（会计学专业论文）基于信息系统的内部控制研究.pdf

j e 立銮堑盍堂亟堂僮监塞 生塞埴翌 中文摘要 摘要：近年来，伴随着全球经济一体化进程的不断加快，i t 技术的飞速发展， i m e m e t l i i t r a n e t 技术和电子商务的广泛应用，人类已从工业经济时代跨入了知识经 济时代在知识经济时代，企业所处的经济环境已经发生了根本性变化。 管理实践证明，企业一切管理工作，都是从建立和健全内部控制开始的；企 业的一切活动，都是在内部控制之下进行；企业的一切决簧，都应统驭在完善的 内部控制体系之下。内部控制系统对于任何一个组织，无论其规模大小、盈利与 否，都是至关重要的。 网络技术的高速发展与广泛应用改变了企业的管理环境与管理理念，拓宽了 企业管理的范围和内容，而这一切又必定影响并改变着企业内部控制要素的具体 内容与表现特征，并导致企业会计信息系统内部控制内容、方法手段等发生变化， 传统会计的内部控制己不能满足网络环境的要求，管理信息系统的应用和业务流 程重组为企业提高内部控制效率，增强内部控制效果带来了前所未有的机遇。 本文简要介绍了内部控制理论，在此基础上分析了信息系统对企业内部控制 的影响，并以东方公司为例探讨我国企业如何构建基于管理信息系统的内部控制 框架。基于信息系统研究内部控制对个人知识结构要求很高，笔者水平所限，不 足之处，敬请老师和其他读者指正。 关键词：控制要素；内部控制；管理信息系统 分类号： j e 塞窑堑焘璺砸堂位途塞旦墨! 垦i a b s t r a c t a b s t r a c t ：kr e c e n ty e a r s 。a c c o m p a n i e dw i t ht h ec o n t i n u o u s l ys p e e d u po ft h e e c o n o m i cg l o b a l i z a t i o n ，w e n tw i t ht h ed e v e l o p m e n ta tv e r yf a s ts p e e d ，m o n gw i t ht h e w i d e l yu s eo ft h ei n t e m e f f i m r a n e tt e c h n o l o g ya n de l e c t r o n i cc o n n n c r c c ，w eh u m a n b e i n gh a ss t r i d d e nt h ea g eo f i n d u s t r i a le c o n o m yi n t ot h et i m eo f k n o w l e d g ee c o n o m y , w h e r et h ee c o n o m i ce l l v i r o t l m e u te n t e r p r i s el o c a t e dh a sc h a n g e df i m d a m e m a l l y i tw a sp r o v e di nm a n a g e m e n tp r a c t i c et h a ta l lt h em a n a g e m e n tt a s k so ft h e e n t e r p r i s e sb e g i nf r o mc o n s t r u c t i o na n dc o n s u m m a t i o no fi n t e r n a lc o n t r 0 1 a l lt h e b u s i n e s sw a su n d e ri n t e m a lc o n t r 0 1 a n da l lt h ed e c i s i o n sw e r ed r i v e nb yf i n ei n t e m a l c o m r o ls y s t e m i n t e r n a lc o n t r o li sc r u c i a lt oa n ya l li n s t i t u t e ，w h e t h e ri tw a sl a r g ea n d p r o f i t a b l e o r n o l t h ef a s td e v e l o p m e n ta n dw i d eu s a g eh a sc h a n g e dt h em a n a g e m e n te n v i r o n m e n t a n dc o n c e p t i o no fe n t e r p r i s e s ，b r o a d e n e dt h e s c o p ea n dc o n t e n t o fc o r p o r a t i o n m a n a g e m e n t ，w h i l ea l lt h ea b o v eh a v et oi n f l u e n ta n da l t e rt h em a t e r i a lc o n t e n ta n d r e p r e s e n t e dc h a r a c t e ro