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文档简介

大学计算机基础,主讲人 联系方式,2.3 电子表格软件,通过本章的学习,您将会掌握以下知识 2.3.1 Excel基本操作 2.3.2 公式、函数及其应用 2.3.3 工作表格式化 2.3.4 图表功能 2.3.5 排序、筛选、分类汇总与透视表,窗口简介,基本操作,公式与函数,工作表格式化,图表功能,分类汇总,数据透视表,EXCEL,Excel的工作界面,下一步,目录,基 本 操 作,1. 数据输入技巧,2. 编辑单元格,4. 工作表的保存,3. 工作表的改名,5. 工作表的打印,目录,数据输入技巧,1. 从键盘直接输入,2. 记忆式键入,3. 选择列表,4. 自动填充输入系列数据,基 本 操 作,目录,在单元中输入的字符型数据靠左。,在单元中输入的数值型数据靠右。,1.从键盘直接输入 可输在单元格中,也可输在编辑栏里,2. 记忆式键入 键入时,Excel会与该列已输入的数据项进行匹配,找出相符的数据项,自动显示其余的字符,如果欲键入的数据项与给出的数据项相同,按回车键就可以完成输入;否则,直接键入后面欲输入的字符。,3.选择列表 右击欲输入数据的单元格,然后在快捷菜单上选择“选择列表”,会显示该单元格所在列已键入的数据项列表,从中选择需要的数据项即可。,4. 自动填充输入 键入前两项 (或一项)数据,然后选中这两个单元格,拖动填充柄就可自动输入系列的其余部分。 自动填充的数据可以是等差数列,也可以是文字序列。星期、月份、甲乙丙等只需输入第一项,然后拖动填充柄即可自动填充。,返回,编辑单元格,1. 已有数据单元格修改,3. 剪切、复制、粘贴,2. 插入、清除、删除,目录,基 本 操 作,(1) 选取单元格后,立即输入新数据, 覆盖旧数据,按回车键或单击“输入”按钮确认。 (2) 双击单元格,进入单元格编辑状态,在单元格插入点光标处修改单元格内容。 (3) 选定单元格后单击编辑栏使编辑栏进入编辑状态,一般用于修改公式或数据长度超过单元格宽度的数据。,注意:按键不能删除整个单元格的内容,删除必须使用编辑栏中的“取消”按钮。,.已有数据单元格修改方法,目录,插入行、列或单元格,方法1,下一步,2. 插入、清除、删除,插入的第二种方法可以用“插入”菜单命令来完成。 例如:在活动单元的左侧插入一列,可以在插入菜单中选列命令。,2. 插入行、列或单元格,方法2,清除 是指将单元格或区域的数据加以清除,单元格或区域本身仍保留在原处。单元格数据由内容(值)、格式和批注等成分组成。利用“编辑清除”命令,可以清除单元格或区域数据的某一成分。 删除 “编辑删除”命令,不仅删除选定对象中的数据,同时也删除单元格或区域本身。 要删除整行或整列,只需单击行号或列标(选取行或列),然后选择“编辑删除”命令即可。 当用“编辑删除”删除选定单元格或区域时,会出现“删除”对话框,在选项中选择相应要删除的选项(选项内容同“插入”对话框)后,才能删除。,注意:用键来删除选定单元格或区域数据时,它仅清除内容,而保留数据格式及批注。,清除,目录,3. 剪切、复制、粘贴,鼠标移向选定单元格或区域的边框线上时,指针由空心十字形变为四向箭头。此时拖动,可以将数据对象移动到新位置;使用+拖动(指针右上方出现小加号)可以完成复制操作。在复制或移动后,公式中的单元格引用自动调整。 若要将数据复制到它相邻的若干单元格中,还可用填充的方法。 “+拖曳”或“+拖曳”可以将选定的数据源移动或复制到其他工作表上。方法是:先拖至目标工作表标签,该标签被加亮显示,表明已进入目标工作表,再将鼠标拖放到目标,选择性粘贴,下一步,目录,工作表改名,(2)当工作表名反向显示时,键入新名后敲回车键。