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硕士学位论文约克( 无锡) 公司的采购与库存控制研究 摘要 乏 约克( 无锡) 公司建立四年多来，业务取得了飞速的发展，展望以后的几年， 公司业务仍将保持高速增长。但是作为物料供应和控制的采购部门，却感到越来 越大的压力，主要体现在：采购流程、方法的落后性和库存的极度膨胀。这已经 或将要影响到采购效率的进一步提高、采购的质量、公司资金的运营，以及公司 持续的发展。对此，本文结合公司的具体情况，提出了两个解决与改进的设想一 m r p i i 下约克无锡采购过程的革新和在约克全球供应链基础上的集中库存，来 尝试解决约克无锡采购所面临的这两个急迫的问题。 本文首先对约克无锡的采购过程进行分析，剖析传统采购的弊端，结合公司 现有信息管理系统，提出了在m r p i i 下采购过程的改进设想，探讨了供应商计划 的实施、流程的简化、采购员职能的转变等问题。针对库存，进行了数据分析， 指出了海外进口件特别是进口压缩机等大部件是造成库存膨胀的主要原因，研究 了压缩机的约克全球整个供应链体系，用集中库存的概念重新设计了物流系统， 定量分析了集中库存下的库存下降。供应商合作伙伴关系的建设则是以上两个解 决方案的前提和方向。本文最后还对未来的采购管理作了展望。 本文希望通过这两方面的研究与实践，切实解决约克( 无锡) 公司业务发展 中的采购瓶颈，也希望能给类似企业的同行一个借鉴。 关键词：供应商计划，供应链管理，集中库存，m r pi i 系统 硕士学位论文约克( 无锡) 公司的采购与库存控制研究 a b s t r a c t y o r kw u x ic o l t d h a sa c h i e v e d g r e a t b u s i n e s s d e v e l o p m e n t s i n c ei t s f o u n d a t i o ni ne n d1 9 9 6 ，a n dw i l l k e e p t h e r a p i d i n c r e a s ei nt h ec o m i n gy e a r s h o w e v e r , y o r kw u x ip u r c h a s ed e p t ，a st h et e a mo f m a t e r i a lp r o c u r e m e n ta n dc o n t r o l ， i s t a k i n g t h e g r e a t e rp r e s s u r e w h i c hm a i n l yd e r i v e df r o mt h e l a g o fp u r c h a s e p r o c e d u r e & m e t h o da n de x c e s si n v e n t o r y t h e ya r ei n f l u e n c i n go rw i l li n f l u e n c et h e i m p r o v e m e n to fp u r c l l a s i n ge f f i c i e n c y a n dq u a l i t y , c a p i t a l o p e r a t i o na n db u s i n e s s d e v e l o p m e n t b a s e do ny o r kw u x ie x i s t i n gs i t u a t i o n ，t h i sa r t i c l ep u t sf o r w a r dt w o p r o p o s a l sw h i c h a l ei n n o v a t i o no fp u r c h a s e p m c e d u r ew i t h m r pi is y s t e ma n d c o n c e n t r a t i v es t o c ki nw h o l ey 0 r k s u p p l y c h a i nt or e m o v et h et w o g r e a to b s t a c l e s t h i sa r t i c l ea tf i r s ta n a l y z e dy 0 r kw u x i p u r c h a s i n gp r o c e s s 1 i s t e dt h el i m i t a t i o n o f t r a d i t i o n a l p u r c h a s i n g ，b m u g h tf o r w a r di n n o v a t i o nd e s i g nw i t hm r p i i ，d i s c u s s e d a n ds t u d i e dh o wt oi m p l e m e m s u p p l i e rs c h e d u l i n g ，p r o c e d u r es i m p l i f i c a t i o n ，f u n c t i o n c o n v e r s i o no f p u r c h a s i n g a st ot h ee x c e s si n v e n t o r y , w ea n a l y z e di n v e n t o r yd a t a , p o i n t e d o u tt h a tt h es t o c ko fi m p o r t e d p a r t s ，e s p e c i a l l y o fb i g p a r t s s u c ha s c o m p r e s s o r si st h er o o tc a u s ew h i c hm a k e st h ew h o l ee x c e s si n v e n t o r y , s t u d i e dt h e s u p p l yc h a i ns y s t e mo f y o r ki n t ，r e - d e s i g n e dt h el o g i s t i cs y a e mw i t ht h ec o n c e p to f c o n c e n t r a t i v e s t o c k ，a n d v e r i f i e dt h e t h o u g h t st h r o u g hq u a n t i t a t i v ea n a j y s i s c o n s t r u c t i o no fp a r t n e r s h i pw i t hs u p p l i e rw a st h eb a s i so ft h et w op r o p o s a l sa n d d i r e c t i o no f p u r c h a s em