f t h ee n t e r p r i s e s i n t e r n a lc o n t r o le s s e n t i a l ，l e a dt ot r a n s f o r m a t i o n o fc o n t e n ta n dm e t h o do fk n t e m a lc o n t r 0 1 s ot h a tt r a d i t i o o a lf i n a n c i a li n t e m a c o n t r o l h a sb e e no u to fc o m m a n df r o mi n t e m e te n v i r o n m e n t ，b u tt h e a p p l i c a t i o no f m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m a n dr e f o r m a t i o no fb u s i n e s s f l o w b r i n ga b o u t o p p o r t u n i t yt h a tn e v e rh a p p e n e db e f o r ef o rt h ee n t e r p r i s et op r o m u t ei n t e r n a lc o n t r o l e f f i c i e n c ya n db o o s tu pi n t e m a lc o n t r 0 1e f f e c t i n t e r n a lc o n t r o lt h e o r yw a ss t a t e di nt h ep a p e r , w h i l eb a s e do nt h et h e o r y , t h ew r i t e r a n a l y z e dt h ei n f l u e n c eb r o u g h ta b o u tb yi n f o r m a t i o ns y s t e mt oe n t e r p r i s ei n t e r n a l c o n t r o l ，a n dt h e nt a k et h eo r i e n tc o m p a n ya sae x a m p l et od i s c u s sh o wt oc o n s t r u c t i n t e m a lc o n t r o lf r a m eb a s e d0 1 1m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e mf o r t h ed o m e s t i c c o m p a n y a si tr e q u i r e sh i g h - l e v e le p i s t e m ec o n f i g u r a t i o nt h a tt or e s e a r c hi n t e r n a l c o n t r o lb a s e do ni n f o r m a t i o ns y s t e m ，t h ew r i t e rh e r es i n c e r e l yl o o kf o r w a r dt or e c e i v e c r i t i c sa n dp r o p o s a l k e y w o r d s ：c o n t r o le s s e n t i a l ；i n t e m a lc o n t r o l ；m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m c l a s s n 0 ： 致谢 本论文的工作是在我的导师郭雪萌教授的悉心指导下完成的，郭雪萌教授严 谨的治学态度和科学的工作方法给了我极大的帮助和影响。郭雪萌教授为我们提 供了丰富的课题研究和实习机会，在攻克课题难关的过程中给予有价值的方向性 指导和改进建议。研究过程中得到的大量实战经验和锻炼出的思维方式，将是我 一生受用不尽的财富。在此衷心感谢近三年来郭雪萌老师学术上的悉心指导和生 活中的用心关怀。 在北京地铁投融资模式课题的研究过程中，李红昌老师在研究报告切入角度、 研究深度和广度的把握等方面给出了大量建设性意见，令我受益匪浅。 在广深内部控制项目中，张秋生教授、马忠副教授以及万里霜老师、张金鑫 老师、门珞老师和陆伟忠老师与我们同甘苦、共努力，在学习上和生活上都给予 了我很大的关心和帮助。 在此向所有指导、关怀过我的老师表示衷心的谢意，你们讲授的知识永铭于 心，你们的身教更胜于言传。 近三年来，李雪雁、祖一、张艳阳同学与我一起从事课题研究，一起参加项 目实习，彼此分担压力、共同解决难题，分享成功的喜悦；朱莉莉、王力维、郭 俊平、周倩同学对我论文中的理论研究工作给予了热情帮助。在此，向他们表达 我衷心的感谢。 感谢我的父母，给我选择的权力，给我拼搏的勇气，感谢他们的全力支持和 无私付出，感谢他们无微不至的关心，感谢他们无条件的包容和理解，他们是我 完成学业过程中面对困难和挫折时的精神支柱，是我前进中永远的动力。 