,目录,工作表的保存,如果输入文件名时不写扩展名Excel会自动将扩展名定为 .XLS。,目录,工作表的打印,选定打印区域,在文件菜单中选设置打印区域命令。,表格打印的页面设置,(2)对页面进行设置,表格的打印预览,表格的打印,设置打印机,目录,1.公式中的数据引用,2. 公式的创建,公式、函数及其应用,3. 函数的应用,目录,1公式中的数据引用 公式 电子表格软件与字处理软件最显著的差别是,它能够对输入的数据进行各种计算。在电子表格中,计算是以公式的形式进行的。因此,公式是电子表格的核心。 所谓公式,类似于数学中的表达式,公式以等号开始,由常数、单元格引用、函数和运算符等组成,如,“=(A1+20)*B4”。公式的运算结果成为单元格的值。,(1) 单元格的引用 单元格引用可分为相对引用、绝对引用和混合引用。按F4键,可循环转换引用类型。 相对引用:引用的单元格地址是相对地址(B2),使用填充柄拖动时,随公式位置位移变化而自动调整。 绝对引用:引用的单元格地址是绝对地址($B$2),即使使用填充柄拖动,始终指向同一单元格。绝对地址在行号与列标前各加“$”符号。 混合引用:单元格引用的地址中,行和列分别使用相对地址和绝对地址,如:$B2,B$2。,(2)工作表和工作簿的引用 工作表引用:当前工作表中的单元格可以引用同一工作簿中的其他工作表中的单元格。工作表的引用格式是:!。例如,=Sheet2!B1+Sheet3!C2。 工作簿引用:当前工作表还可以引用其他工作簿中的单元格。工作簿表引用的格式是:!例如,ABC.XLSSheet3!$A$1。对已关闭工作簿的引用,必须键入工作簿位置的全路径并加单引号,例如:C:EXCEL97ABC.XLSSheet3!$a$1,下面是一个乘法口决表: 下表中只有红色的内容是手工输入的,其余的数字和公式是各分两次(纵、横各二次)用拖曳填充柄的方法得到。,下一步,结果,目录,2. 创建公式 在工作表上创建公式,也就是把公式输入到单元格中。选中单元格后,首先输入等号,然后输入内容。输入确定后,计算结果显示在单元格中,而公式则显示在编辑栏上。 例题说明: 现在在“教师工资表”工作簿的表Sheet1中用公式计算课时津贴:课时津贴=周课时数*学时津贴(在Sheet2上)*4.5(每月按4周半计算)。首先在在H3单元格输入公式“=E3*Sheet2!A2*4.5” 。公式既可在编辑栏内也可在单元格内进行编辑。 编辑公式时,Excel提供 “区域查找”功能,公式中不同单元格或区域引用与相应单元格或区域的周围显示有相同颜色,对应关系一目了然。,工作表引用加 单元格绝对引用,单元格引用,计算结果,下一步,目录,3. 函数及其应用 Excel 2002函数是快速简便进行复杂运算的工具。Excel提供了三百多个内部函数,可以满足许多领域如金融财务、统计分析、经济管理等的计算要求。,1. 选择单元格,2. 点击“插入函数”按钮,3. 选函数类型,4. 选择函数SUM,5. 确定函数选择,下一步,或用鼠标拖选数据源区域,7.点击“确定”结束函数插入,自动计算结果,下一步,目录,格式化 对工作表的数据进行格式化,可使工作表的外形更美观与更具有可读性。可以利用“格式”菜单上的“单元格”、“行”和“列”命令或格式工具栏上的按钮,对数据的表示方式、字体、对齐方式、边界、色彩、图案、列宽、行高等方式进行选择;也可以利用“格式”菜单上的“自动套用格式”命令快速进行格式化。,工作表格式化,点击,点击,选择,点击,1. 自动套用格式的操作,“格式单元格”命令或格式工具栏上的按钮可对单元格的数据显示形式、字体、对齐方式、边框、底纹和图案进行设置。