外贸信函的重要性

1 / 14 外贸信函的重要性 商务英语函电在对外贸易中的作用 摘要： XX 年对于全世界来说，应该是不平静的一年。一场全球性的金融危机突如其来，影响巨大。甚至影响了对外贸易。本文就商务英语函电的概念、功能及其所体现的开放性，全球性，地域性，低成本和高效率等内在的特征，商务英语函电在对外贸易中的应用及在对外贸易的作用进行了相关探索。它不仅改变了企业本身的生产，经营，管理，而且对传统的贸易方式带来冲击。其最明显的标志就是增加了贸易机会，降低企业成本，提高贸易效率。所以商务英语函电在经济全球化和全球信息化过程中得到迅 猛发展，而其本身的发展又极大地推动了对外贸易的发展。 关键词：商务英语函电、对外贸易、企业 引言 本文在浅析英语函电在对外贸易中的的运用一文中指出 ,商务英语函电是对外商务交流的主要途径之一。它是函电发出者编码和接受者解码的过程。顺利编码和解码的过程就是利用函电交际的过程。但是由于交际双方的文化背景不同、社会环境背景各异、思维方式和交际方式有别，产生误解在所难免，但同时交际又是一个动态的、系统的过程。因此，揭示并掌握商务英语函电的特点及其翻译技巧，对于提高业务水平、培养跨文 化交际能力、顺利达成交易是极为2 / 14 关键的。但是其中还有很多问题值得进一步探索，因此本文在分析商务英语函电概念及特点的基础上，对商务英语函电在对外贸易中的作用进行了研究。从而改变了企业本身的生产，经营，显著降低对外贸易成本，交易效率显著提高，提高了客户的满意度，扩大了贸易机会，使全球经济一体化的进程更快的向前推进。 一、商务英语函电的概念 商务英语函电是对外贸易领域人们借以沟通的书面工作语言 , 以外贸知识为背景。以外贸语言为载体的电子书信。 商务英语函电是对外商务交流的主要途径之一。但在信 息化高度发达的今天，该信件并不局限于纸质信件，也可以是电子邮件、传真或 MSN。它是函电发出者编码和接受者解码的过程。顺利编码和解码的过程就是利用函电交际的过程。商务英语函电最常用的内容包括：建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、赔偿、仲裁等。 二、商务英语函电的特点 商务英语函电是国际商务往来中经常使用的联系方式，是开展对外贸易业务和有关商务活动的基础及重要工具，因此 ,熟悉运用并正确理解商务英语函电出现的新特点，是顺利进行商务业务活动的前提和条件。 作用 地位中心化 随着世界一体化步伐的加快，国际间商务合作日益3 / 14 加强。在我国加入世界贸易组织后，与其他成员国的经济交往日趋频繁，对外经济贸易和技术合作迅速发展。对外贸易不断发展，而商务英语函电在当今世界贸易蓬勃发展之际，是国际商业交往中必不可少的手段，对外贸易的各个环节大多通过函电进行。从建立业务关系到达成交易，执行合同，以及执行合同过程中的纠纷等，大都需通过函电解决。因而，对外贸易又被称为“单据贸易”。在对外贸易的操作实务中，贸易各环节所有的交往函电都构成重要的依据。特别是当产生贸易纠纷时，它有可能左 右纠纷解决的结果。对外贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务英语函电的中心化作用也日渐明显。 传输方式信息化 随着信息技术、多媒体技术和技术的发展，人类进入了信息社会，信函在业务交流中不再占主导地位，而是很大程度上代之以传真、互联网、邮件等更为迅速、方便、经济的通讯手段，但在信息和形式来看，其基本格式、表达方式和内容都没有大的变化。可以说，传真和电子邮件是一封用传真或电子邮件方式投递的信函。特别是随着电子商务方式的发展，进出口商可在网上轻轻松松地发广告、报价格、下定单、签合同、结货款等。 电子商务的，是提高对外贸易效率的最有效办法之一，电子化、网络化对外贸易是对外贸易的发展方向。