大学办公自动化技术与应用-周贺来-PPT文稿资料课件PPT
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第 1 章,办公自动化的基础知识,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,2,【本章内容介绍】,本章首先指出了办公自动化的基本概念、发展状况、未来发展趋势、我国办公自动化的发展过程和整体现状；然后介绍了办公信息系统的含义、构成、功能以及安全和保密对策；最后，说明了办公信息系统的类型，并以某省政府办公信息系统和某智能大厦办公信息系统作为实例，分别说明了政府办公信息系统和企业办公信息系统的基本知识。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,3,【本章主要知识点】,办公自动化的含义 办公自动化的层次 办公自动化的发展过程 办公自动化的发展趋势 我国办公自动化发展概况 办公信息系统的组成与功能 办公信息系统的安全与保密,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,4,【本章重点难点】,重点 办公自动化的基本概念 国内外办公自动化的发展情况 办公信息系统的组成与功能 办公信息系统的安全与保密 难点 办公自动化的发展趋势 办公信息系统的安全与保密措施,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,5,1.1 办公自动化的基本概念,1.1.1 概念 办公自动化（Office Automation, 简称OA） 作为一个术语是由美国通过汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。 20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C. Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。”,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,6,1985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义 办公自动化（Office Automation, 简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的 。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,7,1.1.2 层次,办公自动化分为三个层次 事务处理型 最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。 管理控制型 包含事务处理型。该层次的OA主要是MIS，它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。 辅助决策型 最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的OA主要是决策支持系统,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,8,1.1.3 办公自动化的内容,1公文管理 2会议管理 3部门事务处理 4个人办公管理 5领导日程管理 6文档资料管理 7人员权限管理 8业务信息管理,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,9,1.1.4 办公自动化的意义,1.实现办公活动的高效率、高质量 2.实现办公信息处理的大容量、高速度 3.实现办公活动的智能化,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,10,1.2 办公自动化的发展现状与未来趋势,1.2.1 起源 20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。 相关知识: 美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理. 我国70年代末长春“一汽”最早使用计算机开始进行数据处理工作.,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,11,1.2.2.办公技术设备的发展演变 办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。 1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。 20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。 20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。 20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动化”的阶段。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,12,1.2.3 办公自动化的发展趋势 办公自动化未来发展将体现以下几个特点： 办公环境网络化 办公操作无纸化 办公服务无人化 办公设备移动化 办公思想协同化 办公信息多媒体化 办公管理知识化,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,13,1.2.4 我国OA发展过程及其整体现状,我国OA发展过程 我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段 , 80年代中期，制定了办公自动化的发展目标及远景规划。 20世纪80年代末，我国开始大力发展办公自动化，到现在已经有十几年的历史。这个阶段我国建立了一批能体现国家实力的国家级OA系统 . 20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、群件系统(特别Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(如Microsoft Visual Studio)等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,14,整体现状 我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况: 起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。 