衷心地感谢你们，感谢你们为我所做的一切! 1 引言 1 1研究背景与意义 随着全球经济一体化进程的加快，企业在激烈的市场竞争环境下面临的不确 定性越来越大，为了生存和发展，企业对其组织形式、内部管理不断进行探索和 改进，或兼并、重组以扩大企业资产规模，或改制以提高组织机构效率。在企业 资产急剧膨胀、组织形式和机构设置逐步向科学先进的组织管理形式迈进的过程 中，为了适应急速变化，提升管理效率，有效保证公司经营效益和财务报告的可 靠性以及法律法规的遵循性，企业必须形成一整套内部控制体系。 在i t 技术及网络科技的发展和应用中，我们正逐步向信息化社会迈进。信息 是维持社会正常运转的重要的基础性资源，信息系统正广泛深入地渗透到社会的 政治、经济、军事、文化等各个领域，这也加大了整个社会对信息系统的依赖性。 信息系统也使得企业的结构和运行模式产生了巨大变革。在信息系统环境下， 企业已经实现了业务和财务的一体化，资源得到了高度的共享。随着各种基于网 络的管理软件的出现，可以压缩组织的中间管理层级，构建基于网络的扁平化组 织结构，使公司内部信息传输畅通无阻。从时间上来看，基于网络的管理信息系 统能使企业对下属分部和子公司的管理由静态走向动态，从事后控制转向实时监 控甚至事前控制，节约时间成本，提升企业快速反应能力和抗风险能力。从空间 上来看，基于互联网的管理信息系统能够突破异地监控的空间局限，降低技术难 度和高昂的管理成本，使物理距离变成鼠标距离，企业总部的管理、控制能力可 延伸到全球任何一个角落。特别是在企业中使用最普遍的网络财务，具有远程处 理和实时处理功能，可以实现数据传递的电子化和集中化，从而使远程监控和集 中管理成为可能。企业总部可以利用网络远程监控所有分部和子公司的财务状况， 适时掌握其库存、销售、经营业务和资金运用情况，杜绝中间层干预数据真实性， 虚增或隐瞒利润等行为；同时利用网络的互动功能，使分布在世界各地的专家参 与决策成为现实，集中各方信息和才智进行更为科学有效的战略决策。 综上，企业所有的内部控制活动必然基于信息通道的通畅，目前的i t 技术和 网络技术发展为企业收集和合理利用信息提供了契机，为了有效地保护资产的安 全与完整，保证会计信息的真实、可靠，提高经营效益，企业迫切需要对传统内 部控制进行整合、优化，以提高管理者经营决策的效率和效果，因此基于信息系 统对企业的内部控制框架进行研究具有紧迫性且具有重大理论和现实意义。 1 2 论文思路及框架 笔者认为，良好的企业管理信息系统架构是企业成功实施信息化战略的必要 条件，本文研究的立足点是为企业管理信息系统的建设提供理论依据和实践参考。 本文以企业内外信息流动模式为切入点，分析了企业利用信息系统来控制和监督 其业务流程的机制，探讨了内部控制活动所涉及的不同方面对信息的需求和利用， 对企业管理信息系统对企业内部控制的影响做出剖析；基于以上理论分析，构建 了东方公司集成化管理信息系统框架。 本文的主要研究方法是：( 1 ) 理论研究。大量查阅内部控制、信息系统相关 文献和资料，及时、全面掌握国内外最新的研究动态；( 2 ) 案例分析。主要以定 性分析为主，并采用实证分析法中的案例研究方法。 本文用6 个章节来阐释研究内容： 第一章，引言，介绍研究背景和意义，简述论文思路及框架； 第二章，概述内部控制理论的发展和内部控制定义的演变，对本文所认可使 用的内部控制定义作一界定； 第三章，研究信息的流动方式、信息系统作用于企业内部控制的方式，解决 信息系统条件下企业内部控制应用的理论基础和技术问题； 第四章，在全面分析常见企业管理信息系统的功能、特点和发展的基础上， 提出集成化企业管理信息系统的基本架构和拓展功能架构设计，并对集成化企业 管理信息系统对企业内部控制的影响分三方面内容剖析，包括管理信息系统对企 业内部控制参与人、要素、方法的不同影响； 第五章，以前述理论为指导，以东方公司为例，分析东方公司现有信息化建 设的成果和存在的问题，探讨东方公司内部控制的内在要求对企业管理信息系统 的实际需求，据以进行企业管理信息系统架构的设计； 第六章，本文结论。 2 2 内部控制理论研究综述 2 1内部控制概念的动态发展过程 作为一个动态的概念，内部控制( i n t e r n a lc o n t r 0 1 ) 经历了内部牵制、内部控 制制度、内部控制结构和内部控制整体框架几个阶段的演变。不同时期的认识不 完全相同。 内部牵制是以查错防弊为目的，以职务分离和账目核对为手段，以钱、账、 物等会计事项为主要控制对象。最早对内部控制的概念理解都基于内部牵制范畴。 r h 蒙哥马利在1 9 1 2 年出版的著作审计一理论与实践中指出：所谓内部牵制， 是指一个人不能完全支配账户，另一个人也不能独立地加以控制的制度，即某位 职员的业务与另一位职员的业务必须是相互弥补、相互控制的关系。这可以称为 世界上最早的有关内部控制的定义。柯氏会计词典将内部牵制定义为：“以提 供有效的组织和经营，并防止错误和其他非法业务发生的业务流程设计。其主要 特点是以任何个人或部门不能单独控制任何一项或一部分业务权力的方式进行组 织上的责任分工，每项业务通过正常发挥其他个人或部门的功能进行交叉检查或 交叉控制。