据在外贸行业工作的人员介绍，的商务交流 98%4 / 14 使用的是 E-MAIL，其余的是电传，有时候会打打电话。 书写格式自由化 商务英语函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。函电格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。随着贸易双方业务联系的增多与贸易关系的加强，彼此间的了解与沟通日益深入，有个人内容渗入公函的趋势，这也助长了其格式的自由化。 语言风格简洁化 在商务英语函电的写作过程中，除因格式自由化而变简洁外 ,其语言运用方面也简洁化了。一方面，函电中应省去那些客套、多余的话语而直接指向磋商主题，主要是为了简洁明了、便于阅读 ;另一方面，电子数据交换、电报等用语及短句的使用，都使其语言风格简洁化了。 写作形式多样化 由于商务英语函电涉及到外贸工作的各个环节，因此可以依据其作用、内容等分为若干种类。灵活掌握函电各种类型对外贸人员提出挑战。此外，函电的运输方式，除了传统的邮政邮寄外，还有现代化的快递、电报、电传、电子邮件以及国际互联网在线 及时沟通等。能够应用不同传递方式，也对今天的外贸人员提出了新的要求。 三、商务英语函电在对外贸易中的功能与优越性 商务英语函电在对外贸易中的功能 5 / 14 “传统的对外贸易活动，每一笔交易涉及的主体一般包括买方、卖方、银行、运输、税务、海关、商检等部门，环节众多，业务运作过程十分复杂，效率低，周期长，越来越不适应当今对外贸易业务快速发展的需要”。商务英语函电通过因特网将交易涉及的各方连成一体，把其中部分或全部的业务处理过程转移到网上。与传统的对外贸易活动相对应，商务英语函电在对外贸 易中具有以下基本功能： 1.物色贸易伙伴 物色贸易伙伴是开展对外贸易的前提。在传统方式下，无论是买方还是卖方，为了寻找合适的贸易伙伴，必须付出极高的代价。而利用商务英语函电物色贸易伙伴，既可以节省大量的人力、物力的投入，而且还不受时间、地点的限制。一方面，企业可以通过建立自己的网站或借助有关对外贸易商务英语函电平台向全球范围内的潜在客户提供有关产品和服务的供求信息，吸引相关客户开展贸易；另一方面，企业可以主动上网搜索各种经贸信息，寻找到理想的贸易伙伴。 2.咨询和洽谈 “咨询、洽谈是每一笔对外贸易业务的必经程序，也是交易能否成功的关键环节”。在传统方式下，由于时间和空间的限制，咨询、洽谈的过程既漫长，又不经济。因特网不仅具有便捷、低成本的通讯功能，而且具有高效、大容6 / 14 量的信息处理能力，在国际商务的咨询、洽谈活动中也具有十分重要的功能。买卖双方可借助电子邮件、新闻组和实时的讨论组了解市场和商品信息，洽谈交易事务，如有进一步的需求，还可用网上的白板会议来交流即时的 图形信息。通过因特网进行咨询和洽谈可以跨越面对面洽谈的限制，提供多种方便的异地交流方式。 3.网上订购与支付 商务英语函电可借助网站中的邮件交互传递网上的订购，并可通过银行和信用卡公司的参与实现网上支付。网上订购通常在产品介绍中提供十分友好的订购交互格式框，当客户填完订购单后，系统会用交易确认信息单来保证订购信息的收悉，订购信息也可采用加密的方法使客户和商家的商业信息不致泄露。对外贸易中的网上支付对可以直接通过因特网传递交付的软件、音影、咨询服务等无形产品交易来说极为便利，可节省很多人员的开销。并且，随着网络安全技术的不断发展，网上支付在对外贸易中的优势将会表现得更加明显。 4.交易管理 对外贸易的业务活动牵涉到政府的多个职能部门以及金融、保险、运输等众多配套服务部门，对对外贸易交易的管理包括有关市场法规、税务征管、报关、交易纠纷仲裁等多个环节。在传统的运作过程中，企业必须单独与各相关7 / 14 单位打交道，必定要花费大量的人力、物力，并且要占用大量的时间。