日常费用报销制度

日常费用报销制度 一、目的： 为使员工明晰费用报销流程，为公司有效节约费用，合理控制 成本，根据北京总公司财务管理相关要求，特制定本制度。本制度 适用于公司全体员工，最终解释权归公司财务部。 二、费用报销范围： 差旅费、车辆费、办公费、招待费、通讯费、交通费、租赁费、 水电物管费、员工福利费、礼品、资产采购、低值易耗品采购、零 星采购物品及其他零星支出。 三、费用报销审批权限： 预算额度内由总经理审批后执行。 四、费用报销流程 1、经办人按照费用类别填写费用报销单或差旅费报销单 ； 2、部门经理针对票据的真实性、合理性验证签字； 3、出纳针对票据粘贴的规范性、附件的完整性予以审核签字； 4、财务经理针对票据合理性、是否预算内予以审核签字； 5、出纳汇总所有付款票据至总经理处审批； 6、出纳通知经办人领款、报销或冲账。 说明： （1） 、事务比较紧急的，总经理不在公司时，经办人需电话请示 总经理同意后财务方可付款。 （2） 、经办人需严格按照费用报销流程签字审批，对于跨职级 的审批，财务部有权拒绝付款。 （3） 、除临时紧急情况外，员工报销费用超过 1000 元以上均采 取网银方式支付，经办人需在报销单据上注明付款银行信息，因经 办人提供银行信息账号有误发生的损失，由经办人自行负责。 （4） 、部门经理无法对经办人票据验证的，经办人直接提报总 经理，审批后财务方可付款。 五、费用报销票据基本要求： 1、报销费用必须以合理、合法、真实的原始有效票据为依据； 2、原始票据不得涂抹、刮擦，内容和项目必须填写齐全，索取 发票正常应为税务局机打发票，若因地域原因确无法取得机打发票， 可使用定额发票，所有报销的发票，印章必须清晰可见，无印章或 印章不清晰不予报销；交通费票据要求票面注明乘车时间、地点、 加盖清晰可见的出票单位发票章，经办人提供发票不规范的财务不 予审核。 3、票据粘贴要求：规范，整洁，分差旅费和日常费用两种业务 类型报销，报销单据填写正确。 4、财务人员负责核查票据的真实性和有效性，不符合财务要求 的原始单据、票据粘贴不规范、单据填写不正确、以及提供虚假发 票，财务人员应拒绝入账报销，责任或损失由经办人负责。 西安锐益达风电技术有限公司 3 5、经办人报销费用因合理原因无法取得正规发票的，可酌情用 其他票据予以替代报销，可替代票据仅限于交通费发票、办公费发 票、通讯费发票，报销时后附实际收据或情况说明以备财务核对。 6、开具普通发票及专用发票的信息如下： 名称：西安锐益达风电技术有限公司 税号：610198587420409 地址：西安市高新区唐延南路 8 号 3G 酷派智能科技产业园 4 号厂房 401 房 电话开户行：中国银行西安华陆大厦支行 账号：103224032336 六、费用报销管理细则 1、差旅费 1-1、出差补助额度： （1） 、午餐补助：以出差自然天计，出差补助 60 元/天/人，出差期 间，不再享受工作午餐补助。 （2） 、旅途交通：普通员工出差车票最高报销标准为硬卧，若乘坐 火车或汽车硬座，公司另行补偿其硬座票面金额的 60%；动车和高 铁乘坐标准为二等座，补助票面金额的 20%；乘车时间跨越午夜零 点，享受 50 元/人/次的补贴。 A、对于超标准乘坐的火车软卧、高铁、动车或飞机，购票前需 提报交通费超支申请 ，经总经理签字审批后方可购票，无领导审 批的只可报销标准内往返交通费。 B、员工出差风场，如途经目的地超过 3 个以上，需在交通费发 票背面注明起讫地点，并对实际往返区域按时间予以一一书面列示， 因乘车人自身原因未索要发票或发票时间与实际乘车时间不符的均 不予以报销。 （3） 、市内交通：以出差自然天计，市内交通费 20 元/天/人内实报 实销，首选通用公共交通工具，如无公共交通或行李过多无法乘坐 可打车，打车票须注明打车事由。