外贸跟单信函

精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 1 / 125 外贸跟单信函 篇一：外贸流程图及函电基本用语 外贸流程图及外贸信函基本用语黄牛精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 2 / 125 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 3 / 125 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 4 / 125 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 5 / 125 外贸跟单的流程 1客户询盘：一般在客户下 前，都会有相关的 业务部，做 一些细节上的了解。 2报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方 式，包装规格及柜型等， 客户做正式报价。 3得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单 4下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写， 尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要 由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和 佣金等条款的， 要经公司总经理审批才行。 合同审批之后， 制成销售订单， 交给部门进程员跟进。 6下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况 可下达生产通知 , 通知工厂按时生产： 果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后应业务 员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 6 / 125 他可能的问题，如有问 题应立即请客人改证。精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 7 / 125 果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。 果是放帐客户，或通过银行 D/A 等方式收汇等，需经理确认。 7 验货： 交货期前一周，要通知公司验货员验货。 果客人要自己或 指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期 告知计划部。 果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系， 预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由 业务跟单员制作，交给单证员）。 9商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发 票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸 ，便于工厂办理商检。应在发货一周之 前拿到商检换证凭单 /条。 10 租船订仓： 果跟客人签定的合同是 款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应 尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况， Q 确认工厂的交货能 否早于开船期至少一周以前， 以及船期能精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 8 / 125 否达到客人要求的交货期。 应在交货期两周之前向货运 公司发出书面定仓通知（ 通常在开船一周前可拿到定仓纸。 果是由卖方支付运费，应尽早向货运 公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比 较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要 另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解 截关时间，入仓报关要求，等内容。 运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容， 以避免差错。 11 安排拖柜： 物做好并验货通过后，委托拖车公司 提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓 确认书 /放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 9 / 125 行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料， 列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系 电话。 求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂 时间、实际装 货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。 12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。 通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货 物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联 系人和电话等。 13 获得运输文件： 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找 L/C 或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出 的船证明等。 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单 内容。如果提单精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 10 / 125 需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 14 准备其他文件 业发票： L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日 之后，交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。 L/C 上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前 20 天办理。 产地证书： 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是 运输日期要在 L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理 后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物， 证书通常要到香港的中 国商检公司办理加签， 证明未在港对货物进行再加工。 般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太 长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前 20 天办理。 运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 11 / 125 知客人发货的细节，包括船名，航班次， 开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时 L/C 要求 提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 12 / 125 箱单：装箱单应清楚地表明货物装 箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重， 外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客 人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。 15交单： 用 L/C 收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误， 才交银行议付。 用 T/T 收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本 及其他文件寄给客人。 果 T/T 收汇的，要求收全款才能做柜的，要等 收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄 正本提单给客人。 16业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查 询，统计等。 17文件存档：所有的文件、 L/C 和议付文件必须留存一整套以备查用。 18单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。 盘 盘商务谈判 礼貌原则 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 13 / 125 业 务，希望与贵方建立商务关系。 例句：精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 14 / 125 to us to of an 我公司专业生产 /销售 is in in to 神华集团 龙头企业， 拳头产品 白象方便面 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 15 / 125 们是首 屈一指的贸易公司。 享 有很高的国际信誉。 们的客户 一直把本公司视为最可信赖的公司。 例句： us as a in of of is by as 出售个人信息 / 模拟 号码精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 16 / 125 获知贵公司的名称，不 知贵公司对这一系列的产品是否有兴 趣。 已推出上市，特 此奉告。 供应 商。 信 您乐于知道。 会感 兴趣。 例句： we to in 。 to we . to in 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 17 / 125 会责任感 国家免检产品 be to we be in . 吸水拖把 工业设计 社会学 甚感兴 趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价 目表。 告，但愿能收到产品的价目表及详细资 料。精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 18 / 125 be to of 已上市，希望能 赐寄完整的详细资料。 on be to 域经理 大中华区（ ） 大中国区承蒙 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 19 / 125 料，我们将深表感激。 of 的样品 （ 价目表，我们将甚为 感激。 例句： in be to a be if us or of . 有理 /有利 /有节”精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 20 / 125 装 to by a 供我方各类产品 的详细情况。 in 贵方展 厅展出。 be to to a at 会展英语 您 你们 品有一初步了解，今航邮奉上我方目录 和 一些样品资料，供您参考。精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 21 / 125 to of of we we in by a 硬实力， 长城电脑 大使 实力企业文化例句： in 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 22 / 125 be to to a at to of of we we in by a 样 品，请查收。 a of .（ it 号两份，希 查收，谅无误。请会签并退我方一份备 案。 o.， we be in 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 23 / 125 言 /备注 附件 n an 号， 请贵方报离岸价格。 ,随函附上 订单确认书供参照。 .A is 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 24 / 125 a of . o. ， we be in in .A is 望成 为其销售代理商之一。 to a to as 采购代理 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 25 / 125 代理 商，我们将十分高兴。 例句： to a to as be if to as of . 的报价。 之报价赐知。 例句： to . us a 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 26 / 125 us 感兴趣，请告具体 询价。 方马上 航空邮上样品册并报价。 