已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。 已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,15,1.3办公信息系统的组成、类型与功能,1.3.1 办公信息系统的含义 办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,16,1.3.2 办公信息系统的构成要素,办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，分别是 办公人员 办公信息 办公流程 办公设备,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,17,1.3.3 办公信息系统的类型,1政府型办公信息系统 2事业型办公信息系统 3企业型办公信息系统 4经营型办公信息系统 5专业型办公信息系统 6案例型办公信息系统 7控制中心型办公信息系统 8事务型办公信息系统,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,18,1.3.4 办公信息系统的主要功能,一个完整的办公信息系统应该实现下面7个方面的功能: （1）建立内部通信平台 （2）建立信息发布平台 （3）实现工作流程自动化 （4）实现文档管理自动化 （5）实现辅助办公自动化 （6）促进业务信息集成 （7）实现分布式办公,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,19,1.4 办公自动化系统的安全与保密,1.4.1 信息系统安全与保密的含义 办公信息系统的安全与保密是两个不同的概念，安全是指为防止有意或无意的破坏系统软硬件及信息资源行为的发生，避免企业遭受损失所采取的措施，包括硬件安全、软件安全、数据安全和运行安全；保密是指为防止有意窃取信息资源行为的发生，使企业免受损失而采取的措施。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,20,1.4.2 影响办公自动化系统安全与保密因素分析 人为原因 自然原因 计算机病毒 其它原因 1.4.3系统安全与保密的基本要求 1、系统安全的基本要求: 能防止对信息的非法窃取； 可以预防泄露和毁坏事件的发生； 在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强，所需时间较短。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,21,2、数据保密的基本要求 数据隐蔽，避免数据被非授权人截获或窃取； 数据完整，根据通信期间数据的完整与否，检验数据是否被伪造和篡改； 发送方鉴别，证明发送方的身份以防止冒名顶替 防发送方否认，在保证数据完整性有发送方身份的前提下，防止发送方事后不承认发送过此文件。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,22,1.4.4 加强系统安全保密的常用措施 1严格制度管理 2加速法制建设 3加强宣传教育 4开展技术研究 1.4.5 保证办公自动化系统安全的对策： 1、安全监视技术 2、“防火墙”技术 3、终端识别 4、计算机安全加权 5计算机反病毒技术,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,23,1.4.6 加强系统数据保密的常用对策 1、用户认证技术 利用用户专有信息: 口令 密码 通行字 利用用户专有用品: 钥匙 IC卡 磁卡 利用保密算法 : 加密函数 动态口令 利用用户的生理特征: 指纹 声音 视网膜 2、计算机数据加密技术 明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为明文 “双钥”-共钥 密钥 3、数字签字技术 利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名 4、用户的自我保护,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,24,1.4.7 典型的系统安全保密对策方案 （1）加强系统安全的制度建设，进行安全知识宣传，加强系统使用人员的安全意识； （2）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限进行控制和管理； （3）在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒防范； （4）在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备； （5）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,25,小 结,办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的；它可分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决策型。与办公活动相对应，当前办公自动化的运行有两种模式：个人办公和群体办公。 20世纪60年代初，美国最先将电脑系统引入办公室。之后，办公自动化的发展过程在技术设备的使用上经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化四个阶段。其未来发展将体现以下特点：办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公业务集成化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化以及办公系统智能化。我国办公自动化发展经历了三个阶段，因种种原因，各个单位办公程度有所不同。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,26,办公信息系统是一种用来提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统，其构成要素涉及办公人员、办公信息、办公流程和办公设备。