常用公文的简要写作知识.ppt

几种常用文体的简要写作知识 办公室 2007.7,请示,定义：用于下级就某项工作或某个问题请求上级单位作出指示、给予审核和批准。属上行文，使用频率比较高。 请示写作的基本模式：一般由三部分构成： 开头写请示的理由，也就是“为什么要请示”（扼要写明背景、依据，可概括写出请示事项） 主体写请示的事项，也就是“请示什么问题”。（提出请示事项并阐述说明道理或事实） 结尾部分写希望要求，有惯用语。直请性请示，可选用“可否（妥否、当否），请批示”、“是否可行，请批示”、“以上请示、望予审批”等；批转性请示，可选用“以上意见，如无不妥，请批转执行”等。,请示写作的注意事项： 请示的行文对象必须是上级单位（上级单位是指与自己具有领导或者指导关系的直接上级）。 请示必须一文一事。一份请示只能向上级请示一个问题，便于上级及时、专一地进行处理。 “请示”主送必须专一，不得多头请示。多头请示易使主办与协办者之间互相推诿、扯皮，延误审批时间。或是由于上级批示意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权批准这一问题就主送谁的原则，同时，可将另一上级单位列为抄送，以便了解或支持。 上报书面请示（不挂红头）时，天头部分需空3-5行的距离，便于领导签注意见。 请示应按照党政的分工范围报送。行政不能向上级党组织请示，党组织也不能向上级行政请示。同时也不能把上级党政一起并列为主送。,报告,定义：是向上级领导或业务部门汇报、反映情况以及答复上级询问时所用的陈述性公文。 报告按范围可分为：综合报告、专题报告。按内容可分为：情况报告、工作报告、调查报告、报送报告、答复报告、检查报告等。 报告写作的基本模式：通常为“三段式”模式，如 情况做法问题（意见） 情况（做法）问题今后意见 情况原因（责任）下步做法 情况原因责任及处理意见 情况问题建议,报告写作的注意事项： 报告中不得夹带请示事项。“报告”这个文种，对上级无肯定性的批示要求。如果在“报告”中夹带请示事项，上级既可批示，也可以不做批示，这样容易给工作造成贻误。 下级答复上级的询问时，应使用“报告”。 报告与请示的区别：1、对上级要求不同。“报告”不要求上级批复，“请示”则要求上级批复。2、行文的时间不同。“报告”是事中或事后行文，而“请示”则是事前行文。3、文件性质不同。“报告”属陈述性上行公文，“请示”属请求性上行公文。4、结尾用语不同。“报告”结尾用“特此报告”等，有的也不用，报告事项完了全文即结束。“请示”则用“妥否，请批示”等。,请示报告（OA系统） 标题：必须填，并要填写完整、准确。通常用完全式标题，也可用“事由+文种”标题，一般不用单文种标题。 主题词：可填可不填。 编号： 类型：根据需要进行选择。 拟稿人、起草日期：自动生成。,通知,定义：主要用于发布规章；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关的公文；要求下级办理和有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。是公文中用途最广、使用最频繁的一个文种。 通知的种类：按内容性质可分为三大类：颁发、转发、批转公文的通知；指示性通知；知照性通知。 通知写作的基本模式： 发布性通知：内容比较简单，正文一般包括两点，开头讲明发布的是什么计划、办法等，然后提出贯彻执行的要求或希望。 指示性通知：正文首先是制发通知的依据、目的、意义等；其次是主体部分（指导思想、原则、具体措施、任务等）；最后是要求（保证措施、考核要求、希望等）。 批转、转发性通知：正文通常包括三层意思，一是表明态度，即对批转、转发文件的基本态度和执行意见。二是对批转、转发文件的主要精神进行强调以及新的补充。三是提出具体要求。,会议性通知： 标题：通常用完全式标题，也可用“事由+文种”标题，单文种标题尽量少用。 主送单位：与会单位（人员）。 正文： 开头应写清楚会议时间、会议地点、会议名称、参会人员等，大型的、正规的会议应分段说明。 会议如有具体要求或注意事项，要在通知中明确指出。 大型的、正规的会议应在通知中附会议日程安排等。,会议通知 （OA系统） 会议名称：必须填，并要填写完整、准确。 会议主题：必须填写。 主办部门：自动生成。 主持人、会议纪要人：一般应填写，也可不填。 会议召开时间、结束时间：必须填写，并要填准确。 