企业档案管理中影响企业记忆的因素及对策

1 / 8 企业档案管理中影响企业记忆的因素及对策 企业档案是在企业各项活动中直接形成的有保存价值的各种载体形式的历史记录 ,是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业记忆是企业在管理和经营等活动中形成并能为全体职工普遍接受和共同遵循的理想信念、价值观念和行为规则。企业档案工作与企业记忆建设都是企业基础管理的一部分 ,分属不同的管理范畴 ,但二者相辅相成 ,互相依托。随着社会的进步和经济的迅猛发展 ,企业要在激烈的市场竞争中获得持续性发展 ,必须高度重视企业档案工作及企业记忆建设。 企业 档案以具体的物质形态而存在 ,是对企业记忆零散的表层反映 ,企业记忆是从客观真实地记载企业各项活动的企业档案中 ,经过加工、提炼、升华的内在现象。从本质上来说 ,企业记忆和企业档案有同一层含义 ,二者缺一不可 ,有着密不可分的关系。 企业档案工作是对企业记忆的传承、证实、弘扬和展示 企业档案是企业在其生产、经验等实践过程中直接产生的本源性记忆的第一手材料 ,是真实的、连续的、广泛的企业记忆本身 ,因此 ,档案视为企业记忆的一种形态 ,它即在企2 / 8 业记忆之中 ,又作为企业记忆的一部分。通过档案工作 ,人们可以跨越时空的界限将企业记忆保存 起来 ,延伸并传递信息。档案是最原始的、真实的历史实践活动的记忆 ,可以作为证据 ,证实企业发展历史上曾经发生过的事件。通过档案编研工作我们可以有意识地、选择性地强化记忆 ,塑造记忆 ,从而对企业的光辉历程和丰功业绩进行弘扬和展示。 企业记忆是企业档案存在的根本 企业之所以要建立自身的档案 ,直接原因是源于档案本身的价值 记录和承载信息。档案是一个企业核心经济发展的基垫 ,是后人参考和学习的宝贵经验。每个企业档案的建立都是以企业主流意识和需求为导向 ,通过记载、展现相关的企业档案信息 ,继而形成了符合企业具有时代特征的主流 意识形态、占主导地位的企业记忆和记忆集合 ,从而起到对企业员工思维和意识的导向作用 ,巩固并深化既有的企业秩序和企业文化 ,为企业的可持续发展提供了有力的非物质保障。企业记忆的保护是企业建立档案的根本原因 ,需要保存企业记忆的内在要求催生了企业档案工作的出现和建立。一个企业从产生到发展 ,必定会形成许多种类的档案文件 ,这些档案文件的产生证明了企业从无到有的一步一步发展 ,当这个企业的发展完善到一定程度的时候 ,企业管理者们逐渐意识到企业记忆是需要被企业整合保存并掌握的 ,以便于运用在指导下一次的企业管理发展中 ,把对企业记忆 的保存3 / 8 提升到管理的战略高度 ,更强调了企业记忆在企业发展中的重要性。 档案意识淡薄 ,对企业记忆的构建进程构成了最大障碍 由于宣传和经验等方面的原因 ,无论是企业领导还是一般员工 ,大多对企业档案管理仍停留在 “ 企业文件资料的收集、保存与查阅 ” 的认知层次上 ,档案意识普遍比较淡薄 ,远没有认识到企业档案在凝固企业记忆、塑造企业文化、提升企业核心竞争力方面的基础性作用。即便是一些企业档案工作人员 ,对所从事工作的重要性了解也不是很深 ,习惯于看门守摊式地管理企业档案 ,“ 两耳不闻 窗外事 ,一头钻进故纸堆 ”, 忙忙碌碌无人知晓 ,和企业其他部门缺少交流和沟通 ,造成企业档案工作的 “ 孤岛 ” 现象。可以说 ,由于档案意识问题 ,电子文件收集缺漏、大量有价值的文件被忽视、重要的档案资料被处理掉等现象并不鲜见 ,对构建完整、真实的企业记忆造成了最大的障碍。 管理人才缺乏 ,在企业记忆的维护与塑造形成了明显短板 企业档案管理人员的素质高低严重影响着档案信息服务的质量 ,关系着企业记忆的维护与塑造。目前 ,很多企业的档案管理都是作为企业管理的辅助性工作 ,在人员配备上多是为解决企业的困难 ,年龄偏大、学历偏低、档案专业知 识4 / 8 匮乏、企业行业知识不足 ,主动服务意识差、知识技能更新慢 ,无法提供更深层次的服务 ,不能适应数字化时代对档案工作的要求。 开发利用不够 ,对企业记忆作用的发挥造成很大制约 档案管理的最终目标是提供利用。但一方面 ,主动服务意识差。往往坐等上门 ,且仅能提供原始的档案信息 ,无法满足使用者的期望 ;另一方面 ,编研工作滞后 ,缺乏档案信息的分析与研究 ,难以提供对企业发展有价值的信息资源 ;第三方面 ,提供利用服务的形式单调 ,没有给查阅者形成满意的档案使用体验。这些问题 ,制约了企业档案在企业记忆方面作用的发挥。 管理创新滞后 ,在企 业记忆的长期保存方面存有隐患 相对其他工作而言 ,档案人员工作相对独立 ,默默耕耘着这份 “ 功在当代、利在千秋 ” 的伟业 ,这种环境容易使档案人员缺少创新和竞争的动力。 