设计有效的内部牵制以便使各项业务能完整止确地经过规定的处理程 序，而在这规定的处理程序中，内部牵制机能永远是一个不可缺少的组成部分。” 这可以说是一个比较完整和权威的关于“内部牵制”的定义。一般说来，内部牵 制包括四大类：实物牵制、机械牵制、体制牵制和簿记牵制。 现代内部控制的理论和实践以美国最为丰富。1 9 3 4 年美国证券监督管理委员 会颁布的证券交易法中，首次提出了“内部会计控制”( i n t e m a l a c c o u n t i n g c o n t r o l s y s t e m ) 的概念。它指出证券发行人应设计并维护一套内部会计控制系统，以达 到下列目的：交易和接触资产必须依据授权执行，交易的记录必须符合g a a p 的 标准和有关需要，适时进行账实核对，并对差异进行调整与采取补救措施等。 首次正式出现“内部控制”的定义是1 9 4 9 年由美国会计师协会的审计程序委 员会在内部控制：一种协调制度要素及其对管理当局和独立注册会计师的重要 性的专题报告中所做的权威而具有重大影响的定义。“内部控制是企业所制定的 旨在保护资产、保证会计资料可靠性和准确性、提高经营效率。推动管理部门所 制定的各项政策得以贯彻执行的组织计划和相互配套的各种方法及措施。”简之为 “内部控制包括组织机构的设计和企业内部采取的所有相互协调的方法和措施”。 这个概念在当时被认为是对内部控制理论与实践的重要贡献。但由于内容过于宽 泛，审计人员无法承担对其审查的责任。为了按照公认审计准则来规范审计人员 对内部控制检查和评价的责任，美国审计程序委员会在1 9 5 3 年发布的审计程序 公告第1 9 号中，又将内部控制分为内部会计控制和内部管理控制。1 9 6 3 年在审 计程序委员会的第3 3 号公告中明确指出：独立审计师应主要检查会计控制。1 9 7 2 年美国审计准则委员会在审计准则公告第1 号中再次对内部会计控制和内部 管理控制进行了定义，并首次提出了“内部会计控制环境”的概念。 1 9 8 8 年4 月，美国会计师协会发布的审计准则公告第5 5 号，首次以“内 部控制结构”( i n t e r n a l c o n t r o ls t r u c t u r e ) 的概念代替“内部控制”概念。它指出： “企业的内部控制结构包括为提供取得企业特定日标的合理保证而建立的各种政 策和程序”，包括控制环境、会计制度和控制程序。控制环境是指公司的董事会、 管理部门等有关人员对内部控制的认识、态度和行为，影响内部控制其他方面( 控 制程序和会计系统) 的效率和效果。会计系统是指对企业发生的经济业务事项的 确认、归集、分析、分类、整理、登记和报告的方法和文件。控制程序是管理当 局为了达成特定目标而采取的管理政策、程序、方法的总称。 1 9 9 2 年c o s o 发布的纲领性文件内部控制一整体框架( i n t e m m c o n t r o l i n t e g r a t e df r a m e w o r k ) 中提出了“内部控制整体框架”的概念。并指出： “内部控制是企业董事会、经理当局以及其他人员为达到财务报告的可靠性、经 营活动的效率和效果、相关法律法规的遵循等三个日标而提供合理保证的过程”。 它认为内部控制整体架构主要由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、 监督五项要素构成。这在当时被誉为是对内部控制的最完整、最科学和最先进的 解释。 2 2 不同国家和组织对内部控制的理解重点 中国独立审计具体准则第9 号一内部控制与审计风险( 1 9 9 7 ) 第二条称， 内部控制“是指被审计单位为了保证业务活动的有效进行，保证资产的安全和完 整，防止、发现、纠正错误和舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和 实施的政策和程序。”中国财政部2 0 0 1 年颁布实施的内部会计控制规范一基本 规范( 试行) 中对内部控制的定义与此类似。 1 9 7 0 年日本会计学会审计特别委员会的一份报告指出：内部控制就是经营者 为了维护企业资产的完整性，确保会计记录的正确性和可靠性以及对经济活动进 行综合的计划、协调和评价而制定的制度、组织、方法和程序的总和。 美国内部审计师协会将内部控制定义为：管理人员为增强设定目标实现的可 能性而采取的行动。 国际审计准则第4 条称：“内部控制制度是单位的管理人员为帮助达到管 4 理人员的目标而采用的组织计划和全部方法与程序，在尽可能实行的范围内保证 其业务经营的顺序和有效性，包括严格遵守管理政策，保护资产，预防和揭发舞 弊和错误，保持准确和完整的会计记录，以及适时编制可靠的财务资料。内部控 制制度的不同组成部分适用于有关的内部控制，统称为内部控制。” 世界最高审计机关组织( i n t o s a i ) 内部控制准则第一章第1 条：“内部 控制系为达成管理目标，提供合理保证的管理工具”。第二章第7 条将内部控制定 义为：“一个组织的各项计划，包含管理的态度、方法、程序及其他能确保达成目 标的评量措施。 可见不同国家和组织对内部控制的责任主体、目的，本质的理解不完全相同。 责任主体分别有“被审计单位”、“经营者”和“管理人员”；关于内部控制的本质 分别是“政策和程序”、“制度、组织、方法和程序的总和”、“行动”、“管理工具” 和“评量措施”。 