大学办公自动化技术与应用-周贺来-PPT文稿资料课件PPT
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第 2 章,办公中的简单文字处理,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,2,【本章内容介绍】,本章首先介绍了文字处理的基本知识；然后通过一个简单、实用的某市“青年歌手大奖赛”比赛通知为例，讲解了简单文档的处理流程，包括文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置、打印预览以及打印输出等；最后介绍了公文处理的基本规范，仍以制作上面的“通知”公文为例介绍了利用公文向导制作公文的方法。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,3,【本章主要知识点】,文字处理工作流程 文档的录入与编排 文档的页面设置 文档的打印操作 公文的处理规范 利用向导制作公文,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,4,2.1 文字处理软件及其操作流程,2.1.1 文字处理软件及其功能 文件存储 内容编辑 简单排版 输入校验 输出 提供输入输出接口 对象的嵌入与链接,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,5,2.1.2 文字处理的操作流程,文字处理的操作流程:,流程中各个步骤的含义如下： 1文字录入：包括文字录入、符号录入以及图片、声音等多媒体对象采集、导入。 2文本编辑：包括选取、复制、移动、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。 3格式排版：包括字体、段落排版，分页、分节、分栏排版，边框、底纹设置等。 4页面设置：包括纸张设置、边界设置、装订线设置、页面页脚设置等。 5打印预览：就是在实际打印前先在屏幕上模拟显示文档的打印效果。 6打印输出：包括打印机选择、打印范围确定、打印份数设置、缩放打印设置等。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,6,2.2 简单文档处理实例“青年歌手大奖赛”通知的制作,本节以利用Word制作某市“青年歌手大奖赛”比赛通知为例，来讲解简单文档的处理过程，主要目的是让读者先对办公文档的处理流程有个全面的认识。比赛通知的文档效果如图2-3所示 :,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,7,2.2.1 启动Word并作相关设置 1启动Word软件 首先通过单击“开始”|“程序”|“Microsoft Word”（具体名称、位置可能因机器而异），启动Word软件。启动后的默认界面如图2-4所示，它同时打开一个空白文档。 2工具栏的设置 （1）工具栏简介 在Word的默认界面上，通常只存在“常用”和“格式”两个工具栏，如图2-4所示；在工具栏的右端往往还存在折叠按钮，折叠按钮上的双箭头表示还有折叠的工具按钮没有显示出来，单击该按钮可以看到折叠起来的工具按钮。,常用工具栏 折叠按钮 格式工具栏,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,8,在Word的使用过程中，各种工具栏上的工具按钮会根据用户的 使用频率出现或者不出现在默认界面上，这体现了工具栏的自适应性。 （2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开 在Word的默认界面上，“常用”和“格式”两个工具栏并排在一行，这使得许多工具按钮不能显示出来，这对于初学者往往感觉无所适从。下面介绍两种将二者分开，各自占据一行的方法。 方法一：利用“自定义”命令法 操作时，单击“工具”|“自定义”命令，弹出“自定义”对话框，在“选项”选项卡中选上“分两排显示常用工具栏和格式工具栏”复选框。单击“关闭”按钮。使得常用工具栏和格式工具栏在两行并列显示。 第二种方法：拖动“移动控点”法 将鼠标移动到所示 工具栏的“移动控点”上，当光标呈现带箭头的“十”字形状时，拖动鼠标使之与其他工具栏上下排列。 “常用”工具栏与“格式”工具栏上下排列成两行后，工具栏上常用的所有工具按钮将全部显示出来，便于使用者查找、使用。 2.2.2 文字和符号的录入,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,9,1选择汉字输入方法 可以利用鼠标单击任务栏上的“输入法指示器”En图标，从弹出的菜单中选取汉字输入方法；也可以按键盘上的Ctrl+Space组合键，在英文输入方法和默认的中文输入方法之间切换，按键盘上的Ctrl+Shift组合键，可以在各种汉字输入方法之间切换。 2文本内容的输入 在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是： （1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。 （2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。 （3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。 同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入和改写两种状态，要根据需要进行选取，在两种状态之间进行切换可以按Insert键，或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。 3特殊符号的录入 文档中除了文字外，有时还需要输入一些符号（例如：、等）。 符号的输入方法主要有四种： （1）菜单法：通过 “插入” |“符号”（“特殊符号”）输入。 （2）工具栏法：将“符号栏”工具栏显示在界面上，利用按钮输入。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,10,（3）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的13种 供选键盘中选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。 （4）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以充分利用键盘来进行快速录入。 4文档录入后的联机校对 2.2.3 文档内容的编辑 1光标定位 光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。 2选定文本 （1）选择内容较少并且不是整段的选取 （2）选择内容多但不是全文时的选取 （3）使用看不见的选择栏 （4）利用快捷键操作选取 选取对象时，读者可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。 Ctrl+A：选择全部文档 三击所选段落：选择整段,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,11,Alt+移动鼠标：选择矩形文本块 Ctrl+单击选择栏：选择全文档 选定的简化 3修改文本技巧 操作者在需要修改文档内容时，应该首先选取出错内容的文本，然后直接输入新的文本，这样既可以删除所选文本，又在所选文本处插入新的内容。 4复制、移动、删除文本 首先必须选择所要操作的文本，然后才能进行复制、移动、删除操作。