打印后必须间隔 1-2 天才能双面使 用且必须非常平整无褶皱。 5) 坚决杜绝、严禁用空白 A4、16k、财务专用单据报销单付款单 等打草稿；草稿纸在大办公室靠计划的过道上指定位置。 6) 每种纸请使用专用的打印机： 其中： A4（新纸）:请使用商务部打印机； A4（二手纸）：请使用橱柜打印机； 16K（新纸）：请使用计划部打印机； 16K(二手纸)：请使用公用打印机，放于会计部外过道处； 另会计部打印机用于会计部凭证打印及其余机密性文件打印。 4、 订书机、计算器等耐用物品应采用多人合用、定人保管方式。 5、 信封及档案袋：严禁领用新信封及公司专有信封用于内部流转，如大店与 工厂部门之间带文件等等（应使用旧信封），收到来信时可将信封留存用 于内部使用；注重信封及档案袋的重复利用；破损严重的或完全不能利用 的放入打印机左侧的回收筐集中，作废品统一处理:办公室设立一个旧信 封及档案袋的文件框（在办公室靠计划的过道上指定位置），请员工统一 到此处领取。 三、 以旧换新、统一回收制： 1、 自即日起，修正液、固体胶棒、所有笔类（圆珠笔、签字笔、白板笔、 自动铅笔、记号笔）领用时必须以旧换新； 2、 计算器、订书机等耐用办公用品因个人原因遗失不补，除非损坏，损坏 必须以旧换新。 3、 所有以旧换新的部分以及耗材空壳统一回收：办公室由行政部回收；工 厂生产用办公用品先由宋兵处回收，工厂办公用品先由江双林处回收， 大店先由前台回收，最后由行政部统一处理。 四、 费用公开制：每月 10 日之前公开上月办公费用； 五、 部门主管监控制： 编号：OLOHRFWzd125 部门主管监督本部门员工办公用品使用情况，不合理处应及时指证，也可监督其他部 门。 六、 新员工培训制度： 1、 请人事部在培训手册中增加环保节约手册（包括办公用品的领用及使用 规定、节约意识、复印机、打印机的正确使用） 2、 请人事部在安排新员工培训的时候加入“如何正确及合理地相关费用” 一节内容，由 6029 讲课。 七、 对于浪费的奖惩制： 处罚：行政部可以不定期经常巡查，看到不合理想象（比如打印私人文档，未按照 文件中相关规定执行）等当场指出并记录；还应视情节严重给予处罚。 奖励：对于费用有明显降低的部门和长年度费用低廉的部门进行相应的奖励。 复印机的使用规范: 目前公司采取的是租赁复印机复印的方式，按复印张数结算费用，各员 工在复印时应严格控制，避免多复印和重复复印。 1、复印多张文件时应采用“一张试用”原则，即先复印一张，如检查无问题 （比如太淡太浓或不清楚）后再复印多张； 2、根据复印需要调整完颜色浓淡、数量、纸张需在复印完毕后恢复设置；每 一位员工复印前都应检查复印机设置，尤其数量一栏一定要是“1”，避免浪 费。 3、复印前，合紧机顶盖，避免漏光；如复印的原件小于 A4 纸张的大小，应 将空白处用作废纸张挡住 4、应严格按照复印机上的规定使用，避免野蛮作业： 1) 16K 纸不得用于复印机。 2) 复印前要检查： A：纸上不得带有图钉，订书钉等异物； B：双面复印或 A4 纸重复利用时，另一面的纸上的墨渍一定是干的。方法：可用手在 纸上摩擦，看手上是否有黑粉，如有请停止复印； C：不平整的纸切勿用于复印； 如果您不检查，那么出现以上现象将会引起复印卡纸及零部件的损害。 3) 因复印机内为高温作业，故如需大批量连续复印时（超过 200 页）， 请不间断的让复印机“休息“。 4) 如遇复印机卡纸或出现其他故障，请立即通知行政部，切勿自行拆开， 我们会立刻通知专业人士进行修理。 打印机的使用规范： 1、 所有进打印机的纸均不得带有图钉、钉书钉等异物； 2、 严禁带电插拔； 3、 发现卡纸等现象不得私自拆卸，请致电 6029。 传真机的使用： 1、 原固定传真机除 52781102 外全部停用 2、 各指定部门（商务、售后、采购、外销）必须使用网络传真； 采购部网络传真 52781307 商务部网络传真 52781303 商务部网络传真 52782213 商务部网络传真 52782013 售后服务部网络 传真 5