通过一个完整的办公信息系统，可以建立内部通信平台、建立信息发布平台、实现工作流程自动化、实现文档管理自动化、实现辅助办公、达到信息集成以及促成分布式办公的实现。 办公信息系统中，客观存在着许多不安全因素。必须加强安全和保密管理，主要措施包括：强化管理、加速立法、宣传教育、技术研究。其中，保证系统安全的技术对策有：安全监视、“防火墙”、终端识别、计算机安全加权等；加强系统数据保密的技术对策有：用户认证、计算机数据加密、数字签字等。 办公信息系统根据单位性质不同，有政府型、事务型、企业型、专家型等多种类型。,小 结（续）,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,27,习 题,一、简答 1什么是办公自动化？它包括哪些层次？ 2办公自动化的未来发展将体现哪些特点？ 3什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？ 4一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能？ 5为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？常用的对策措施有哪些？,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,28,二、论述 1结合当前办公自动化的现状和发展，论述开展办公自动化的意义。 2假设您是某公司的信息主管，现决定开发一套办公信息系统。试以您学习本章后的知识为基础，谈谈如何开始进行？请给出针对本企业情况的办公自动化解决方案。 3请利用节假日时间，步入一家商场、饭店、学校、医院或者其他企事业单位、政府行政机关，了解其办公信息系统的应用情况，将调查内容写成一篇调查报告。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,29,附：调查内容参考提纲 （其中画“”的属于需要自己加以发挥的内容） 1）该单位基本情况。哪些部门使用了计算机？什么配置？ 2）该单位是否有内部网？安装和使用了什么软件？ 4）是否有信息管理领导机构？人员、结构、设备情况？ 5）是否接入Internet？有没有e-mail和站点地址？ 6）是否开发了办公信息系统？单机版还是网络版？请描述其功能模块组成。 7）办公信息系统的应用对该单位的办公带来了什么好处？ 9）如果你是该单位的信息主管，你如何充分利用计算机和网络设备，建立办公信息系统用来提高工作效率和提高经济效益？ 10）结合自身专业特点，认为有必要进行调查的其它问题。,第 1 章办公自动化的基础知识【本章内容介绍】 本章首先指出了办公自动化的基本概念、发展状况、未来发展趋势、我国办公自动化的发展过程和整体现状；然后介绍了办公信息系统的含义、构成、功能以及安全和保密对策；最后，说明了办公信息系统的类型，并以某省政府办公信息系统和某智能大厦办公信息系统作为实例，分别说明了政府办公信息系统和企业办公信息系统的基本知识。【本章主要知识点】 办公自动化的含义 办公自动化的层次办公自动化的发展过程 办公自动化的发展趋势 我国办公自动化发展概况 办公信息系统的组成与功能 办公信息系统的安全与保密【本章重点难点】重点办公自动化的基本概念国内外办公自动化的发展情况办公信息系统的组成与功能办公信息系统的安全与保密难点办公自动化的发展趋势办公信息系统的安全与保密措施1.1 办公自动化的基本概念1.1.1 概念办公自动化（Office Automation, 简称OA） 作为一个术语是由美国通过汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。 20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C. Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。” 1985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义 办公自动化（Office Automation, 简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的 。 1.1.2 层次办公自动化分为三个层次事务处理型最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。 管理控制型 包含事务处理型。该层次的OA主要是MIS，它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。辅助决策型最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的OA主要是决策支持系统 1.1.3 办公自动化的内容1公文管理2会议管理3部门事务处理4个人办公管理5领导日程管理6文档资料管理7人员权限管理8业务信息管理1.1.4 办公自动化的意义1.实现办公活动的高效率、高质量2.实现办公信息处理的大容量、高速度3.实现办公活动的智能化1.2 办公自动化的发展现状与未来趋势 1.2.1 起源20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。 相关知识:美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理.我国70年代末长春“一汽”最早使用计算机开始进行数据处理工作.1.2.2.办公技术设备的发展演变办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。 1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。 20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。 20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。 20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动化”的阶段。 