与会人员：只有选择上人员发短信才能收到。 与会单位：,事项性通知： 用于发布周知性的公文，正文首先发布“通知”的根据、原因等，其次是需周知的事项等。 任免性通知： 通常的写法是先讲明决定的依据，再写任免的内容。任免类通知的标题要写清任免的主要内容，不可简写为“任免通知”。,会议纪要,定义：简称“纪要”。是根据会议记录、会议文件或其他会议材料进行归纳、整理、摘要而形成的一种公文，其目的在于记载会议的基本情况与议定事项，向人们传达会议的主要精神，以便起到统一认识、指导工作和交流经验的作用。 纪要的基本格式： “会议纪要”标识由“会议纪要”组成。其标识位置同公文的标识，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。 会议决定事项之前，属会议的自然情况，应分条列项写明会议召开的时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、记录人等。 “会议纪要”不加盖印章。,整理会议纪要需注意的几点事项： 须抓住会议所集中解决（讨论）的问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”、“会议决定”等提法。 会议纪要要注意条理化、理论化（这是与会议记录的一个重要区别）。 会议纪要必须依据会议记录内容。,函,定义：用于平行或不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门通报情况、请求协助，进行一般工作联系时使用的公文。是公文中惟一的一个平行文。 函的种类：从形式上看，函有公函和便函两种。公函属正式公文，内容多为正式的公务活动，有完整的公文格式。便函没有完整格式。 从行文方向来看，函有来函、复函两种。 从内容作用上看，函有商洽函、答复函、委托函、告知函等。,函的格式： 发文机关名称上边缘距上页码边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定。 发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印为红色。两线之间各要素的标识方法从公文相应要素说明。,函的写作过程中需注意的几点事项： 叙事清楚，说理有节。公函是代表单位向外联系工作、商洽事情、请求帮助的，欲要对方理解、接受、支持、取得圆满的效果，首先叙事要清楚、明白；其次就是要说理有节，令人信服。 内容力求短小精悍。公函不必详叙过程，不必大发议论，要求字约意丰。 公函写作要注意技法。写作公函时应推断对方见函后的心理特征，采用不同的写法。特别是在用词上要用恳切、谦和的语言表述，避免使用“你们要”、“务必”等命令、指示性语体。,批复,定义：是上级单位答复下级单位的请示事项时所使用的公文。批复对于下级具有直接的指导作用，是下级单位处理有关问题的依据。 批复的格式： 标题：一般由四要素组成，即制文单位+事由+批复的对象+文种（批复）。 正文：通常包括两点，一是问题的引起，即批复要紧扣下级单位的请示内容；二是做出明确的答复，即同意不同意。不得使用模糊词语和自相矛盾的语句。,撰写批复需注意的几点： 对下级的“请示”，不论同意与否必须给以“批复”。 下级转来更下一级的“请示”，在“批复”时，应当行文给直接下属单位（即转报“请示”的单位），不应当给更下一级单位。 对下级单位的“请示”，由上级单位的部门代行批复时，应用“函”，叫“函代批复”。,条例,定义：是由领导机关制定或批准，规定某些事项的公文文种。它主要用以规范某一方面的工作或调整某一方面的工作关系。其权威性、严肃性较强，时效性较长。 条例的写作模式： 条例的逻辑严密，通常为“总分总”的格式，前一个“总”即讲制定条例的目的，使用范围等；“分”即规定的具体事项要求；后一个“总”，即明确解释权、时效及未尽事宜。 条例的写作格式为条款式，即以条为基本单位，再由若干条组成章。,规定,定义：是为处理某一方面工作或开展某种活动所做的规则性要求。它的针对性强、实用性大，是一个比较常用的法规文种。 规定的写作模式： 与条例一样，通常也是“总分总（附）”的格式。 规定的条款与条款之间，不一定要求内容上的联系，只求逻辑上的连贯，且内容不能交叉。 规定、条例用语要准确、凝练、严密、肯定，避免产生歧义。常用“应该”、“应当”、“不得”、“方可”等词语。该怎么做，不该怎