大学办公自动化技术与应用-周贺来-PPT文稿资料课件PPT
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第6章办公中的演示文稿制作【本章内容介绍】在办公实践中需要解释一些复杂内容时，用文字描述可能比较困难。此时，可以将相关内容制作成一些图文并茂的幻灯片，然后在面向观众播放的同时，进行更详细的讲解。PowerPoint是一个功能强大、操作简便的幻灯片制作软件，它可以制作出不同需求的幻灯片，并可根据需要灵活放映。本章介绍如何利用PowerPoint制作和播放演示文稿。【本章主要知识点】演示文稿及其功能简介演示文稿的创建方法演示文稿中文字的编排演示文稿中各种对象的添加演示文稿的编辑与修饰演示文稿的放映设置演示文稿的打包操作演示文稿的显示与打印6.1 POWERPOINT制作演示文稿简介6.1.1 PowerPoint的功能特点可以作为屏幕演示可以制作投影机幻灯片及35毫米专业幻灯片可以同时制作讲义、备注和大纲，并且可以在演示中作记号6.1.2 PowerPoint演示文稿制作时的几个术语演示文稿：PowerPoint文件，默认扩展名为.ppt，所以有时也称之为PPT文档。对象：PowerPoint幻灯片的组成元素。当向幻灯片中插入文字、图表、结构图、图形、Word表格以及其他任何可以插入的元素时，这个元素就是一个对象。版式：幻灯片中对象的布局格式。制作幻灯片时，PowerPoint 提供了30多种版式，每一种自动版式都提供了相应的占位符，根据提示单击或双击它即可填写相应内容。母版：母版包含着每个页面上所需要显示的对象。例如，想在每张幻灯片的右下角都出现公司的标志，只要将公司的标志图案置于幻灯片母版的右下角即可。配色方案：一组可以用于演示文稿的预设颜色，也可用于表格和图表，以及图形的着色等。在幻灯片制作中，随时可以选择、修改和设置配色方案。模板：一个已经保存的演示文稿文件，包含有预先定义的文字格式、颜色以及图形等元素。每个模板都表达了某一种风格，它是由特定的专业人员事先制作好的。6.1.3 PowerPoint演示文稿的设计原则内容重点要突出格式设置要简洁表现形式要直观导航设计要清晰颜色搭配要合理声音效果要适当6.1.4 PowerPoint演示文稿的制作步骤1作好准备工作，搜寻相关素材、理清整体思路、确定整体风格。2选择用来表现内容的模板，并确定各个幻灯片的适当版式。3建立各个幻灯片，并在幻灯片中加入标题、正文等文字对象 。4在幻灯片中加入图片、表格、图表、结构图、图形、声音、影片等对象。5对幻灯片中各个对象的内容进行编辑、排版、设置动画效果。6设置幻灯片之间的切换效果、超级链接、导航按钮、动作设置等。7设置幻灯片的放映方式，并在需要时进行打包操作处理。6.2 演示文稿的创建6.2.1 PowerPoint的界面组成6.2.2 快速创建演示文稿框架1启动PowerPoint。2选择模板：如图6-3所示，单击任务窗格中“新建”下的“根据设计模板”；在出现的如图6-4所示任务窗格的“应用设计模板”列表中选择一个适当的模板。图 6-3“新建演示文稿”窗格 图 6-4 “幻灯片设计” 窗格 3. 单击选中的模板样式右侧的“”按钮，弹出快捷菜单。4在快捷菜单中进行选择，“应用于所有幻灯片”是所有幻灯片都使用这一种模板；“应用于选定幻灯片”是只有所选的幻灯版具有该模板格式。5按照需要，将需要的各个幻灯片的框架结构全部制作完成。6.2.3 幻灯片中文字的编排1在演示文稿中直接输入文字（1）幻灯片标题的输入（2）主体区中文本的输入2编辑与格式化文本幻灯片中的文本可以进行复制、移动、删除等编辑操作，对文字的字体、字形、字号和颜色也可进行设置，其操作同其他软件中的文本编排类似 6.2.4 幻灯片中多媒体对象的添加1添加图片选择“插入“图片”“来自文件”，从 “插入图片”对话框中选取需要需要插入的图片，之后单击对话框上的“插入”按钮。2添加图形首先在幻灯片视图中打开所要加入图形的幻灯片，然后利用“绘图工具栏”上的各种绘图工具和自选图形在幻灯片上绘图；或者选择“插入”“图片”“自选图形”命令。3添加艺术字(参照“添加图形”）4添加声音和影片选择“文件”/“影片和声音”/“文件中的声音”命令。