商务秘书理论与实务课本内容总结

第一章 商务秘书概述 一. 商务秘书分类 (考) 按智能特长划分: a. 参谋型秘书 b. 办事型秘书 c. 公关型秘书 d. 技术型秘书 f. 秀才 型秘书 g. 综合型秘书 二. 商务秘书专项业务与工作方法： a. 商务秘书协调方法 b. 商务秘书督促检查方法 c. 商务秘书信息沟通方法 d. 商务秘书公文撰拟方法 e. 商务秘书工作进程调度方案: 1. ABC分类处理方法 2. 集中办理与分段进行相结合的方法 3. 统筹计划法 f. 商务秘书工作时间调度方法： 1. 计划使用时间方法 2. 弹性管理工作时间方法 3. 反 馈控制工作时间方法 4. 合理使用零碎时用方法 g. 商务秘书工作手段现代化 三. 商务秘书的职业道德与作风修养（P15）： 1. 忠于职守，服从领导，自觉履行各项职 责 2. 埋头苦干，任劳任怨 3. 谦虚谨慎，办事公道，热情服务 4. 遵纪守法，廉洁奉公， 公正无私 5. 恪守信用，严守机密 6. 实事求是，勇于创新 第二章：商务秘书工作实务 一信息的存储(P32) 含义：信息的存储就是对信息材料的科学积累。归根结底，信息存储就是“存在”与 “组织”两个方面。 无论怎样存储信息，均应符合以下要求: 1. 便于查找、提取和利用 2. 利于机要信息的 保密 3. 要设专人负责信息材料的管理 二. 会议及其作用(P33) 会议的含义：一般指聚会议事或商讨问题的行为和过程。会议是管理工作和领导活动的 一项经常性的方、方法，也是古今中外社会活动中的一种经常的社会活动形式。 会议的作用：会议对于发扬民主，交流思想，通达情况，协调意见、行为，促进团结， 进行决策，贯彻政策，加快工作节奏，加速问题的解决，实现集中统一领导，具有重要作 用。 会议活动中商务秘书的职责与任务：P34 三. 会议程序: 1. 会议的准备阶段 2. 会议的进行阶段 3. 会议形成意见的传达，催办阶段 四. 会议预案制定 内容一般涉及如下方面： 1. 会名 2. 确定会期 3. 会场 4. 出席范围 5. 会议票证 6. 会议筹备班子的职责分工 7. 会议议程 五. 公文处理工作的原则和要求 (P48) A. 公文处理工作的基本原则：公文处理必须准确、及时、安全、保密，集中统一管理， 实事求是，严格遵循行文单位要求和公文处理规定。 B. 公文处理工作的具体要求：1. 公文处理必须准确而周密，确保质量 2. 公文处理必须迅速而及时，注重时效 3. 公文处理必须做到安全可靠，切实保密 4. 公文处理工作必须加强集中统一管理 5. 公文处理工作必须实事求是，遵规守纪 6. 精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义 6 公文写作的基本规程：1. 领导交代发文意图 2. 确定发文的主旨和应当使用的文种 3. 收集和选择所需的材料 4. 拟写提纲，安排结构 5. 落笔起草，拟写正文 6. 修改润色，确定初稿 7 秘书工作中涉及的保密事项：1. 文件保密 2. 会议保密 3. 新闻报道和出版的保密 4 . 涉外工作的保密 5. 领导工作的保密 6. 各种信息资料的保密 7. 文书档案的保密 8. 电子计算机保密 9. 电讯设备和通讯保密 8 安排领导活动的原则（P64）：1. 适当分担，各就其宜 2. 需要为准，尽量压缩 3. 社会活动，年长及德高望重者宜多按拍 4. 业务活动，第一线领导宜多安排 5. 自愿为主，商谈为辅 6. 原则性与灵活性相结合 9 安排领导活动的方法：1. 制定详细的活动计划 2. 在有关部门间搞好协调 3. 需要时察看现场 10 仪式活动的安排（应注意）：1. 有主办方主持，拟定出席人员名单 2. 正式发出请柬，邀请有关客人出席 3. 必要时向出席者印发仪式程序安排 4. 仪式开始要有简短的讲话和剪彩 5. 安排参观介绍 6. 最后可举行简单的招待酒会 11 节庆活动的安排：1. 活动方式要灵活，注重细节创新 2. 重在营造气氛，突出象征意义 3. 户外活动要慎重选择场地，仔细查看现场 4. 重大活动可请当地主要或有关领导人出席 5. 讲话要简短精彩，防止连篇套话 6. 精心组织，注意安全，防止意外 7. 必要时请当地有关媒体，配合宣传 8. 崇尚节俭 12 纪念活动的安排：1. 分清各有关单位或部门的任务和职责 2. 在上面基础上，制定完整的活动计划，并将经筹备组领导审 定的活动安排印发各领导和有关部门 3. 活动工作人员分组开展工作 4. 及时检查督促，协调各方 5. 及时向活动筹备组或指挥部及其负责人汇报工作进展情况， 对于发现的问题提出初步的处理意见，请领导定夺 6. 协助做好活动的总结工作 7. 提供活动纪要或报告的草稿，供活动的领导机构审定 13 庆功祝捷活动的安排: 1. 选择合适的会场，会场布置要能突出相应的气氛 2. 代表要广泛，人员要坐满 3. 主席台上人要多一些相关各主要领导要尽量出席 4. 发奖时要播放音乐，烘托热烈氛围 5. 