数字化加工作业流程

中国地震局项目方案 1.2 档案数字化作业流程 1.2.1 档案数字化系统流程图 1.2.2 档案数字化作业流程描述 1.2.2.1 档案提卷 按档案年度、机构、保管期限及总数提出，提卷时 xx 公司提卷人员按照要求，编写档案的页号和 需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方 主管人员签字。 1.2.2.2 编写页号 对于已整理好的档案，按照年度、机构、保管期限、案卷，卷内文件顺序号进行扫描。未整理好的 档案资料按历史形成年度的先后进行整理，并提交用户检查验收，然后再进行扫描。 拆卷人员在拆卷时先对需要扫描的档案资料进行整理一遍，并按照卷内目录核对盒内的件数是否准 确，然后逐盒逐卷的拆卷。如有短缺立刻上报管理员，并做记录。 档案扫描前整理工作，应做必要的修补工作，如页号、空白页、重件处置。 1.2.2.3 标引著录 标引著录按照国家档案局有关标准结合用户档案著录的具体要求进行。 1、录入方式 采用手工录入的方式。 2、校对方式 校对以软件校对和打印输出对比校对相结合，错误率在万分之二以下。 案卷目录和卷内目录按照档案原始数据录入。案卷目录和卷内目录的样式经用户同意可做相应调整。 对档案原目录数据修改或补充的数据，需填写更改资料，更改资料放入原案卷内。卷内目录及其它不全 的需补充完整。 1.2.2.4 档案扫描 原件的扫描与存储格式符合国家行业标准纸质档案数字化技术规范(DA/T31-2005)的要求。扫 描人员严格按照规范填写数字化流程记录单 、 原始档案移交清单 。扫描图像应根据原稿质量，确 保扫描图像清晰有效和命名准确，并确保原始档案完好无损。 档案图像分辨率为 200dpi 以上。特殊情况，可适当调整其分辨率，但必须保证扫描获取图像的清晰 可读。如因原件问题导致图像扫描不清的,要在扫描流程单的备注栏内做出详细的记录。 。 普通档案资料的快速扫描： 不拆卷扫描： 1.2.2.5 图像处理 xx 公司采取相应的技术措施确保图像质量。 1、污渍、黑边、偏斜处理 根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动去污，对纸质变质或扫描时产生的黑边自动清除、自动 进行偏斜校正处理，对于图像的不规则部分采用手工处理和调整的方式来确保图像处理的质量。 2、全文页面及局部文字的加深和变浅的处理 原始档案的清晰度较低时，可提高图像的清晰度。修正原资料中存在的字间距和行间距过密、文字 较深或较浅、字迹不清楚的缺陷，确保文字及图像信息清晰可辨。 3、批示拼接处理 档案资料的领导批示，采用局部粘贴拼接处理。不能自动处理的放大后由人工处理。确保数字档案 的准确可读。 4、批量纠偏处理 采取有效措施提高扫描图像的美观。在图像处理工作完成之后，再进行一次整卷的批量纠偏工作， 以免图像的歪斜。 5、插图的处理 提高扫描分辨率来处理有插图的档案资料，图文混排的页面不做拆分，如有必要扫描成为彩色或灰 度的图像。 1.2.2.6 扫描数据检查及验收 在完成以上每个环节后，检查人员将其数据再次进行一遍全面的复查。尤其对检查记录单上更正后 的错误进行仔细的检查。确保扫描得来的数据与原文件内容完全一致。 1.2.2.7 成品数据的内部验收 实施方项目负责人对成品数据进行百分之十的抽查，在抽查时将核查数据的年度、保管期限、全宗 号、卷号、卷内顺序号等目录信息是否准确无误。再对获取图像数据的亮度、歪斜、是否错页等方面进 行检查。如有不合格的数据及时进行统计和修正，确保最终数据的准确性。 1.2.2.8 质量检验 用户单位负责人利用验收工具软件进行再次的全面检验。