物业管理公司的财务核算及其技巧

第二节第二节 物业管理公司的财务核算及其技巧物业管理公司的财务核算及其技巧 一、物业管理公司财务核算的必读知识 财务核算是企业经济核算的重要内容。它是反映和监督企业和企业内部各核算单位生产经营过程的活劳动消 耗、物质消耗和资金占用及其经济效果的方法。财务核算是根据审核后的原始凭证，运用会计科目，填制记 账凭证，登记会计账簿，以货币为计算尺度，连续、系统、全面地记录、计算各核算项目的经济活动过程。 (一)主要作用如下： (1)为考核和评定企业及企业内部各核算单位经营管理成果提供了系统、完整的资料。 (2)通过财务核算程序对企业及企业内部各核算单位的生产经营过程的活劳动消耗、物质消耗和资金占用实施 有效的监督。 (二)会计核算 (1)核算时间月度从上月 26 日至本月 25 日为当月核算期，年度从上月 12 月 26 日至本年 12 月 25 日为年度核 算期。 (2)会计账务以人民币为记账单位，有外币计算的经济业务，应当折合人民币记账，同时登记外国货币金额和 折合率，规定以季初一日的汇率作为记账率。当季末调整其发生的差额作为外汇兑换损益处理。 (3)公司采用借贷复式记账法 (4)会计科目使用和核算以财政厅制订的集体企业会计制度为主，结合公司的实际，设置总账、银行现金 日记账，各类债权债务往来和费用的二级科目明细账等，进行会计核算。 (5)原始凭证是记账的依据，要求一切原始凭证具有手续完备、完整、合法、内容真实、数字准确、清楚、日 期和印章齐全，大、小写相符等的法定凭证，不得用白条子报账。 (三)会计凭证和会计账册 (1)公司的会计凭证、账册、报表等会计记录资料，必须根据实际发生的经济业务进行登记，做到手续齐全、 内容真实，准确完整、及时完善，并符合会计制度的规定。 (2)财务会计人员必须认真审核各种原始凭证，遇有伪造或涂改情况，虚报冒领款项等行为，应拒绝受理，并 及时向主管领导报告，对内容不全，手续不齐，数字有差错的凭证，应于退回，补填或更正，一切原始凭证 经审核无误后，方能填写记账凭证以记账。 (3)收款凭证、付款凭证，必须按照发生事项内容填制清楚，并经出纳人员签章后方能生效。转账凭证要由经 管会计填制，并健全会计核算，一切记账凭证必须经指定的审核人员审定签章后，方可记账。 (4)公司及其下属的主管会计，应对一切原始凭证记账册负责，指定专人列册登记，妥善保管，绝不丢失。有 关会计报表账册和会计凭证的保存年限，均按上级规定办理。 (5)一切未使用的重要空白凭证，如支票簿、现金收据发货票据、定额票据应指定专人保管，启用时由领用人 办理领取手续，每年终了后的第一个月内由主管会计清查，核实，上报有关部门。 (6)工程部、综合部所承接的工程项目必须按正常的手续程序办理工程预付款，进度款和结算。 (四)财务室工作职责 财务室是负责全公司的财务管理和经济核算工作。 其主要工作职责为： (1)贯彻执行国家和上级有关财务管理方针、政策和法规，组织制定财务管理及核算制度，并负责督促检查执 行情况。 (2)在公司范围内实行统一领导，分级管理，分部门分点核算，考核盈亏的财务管理办法。 (3)负责编报公司年度、季度、月度的资产负债表。年度资产负债表要附上财务情况说明书。 (4)负责公司资金的平衡，掌握和监督资金的合理使用。 (5)监督资金回笼，考核资金使用和投资效果。 (6)参与公司投资项目的可行性研究工作。 (7)负责公司财务档案的收集、归档及管理工作；进行公司固定资产的登记与管理。 (8)负责专控商品的审核和报批工作。 (9)负责全公司各项税金的及时缴纳。 (10)完成公司领导临时安排的工作。 (五)会计职责 (1)按照国家会计制度规定，进行认真审核、分录、算账，做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚， 做到三相符(账单相符、账账相符、账表相符)。 (2)按经济核算原则，经常检查和分析财务经济活动情况，挖掘增收节支的潜力，为公司多创效益。 (3)根据公司的情况，分门别类进行分部门分小区建账核算，使公司领导和各部门各小区领导能及时掌握盈亏 情况，改善经营管理。 (4)及时编制会计报表，向领导提供有关数据资料。 (5)保管好会计凭证、账簿、报表等一切档案资料。 (6)严格遵守会计制度和财经纪律，凡不符合规定的开支，有权拒付。 (7)负责每月与各部门、各小区对账一次，做到公司与各部门、各小区的账目相符。 (8)负责编制上级规定的各种会计报表。 (9)依据国家税法规定，按时缴纳各种税费。 (六)出纳员岗位职责 (1)学习、宣传、严格遵守国家有关财务政策，现金管理规定和银行结算制度。 (2)负责办理现金收付和银行结算业务。 (3)负责登记银行存款现金日记账，每月终与会计、银行核对账目。 (4)负责保管库存现金和各种有价证券、结算凭证、空白支票、收据和有关印章。 (5)认真审查每一笔款项的支付和费用报销。防止白条取款入账。 (6)对各部门所开支票，规定在三五天内报账，否则拒绝开出第二张支票。 (7)对差旅费借支及备用金借支一律做账，差旅费在回来三七天内报销清账。 (七)财务核算特别提示 各物业管理公司应根据自己经营规模、管理特点及内部经营机制，建立一套适应自身条件的财务核算制度及 其核算方法。这里就几个共性问题提请注意。 1要按财务核算单位和部门分别立账核算。为了确切地考核与评定各核算单位和部门的经营状况，应分别记 录、核算、登账、手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚。 2要以人民币作为会计账目的记账单位，经营业务中有外币收支时，应折合人民币记账，应同时注明当时的 外币兑换率，采用借贷复式记账法为宜。 3要明确核算时效。公司下属各部门(各管理处)所收的经营款项，包括管理费、服务费、手续费、工程款、 销售收入款和营业款等，以收费的多少定时上缴公司财务入账。然后，财务定出月度核算周期和年度核算周 期。一般规定：月度会计报表在月终后 10 天内报出、季度会计报表在季终后 15 天内报出，年度会计报表在 年终后 20 天内报出。 4要注意核算规范化。会计凭证、会计账册和会计报表要根据实际发生的经济业务进行登记，符合会计制度 的规定。收款凭证和付款凭证必须按照发生款项事项内容填制清楚，经出纳人员签章才能生效。转账凭证要 由经管会计填制，健全核算程序，一切记账凭证必须经指定的审核人员签章后，才能记账。 5财务会计人员要认真审核各种原始凭证，遇有伪造或涂改凭证、虚报冒领款项的行为，应拒绝受理，并及 时向领导报告。一切原始凭证经审核，内容清楚、手续完备、数字无误的，才可记账结算。 6一切未使用的重要空白凭证，如支票簿、现金收据、发货票据、定额票据要由专人保管，动用时要由领用 人办理领用手续，按每用完一本或每月结算一次，并由主管会计清查、核实，定出核算制度。 公司财务对一切原始凭证、记账册和报表负责，要定人定期归档妥善保管，以备检查。账簿不得乱擦、挖补、 涂改或用药水消除字迹。 二、物业管理公司的财务分析、经济活动分析及分析技巧 (一)财务分析 财务分析是企业财务核算的工具，它通过一定的技术方法，对企业财务活动进行分析和研究；依据一定的原 则，对企业财务状况进行科学的评价。财务分析的对象是企业或企业所属单位的生产、经营活动中的资金运 动过程和结果；财务分析的目的在于总结经验，揭露矛盾，挖掘潜力，提高效益。 物业管理公司的财务分析主要是分析物业经营、房屋设施维修保养、综合服务等业务活动在经济效果方面的 有关情况，也就是利用会计、统计、业务核算、计划等有关资料，对一定期间的经济活动过程及其结果进行 比较，运用分析对比的方法，找出存在的问题及其原因，以便采取措施，挖掘内部潜力，提高经营管理水平 的有效办法。 (二)经济活动分析 经济活动分析是物业管理公司内部的经济分析活动，其范围局限于独立经济核算单位内部。经济活动分析涉 及物业经营、服务、管理全过程的每一个环节。从共性方面讲，物业管理公司的经济活动分析有以下一些主 要内容。 (1)对任何一项任务或项目都应作出预测，确定计划成本。在实施过程中，随时注意发现新情况，进行内部机 构之间、各项任务或项目之间、成本项目之间、前后期之间的分析比较，以观察影响成本主要因素的变化及 其发展趋势。 (2)分析人力占用是否符合各项任务的定员标准，有无人力占用的浪费现象。一般可以工资构成的变化、平均 工资和技术等级的升降、工种之间的均衡、工时利用的水平、工效的低等方面入手进行主客观因素的分析， 查明在人力使用和定员、定额管理方面的节约或收费。 (3)从物资经营的主要环节方面进行分析。