2 3 不同流派对内部控制的认识 同一个国家和组织内部，不同流派的专家学者对内部控制都有自己独特的认 识与理解。 以我国学者的意见为例： “内部控制是单位为合理保证经营活动的效率性，效果性、经济性，会计报 告的可靠性和法律法规的遵循性，而由控制环境、风险评估、控制活动、信息与 沟通、监督要素组成的自律过程。其贯穿于经营活动的全部过程，通常体现在管 理制度及惯例中。”( 陈关亭、李姝，2 0 0 2 ) 。 “我们认为，所谓内部控制是指企业为了实现经营目标，保证生产经营活动 高效率地进行，保护财产物资的安全完整，确保财务会计信息的准确可靠而对企 业内部各种经济业务活动采取的一系列相互制约和协调的方法、措施与程序的总 称。”( 熊筱燕、罗建玉、王殿龙，2 0 0 2 ) 。 “企业内部控制是指以法人治理结构为核心，在企业三会一总( 股东会、 董事会、监事会、总经理层) 的相互制衡的基础上，协同其他员止实施的一系列 控制内容，建立监督与激励机制，其目的是处理好企业中多层次的委托代理关 系，。从系统的观点来看，内部控制是企业整个管理系统的一个子系统，其 主体是企业管理者，其客体是寓于企业管理客体范围之内，其目标和实现目标的 手段最终都要服从于整体企业管理目标的需要。因此，内部控制制度实质上是一 种管理制度”( 王立勇，2 0 0 4 ) 。王立勇是从委托代理和企业管理两个角度来界定 内部控制，认为内部控制的本质上是管理控制系统，是管理制度与措施。 由此可见，内部控制是一定企业目标下的企业运转机制和制度，内部控制制 度是企业( 法人) 的神经，内部控制机制好比是企业有机体的运动、消化、呼吸、 血液循环等系统，内部控制措施好比是企业有机体的活动调节手段。任何手段的 长期疏漏和不当都会影响某一系统甚至整个机体的正常运转。 2 4 本文的内部控制界定 归结上述文献，本文将内部控制界定为：是为合理保证单位经营活动的效益 性、财务报告的可靠性和法律法规的遵循性，而自行检查、制约和调整内部业务 活动的自律系统。它贯穿于经营活动的全部过程，包括控制环境、风险评估、控 制活动、信息与沟通，监督等要素，并受企业董事会、管理阶层及其他人员影响。 6 基于信息系统的内部控制分析 3 1企业与外部环境要素间的信息流动 企业是一个开放式的系统，与外部环境紧密相连。它从外部获得资源，将资 源转化为产品和服务，并把转化后的资源返回给外部环境。不同企业的外部环境 可能千差万别，但是可以在这些不同的环境中找到若干种存在于所有企业外部环 境中的主要要素类型。这些环境要素是企业之外的组织和个体，它们对企业有着 直接或间接的影响。企业环境要素主要包括以下几类：客户、供应商、竞争者、 劳动力市场( 包括经理市场) 、金融市场、政府和社会( 企业通过保护自然环境， 提供提高生活质量的产品和服务，以及以道德方式运作，来对整个社会负责) 。 企业通过资源流与环境要素相连。资源流包括人力流、资金流、物质流等。 资源从环境要素流入企业，流经企业并回归环境要素。所有从环境流入企业的资 源最终又回到环境中去。常规资源流包括来自客户的信息流、流向客户的物质流、 流向股东的资金流、来自供应商的机器物质流、以及来自劳动力市场的人力资源 流。非常规资源流包括来自政府的资金流( 例如研究资金) ，流向供应商的物质流 ( 如被返还的商品) ，以及流向竞争者的人力资源流( 优秀员工被挖走) 。并非所 有的资源都在企业和所有环境要素之间流动，例如资金不会流向竞争者等。 唯一连接企业所有环境要素的是信息，信息流存在于企业与所有环境要素之 间。 企业与外部环境要素的资源、信息流动关系如图1 所示： 7 j t 立銮适盔堂亟堂鱼迨塞基王篮息丕丝丝凼赶焦剑筮援 政府和社会 ：f 供应商b 、 主 1 - “1 l 竞争者l 客户k 坐，“#一，“ lj ：l 1 劳动力市场金融市场 信息流常规资源流 图1 企业与外部环境要素的资源，信息流动关系 c h m lr e l a f i o n s l l i po f r e s o u r c ea n dr e f o r m a t i o nf l o wb e “v e e ne n t e r p r i s ea n d o u t e re n v f f o n m e n t 臼c t o r 3 2 信息系统作用于企业内部增值 企业是一个系统，原材料、人力、资金等资源从外部环境流入企业，通过转 换机制，又流向外部环境。转换机制的输出通常是产品或服务。由企业生产出来 的产品和服务要比单独的输入有更高的价值，企业内部的各个子系统都含有将特 定输入转化为已增值产品和服务的过程。简单的例子如，在某项产品整个的生产 流程中，企业管理层子系统制定生产经营策略，并通过信息系统将这种策略分别 传递至负责产品原材料采购的业务予系统、负责将原材料加工成产品的车间子系 统、负责运输的物流子系统、负责销售的业务子系统，这些具体负责的部门子系 统分别作出各自权限以内的决策，并将这种决策通过信息系统实施，完成了该产 品的增值过程。 由此可见，企业内部的增值过程是依托于企业信息系统的。那么，信息系统 在其中究竟起什么作用? 传统观点认为，企业利用信息系统来控制和监督其增值 过程，以保证效益和效率。