员工出差区域无公共交通工具的， 需要租车或乘坐出租车，可根据实际情况填写交通费超支申请 ， 经总经理审批后，凭有效票据予以报销。 （4） 、住宿费：住宿费报销分为包干和实报实销两种。以下情形属 于实报实销，除此之外的都属于费用包干。 A、总经理、副总经理、总工程师因公出差（原则上控制在每天 500 元内） 。 ； B、外派学习、进修、培训人员（根据安排） ； C、参加各种会议人员（根据安排） 。 住宿费包干标准： 区域 总监 部门经理 普通员工 多人出差 北京地区 300 300 230 上海地区 300 300 230 广州地区 300 300 230 深圳地区 300 300 230 其他地区 260 260 180 按各自职级 住宿标准的 70% A、上述多人出差为 2 人以上且为同性偶数情况，若为同性奇数， 则另一人按单人出差标准计算。 （备注：如同性多人出差，应首选 2 人/间，以节约成本） 。 西安锐益达风电技术有限公司 5 B、按实际住宿天数计算； C、住宿发票金额未达到标准，除报销发票金额外，与住宿包干 标准差值部分的 80%计入报销当月个人工资中。住宿发票金额超过 标准的，按包干标准报销。参与投标等特殊活动，住宿费用不得已 超标的，说明原因，由部门经理审核，总经理特批后报销。 （5） 、风场补助：在风场及主机厂进行安装调试及后续服务工作的 补助制度如下：在风电场登风机进行安装工作时，以在风场实际工 作天数为准，每天增加补助 100 元/人。在风电场进行未登机工作以 及在主机厂进行安装调试的工作时，以在现场实际工作天数为准， 每天增加补助 40 元/人。 1-2、报销要求： （1） 、员工出差返回公司一周内必须粘贴好相应票据到财务部 办理出差报销手续，前款不清，后款不借。 （2） 、上述各项差旅补助月末由财务部统一核算，经员工本人 确认后计发至个人当月工资中，涉及个人所得税由本人承担。 （3） 、员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一 切费用，均由个人自理。 （4） 、出差宴请费用：如因业务需要宴请客户或合作伙伴，需 先向部门经理申请，经总经理批准后生效，私自宴请的一切费用， 当事人自付。具体细节参照 3-2 业务招待费管理细则 （5） 、差旅费报销时需提供:往返交通费正规票据、住宿费发票、 市内交通费发票。必要附件为：出差申请单 、 交通费超支申请 、 差旅交通费明细表 。 2 车辆费 2-1、报销范围： （1） 、车辆日常费用：包括车辆公外出发生的加油费、过路费、 过桥费、停车费、洗车费、车辆保险费、年度审验费用等， （2） 、车辆维修费用：包括车辆日常维修养护、发动机保养、到 达制度行驶里程的常规保养等； 2-2、报销要求： 报销时需提供：加油费发票、停车费发票、保险费发票、维修 费发票等；必要附件包括：保险合同复印件、维修清单等。 3、业务招待费 3-1、报销范围： （1） 、开展销售业务活动中发生的必要的应酬费用； （2） 、相关职能部门正常关系维护费用。 3-2、报销要求： （1） 、需提前填写招待&礼品费申请单 ，特殊情况可通过电话、 短信等方式进行事前申请，总经理审批后方可发生招待行为。 （2） 、报销时需提供：正规餐饮发票，按照业务费发生地点分类 粘贴，并注明具体用途、时间、地点、招待客户名称及相关验证人 员，发票印章必须清晰可见，必要附件为招待&礼品费申请单 。 西安锐益达风电技术有限公司 7 4 、通讯费 4-1、报销范围： （1） 、公司办公电话、宽带、传真费用； （2） 、员工手机电话费。 