在弹出的“插入声音”对话框中，打开存放声音的文件夹在列表框中双击相应需要的声音文件名，弹出消息框。单击“是”按钮，则放映幻灯片时，自动播放该声音，否则单击幻灯片中的 “”图标时才会播放声音（声音插入成功后，在幻灯片中会出现一“”形 图标）。 6.2.5 幻灯片中旁白的录制旁白是演示文稿设计者用话筒录制的讲解声音。录制旁白的操作步骤如下：1选择要添加旁白的幻灯片，选择单击“幻灯片放映”/“录制旁白”命令，弹出如图6-12所示的“录制旁白”对话框。2单击“设置话筒级别”，在弹出的“话筒检查”对话框中，检查话筒的录音效果，然后单击“确定”按钮。3在“录制旁白”对话框中，单击“更改质量”按钮，弹出“选择声音”对话框，从中设置声音的各项指标，单击“确定”按钮。 4单击“录制旁白”对话框中的“确定”按钮，开始在放映幻灯片的过程中录制旁白。录制完一张幻灯片的旁白后，单击鼠标左键，接着录制下一张。5全部录制完毕，弹出消息框，询问是否将幻灯片的排练时间保存，可单击“保存”或“不保存”按钮。6.2.6 幻灯片中表格与图表的添加1添加表格如果是新增幻灯片，就在打开的“新幻灯片”对话框中，选择带有“表格”的版式；然后双击“表格”占位符，即可根据需要进行表格设置，从而添加表格。如果想在已有的幻灯片中加入表格，可以单击工具栏上的“插入表格”按钮或选择单击“插入”“表格”命令项 2添加图表如果是新增幻灯片，就在 “新幻灯片”对话框中，选择带“图表”的版式；然后双击“图表”占位符，即可添加相应图表。如果想在已有的幻灯片中加入图表，可单击工具栏上的“插入图表”按钮或选择单击“插入”“图表”命令项。下面以制作第6张幻灯片(公司销售业绩)中的柱状数据图表为例详细说明其操作方法。操作步骤如下：（1）在幻灯片视图中打开第6张 也就是“公司经营业绩” 幻灯片。（2）选择单击“插入”“图表”命令项。（3）在幻灯片中很快出现一个图表占位符和一个与之匹配的数据表格，如图6-16所示表格中已经有一些事先输入过的数据。（4）根据实际需要，修改数据表格中的相关数据和行列标题，还可以扩充数据区域。（5）最后，在数据表格和图表外面任意处单击鼠标，数据图表就很快制作完成。 6.2.7 幻灯片中组织结构图及其他对象的添加、添加组织结构图（1）如果是新增幻灯片时就直接创建组织结构图，那么需要在打开的“新幻灯片”对话框中，选择带“组织结构图”的版式；然后双击“组织结构图”占位符。（2）如果是为原来已经存在的幻灯片添加组织结构图，需要选择单击“插入”/“图片”/“组织结构图”命令。（3）上面两种方法操作后，系统都将 “组织结构图窗口”，根据组合结构的需要，在相应文本框中输入有关人员信息即可。操作时，单击某一文本框即可输入文字，输入的文字能够进行格式设置。、添加其他对象（1）选择要添加对象的幻灯片，单击“插入”/“对象”，弹出如图6-19所示“插入对象”对话框。（2）拖动滚动条在对象列表中选择并双击要插入对象的类型，即可调出相应的应用程序，对对象进行编辑后单击对象以外的空白区域，返回幻灯片6.3 演示文稿的编辑和修饰6.3.1 幻灯片中对象的编辑缩放复制移动删除6.3.2 幻灯片的复制、移动与删除（参照以前学习）6.3.3 演示文稿模板的设计和更换要自己设计演示文稿模板，建立演示文稿时，选择“空的演示文稿”；然后，自己就可以在空的幻灯片上自由设计。更换演示文稿模板的视图窗格，可以单击格式工具栏的“幻灯片设计”按钮；也可以选择单击“格式”“幻灯片设计”命令。以上两种方法都可以打开 “幻灯片设计” 视图窗格，从模板文件列表中选择一个模板，从其快捷菜单中选择“应用于所有幻灯片”或“应用于选定幻灯片”选项；即可完成模板的局部或者全部更换。如图6-20所示为重新选取一种模板，并选择“应用于所有幻灯片”后，幻灯片模板改变后的演示文稿效果。6.3.4幻灯片版式的更新1在“幻灯片浏览视图”中，选择所要修改的幻灯片。2单击格式工具栏中的“幻灯片版式”按钮或选择“格式”“幻灯片版式”命令，打开 “幻灯片版式”对话框(抓图时调整了宽度，与屏幕显示可能不一样)。3在打开的“幻灯片版式”对话框中选择新版式，按“重新应用”按钮完成操作。6.3.5 幻灯片背景的修改操作步骤如下：选择“格式”菜单中的“背景”项，打开“背景”对话框，在背景填充下面的背景颜色列表中，选择颜色块，可以修改背景颜色；如果选择“填充效果”，将打开“填充效果”对话框，此时： 选择“过渡” 、“纹理” 、“图案” 、“图片”标签，可以分别制作逐渐变色、背景纹理、背景图案、背景图片的效果。