信息系统可将来自增值过程中的反馈转化为更有意义 的信息，以供企业中的员工使用。这些信息已对系统的活动做了归纳总结，可作 为变动系统运行方式的依据。变动可能涉及到使用不同的原材料( 输入) 、设计新 的装配线( 产品转换) ，或开发新产品或服务( 输出) 。以这种观点来看，信息系 统是在流程之外的，是用于控制和监督流程运行的。然而，更现代的观点是，信 息系统是与内在的增值过程紧密相连的，最好是看作流程本身的一部分。从这种 观点看、信息系统是内部的，通过提供输入、辅助产品转换、或产生输出在流程 中发挥作用。从这种观点出发考虑信息系统在流程内部的作用，更有利于导致新 的发现及完成流程的更好方式。 3 3信息与企业控制能力 在企业的增值过程中，信息系统发挥着重要的作用。信息系统可以及时反映 企业增值过程的阶段性结果，并为进一步的决策提供依据。但是一旦提供的信息 缺乏整体性和连贯性，那么员工形成的价值观就会和企业的目标大相径庭，从而 损害公司的经营业绩。出现混淆信息的原因有很多种可能，但其中三种原因特别 有影响力：其一，企业自己建立多重或自相矛盾的经营目标。这些目标本身可能 不连贯，比如说，企业传达信息强调为客户提供满意服务的重要性，但设定的主 要目标却是短期赢利最大化，而这个目标有时是要以客户最大利益以及公司及客 户的长期关系为代价。其二，程序的传统。程序的传统在一个企业的生命内部是 无时不在的。诸如选择、奖励和发展这些主要程序可能是过去在企业发展的不同 时期形成的系统、程序和结构的遗留物。有些公司程序和系统会随着时间推移而 更新，但另一些公司却没有做到这一点，它们的奖励系统可能还反映那个等级权 利结构占优势的时代。尽管现在公司的目标是优秀的团队表现和团队管理，但是 提升制度仍然强调和奖励那些优秀的个人表现和成就。其三，建立一致价值观的 复杂性。在企业中，价值的形成有着不同的来源：高级经理说什么；同事怎么做， 他们价值观和行为准则；公司在奖励和表彰方面的政策，在实际工作中又是如何 实施的；以及对公司历史和声誉的了解。随着经营目标的改变，公司的价值也会 改变。所以随时都有可能发生企业的经营目标和愿望与高级经理的信息、同事和 幕僚的行为、奖励和职业发展等的不一致。 由于混淆信息的存在，大大影响了企业内部员工价值观的建立，从而阻碍了 企业目标的实现。为此，企业必须增强其自身的控制能力，具体包括诊断能力、 系统能力和适应能力。诊断能力是指理解企业中形成价值的能力，理解程序和实 践组合和调整所扮演的角色的能力；系统能力是指通过系统思考将企业看成一个 建立共享价值的复杂和动态系统的能力；适应能力是指建立在企业意义的历史之 上，然而又有适应和灵活性的能力。 3 4信息流与内部控制 9 3 4 1信息、信息流与信息系统 上一节中，我们分别从企业内外两个角度讨论了两个与信息有关的概念：信 息流和信息系统，这里我们从比较数据、信息和知识三个普遍存在于企业中的概 念入手，深入阐释信息的涵义。 数据夕信息j 知识 交易记录 同世界有关的零 星部分、物体和 事实 容易组织和掌握 容易传达 有一定组织的信 息，有发送者， 接受者既提供资 料的意图 需要对其含义达 成一致看法 需要人做中介 来自头脑的洞察 力及相关背景 既是资本，也是 流程 需要反应及合成 通常是无形的， 难以掌握 图2 数据、信息与知识 c h a r t 2d a t a , i n f o r m a t i o na n dk n o w l e d g e 企业中的数据只是交易记录，它通常保存在纸质介质或者电脑系统中。虽然 任何商业行为都离不开数据，但它只是最低层次的内容，就像一个电话号码簿， 它上面的资料只是按字母顺序被随意集中到一起。电话簿无法告诉你应该如何找 到你想知道的东西。而更高层次的信息则是由发送者将一条信息传递给接受者。 这是单方向的。而知识是某一框架内经验、价值观、背景信息和内行观点的流动 组合，它为评估吸收新经验和信息提供了一个参照系，是源于认知者的头脑。数 据、信息和知识的特征和区别见图2 1 。 从上面的比较可以发现，信息是有一定组织的，有发送者和接受者，要表达 一定的含义。无论在企业内部还是企业外部，信息都是广泛而分散存在着的，当 人们谈到某一条信息时，它都处于一种相对静止的状态。然而，企业中不仅仅包 含众多相对静止的信息，所有的信息都以一定的方式不断地从发送者向接受者传 送，这种传送可能来源于组织中的正式渠道，如不同层级、部门或岗位之间的信 息交流和沟通，也可能来源于组织中的非正式渠道，如企业中的非正式组织，总 之，这种信息的连续传送就形成了动态的信息流。企业中的信息流往往与企业中 1 詹姆斯科塔达托马斯哈格雷夫爱德华瓦金和i b m 咨询团队著张延等译网络时代的管理一i b m 和其它公司是如何成功的三联书店2 0 0 1 i 7 7 1 0 j e 立奎迪友堂亟主堂焦途塞基王信盛丕统盥凼壑趁剑盆蚯 的物质流、资金流、价值流等同向运动，在实时信息技术的支持下，即不存在时 滞，这种同向运动还可以实现同步。可以说，信息和信息流是天然地存在于企业 组织内外的。由于企业的经营和管理决策需要以信息依据，因此如何认识和利用 信息成为企业成败的关键。信息系统就是建立于企业内部，用来认识信息和服务 于利用信息的人造工具。