商务英语函电使对外贸易的交易管理做到无纸化、网络化，使从事进出口业务的企业可直接通过因特网办理与银行、保险、税务、运输各方有关的电子票据和电子单证，完成部分或全部的结算以及索赔等工作，大大节省了交易过程的时间和费 用。 商务英语函电在对外贸易中的的优越性 商务英语函电提供企业虚拟的全球性贸易环境，大大提高了商务活动的水平和服务质量。其优越性主要有： 显著降低对外贸易成本 与国内贸易相比，对外贸易的单证数量繁多，处理费用高昂。“通过商务英语函电进行对外贸易，既可节省大约 90%左右的文件处理费用，又可缩短交单、结算、汇款的时间，加快资金周转，还可节省利息开支，成本优势十分显著”。 交易成本的降低还表现在由于减少了大量的中间环节，使买卖双方可以通过网络直接进行商务 活动，交易费用明显下降。“在传统的对外贸易业务中，因为大量的中间商的参与，国外进口商的进货价往往是国内生产企业交货价的5-10 倍”。现在有不少对外贸易商务英语函电平台直接把中国的生产企业和国外的进口商的供求信息整合在网上，让他们在网上直接交易，由于减少了中间环节，使中国的出口企8 / 14 业和国外的进口商都得到了实惠。 . 238 赵凤玉 :商务英语函电 J.商场现代化， 滕美荣、许楠：外贸商英函电，北京经济贸易大学出书社 XX 年版 吕平 .试论如何指导学生写出完美的商务英语函电 J.中等职业教育 ,2016,. 祁慰 .商务英语函电特性与使用探析 J.益阳职业技术学院学报 ,2016,. 常玉田 . 外贸函电 M . 北京 :中国人民大学出版社 ,XX. 林旭涛 .浅析英语函电在对外贸易中的的运用 J .广州广播电视大学学 XX 年 ,第 2 期 龙源期刊网 .cn 如何提高外贸信函在客户开发中的作用 作者：杨春华 来源：中国集体经济 2016 年第 03 期 摘要：随着经济 的快速发展，企业要想在现今激烈的竞争中取得胜利，客户作为决定企业成败的关键因素，许多企业都花费大量的人力、财力在客户开发方面，力求提高客户开发的成功率。由于信息技术的迅速发展，函电作为各企业纷纷采用的开发客户的常见方式，存在许多问题。如何提高客户开发率，是各企业亟待解决的问题。文章分析了在9 / 14 客户开发方面企业通常存在的问题，并提出解决方案。 关键词：客户开发；函电；成功率 一、客户开发在外贸企业中的作用 如今的社会，外贸企业要想得到长久的发展，客户是非常重要的因素。企业只有拥 有了稳定的、长期的客户关系，企业才能获得利润。客户关系是指企业为了达到其经营目的，与客户建立的某种联系。通过客户开发建立客户关系， 是实现客户价值的唯一渠道。客户价值对于企业来说，是其实现企业利润的关键因素。客户开发的成功与否，直接关系到外贸企业的生存和发展。 根据学生实习与工作的情况，高职学生的就业单位基本都是私营、民营外贸小企业。大部分企业 80%以上的客户都是通过网络来进行寻找的，同时客户也都会在网络上发布信息，双方通过函电建立业务关系。在执行合同过程中，出现任何问题也可以通过网络及时沟通、 解决，同时还可以随时保持联系，加深了解，为今后合作打下良好基础。 由于这些企业规模小，资金有限，他们在招聘人员的时候，特别注意成本节约。很多的企业更愿意通过网络、通过信函来寻找客户，联系客户。双方通过函电建立业务关系。由此可见，函电在企业客户开发中是具有优势的。 二、函电在学生就业与大赛中的作用 外贸公司在招聘商务专业毕业学生时，一般都要求10 / 14 学生能用完整、准确的英文信函与客户进行沟通。同时，企业在招聘学生时，也非常看重学生的专业背景。所以，企业从学校招聘的学生，他们的专业知 识和英语基础都是不错的。企业在面试时，都会考核学生的函电写作能力。由此可以看出，函电在学生就业当中是很重要的。 通过分析天津国土资源和房屋事业学院学生近几年参加各类大赛的情况，我们也发现了函电在专业中的重要性。 POCIB 外贸从业人员技能大赛和全国单证员技能大赛都旨在考核国际贸易从业人员的综合操作能力。