视情况需要，可安排献花活动 6. 必要时请新闻媒体配合 第三章 商务文书 1 简报的种类：1. 工作简报 2. 会议简报 3. 动态简报 第五章 企业管理基础 一. 决策，是指组织或个人为了实现某种目标而对未来一定时期内有关活动的方向、内容 及方式的选择或调整过程。 影响决策的因素分析：1.环境 2.过去决策 3.决策者对风险的态度 4.组织文化 5.时间 第 6章 市场营销战略 1市场是潜在的或现实的顾客的需求总和，由人口、购买愿望和购买力三大要素构成。 2目标市场覆盖战略：1.无差异营销覆盖战略 2.差异性营销覆盖战略 3.集中性营销覆盖战略 差异性营销覆盖战略，指企业决定以几个细分市场为目标，为每个目标市场分别设计产品 及营销方案。 优点：差异营销往往能带来比无差异营销更大的总销售额。 劣势：差异性营销会增加贸易成本，改进一种产品以满足不同细分市场的需求通常会导致 额外的调研、设计或特殊加工等费用。对不同的细分市场分别采用不同的市场计划需要额 外的市场调研、预算、销售分析，促销策划和销售渠道管理。同时，为打入不同的细分市 场而作的不同的广告也会增加促销费用。 4事件营销：（P218） 就是通过把握新闻的规律，制造具有新闻价值的事件，并通过具体的操作，让这一新闻事 件得以传播，从而达到广告的效果。 事件营销运作的两种模式：1.借力模式 2.主动模式 借力模式：就是组织将组织的议题向社会热点话题靠拢，从而实现公众对热点话题的关注 向组织议题的关注转变。 遵循的原则：1.相关性 2.可控性 3.系统性 主动模式：指组织主动设置一些结合自身发展需要的议题，通过传播，使之成为公众所关 注的公共热点。 遵循的原则：1.创新性 2.公共性 3.互惠性 1、关税的作用.（P273)（1)增加财政收入.（2）保护国内产业与市场（3)调节进出口商品 结构。 2、从关税对进出口贸易的限制作用来看，关税对一国贸易的影响主要体现在：（1）、关 税设置所产生的直接影响是增加交易成本。进出口海关对本国进口商征收的关税会间接地 影响到出口国的出口商（2）进口国进口外国商品：一是因为国内无法生产与供给，或是因 为国内供给不足；二是因为国内产品质量不如外国同类产品。因此进口税在提高了进口商 品价格的同时也抬高了国内同类产品价格。国内消费者或是减少对该产品的消费量，或是 保持原先的消费量而付出更多的钱，从而使进口国消费者遭受损失。（3）关税的作用保护 了国内同类生产厂商的市场与生产，在表面上表现为国内产品能维持较高的价格与市场， 而使进口国生产厂商收益。因此，征收关税使国内生产效率较低的产业获得发展，但也降 低了社会福利。 3、给予反馈的技巧.(P373)(1)针对对方的需求（2）反馈要具体、明确（3）正面、具有建 设性（4）反馈要对事不对人(5)将反馈的焦点集中在对方可以改变的地方。 4、接受反馈的技巧。（1）注意倾听，不打断对方。（2）避免自卫。（3）提出为题，澄 清事实。（4）总结接收到的反馈信息。(5）理解对方的目的。（6）向对方表明自己的态 度和行动。 5、与上级有效沟通的六个因素。（P374）适当的时机。合适的地点灵活运用事实数 据预测质疑，准备答案突出重点，简明扼要尊重领导的决定。 6、公关危机的涵义。（P348）由于各种各样的原因，组织与公众发生冲突，组织形象受到 损害，甚至造成相关公众生命和财产损失，社会舆论反应强烈，组织公共关系便处于危机 状态之中，即为公关危机。 7、公关危机形成的原因。组织（企业或政府）自身行为不当引起的危机。突发事件引 起的危机新闻失实报道引起的危机。 8、公关危机的特点。突发性扩散性危害性 9、公关危机管理的原则。树立完善的危及防范、处理和善后机制。处理问题态度要端 正，坚持对相关公众尤其是受害公众负责。第一时间内快速做出反应。充分处理好和 媒体的关系。密切与行关行业机构、技术权威机构、权威人士的联系，避免单兵作战。 10、商务谈判的开局策略。(P402)商务谈判的开局阶段是指谈判双方进入面对面谈判的开 始阶段。 在谈判开局阶段需做好以下几个方面的工作：1.创造和谐的谈判气氛 2.正确处理开局阶段 的“破冰期” 创造和谐的谈判气氛需做以下工作：1.谈判者要在谈判气氛形成过程中起主导作用 2.心平 气和，坦诚相见 3.不要在一开始就涉及有分歧的议题 4.不要刚一见面就提出要求 顺利度过破冰期需注意：1.行为，举止和言语不要太生硬，应是感情的自然流露 2.不要紧 张 3.说话不要啰嗦 4.不要急于切入正题 5.不要与对方较劲 6.不要举止轻狂 破冰期是谈判双方见面后，进入主题之前的这段时间。通常情况下破冰期一般控制在全部 谈判时间的 2%-5%，也就是 3到 5分钟的时间。 报价的确立策略：1.己方为买房时的策略（若对方是新伙伴，要集中精力压低对方报价， 同时注意找出对方产品的下次，以挑剔的态度让对方降价。关键要造成卖方对这笔交易难 以形成的担心，然后抓住时机，突破设置的报价防线，扩大成果。若对方是交往多次的