邮件的正确书写技巧.ppt

关于邮件正确书写,现在项目大量的信息及环节都在邮件上体现，邮件已经成为我们工作中必不可少的一种沟通方式。为了让大家更有效的使用邮件进行有效沟通，提高工作效率和沟通能力。现在我们进行一场关于“如何使用邮件沟通”的培训。,目录： 1.书写邮件的顺序介绍 2.邮件发送前的注意事项 2.案例分析 3.技巧分享,签名,邮件正文,收件人,抄送人,标题,添加附件,一、发信对象 仔细确认收件人，并将要抄送的地址写上 发送企业邮件时请确认收件箱是否为企业邮件。 称谓准确，切不可含糊不清。是先生别称成了女士；是女士别喊成了先生。当你搞不清对方准确的性别时候，请直接写姓名。,书写邮件的顺序介绍：,写邮件就像写信一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。邮件具备有帮助性的内容和友善的语气，通常是非常容易获得客户的重视和认可的。 请在邮件中注明公司名称，使用恰当的称呼语和较正式的语气。例如： 致：公司 To： Co.,Ltd. 尊敬的先生/女士： Dear Mr./Ms.,二、电子邮件标题： 使用简单易懂的主题以准确传达电子邮件的要点：主题要简明扼要，重点突出，字数最好控制在30个汉字以内。或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样。 严禁出现无主题或主题说明不清楚的情况；很有可能被反垃圾邮件程序过滤掉，即使正常收到，日后检索或是导入其他邮件管理工具也将造成很多不必要的麻烦，这点非常重要！ 例如标题：Q季产品销售情况汇总 未明确具体时间性，也未说明具体品牌及达成销售具体情况数字,三、邮件内容应简明扼要 电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。让客户能在最短的时间内了解到邮件的主旨，以便对方节省时间，提高工作效率。如果邮件过于冗长，且语句罗嗦，收件方一般不太愿意仔细阅读，更不容易引起重视。 注意不要在正文里使用过多的“！”，以免让收件人感觉像在责备和催促。而且感觉整封邮件缺乏专业性。具体请参照下列范例。 避免出现错别字。,四、邮件内容格式 尽量使用方便统一的字体，邮件正文格式遵守以下规则： 字体：宋体（英文下为Arial）; 大小:10 ; 一行最大文字数：不超过30文字 注意邮件整体字体和风格的统一，有时我们从模板中、某一文档中或者网络上拷贝一段文字，可能字体、字号、段落格式都不一致，这时需要统一修改一下，以保持风格的一致和版面的美观（可将拷贝的内容拷贝在文本中可消除所有格式）。 如果有重要字段需要提醒客户注意，可以通过加粗、下划线、字体颜色等方式实现。使用颜色时，请尽量选择醒目且平和的颜色，比如蓝色、草绿色或者深灰色等。注意不要选择用鲜红色标注，用鲜红色标注会给人以不礼貌的感觉。,五、落款： 落款要清晰明了，请使用有公司名称，个人姓名、联系方式的签名。具体请参考下方范例的落款。 祝语：可以写祝您工作愉快，工作顺利，或者顺祝商祺等都可以，表示真诚。 另外，如有需沟通的事项，在邮件中一定要写明你的联系方式，随时保持畅通。,六、附件： 邮件正文一定要对附件做一个适当的说明，告知客户附件是什么内容，一方面避免客户没有留意到有附件，另一方面，让客户心里有数。 如果邮件带附件，附件体积最好限制在2M以内，大体积的附件尽管公司的邮件服务器支持，对方却不一定支持。 许多外企都只能接受zip打包格式，附件过大时，建议打包格式为zip格式。 最稳妥的方式是，发送了带附件的重要邮件后，过段时间再电话和客户确认一下，确认是否收到。,邮件发送前的注意事项,确认收件人信息，并将抄送人数减少至最低,收件人 确认收件人地址是否正确，以免错发邮件。 抄送人数减少至最低，避免造成不必要的垃圾邮件 抄送功能：让相关人员参考，如团队中的其他人员 让相关人员知晓，如您的直接主管,邮件主题明确且具描述性,主题应该简单、明确的概括邮件的内容 可以遵循What、When、Where原则，用一个词、短语、句子（一般不超 过35字）来描述邮件的内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。 面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字（Who）。