分析这两个大赛，我们发现，在比赛内容设置上，都要求学生可以用准确的英文信函格式和内容与客户进行沟通。在阅卷设置上，这一环节也都是人工阅 商务英语函电在对外贸易中的重要性 商务 英语函电在对外贸易中的作用：世界经济和信息技术快速发展，商务英语函电已经成为对外贸易中不可或缺的重要组成部分。商务英语函电是在商务环境下，利用函电与具有不同文化背景的客户进行国际交流的行为，它是一种行业英语，是开展对外商务活动的基础和重要工具，是最常用也最有效的通讯手段之一 1 对外贸易和商务英语函电概述 对外贸易 对外贸易是一个国家或者地区看待它与其他国家11 / 14 和地区的贸易活动，主要是商品、劳务和技术的交换活动。对外贸易不但可以把发达国家互相联系起来，也可以把生产发展水 平低的国家以及地区加入到交换领域，使这些国家和民族的劳动产品日益具有商品以及交换价值的性质，带动他们的发展。进行对外贸易活动就可以参与国际分工，节约社会劳动，使各国的资源得到最充分的利用，加速社会扩大再生产，保证社会再生产顺利进行。按照货物移动方向可以分为进口贸易、出口贸易、净出口与净进口贸易等；按照运输方式可以分为陆运贸易、空运贸易、海运贸易等；按照交易对象可以分为直接贸易、间接贸易与转口贸易。 商务英语函电 商务英语函电是对外贸易中交流的主要途径之一。是以英语为载体而进行的函 电往来，主要应用电报、电传、信函、传真、电子邮件等通讯方式。它是函电发出者编码和接受者解码的过程。只要能顺利编码和解码，函电交际过程就可以顺利进行。商务英语函电包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。它是公司之间联系顾客的工具，在对外贸易中发挥着沟通买卖双方的媒介作用；它涉及的业务包括建立业务关系、询盘、发盘、还盘、接受、执行订单、装运、保险、付款、索赔等。商务函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。贸易双方业12 / 14 务联系越来越多， 彼此间的了解与沟通日益深入，这也是函电存在的原因。 2 英语函电在对外贸易中作用 随着信息技术和网络技术的发展，人类社会进入了信息社会，很大程度上传真、互联网、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通信手段代替了传统的信函通信手段。商务函电以其体贴、完整、具体、简洁、准确、清楚、礼貌的特性，在对外贸易中发挥着重要的作用，目的是索取传递信息，进行有效的交流、处理商务交流中有关事宜，维持良好的业务关系和进行正常的商务往来。具有效率高、经济性与简洁性的特点。国际贸易的操作中，所有函电都有重要的 法律依据。当产生贸易纠纷时，商务函电可能左右纠纷解决的结果。国际贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务函电的中心化作用也日渐明显。笔者经过探究总结，提出了商务函电在对外贸易中的作用： 提高对外贸易的工作效率、降低成本 传统对外贸易的通讯方式中，传统的信函和电报都是以纸文件传送信息，这样就造成了有大量相关资料和单据需要整理，分类和存档的繁琐过程。等待客户回复的时间漫长，这样使得工作效率非常低，耗时耗力。现代商务函电的使用，使纸文件逐渐减少，工作量变小， 工作变得比较简单， 相关的信息可以通过商务函电快13 / 14 速地传送给客户或合作伙伴；同时为企业降低了成本，尤其在外贸企业不断发展壮大的当今社会，企业管理成本降低的幅度就愈加明显。 为企业挖掘更多新客户，加深彼此之间的联系 商务英语函电的出现和快速发展，使国际通讯方式更加便捷。许多外贸企业可以通过网络信息或者经过他人介绍后得到潜在客户的联系方式，然后就可以使用方便可靠的现代商务英语函电使他们在短短几分钟内与客户取得联系。在经过询问和相互交流后，就可以与客户建立长期的合作关系。这样