从技术的角度看，信息系统是由一系列相互关联的部件 组成，它们共同完成企业内外环境中信息的采集、存储、处理、传递、报告以支 持组织的计划、管理、决策、协调和控制。信息系统的这些功能反映在图3 中。 政策 法规 客户 供应商 竞争 对手 图3 信息系统的功能 c h a r df u n c t i o no f t h ei n f o r m a t i o ns y s t e m 在规范的信息系统中，数据有明确的定义，采集、存储、处理、传递和报告数据 有确定的程序和规则且这些程序和规则不经常变化，从而保证了采集、存储、处 理、传递和报告信息的效率。 3 4 2以信息为基础的内部控制 在企业内部，信息可以用来控制和引导员工的行为，内部控制的运行有赖于 信息。根据控制论的观点，在控制系统中存在着被调节系统s 和控制器r 两个最 基本的要素，并通过信息反馈效应将两者相连接。控制器可以通过反馈的信息来 调节其输入到被调节系统中的叠加信息，从而满足系统对于输出信息的要求，如 图4 所示。 息 图4 控制调节原理 c h a r t 4p r i n c i p l et oa d j u s tc o n t r o l 企业中的控制活动依据控制论的最基本原理，即在业务活动中关键环节设置 了若干个控制器，这些控制器的联合作用组成了企业的内部控制系统。控制器的 设置有很多原则，比如在责任转移的环节，由于双方或多方已经界定清楚各自的 责任与权力，控制器便根据责任履行和权利行使的反馈信息进行控制，从而实现 业务活动的目标。企业的信息系统、内部控制系统以及业务活动是密不可分的， 其关系如图5 所示。 图5 基于信息系统的控制器 c h a r t 5c o n t r o l l e rb a s e do i li n f o r m a t i o ns y s t e m 控制器和被控制系统通过信息系统的作用被联系在一起，而不同类控制活动 对于信息的利用形式是不同的。根据内部控制系统对于信息的利用形式，可以将 控制活动分为三类：预防性控制、检测性控制和纠正性控制。 预防性控制主要用于防止错误和舞弊，它属于前馈控制系统。预防性控制中 包括以下基本的部分：( 1 ) 一个作业过程，可以将输入变为输出；( 2 ) 控制的对 象；一个计量和预测系统；( 4 ) 一套标准和尺度，可对所预测的过程状况进行 1 2 评价；( 5 ) 控制器，它将作业输出的预测和标准加以比较，当表明可能要发生偏 离时，就采取预防性纠正措施。这些组成部分的关系如下图6 所示： 输入 输出 图6 预防性控制 c h a r t 6p r e c a u t i o n a r yc o n t r o l 预防性控制活动的一个突出特征是对作业过程输入的监控，为了使控制活动 有效，必须在作业过程输入和过程输出之间有一个合理的可预测的关系。从上述 说明中可以看出，预防性控制侧重于事前的控制，即在作业过程发生前能够对其 实施控制，这是一种最完美的状态，也是我们最期望达到的状态。由于事前的控 制措施更多地依赖于预测系统的分析，因而对于信息的相关性更为强调。 检测性控制是当错误和舞弊发生时识别它们，通过对作业的监控并当需要时 进行干预，采取校正性调整措施。这种类型的控制政策和程序实际上是属于过程 本身的一部分，是一种事中控制活动。检测性控制通常与经济业务处理体系是一 体化的，为了有效地对作业活动进行这样的事中控制，需要不断地在业务活动过 程中采集相关信息，并更为强调信息的及时性。 纠正性控制主要用于从差错和舞弊所带来的后果中恢复、修复损害及减轻损 失，它属于反馈控制系统。纠正性控制主要包括以下几个基本部分：( 1 ) 一个作 业过程，可以将输入变为输出；( 2 ) 控制的对象；( 3 ) 一个计量系统，可以对特 征的状态加以测定；( 4 ) 一组标准或尺度，可用于对特征的状态进行评价；( 5 ) 自动控制器，对作业过程特征和标准加以比较，一旦发现偏离计划的情况，即可 采取调整的措施。这些组成部分的相互关系如图7 所示： 输入 图7 纠正性控制 c h a r t 7c o r r e c t i v ec o n t r o l 纠正性控制侧重于事后的控制，它的一个基本原则是其计量部件需要能够及 时的报告标准的偏离程度，这对于尽快地触发纠正操作，恢复其所要求的过程状 况采取补救措施是必需的。虽然事后的控制措施只能减少已经产生的损失或对其 进行恢复补救，但对于未来采取的控制措施是有借鉴意义的。由于纠正性控制措 施主要起恢复和借鉴的作用，因而它更为强调信息的可靠性。2 2 杨雄胜内部控制发展忍题研究( 学位论文】万方硕博论文数据库2 0 0 4 0 9 1 - 1 9 8 ) 1 4 4 企业管理信息系统与内部控制 管理信息系统( m i s ) 是指提供管理活动所需要的经济信息的一种有组织的程 序；或者是对管理所需要的经济信息进行收集、加工、传递、存储、输出等所有 处理的总和，并把实现这些处理过程的手段和方法结合起来，使管理信息工作成 为有组织的系统的程序。 一般来说，企业的管理信息系统可以分为以下五个部分： 夺面向数量的执行系统 夺面向价值的核算系统 夺报告及监控系统 夺分析及信息系统 夺规划及决策系统 这几个系统的信息相互影响，但后一系统的信息加工处理经常要根据前一系 统的信息为基础，后一系统的信息处理的结果又影响前一系统的收集与加工的过 程。