4-2、报销标准及要求： （1） 、手机电话费：公司目前执行电话补贴的形式，员工当月通 讯补贴直接计入员工当月工资，各职级员工电话费报销标准如下： 职务/序列 岗 位 报销标准（元） 备注 总经理 实报实销 副总经理 实报实销高管层 总工程师 实报实销 技术总监 250 部门经理 250研发部 一般人员 100 生产总监 250 部门经理 250生产部 一般人员 100 部门经理 250 办公室主任 250 一般人员 100 综合、财务 专职司机 150 （2） 、办公电话及宽带费用：报销时须提供相关电信部门正规发票， 按月进行报销。 5、办公费 5-1、报销范围： （1） 、各部门日常办公用品的购买、办公用具修理费； （2） 、日常饮用水费； （3） 、邮寄公文、信函、特快专递等费用； （4） 、公司报刊订阅费； 5-2、报销要求： （1） 、各部门提报办公用品申请单 ，经综合部汇总报总经理 审批后，由综合部按批复标准统一购买。 （2） 、报销时需提供：正规办公费发票，必要附件包括：办公用 品清单、库管入库单、邮寄快递底联、银行详细账户信息。 6、 交通费 6-1、报销范围： （1） 、公司实行市内交通费补贴，每人每月 100 元，交通补贴 随工资一并发放，除公司领导安排的特殊工作事项及因公务需要经 常外出的特殊岗位可以报销市内交通费外，不再报销任何因日常工 作发生的任何市内交通费用。 （2） 、员工外出办事首选通用公共交通工具，如无公共交通或 物品过多无法乘坐可打车，打车票须注明打车事由，特殊情况需部 门经理、总经理审批。 （3） 、员工因工作需要加班至晚上 22:00 后的情况可予以报销 交通费，多人汇总报销时，票据后面需备注使用人姓名，并附交 通费签收明细表 。 6-2、报销要求： （1） 、报销时按照交通费发生地点分类粘贴，并注明用途、时间、 西安锐益达风电技术有限公司 9 地点及相关验证人员。 7 、租赁费 7-1、报销范围：公司写字楼、库房、员工宿舍租金； 7-2、报销要求： （1） 、报销时需提供：租赁业正规发票，必要附件为：房屋租赁 合同，费用支付期间，银行详细账户信息。 8、水电物管费 8-1、报销范围：公司写字楼水费、电费、物业管理费； 8-2、报销要求： （1） 、报销时需提供：正规物业发票，必要附件为：物业收费 通知、银行详细账户信息。若无法取得发票，可到当地税务机关代 开发票予以报销。 9、员工福利： 9-1、报销范围：员工过节福利费、员工体检费、员工团体旅游费、 员工聚餐费、员工生日礼金等； 9-2、报销要求： （1） 、员工过节福利：报销时需提供超市或卖场正规发票，必要 附件为：员工福利发放签收单、总经理审批的发放福利申请； （2） 、员工体检：报销时需提供体检中心或医院正规发票，必要 附件为：体检协议，体检人员明细、总经理审批的体检费用申请。 （3） 、员工团体旅游：报销时需提供旅行社正规发票，必要附件 为：旅游合同、旅游员工名单、总经理审批的旅游费用申请。 （4） 、员工聚餐：报销时需提供正规餐饮发票，必要附件为：总 经理审批的部门活动申请。 10、固定资产 10-1、报销范围：对于各部门申请的价值超过 2000 元以上或价值不 足 2000 元但使用年限超过 3 年的均作为固定资产进行管理。 10-2、报销要求：报销时需开具“增值税专用发票” ，并需先行将 “发票抵扣联”交财务“认证通过”后方可填写报销单予以报销， 报销时需提供：增值税专用发票，必要附件为：资产审批单 、 固定资产验收单 、银行详细账户信息。 11、低值易耗品 11-1、报销范围：对于各部门申请的价值超过 200 元以上、不属于 固定资产的均作为低值易耗品进行管理。 11-2、报销要求：报销时需提供：正规普通发票，必要附件为： 资产审批单 、银行详细账户信息。 七、费用报销相关附表： 附表 1：出差申请单 西安锐益达风电技术有限公司 11 附表 2：交通费超支申请 附表 3：出差交通费明细表 附表 4：招待&礼品费申请单 附表 5：市内交通费报销明细表 附表 6：办公用品申请单 附表 7：资产采购申请单 附表 8：资产验收单 附表 9：物料采购