6.3.6 幻灯片配色方案的修改1单击任务窗格标题栏右侧的“”按钮，在下拉菜单中选择“幻灯片设计配色方案” 。2在“应用配色方案”列表中选择一种方案并单击，幻灯片的配色方案将被新的配色方案取代；单击该方案右侧的“”，在弹出的快捷菜单中单击“应用于所选幻灯片”命令，被选中的幻灯片配色方案改变，其他的不改变。3可以改变幻灯片中某一部分的配色方案。操作方法如下：（1）单击“幻灯片设计”任务窗格下部的“编辑配色方案”，弹出“编辑配色方案”对话框。（2）在“编辑配色方案”对话框中选择要改变颜色的部分，单击“更改颜色”按钮。（3）在弹出的“颜色”对话框（根据选择要改变颜色部分的不同，其名称不一样）中设置颜色，可在标准选项卡或自定义选项卡中设置，然后单击“确定”。（4）若要继续更改其他部分的颜色，重复（2）（3）步骤的操作。（5）单击 “应用”按钮，返回“幻灯片” 6.3.7 演示文稿母版的设计母版是用来定义演示文稿格式的，它可以使一个演示文稿中每张幻灯片都包含某些相同的文本特征、背景颜色、项目符号、图片、文本占位符和页脚占位符等。每一份演示文稿都有四种母版：幻灯片母版、讲义母版、备注母版和标题母版。下面主要介绍前两者。1幻灯片母版幻灯片母版主要用来控制除标题幻灯片以外的幻灯片的标题、文本等外观样式。本章实例中的幻灯片母板中添加了公司图标，并且字体格式进行了统一设置。操作步骤如下：（1）选择单击“视图”“母版”“幻灯片母版”命令 （2）选择虚线框中对应的文本，单击“格式”“字体”命令，在字体对话框中设置文本的格式；单击“格式”“项目符号和编号”命令，设置文本前的项目符号；在幻灯片母版上添加所需的图片、图形等对象，（3）设置完后，单击格式工具栏左侧的“关闭母版视图”按钮，返回普通视图。2利用标题母版要让标题幻灯片与演示文稿中其他幻灯片的外观有所区别，通过“标题母版”可以完成，标题幻灯片即幻灯片版式中的第一张幻灯片。设置标题幻灯片的操作步骤如下：（1）选择单击“视图”“母版”“幻灯片母版”命令。（2）在母版视图中，单击左侧的标题母版缩略图（下边的一个）以显示标题母版。（3）在标题母版中可以对幻灯片的主、副标题进行格式设置，操作同幻灯片母版。6.3.8 页眉页脚的添加6.4 演示文稿的放映设置6.4.1 放映方式的设置选择单击“幻灯片放映”/“设置放映方式”命令，弹出“设置放映方式”对话框2根据下面介绍的特点，在“放映类型”的以下三种类型中选择一种： （1）演讲者放映（全屏幕）：全屏显示演示文稿，适用于演讲者播放演示文稿，演讲者完整的控制播放过程，可采用自动或人工方式放映，需要将幻灯片放映投射到大屏幕上时也采用此方式。（2）观众自行浏览（窗口）：在小型窗口显示演示文稿，适用小规模的演示，观众自行观看幻灯片放映。使用滚动条从一张幻灯片移到下一张幻灯片，在放映时可以移动、编辑、复制和打印幻灯片。（3）在展台浏览（全屏幕）：全屏自动显示演示文稿，结束放映用Esc键。3在“放映幻灯片”、“放映选项”和“换片方式”区进行相应的选择设置。4全部设置完成后，单击“确定”按钮即可。6.4.2 切换效果的设置1利用“幻灯片切换”命令切换2排练计时切换3利用“动作按钮”切换6.4.3 动画效果的设置1利用动画方案设置动画单击“幻灯片放映”/“动画方案”命令，弹出“幻灯片设计”任务窗格，在任务窗格中单击动画方案。动画方案是系统将标题、文本等各部分间出现的动画以最佳的效果进行配搭，只需选择一种方案各部分就会以不同的动画方式出现，不需要一一设置。2自定义动画自定义动画是用户自己对幻灯片中的各个部分设置不同的动画方案，各部分按所设置的顺序进行演示。单击“幻灯片放映”“自定义动画” 6.4.4 超级链接的建立以第2张中各个条目建立超级链接为例主要操作步骤如下：打开第2张幻灯片，选中需要建立超级链接的第一个对象“公司情况简介”，右击鼠标，在快捷菜单中选择“超级链接”命令，弹出 “插入超级链接”对话框。在对话框的“链接到”区域选择“本文档中的位置”，在随之出现的“请选择文档中的位置”下列表框中选择被超级链接的目标对象“公司简介”幻灯片，“幻灯片预览”区将会显示出该幻灯片的样式。