它们的层级关系见图8 ： 图8 m i s 的五个部分 c h a r t 8f i v e p a r t so f m i s 上图中，面向数量的执行系统其核心是包含面向数量的、与生产密切相关的 过程。其典型的职能部门有采购、生产、销售和人事等。与面向数量的过程相伴 随的是面向价值的核算系统，核算系统的目的是反映执行系统的经营效果，是建 立在执行系统的基础上的；例如，与采购系统相对应的是应付账款系统，与销售 系统相对应的是应收账款系统，与人事管理相对应的是工薪计算系统。来自面向 数量及面向价值的系统的信息被报告系统和监控系统所采用。分析系统和信息系 a s 富奎适盍髦亟主堂焦堡塞垒些置垄信星丕煎皇凼签撞剑 统建在更高一层的综合层中，它们除了需要下层的汇总数据以外还需要来自外部 的数据；这类数据比如有销售信息系统、采购信息系统以及生产信息系统等。规 划系统和决策系统构成最高的综合层，这类系统主要为非结构化的、特殊的决策 提供支持。 4 1 常见企业管理信息系统 常见的企业管理信息系统主要有以下七种： 夺企业资源计划一e r p ( e n t e r p r i s er e s o u r c ep i a n n i n g ) 夺客户关系管理- - c r m ( c u s t o m e r r e l a t i o n s h i p m a n a g e m e n t ) 夺供应链管理- - s c m ( s u p p l yc l m i nm a n a g e m e n t ) 夺产品数据管理一p d m ( p r o d u c t d a t a m a n a g e m e n t ) 夺协同产品商务- - c p c ( c o l l a b o r a t i v ep r o d u c tc o m m e r c e ) 夺企业信息门户一e d ( e n t e r p r i s ei n f o r m a t i o np o r t a l ) 夺企业资产管理一e a m ( e n t e r p r i s e a s s e t m a n a g e m e n t ) 4 1 ，1 企业资源计划一e r p 企业资源计划( e n t e r p r i s er e s o u r c ep l a n n i n g ) ，是指建立在信息技术基础上， 以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它是 整合了企业管理理念、业务流程、基础数据，人力物力、计算机硬件和软件于一 体的企业资源管理系统。 e r p 的演变可以划分为五个阶段( 如图9 ) ： 图9 e r p 演变的5 个阶段 c h a r t 9f i v es t a g e so f e v o l u t i v ee r p 在十八世纪工业革命后，人类进入工业经济时代，社会经济的主体是制造业。 工业经济时代竞争的特点就是产品生产成本上的竞争，规模化大生产( m a s s p r o d u c t i o n ) 是降低生产成本的有效方式。由于生产的发展和技术的进步，大生产 给制造业带来了许多困难，主要表现在；生产所需的原材料不能准时供应或供应 不足；零部件生产不配套，且积压严重；产品生产周期过长和难以控制，劳动生 产率下降；资金积压严重，周转期长，资金使用效率降低；市场和客户需求的变 化，使得企业经营计划难以适应。总之，降低成本的主要矛盾就是要解决库存积 压与短缺问题。 订货点法可以说是企业资源管理的萌芽状体，它仅适用于制造业企业对于材 料物资有稳定的消耗及独立、连续的需求，且可以计算或估算出固定不变的订货 提前期。满足这些条件的时候，再订货点= 安全库存+ 日耗量提前期。 1 9 5 7 年，美国生产与库存控制协会( a p i c s ) 成立，开始进行生产与库存控 制方面的研究与理论传播。随着六十年代计算机的商业化应用开始，第一套物料 需求计划m r p ( m a t e r i a lr e q u i r e m e n t sp l a n n i n g ) 软件面世并应用于企业物料管理 工作中。 在七十年代，人们在此基础上，一方面把生产能力作业计划，车间作业计划 和采购作业计划纳入m r p 中，同时在计划执行过程中，加入来自车间，供应商和 计划人员的反馈信息，并利用这些信息进行计划的平衡调整，从而围绕着物料需 求计划，使生产的全过程形成一个统一的闭环系统，这就是由早期的m r p 发展而 来的闭环式m r p ，闭环式m r p 将物料需求按周甚至按天进行分解，使得m r p 成 为一个实际的计划系统和工具，而不仅仅是一个订货系统，这是企业物流管理重 大发展。 闭环m r p 系统的出现，使生产计划方面的各种子系统得到了统一。只要主生 产计划真正制订好，那么闭环m r p 系统就能够很好运行。但这还不够，因为在企 业的管理中，生产管理只是一个方面，它所涉及的是物流，而与物流密切相关的 还有资金流。这在许多企业中是由财会人员另行管理的，这就造成了数据的重复 录入与存贮，甚至造成数据的不一致性。降低了效率，浪费了资源。于是