例句： an in ,us a be to of 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 27 / 125 方收到的略为偏高，请你方降价，以适 应竞争。 力，若贵方能降低价格，使我方可接受 的话， 我们仍对交易感兴趣。 re to were in if to a 例句： we to to 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 28 / 125 篇二：个人经历详细解答外贸跟单新手如何写好开发信 (原创 新手如何写好开发信，加大成交率？ 原创 )新手如何写好开发信 加大成交率？ 原创 新手如何写好开发信， （有更新） 附上老外的建议和成交案例 有更新）很 友常常抱怨，开发信效果很差， 100 封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有 一个老外回一句“ 就可以让你激动半天。 其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己 的积极性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面 前 12 个小时，从 各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第 二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？ 我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做 PA to 直到现在做 间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。我当时也有这 么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效 果甚微。后来跟很多不同的客人熟识 了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做 ，也会写开发信， 为什么成交率比我们高很多？即使不说成精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 29 / 125 交率，回复率也大大高过我们？ 很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么 写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和 现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务 信函的精髓？真正的好的 须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件写 得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎 必须要忘记中国人的行文和思维方式 么看怎么别扭。我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习 必须要忘记中国人的行文和思维方式， 惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。 惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。 到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个 中国人之手，你就出师了！ 我先列举一些大部分朋友写 常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己 也会有的？接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。 1）邮件写得过长。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 30 / 125 ）邮件写得过长。 客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英 语表述又不好，还加了好几 M 的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块 固定的时间用来处理 多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除 ，或者是把 你的地址设为垃圾邮件。 我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是 2，也就是大致扫一眼，重要的 邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在 标注上要处理的具体时间，然后从 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 31 / 125 拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的 的开发信只 能停留在他眼前 2，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？ 2）没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌 生人的邮件。这个就需要经 ）没有明确的主题。 验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应， 就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题： “ we of ，又 或者 “ 或者 ， “ * 或者 ， “ * 等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看， 但是如果你一天收到 N 封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客 人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。 举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司 o. 前公司最大的客人是美国的 管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 32 / 125 新客人的筹码！如果我要 写一封开发信给美国的 个名字是我编的） ，我从 了解了一些这个公司的信息，知道他 们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题， “ o., 其中， 表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公 司的尊重； 确表示你是北美第二大零售商 太阳 能灯供应商， 既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的 o., 样一来，假设你找对了人，这个 正是 司太阳能灯的 或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇， 供应商 的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开 邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是 放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！ 只要关键词输入 证一下子就找到。 3）长篇大论的公司或工厂介绍。我现在做 会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还 ）长篇大论的公司或工厂介绍。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 33 / 125 稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也 浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件： “我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便 利，风景优美，离上海和杭州仅仅 2 小时车程，我们公司成立于 2002 年，具有丰富的太阳能灯生产和开发 经验， 享誉全球，我们工厂获得 2000 质量体系，严格按照 5S 管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访， 希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦， 即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。 有朋友会反问，那是不是完全不写呢？我的回答是，也不一定，要看具体情况。如果你的公司精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 34 / 125 有突出的优势， 可以写， 但是最好一笔带过就可以了。 可以这样写： e to 简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到 了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认 一些细节之类的。 4）爱炫耀英文水平。以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写 是喜欢把 ）爱炫耀英文水平。 文字写得很出彩， 各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语 的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他 们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？ 丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用 最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。 其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮 件， 用最简单的词精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 35 / 125 汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是， “简单简单再简单” ，能用一个词表达 的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那 就是最厉害的！ 举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的 平，我把中文意思告诉他们，然后让 他们用英文来模拟一封邮件。内容很简单，写一封邮件告诉客人 次收到的样品已经寄给工厂了， 但工厂说材料不是 是 格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我 们好采购原材 料并安排生产。 第一个应聘者是这样写的： o. Were so to I to P, BS as s ll as as we It be Well do 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 36 / 125 to 封邮件写得好么？老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也 算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。但是不是有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更好？我们看 看第二位应聘者写的 ow e P, BS as to is if is ok Well do in 封呢？我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动语态结合， “ 出现了一次，不算 太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最重要的是，他把 掉了，直接用 “ Well do 这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？所以这是废话。缺点是， 我个人感觉还是啰嗦了一点。 我会这样写：精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 37 / 125 to P, is be to a to go Well C 几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废 话。写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被 动语态！等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了 ，那就点“发送”吧洁”“清楚”“准确” 、 、 ，这就是一封好的 。 5）喜欢用奇奇怪怪的字体。很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗， 再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老