单元格格式既可以对工作表上某一单元格、区域,也可对整个工作表进行设置。 用“格式单元格”命令,打开“单元格格式”对话框。对话框有数字、对齐、字体、边框、图案和保护6个选项卡,几乎包罗了所有格式化的功能。 格式工具栏共有五类按钮:字体钮、对齐钮、数字格式钮、边界钮和颜色钮。,2. 单元格格式设置,格式工具栏,单元格格式对话框(数字常规选项),数字货币选项,对齐选项,字体选项,边框选项,图案选项,保护选项,合并单元格,将要合并的单元选定 后单击合并按钮。,在工作表中如何突出显示感兴趣的单元格,比如,要求在学生成绩表中,当平均分小于60时显示红色底纹,平均分大于等于90时显示绿色底纹。在Excel中,可应用条件格式来标记单元格的值。,3. 条件格式,(1)改变列宽 使用鼠标将指针移到某列标的右分隔线上,指针变为水平双向箭头。这时,双击,列宽自动调整为最适列宽;拖动分隔线可手动改变列宽,拖动时,列宽显示在列的右上方。当列宽为0时,则可隐藏该列数据。要取消隐藏,首先应选中隐藏列两边的列,然后把指针移动到隐藏处,指针变为双箭头后双击。 使用“格式”菜单的“列”子菜单中的“列宽”、“最合适的列宽”和“标准列宽”命令,也可调整列宽。菜单命令调整列宽虽然不如鼠标快捷,但是精确。 (2)改变行高 Excel 2002自动调整行高以适应行中使用的最大字体。但是使用鼠标拖动和使用“格式”菜单的“行”子菜单中的“行高”或“最适合的行高”命令,仍然可以调整行高来为标题等留出更多的空间。操作方法与改变列宽的方法相似。,4. 调整列宽、行高,(1) 格式的复制 要把工作表中一个区域的格式复制到另一区域,格式复制可使用“格式刷”、“编辑复制”和“编辑选择性粘贴”命令。 (2) 格式的删除 格式删除,可采用“编辑清除格式”命令,则选定区域中数据的格式全部被删除。格式删除后,实际上仍然保留着数据的常规格式。,格式刷,注意:选定被复制格式的区域后,单击格式刷按钮,可使用该格式一次。如双击格式刷按钮,该格式就可多次使用,直到再次单击格式刷按钮,则该格式被放弃。,5. 格式的复制和删除,目录,创建图表一般有以下几个步骤:正确选取数据、启动图表响导、按图表响导创建图表、编辑修改图表。,注意:选取数据必须有序、正确,有规则的自上向下、自左到右或先左右、后上下,不能交叉、跳跃。,图表功能,1创建图表,2图表的编辑,缩放、移动、复制和删除图表;重新布局数据系列 ;改变图表类型,表内兰底的区域为选取的范围,依左面选取内容而生成的一种图表,注意:此为最后选中的单元格,1数据排序 为了查询数据或以某种顺序显示数据列表,需要对数据列表中的数据进行排序。尤其是在分类汇总前必须对数据进行排序。,分类汇总,2数据筛选 使用“数据筛选”命令,能将需要的数据显示出来,隐藏不符合筛选条件的数据。“筛选”命令包括三条子命令:自动筛选、高级筛选和全部显示。“自动筛选”命令进行简单条件筛选,“高级筛选”命令是复杂条件筛选。,1,2,6 结果,5,3 每个字段名旁出现“筛选箭头”,4,3分类汇总,分类汇总可以对数据进行求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、标准差和变异值等的统计运算,分类汇总表是一种常用的摘要报告。,按职称排序的表,按职称分类,结果,目录,3分类汇总,在使用分类汇总命令前,必须对数据列表以进行分类的字段为关键字进行排序。,数据透视表字段分为四种类型:行字段、列字段、页字段和数据字段。数据字段通常用于汇总数值型数据,行字段、列字段和页字段中使用的是可分类字段,如“性别”、“职称”等字

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