一般应从物资的采购、运输、仓储、使用等环节入手，分析主要物 资的质量是否符合要求，以及量差和价差的影响，尤其要对节约代用、量材使用等方面取得的效果，以及由 于管理不善所带来的损失等进行认真的分析和研究。 (4)分析房屋附属电梯、管道、水暖等设施，修建施工机械设备使用情况。从设备的选择、使用率、利用率、 能源消耗率、维修与完好率等方面分析台班定额工效、台班费用成本，着重分析提高设备效率、延长使用寿 命及降低能耗的效果，以及因管理不善而造成的损失和浪费。 (5)对各项管理费用的支出，要从所承担的任务和组织机构人员配备的变化、非生产人员的增减、各项开支的 节约和浪费等方面，分析开源节流的措施。 (6)分析房租、物业管理服务费收入。物业经营的资本来源主要依靠租金和物业管理服务费的收入，要掌握每 月(季、年)完成的租金、物业管理服务费数额和达到的收缴率水平，应经常分析影响租金和其他物业收入的 因素，研究追缴欠租、物业管理服务费的具体措施。这是物业管理公司的一项重要经济活动分析。 (7)分析房屋修缮费用使用是否妥当及其所产生的经济效果，这是分析重点。要从房屋修缮投资的总水平、分 类修缮投资比重、不同项目的投资标准，以及修缮投资分配使用和效果等方面进行分析，挖掘潜力，寻找增 产节约的途径，实现以最少的投资和人力、物力消耗，取得最大的效益。 (8)对多种经营的投资进行分析。 (9)进行预决算对比分析。根据预算与实际耗用的人工、材料、机械台班、金额的对比，找出其数量差异，并 查明原因，检查有无高估冒算、漏项，以及不合理收费等现象。 (三)财务分析方法 财务分析方法可按不同的分类标准进行分类，通常可按分析的对象范围、时间、目的以及所采用的数学方法 分类。 (1)按分析对象包括的范围分类 物业管理公司的财务分析，按分析对象所包括的范围，可分为全面分析、部门分析和专题分析三类。 全面分析，是针对公司整体财务状况进行的分析； 部门分析，是就公司某一核算单位、某一核算内容进行的分析； 专题分析，是针对某一核算项目或某一特定的问题进行的分析。 (2)按分析进行的时间分类 物业管理公司的财务分析，按进行时间可划分为定期分析、日常分析和临时性分析三类。 定期分析，是指以年、季、月为单位所进行的分析，或是在项目承包期截止时日进行的分析； 日常分析，是指物业管理公司日常财务管理工作中经常要做的分析工作； 临时分析，是指那些出于项目管理和企业管理考核、评定的需要，临时安排的财务分析。 定期分析与日常分析均属于例行性的财务管理工作，无论是分析形式、分析方法，还是分析内容，分析者均 应建立一整套规范化的标准。临时分析时间、内容、方法均无法统一，需依据分析的目的、要求和分析对象 的具体条件临时确定。 (3)按分析的目的分类 物业管理公司的财务分析，按分析目的不同可分为总结性分析、控制性分析和预测性分析三类。 总结性分析一般发生在期末，如财务年度的期末、季度末、月末或项目经营期末、承包期末等等，其主要 作用在于总结经验、考核评比。 控制性分析发生在期中，如项目经营活动过程之中、承包期中等等，其主要作用在于控制经济活动过程， 揭示矛盾，采取对策。 预测性分析发生在项目经营活动开始之前或期初，如承包期初或承包条件签约之前，其主要作用在于对项 目预期的经济效益、企业预期的经营成果以及公司某项经营决策将会带来的预期效果，进行事前推测与分析。 (4)按分析时所采用的数学方法分类 财务分析工作离不开数学方法。依据所使用数学方法的不同，可将物业经营中常用的财务分析分为如下几类。 比较分析法。这是一种通过两个或两个以上可比数字的对比，揭示物业管理公司财务活动内在矛盾的分析 方法。如实际完成指标与平均指标的对比，本期指标与历史指标的对比，各下属核算单位间实际完成指标的 对比，等等。 因素替换分析法。它又称连环代替法，是一种用于揭示某种经济现象影响因素及影响程度的方法。这是在 比较的基础上，运用逐一替换经济计算式中各变量的值(一般常用实际发生值代替计划指标值)，从而确定各 因素对该指标影响程度，以便寻找主要因素，揭示主要矛盾及矛盾的主要方面。 平均分析法与平衡分析法。平均分析法是一种用平均数来反映经济现象的平均水平，从而探寻普遍规律的 分析方法。财务分析中常采用的平均数有简单算术平均数、加权算术平均数以及序时平均