发现不合格的，登记清单并退回上一流程 重新处理。 1.2.2.9 资料装订、归还及数据迁移 原始档案还原工作严格按照国家档案局规定的相关标准和用户的实际情况进行有序的装订还原。无 法还原的资料及时通报有关档案管理人员。 装订完后必须将还原的档案资料逐卷精心检查，确实没有落页、掉页、折页等问题后再归还档案管 理人员。经双方仔细核实无误后，在还卷交接单上签字确认。 xx 公司在数字化加工过程中的各项工作记录，在数据转移完成后，提交给用户方。 xx 公司在数字化加工项目工作结束，并经用户在项目验收报告上签字确认后，利用 xx 公司综 合档案管理软件的光盘制作功能刻录档案数据光盘，刻录完成后再做一个光盘备份，提交给用户方。 1.3 数据的质量保证 1.3.1 质量检查方式和内容 （1）对档案签收和属性数据录入的质量检查。主要内容：档案签收的准确性、完整性和即时性； 数据内容齐全，属性数据输入正确；我们将用人工校对或数据对录的方式保证属性数据的准确。 （2）对数据校对处理的质量检查。主要内容：校对后的数据内容齐全、正确；纸质档案实体完整， 还卷及时无误。 （3）对数据迁移的质量检查。主要内容：迁移后的数据的完整性准确性；对数据进行组合查询并 且结果正确；对数据进行汇总统计并输出标准表格；试运行无死机现象。 1.3.2 质量检查指标分级 1 指标分级 (1) I 级错误:严重影响数据精度和数据库系统运行的错误；危害档案实体安全的错误。 (2) II 级错误：对数据精度有一定影响，不会严重影响数据库系统运行的错误。 (3) III 级错误：对数据精度和数据库系统运行影响不大的一般性错误。 2 质量检查指标级别关系 （1）对录入校对完成的同一批次的档案及其数据进行 10%至 20%的比例进行随机抽查，合格率要达 到 99.5%，不符合要求的批次档案要全部返工。 （2）用户根据发现质量问题的数量，按照每发现一个 I 级错误扣除质量保证金的 0.5%的标准从质 量保证金中扣除相应的部分。发生 10 个 II 级错误相当于一个 I 级错误；发生 20 个 III 级错误相当于 一个 II 级错误。 3 指标分级内容表。 具体内容可根据用户实际情况制定档案数字化工作质量标准及对应错误等级 。 1.3.3 各环节的具体质量保证措施 1.3.3.1 录入环节的控制： 我们采用人工校对或“数据对录”的方式确保数据的准确。 人工校对：分岗、分人操作，同一份档案的录入和校对工作不允许由同一数字化工作人员操作。 1.3.3.2、扫描环节的控制： 扫描人员在提交某一批次的扫描图像数据时，首先要应用 xx 公司管理软件选择本机存储路径统计 本次扫描图像的文件个数，并进行文件名称的验证。通过验证后才能上传扫描数据，从而有效的防止因 命名错误造成图像原文与目录信息不匹配的错误。 1.3.3.3、图像处理环节的质量控制 利用 xx 公司软件中的验收模块，按档案类型、年度、机构、文件号等对图像质量、文本著录的正 确性进行检查，标识出不合格图像后，验收系统自动统计出详细的错误列表，如图像有黑边、字迹不清、 等情况的列表。加工人员根据列表修改错误。通过验收模块系统的图像数据则完全符合质量要求。 1.3.3.4、图像挂接环节的质量控制 工作人员应用 xx 公司软件中的批量挂接功能，将扫描图像文件与录入到档案管理软件系统中的目 录信息进行批量挂接后，工作人员和用户都可以利用 xx 公司软件的文件挂接检测功能，选择某一档案 门类或年度目录数据检测每一条目信息挂接电子文件的正确性，xx 公司软件同时生成检测报告。该报告 中列出了检测的目录总数，以及每一条未通过检测目录的详细情况。 1.3.3.5、最终产量的核对 工作人员和用户都可以利用 xx 公司