1.2.3 办公自动化的发展趋势办公自动化未来发展将体现以下几个特点：办公环境网络化办公操作无纸化办公服务无人化办公设备移动化办公思想协同化办公信息多媒体化办公管理知识化1.2.4 我国OA发展过程及其整体现状我国OA发展过程我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段 , 80年代中期，制定了办公自动化的发展目标及远景规划。20世纪80年代末，我国开始大力发展办公自动化，到现在已经有十几年的历史。这个阶段我国建立了一批能体现国家实力的国家级OA系统 .20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、群件系统(特别Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(如Microsoft Visual Studio)等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。 整体现状我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况:起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。1.3办公信息系统的组成、类型与功能1.3.1 办公信息系统的含义 办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。1.3.2 办公信息系统的构成要素办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，分别是办公人员办公信息办公流程办公设备1.3.3 办公信息系统的类型1政府型办公信息系统2事业型办公信息系统3企业型办公信息系统4经营型办公信息系统5专业型办公信息系统6案例型办公信息系统7控制中心型办公信息系统8事务型办公信息系统1.3.4 办公信息系统的主要功能一个完整的办公信息系统应该实现下面7个方面的功能:（1）建立内部通信平台（2）建立信息发布平台（3）实现工作流程自动化（4）实现文档管理自动化（5）实现辅助办公自动化（6）促进业务信息集成（7）实现分布式办公1.4 办公自动化系统的安全与保密1.4.1 信息系统安全与保密的含义办公信息系统的安全与保密是两个不同的概念，安全是指为防止有意或无意的破坏系统软硬件及信息资源行为的发生，避免企业遭受损失所采取的措施，包括硬件安全、软件安全、数据安全和运行安全；保密是指为防止有意窃取信息资源行为的发生，使企业免受损失而采取的措施。1.4.2 影响办公自动化系统安全与保密因素分析人为原因自然原因计算机病毒其它原因1.4.3系统安全与保密的基本要求1、系统安全的基本要求: 能防止对信息的非法窃取；可以预防泄露和毁坏事件的发生；在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强，所需时间较短。2、数据保密的基本要求数据隐蔽，避免数据被非授权人截获或窃取；数据完整，根据通信期间数据的完整与否，检验数据是否被伪造和篡改；发送方鉴别，证明发送方的身份以防止冒名顶替防发送方否认，在保证数据完整性有发送方身份的前提下，防止发送方事后不承认发送过此文件。1.4.4 加强系统安全保密的常用措施1严格制度管理2加速法制建设3加强宣传教育4开展技术研究1.4.5 保证办公自动化系统安全的对策：1、安全监视技术 2、“防火墙”技术3、终端识别4、计算机安全加权 5计算机反病毒技术1.4.6 加强系统数据保密的常用对策1、用户认证技术利用用户专有信息: 口令 密码 通行字利用用户专有用品: 钥匙 IC卡 磁卡 利用保密算法 : 加密函数 动态口令利用用户的生理特征: 指纹 声音 视网膜2、计算机数据加密技术明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为明文 “双钥”-共钥 密钥3、数字签字技术利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名 4、用户的自我保护1.4.7 典型的系统安全保密对策方案 （1）加强系统安全的制度建设，进行安全知识宣传，加强系统使用人员的安全意识；（2）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限进行控制和管理； （3）在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒防范； （4）在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备； （5）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。 小 结办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的；它可分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决策型。与办公活动相对应，当前办公自动化的运行有两种模式：个人办公和群体办公。20世纪60年代初，美国最先将电脑系统引入办公室。之后，办公自动化的发展过程在技术设备的使用上经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化四个阶段。其未来发展将体现以下特点：办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公业务集成化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化以及办公系统智能化。我国办公自动化发展经历了三个阶段，因种种原因，各个单位办公程度有所不同。办公信息系统是一种用来提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统，其构成要素涉及办公人员、办公信息、办公流程和办公设备。通过一个完整的办公信息系统，可以建立内部通信平台、建立信息发布平台、实现工作流程自动化、实现文档管理自动化、实现辅助办公、达到信息集成以及促成分布式办公的实现。办公信息系统中，客观存在着许多不安全因素。必须加强安全和保密管理，主要措施包括：强化管理、加速立法、宣传教育、技术研究。其中，保证系统安全的技术对策有：安全监视、“防火墙”、终端识别、计算机安全加权等；加强系统数据保密的技术对策有：用户认证、计算机数据加密、数字签字等。办公信息系统根据单位性质不同，有政府型、事务型、企业型、专家型等多种类型。