加强档案的宣传工作 ,增加全员档案意识 ,从而提升对企业记忆的保存意识 档案宣传工作是档案工作重要的组成部分 ,是让全社会和企业员工认识档案、了解档案工作 ,支持档案事业发展的一个重要窗口 ,它渗透、贯穿于保存企业记忆的全过程。在实际工作中发现 ,许多人特别是从事档案工作以外的人 ,只5 / 8 有在查阅档案资料时 ,才知道档案的 唯一性 ,才体会到档案资料的珍贵 ,在日常工作和头脑中没有真正领会到档案在企业生产经营中的重要作用 ,更谈不上有保存企业记忆的意识所在。因此 ,作为企业记忆的见证者和构建者 ,档案工作人员要应积极利用查阅档案解决问题以及在各项活动中发挥作用的实例 ,向领导和广大员工汇报和展示档案工作的重要性 ,及时宣传档案工作的方针、政策 ,使领导及时了解档案工作的动向 ,增强全员的档案参与意识 ,使他们善于发现素材 ,收集素材 ,自觉将自己手中有价值的资料向档案室移交 ,使企业记忆永久性得到保存。 改善档案管理人员的结构 ,切实提高专业素质 综合性 强、涉及面广、内容庞杂、联系紧密是绝大多数档案具有的基本特点 ,档案管理工作者在收集、整理、鉴定、保管、编研、提供利用中都贯穿着分析、研究、综合、判断等各种活动。如果不精通档案专业知识 ,缺乏相关的科学技术知识 ,就会影响上述业务活动的准确性、有效性 ,档案管理的质量和水平也就无从谈起。因此 ,针对企业基层档案人员非专业人员多、工作经验缺乏和企业情况复杂等特点 ,企业档案部门不但要开展档案理论知识、法律知识、行业标准规范的系统培训 ,而且要结合企业实际进行具体工作方法的传授。定期或不定期地召开档案管理专业人员理论研讨会 ,通过信息交流和资源共享 ,促进各基层单位档案管理与研究水6 / 8 平不断提高 ,同时应有计划地委派档案管理人员参加国家有关部门举办的各种研修活动 ,从更宽广的领域强化他们的理论素质。 进一步丰富档案的利用服务 ,发挥其在激活与传承企业记忆中的作用 增强服务理念 ,变被动为主动 ,为企业记忆建设提供完善的档案信息。作为档案管理人员要定期了解目前档案事业的发展趋势 ,坚持 “ 以人为本 ” 的思想 ,不断拓宽服务方式和服务理念 ,实现档案价值的最大化 ,充分发挥主观能动作用 ,以一流的服务、一流的业绩 ,为企业的持续发展服务。积极开展企业档案编研工作 ,提高服务水平。大量的企业档案信息呈现为静止状态 ,档案编研工作可以把档案承载的信息从静态转化为动态 ,由传统的服务转为提供综合档案信息的高层次服务 ,使利用者直接获得信息 ,缩短收集信息的时间 ,提高工作效率。积极对馆藏档案信息进行深入挖掘 ,加工、提炼、整合升华 ,开发深层次的编研工作 ,如编纂 “ 企业大事记 ” 、 “ 企业组织沿革 ” 、 “ 企业年鉴 ” 、 “ 企业经营史 ” 、“ 企业荣誉榜 ” 、 “ 全宗介绍 ” 、 “ 产品介绍 ” 、 “ 科研成果简介 ” 、 “ 工程项目简介 ” 等专题性资料 ,使这些资料成为企业记忆建设的教科书和企业培训的必修课程。丰富档案的利用形 式 ,发挥企业记忆的教育指导功能。企业档案集中了企业发展、人力、财务、科研等大量信息 ,这些档案信7 / 8 息资源真实地记录了企业发展的整个过程 ,也是无数前辈工作者对工作的总结 ,对科学发展规律的认知 ,凝聚着企业的精神和价值观念。 创新档案利用方式 ,使企业记忆价值得到充分发挥和挖掘 档案人员一定要具有创新意识 ,对传统的档案利用形式进行拓展和创新 ,探索档案利用的新方法、新特点 ,寻找最佳的利用方式 ,档案利用工作开展的好 ,才能使企业员工们有保存企业记忆的意识。 以先进的意识引导档案利用方式的创新。一是形象意识。良好的服务形象带给 人们不仅是精神上的愉悦 ,还会加深人们对你的印象。当人们走进档案室查阅他们所需的档案时 ,我们应该以周到热情的档案供给服务 ,准确迅速的档案咨询服务 ,积极主动的档案指导工作迎接他们 ,对所需的档案未能如愿时 ,档案人员不是以简单的没有或表示歉意的方式处理 ,而是通过主动介绍、咨询、指导等手段使利用者得到满意 ,并及时反馈用户需求和各种特殊服务。让利用者真正感到档案工作的存在 ,真正体会到保存企业记忆的意义所在。二是主动意识。随着信息化、网络化过程的加快 ,传统的等用户上门的利用方式已不能适应新形势发展的要求 ,必须采用网络服务 的方法提供利用。这就要求我们充分了解企业的需求和发展趋势 ,根据用户的需要和预测需要 ,迅速、及8 / 8 时、准确、有针对性地为不同层次的用户提供主动的服务。 档案