操作方法有： （1）利用快捷键 （2）菜单方法 （3）工具栏按钮方法 （4）鼠标拖动方法 5“选择性”粘贴的作用 粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置，但是有时若只想要其中的文字，而不要其格式，这个时候就可以使用“选择性粘贴”。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,12,6撤消和恢复操作 在对文档进行编辑的过程中， Word 会自动记录最近的一些操作，用户可以选择撤消一些错误操作。另外，如果又要取消撤消这个操作，也可以用恢复操作来达到目的。 撤消操作的方法是：选择“编辑”|“撤消”命令，或者单击常用工具栏上的“撤消”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Z。 恢复操作的方法是：选择“编辑”|“恢复”命令，或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Y或者单独按F4。 2.2.4 字体与段落格式排版 文档中字体和段落格式排版的基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。 另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可以通过使用“格式刷”按钮来实现格式的复制 2.2.5 文档的页面设置 单击“文件”|“页面设置”命令，可以打开“页面设置”对话框,可以设置以下步骤： 说明：双击标尺，也可以快速而方便打开“页面设置”对话框,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,13,1设置纸张大小和方向 “纸张”选项卡主要包括纸张大小和纸张来源，其中“纸张大小”列表列出了默认打印机支持的纸张的型号、尺寸，它的下面表示了相应纸的宽度和高度；如果在列表中选择“自定义大小”，就可以通过设置宽度和高度来定义纸张的大小。“纸张来源”一般选择默认设置即可。 2 调整页边距 页边距是指可编辑区域与纸张边界的距离，根据不同纸张定义不同的页边距，可以使打印出来的文档更加美观。“页边距”选项卡，在其中可以选择文本距纸边的上、下、左、右的距离，以及装订线的位置和宽度，纸张的打印方向等。对于这些设置，在预览框中可以看到效果。 3设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式 选择“版式”选项卡，在其中可以进行如下操作：选择“奇偶不同”或者“首页不同”，可以对首页或奇偶页设置不同的页眉页脚；“垂直对齐方式”中选择“顶端”、“靠上”或“居中”，可以设置一页中文字内容在垂直方向的不同对齐方式；在页眉、页脚列表框中输入或选取数字，可以设置页眉、页脚至页边界的距离。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,14,4确定每页中的行数和每行的字符数 选择“文档网格” 选项卡，如图2-14所示，在其中可以设置文字排列的方向，文档内容文字分栏的数目以及文档中每页的行数、每行的字符数（这两个值与纸张的大小、页边框的宽度、字体的大小、排列方式都有关）。 2.2.6 打印效果的预览 （1）单击工具栏中的“打印预览”按钮，或者单击“文件”|“打印预览”项，屏幕立即出现打印预览窗口， （2）打印预览窗口中有一个工具栏 （3）当内容没有全部显示完时，可单击滚动条上的下三角按钮继续预览下面的内容。 （4）单击“关闭”按钮，即可返回到编辑窗口界面。 2.2.7 文档的打印输出 1打印操作的基本步骤 2打印操作的其他方式,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,15,2.3 机关办公公文编排及其制作规范 2.3.1 办公室文字处理的基本规范 1公文种类 我国各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机关和企事业单位在工作中还经常使用一些其他文字材料，习惯上称为机关常用公文，主要有计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。 2公文格式 所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文格式是公文具有权威性和约束力的具体表现。 公文的组成项目分为指定项目和选择项目。 公文从外观结构看，一般由文头、正文、文尾三部分组成。 3公文用纸 公文用纸一般为单页16开型（长260毫米、宽184毫米），图文区尺寸（即版心）为：长233毫米、宽大49毫米。也可以采用国标标准A4型（长297毫米、宽210毫米），图文区尺寸为：长270毫米、宽175毫米。布告、通告、公告的用纸视情况确定。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,16,4公文用字 字号一般按发文机关标识、标题、小标题、标识字符、正文及注释说明文字等顺序从大到小选用。 发文机关标识，推荐使用高22毫米、宽15毫米黑变字体或初号宋体字。 联合行文，推荐用小初号字。 公文标题、小标题，分别推荐使用二号、三号宋体字。 秘密等级、紧急程度和各标记字符或其他重点字句，推荐使用三号黑体字。 主题词，推荐用三号宋体字。 一般公文正文、主抄送机关、无正文说明、附件说明、发文字号、成文日期、印发说明、注释、特殊情况说明等，推荐用三号或四号仿宋体字。 5公文书写 文字一律采用从左到右横排。在左侧装订。少数民族文字按习惯书写、排版。 2.3.2 利用公文向导制作“比赛通知” 1启动Word，单击“文件”|“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格。 2在该任务窗格中，选择“根据模板新建”区的“通用模板”命令， 3选择“报告”选项卡，单击“公文向导”图标，然后再单击“确定”按钮，出现 “公文向导”对话框。 9单击“下一步”，单击“完成” 根据需要，还可以再对向导制作的公文进行内容编辑和格式编排,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,17,小 结 在办公事务中，文字处理需要经常进行的一项基本操作。本章通过办公实践中的一个“比赛通知”文档实例，详细介绍了办公中文字处理的基本知识和具体操作方法，主要内容包括文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文等。 通过本章的学习，读者应该能够熟练地进行办公业务管理中文字处理工作，对日常工作中的简单文档如公告文件、工作计划、工作总结能够进行娴熟的输入、编排和打印。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,18,习 题,一、填空题 1在Word中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择_，双击可以选择_，三击可以选择_。 2将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用Word “常用”工具栏上的_按钮，单击它可以_。双击可以_。 3在应用Word编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上_；如果有语法错误，则英文句子被自动加上_。 4某个文档基本页
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