小 结（续）习 题一、简答1什么是办公自动化？它包括哪些层次？2办公自动化的未来发展将体现哪些特点？3什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？4一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能？5为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？常用的对策措施有哪些？ 二、论述1结合当前办公自动化的现状和发展，论述开展办公自动化的意义。2假设您是某公司的信息主管，现决定开发一套办公信息系统。试以您学习本章后的知识为基础，谈谈如何开始进行？请给出针对本企业情况的办公自动化解决方案。3请利用节假日时间，步入一家商场、饭店、学校、医院或者其他企事业单位、政府行政机关，了解其办公信息系统的应用情况，将调查内容写成一篇调查报告。附：调查内容参考提纲（其中画“”的属于需要自己加以发挥的内容）1）该单位基本情况。哪些部门使用了计算机？什么配置？2）该单位是否有内部网？安装和使用了什么软件？4）是否有信息管理领导机构？人员、结构、设备情况？5）是否接入Internet？有没有e-mail和站点地址？6）是否开发了办公信息系统？单机版还是网络版？请描述其功能模块组成。7）办公信息系统的应用对该单位的办公带来了什么好处？9）如果你是该单位的信息主管，你如何充分利用计算机和网络设备，建立办公信息系统用来提高工作效率和提高经济效益？10）结合自身专业特点，认为有必要进行调查的其它问题。第 2 章,办公中的简单文字处理,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,2,【本章内容介绍】,本章首先介绍了文字处理的基本知识；然后通过一个简单、实用的某市“青年歌手大奖赛”比赛通知为例，讲解了简单文档的处理流程，包括文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置、打印预览以及打印输出等；最后介绍了公文处理的基本规范，仍以制作上面的“通知”公文为例介绍了利用公文向导制作公文的方法。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,3,【本章主要知识点】,文字处理工作流程 文档的录入与编排 文档的页面设置 文档的打印操作 公文的处理规范 利用向导制作公文,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,4,2.1 文字处理软件及其操作流程,2.1.1 文字处理软件及其功能 文件存储 内容编辑 简单排版 输入校验 输出 提供输入输出接口 对象的嵌入与链接,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,5,2.1.2 文字处理的操作流程,文字处理的操作流程:,流程中各个步骤的含义如下： 1文字录入：包括文字录入、符号录入以及图片、声音等多媒体对象采集、导入。 2文本编辑：包括选取、复制、移动、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。 3格式排版：包括字体、段落排版，分页、分节、分栏排版，边框、底纹设置等。 4页面设置：包括纸张设置、边界设置、装订线设置、页面页脚设置等。 5打印预览：就是在实际打印前先在屏幕上模拟显示文档的打印效果。 6打印输出：包括打印机选择、打印范围确定、打印份数设置、缩放打印设置等。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,6,2.2 简单文档处理实例“青年歌手大奖赛”通知的制作,本节以利用Word制作某市“青年歌手大奖赛”比赛通知为例，来讲解简单文档的处理过程，主要目的是让读者先对办公文档的处理流程有个全面的认识。比赛通知的文档效果如图2-3所示 :,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,7,2.2.1 启动Word并作相关设置 1启动Word软件 首先通过单击“开始”|“程序”|“Microsoft Word”（具体名称、位置可能因机器而异），启动Word软件。启动后的默认界面如图2-4所示，它同时打开一个空白文档。 2工具栏的设置 （1）工具栏简介 在Word的默认界面上，通常只存在“常用”和“格式”两个工具栏，如图2-4所示；在工具栏的右端往往还存在折叠按钮，折叠按钮上的双箭头表示还有折叠的工具按钮没有显示出来，单击该按钮可以看到折叠起来的工具按钮。,常用工具栏 折叠按钮 格式工具栏,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,8,在Word的使用过程中，各种工具栏上的工具按钮会根据用户的 使用频率出现或者不出现在默认界面上，这体现了工具栏的自适应性。 （2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开 在Word的默认界面上，“常用”和“格式”两个工具栏并排在一行，这使得许多工具按钮不能显示出来，这对于初学者往往感觉无所适从。下面介绍两种将二者分开，各自占据一行的方法。 方法一：利用“自定义”命令法 操作时，单击“工具”|“自定义”命令，弹出“自定义”对话框，在“选项”选项卡中选上“分两排显示常用工具栏和格式工具栏”复选框。单击“关闭”按钮。使得常用工具栏和格式工具栏在两行并列显示。 第二种方法：拖动“移动控点”法 将鼠标移动到所示 工具栏的“移动控点”上，当光标呈现带箭头的“十”字形状时，拖动鼠标使之与其他工具栏上下排列。 “常用”工具栏与“格式”工具栏上下排列成两行后，工具栏上常用的所有工具按钮将全部显示出来，便于使用者查找、使用。 2.2.2 文字和符号的录入,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,9,1选择汉字输入方法 可以利用鼠标单击任务栏上的“输入法指示器”En图标，从弹出的菜单中选取汉字输入方法；也可以按键盘上的Ctrl+Space组合键，在英文输入方法和默认的中文输入方法之间切换，按键盘上的Ctrl+Shift组合键，可以在各种汉字输入方法之间切换。 2文本内容的输入 在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是： （1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。 （2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。 （3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。 同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入和改写两种状态，要根据需要进行选取，在两种状态之间进行切换可以按Insert键，或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。 3特殊符号的录入 文档中除了文字外，有时还需要输入一些符号（例如：、等）。 符号的输入方法主要有四种： （1）菜单法：通过 “插入” |“符号”（“特殊符号”）输入。 （2）工具栏法：将“符号栏”工具栏显示在界面上，利用按钮输入。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,10,（3）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的13种 供选键盘中选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。 （4）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以充分利用键盘来进行快速录入。 4文档录入后的联机校对 2.2.3 文档内容的编辑 1光标定位 光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。 2选定文本 （1）选择内容较少并且不是整段的选取 （2）选择内容多但不是全文时的选取 （3）使用看不见的选择栏 （4）利用快捷键操作选取 选取对象时，读者可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。 Ctrl+A：选择全部文档 三击所选段落：选择整段,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,11,Alt+移动鼠标：选择矩形文本块 Ctrl+单击选择栏：选择全文档 选定的简化 3修改文本技巧 操作者在需要修改文档内容时，应该首先选取出错内容的文本，然后直接输入新的文本，这样既可以删除所选文本，又在所选文本处插入新的内容。 4复制、移动、删除文本 首先必须选择所要操作的文本，然后才能进行复制、移动、删除操作。操作方法有： （1）利用快捷键 （2）菜单方法 （3）工具栏按钮方法 （4）鼠标拖动方法 5“选择性”粘贴的作用 粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置，但是有时若只想要其中的文字，而不要其格式，这个时候就可以使用“选择性粘贴”。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,12,6撤消和恢复操作 在对文档进行编辑的过程中， Word 会自动记录最近的一些操作，用户可以选择撤消一些错误操作。另外，如果又要取消撤消这个操作，也可以用恢复操作来达到目的。 撤消操作的方法是：选择“编辑”|“撤消”命令，或者单击常用工具栏上的“撤消”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Z。 恢复操作的方法是：选择“编辑”|“恢复”命令，或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Y或者单独按F4。 2.2.4 字体与段落格式排版 文档中字体和段落格式排版的基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。 另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可以通过使用“格式刷”按钮来实现格式的复制 2.2.5 文档的页面设置 单击“文件”|“页面设置”命令，可以打开“页面设置”对话框,可以设置以下步骤： 说明：双击标尺，也可以快速而方便打开“页面设置”对话框,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,13,1设置纸张大小和方向 “纸张”选项卡主要包括纸张大小和纸张来源，其中“纸张大小”列表列出了默认打印机支持的纸张的型号、尺寸，它的下面表示了相应纸的宽度和高度；如果在列表中选择“自定义大小”，就可以通过设置宽度和高度来定义纸张的大小。“纸张来源”一般选择默认设置即可。 2 调整页边距 页边距是指可编辑区域与纸张边界的距离，根据不同纸张定义不同的页边距，可以使打印出来的文档更加美观。“页边距”选项卡，在其中可以选择文本距纸边的上、下、左、右的距离，以及装订线的位置和宽度，纸张的打印方向等。对于这些设置，在预览框中可以看到效果。 3设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式 选择“版式”选项卡，在其中可以进行如下操作：选择“奇偶不同”或者“首页不同”，可以对首页或奇偶页设置不同的页眉页脚；“垂直对齐方式”中选择“顶端”、“靠上”或“居中”，可以设置一页中文字内容在垂直方向的不同对齐方式；在页眉、页脚列表框中输入或选取数字，可以设置页眉、页脚至页边界的距离。,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,14,4确定每页中的行数和每行的字符数 选择“文档网格” 选项卡，如图2-14所示，在其中可以设置文字排列的方向，文档内容文字分栏的数目以及文档中每页的行数、每行的字符数（这两个值与纸张的大小、页边框的宽度、字体的大小、排列方式都有关）。 2.2.6 打印效果的预览 （1）单击工具栏中的“打印预览”按钮，或者单击“文件”|“打印预览”项，屏幕立即出现打印预览窗口， （2）打印预览窗口中有一个工具栏 （3）当内容没有全部显示完时，可单击滚动条上的下三角按钮继续预览下面的内容。 （4）单击“关闭”按钮，即可返回到编辑窗口界面。 2.2.7 文档的打印输出 1打印操作的基本步骤 2打印操作的其他方式,办公自动化技术与应用电子教案,水利水电出版社,15,2.3 机关办公公文编
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