如果需要为超级链接加上屏幕提示，可以单击 “屏幕提示”按钮，在随之出现 “设置超级链接屏幕提示”对话框的“屏幕提示文字”文本框中输入屏幕提示信息。单击“确定”按钮，超级链接建立完成。6.4.5 自定义放映的设置自定义放映是用户将已有演示文稿中的幻灯片分组，创建多个不完全相同的演示文稿，放映时根据观众的不同放映演示文稿中的特定部分。 操作步骤如下：1选择单击“幻灯片放映”/“自定义放映”命令，弹出“自定义放映”对话框，如左图所示。2单击“新建”按钮，弹出“定义自定义放映”对话框，如右图所示。3在“定义自定义放映”对话框中的“幻灯片放映名称”文本框中输入名称；在“在演示文稿的幻灯片”列表框中选择幻灯片；单击“添加”按钮，被选中的幻灯片自动添加到右侧列表框中，单击“删除”按钮，还可以对右侧列表框中的幻灯片撤销选取。4单击“确定”按钮，返回“自定义放映”对话框，再单击“关闭”按钮。5单击“幻灯片放映”/“设置放映方式”命令，在出现的对话框中选中“自定义放映”项，单击“确定”按钮，然后单击“”按钮将能够放映自己定义的演示文稿。6. 5 演示文稿的打包操作1将演示文稿打包（1）打开准备打包的演示文稿。（2）选择单击“文件”“打包”项，启动 “打包向导”。（3）依次单击5次“下一步”，根据提示，逐项进行打包演示文稿的选择、存放打包文件的驱动器或路径的选择、是否包含链接文件以及TrueType字体的选择、是否包含播放器的选择、确认设置是否正确。（4）所有工作准备就绪后，可以单击“完成”按钮，计算机开始生成打包文件，最后出现打包成功提示，表示打包成功。（5）如果要验证软盘是否存放有打包文件，可以通过资源管理器来查看。正常情况下，应包含两个文件：其中Pngsetup.exe为解包安装程序，Pres0.ppz为压缩包文件。 2在PowerPoint 环境外放映打包文件一份“打包”后的文件，在PowerPoint环境外就可以直接放映。操作方法为：如果使用打包的播放器文件，首先需要释放播放器：使用资源管理器，在“打包向导”指定的打包文件目录中，执行Pngsetup.exe文件，根据提示操作，它将释放播放器文件Ppview.exe，然后就可以开始进行演示文稿的放映。6.6 演示文稿的显示与打印1屏幕视图方式的作用和特点（1）幻灯片视图（2）大纲视图（3）幻灯片浏览视图（4）幻灯片放映视图（5）备注页视图2 .页面设置3.打印设置小 结-1在办公事务处理中，通过制作多媒体演示文稿并进行播放，可以解释一些较复杂的问题和现象，还可以对一些主题进行宣传。这样，将使问题直观、形象、生动，更能抓住人们的注意力，增强演示内容的显示效果。制作演示文稿时，首先需要创建其框架结构，然后进行文字输入以及文字编排；根据需要，演示文稿的一些幻灯片中还可以进行图片与图形的添加，表格与图表的添加，组织结构图的添加，声音与影片的添加，以及进行幻灯片播放时旁白的录制。演示文稿制作完成后，有时还需要进行调整和修饰，这就牵涉到幻灯片及其其中对象的复制、移动、修改、删除等操作；根据需要还可以进行幻灯片模板的更换，修改幻灯片的母版设置，更改幻灯片的背景和幻灯片中各元素的配色方案等。小 结-2幻灯片放映时,需要进行切换效果设置，幻灯片中各元素的动画设置、动作按钮设置；在幻灯片中为了播放顺序以及导航设置的需要，还可以建立和应用超级链接；如果需要，用户可以自定义放映内容并对放映方式进行设置。如果想让演示文稿可以脱离PowerPoint播放，就需要对其进行打包操作。根据需要，还可以设置演示文稿有不同的屏幕显示效果，可可以进行各种打印操作。总之，通过本章的学习，读者可达到熟练创建各种风格的多媒体式演示文稿，并能娴熟地对不同等级的观众放映演示文稿的水平。习 题一、填空题1快速创建演示文稿框架的方法主要有_、_ 和_。 2演示文稿的输出类型有_、 _、 _、 _和 _五种，使用电脑放映演示文稿常用 。3幻灯片一般分为_区和_区两部分。标题通常应在 区，幻灯片要展示的信息要在 区。4演示文稿的视图方式主要有_ 、_、 _、 _。5幻灯片的三种放映方式分别是_ 、_、 _，分别适用于_、 _、 _的场合。二、判断题1一个
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