,例：Paul frauk端午六月最新名品推荐，7折起,(who),(when),(what),例：通知：2015年度端午节放假安排,(when),(what),邮件必须要有主题，主题是邮件的“身份标识”,正文格式 一.称谓+礼貌用语 如：xxx（名字），您好！ XXX经理（名字+职位），您好！ XXX先生（女士），您好！ 二.内容 字号：可以事先设置文字大小，一般选择10-12号字 字体：一般选择宋体，黑色,1,2,3,4,三.结尾客套语 如： Alles Gute Best regards 祝您一切顺利！,正文简洁、美观、易懂,正文内容编排 原则：要事第一，结论在前，分析在后,使用收信人容易接受的口吻陈述内容,张经理，您好！ 邀请您参加2015年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议”。 会议的具体安排如下：,会议前请您准备以下资料： 1.第一季度销售指标完成中碰到的难点； 2.第二季度销售二部的指标设定； 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。 对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。 谢谢！,内容简洁易懂，要让收件人在最短的时间内了解您的表达意图； 根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气陈述，多使用请、谢谢等词语； 如果事情复杂，最好使用1、2、3、4列几个段落分别说明； 合理利用图片，表格等形式来辅助陈述 ； 对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示；,小贴士,签名内容编辑方法,签名编辑正文,插入图片,签名模板,A版,B版,签名，可以让收件人了解您的信息,签名信息内容,人事行政部 培训主管刘佳 瑞意（天津）商业运营管理有限公司 天津市河西区友谊路35号城市大厦3101室 phone:1335200099613820686000 Mobile:88356880-803 FaxE-mail：,签名档文字应选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体应比正文字体小一些； 签名主要包括名字、部门（职务）、公司、地址、电话、传真、E-mail等，书写时应将内容归类。 对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿-,签名设置方法二,1,2,3,4,邮件发送前的注意事项：,1. 电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等，如果客户端有多个电子信箱，还要确认所使用的邮件服务器是否正确，不要混淆了内部信箱和外部信箱。 2. 在电子邮件的写作中要注意哪些呢？如何写好一封规范的电子邮件呢？ 在写电子邮件时候，要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或避免应用网络语言，诸如3Q、IFU等。 3. 主题栏：主题明确，一目了然，让人看了知道个所以然，不会是一头雾水，不知所云，当作垃圾邮件删除掉。 4. 主体：简明，扼要，把事情说清楚就可以了，不要罗嗦，拖泥带水的。事情多，写的多，那最好是分成几小段，看的清楚明了。,案例分享：,Dear All, 本轮的面试情况如下：,请特别注意： 孙懿俊的评价表：HR签字是Eva，DSM写的名字是白祥斌。我将其评价表放在标明“特殊”的文件夹中， 请帮忙核对这个候选人究竟属于哪个BU（这个人不在以上的统计中） 李洪彬通过了一面，但是希望到北京工作。其名在也在标明“特殊”的文件夹中 一些二面面试官的意见，我填写在二面备注中了，请查看 GMED在备注上标明了分数，分数越高的学生越好 如有问题，请与我联系。 谢谢！ 韩爽,范例,分享邮件书写技巧：,颠倒书写顺序，首先添加附件，最后填收件人。这样能使邮件更紧凑、更直接，避免出现“糟糕，有个东西忘记写了或是附件忘挂了”的尴尬情况。 正文应该简单陈述你希望收件人如何处理邮件的附件，他们收到附件后是仅需浏览，还是需要打印出来备用？请在邮件中明确你的要求。 主题，在正文之后写主题，这样可使主题更简洁，再次强调你的意图。主