a n a g e m e n t a tl a s t ，w ev i s i o n e dt h eb l u e p r i n to fp u r c h a s ei n t h ef u t u r e w e e x p e c tt or e s o l v et h ep u r c h a s i n gb o t t l e n e c ki nb u s i n e s sd e v e l o p m e n t t h r o u g h s t u d y a n d p r a c t i c eo nt h et w oi s s u e sa ty o r kw u x i a l s ow eh o p ei tc a nb eh e l p f u la n d b e n e f i c i a jf o ro t h e r o p e r a t i o n s k e yw o r d s ： s u p p l i e rs c h e d u l i n g ，s u p p l yc h a i nm a n a g e m e n t ，c o n c e n t r a t i v es t o c k ，m a n u f a c t u r e r e s o u r c ep l a n n i n g s y s t e m 硕士学位论文约克( 无锡) 公司的采购与库存控制研究 1 问题的由来 1 1 约克国际公司 约克国际公司总部设在美国宾西法尼亚州约克郡，成立于1 8 7 4 年，是全球 最大的独立的暖通空调设备公司( h v a c ，h e a t i n g v e n t i l a t i n g ， a i r c o n d i t i o n i n g ) ，在全球有超过3 0 家的生产企业，在1 2 7 个国家和地区发展 业务，共有员工约2 3 7 0 0 人。 约克公司的产品线在空调制冷行业中相当宽，可以说遍及采暖、通风、空调、 冷冻的每类产品。从中央空调到家用户式或房间空调器，从奥运会的冰雪制造 设备到食品、化工行业的制冷机组。其中，著名的用户包括纽约世贸中心，英吉 利海峡隧道，美国海军，浦东国际机场等。 约克国际公司组织结构是典型的矩阵式。按地域分成四个区域g u s ( g e o g r a p h i c a lu n i t s ) ，即亚太、美洲、欧洲和中东：按产品种类也分成四块 b u s ( b u s i n e s su n i t s ) ，即e s g 工程系统组( e n g i n e e r e ds y s t e m sg r o u p ) y r g 约克冷冻组( y o r kr e f r i g e r a t i o ng r o u p ) ，u p g 单元产品组( u n i t a r yp r o d u c t s g r o u p ) 和布里斯托压缩机( b r i s t o tc o m p r e s s o r s ) ，可参见图i i 所示。 之品b u s 工程系统冷冻单元产品b r i s t o l 压 区域g u s 、e s gy r gu p g 缩机 亚太地区 约克无锡约克无锡 美洲地区 欧洲她犀 中东撤阿 囝i l 约克无锶在约克国际中的组织结构 为避免多重领导可能带来的管理混乱，约克推行的是更多授权于区域( g u s ) 管理层，以便他们可以采取更为快速、有效的措施来满足区域的客户要求。公司 的重点也转向区域( g u s ) ，以推动顾客导向的策略。但另一方面如何确保同产品 组( b u s ) 的联系，对约克管理层也是一个挑战，特别是对于在美国之外的一些 生产企业。 1 2 约克亚太 约克亚太是约克四个区域( g u s ) 中的一个，包括约克亚洲( 不包括中东) 和澳大利亚，也是权利下放和自主管理最完善的一个区域。该区域在过去的5 年 硕士学位论文 约克( 无锡) 公司的采购与库存控制研究 中，是约克全球中发展和增长最快的，尽管其间经历了亚洲金融危机。约克亚太 被分成工厂、销售、售后服务和其他支持部门如财务、培训，工厂、销售和维修 相互独立，但有共同的目标一满足顾客的要求。销售负责本地区客户业务，但 可以经销约克所有地区生产的所有产品；维修也同样如此；工厂只负责接受销售 所下达的订单，并组织生产。这种相互独立的好处是部门更加专业化，业务水平 更加提高，力量更加集中到更需要加强的领域。中国是该地区最大的市场。 1 3 暖通空调市场介绍 暖通、空调属于传统的机械行业，有着超过1 0 0 年的历史。其中的大型冷水 机组和冷冻设备的业务，增长平稳，年增长率一般低于1 0 ，并且和全球( 或全 国) 的宏观形势存在极强的关联性。在全球范围内，少数几家大公司占据了大部 分的市场份额，而且这是一个需求略大于供给的行业。 约克的主要竞争者是开利( c a r r i e r ) 和特灵( t r a n e ) ，这两家和约克一起 一直保持了该行业的前三位，是整个行业的领导者，它们在全球范围内始终在进 行着激烈的竞争。除他们外，还有其它的国际性公司如三洋( s a n y o ) 、目立 ( h i t a c h i ) 、顿汉布什( d u n h a mb u s h ) 和麦克韦尔( m a s q u e ) 等，但它们只在 某一个或几个细分市场中占有优势。 国内市场上，也有不少的企业，但从规模、人员、技术、资金、市场等方面 相比较，均处于明显劣势，产品只能以低价为竞争优势。近几年来，其中的一些 已经和国外企业合资，并以国外品牌来销售产品。 1 4 约克( 无锡) 公司 约克( 无锡) 空调冷冻设备有限公司是约克亚太在中国无锡的合资企业，中 方为无锡华光锅炉股份有限公司( 原无锡锅炉厂) ，成立于1 9 9 6 年1 2 月，公司 位于无锡国家高新技术产业开发区。 约克( 无锡) 公司总投资5 0 0 万美元，约克出资8 0 ，负责所有的同常经营 管理，但就如上面所述，无锡约克的功能仅限于从销售办事处接单、美国技术的 转化、组织生产以及发运，其余如销售、维修、市场推广、培训等均由约克亚太 负责。约克( 无锡) 的组织结构见图1 2 。 2 堡主兰堡鲨茎垫塞! 歪塑：坌耍塑墨堕兰壁查整型堑耋 图1 2 约克( 无锡) 公司组织结 公司主要产品是约克最具市场竞争力的中央空调用冷水机组( 其中有离心 式、螺杆式和活塞式冷水机组) 和工业冷冻设备。由于工业冷冻设备均为非标产 品，且技术含量高，制造难度大，在无锡长厂的业务才刚刚开始。因此，空调用 冷水机组在约克( 无锡) 的生产、销售中占绝对比重。 无锡约克的产品主要满足中国大陆的客户需求，随着约克亚太销售网络的不 断推动，自2 0 0 0 下半年起，产品逐步推广到整个亚太地区。2 0 0 1 年以来，出口 势头更是迅猛增长。 无锡约克自1 9 9 6 年1 2 月成立以来，公司管理体系完全是从零开始，不断摸 索完善的，而不同于有些外资公司的全盘移植。虽然这种方式起步慢。容易引起 开始时的混乱，但也给管理者更多的自由度，更能适应当地的情况。公司于1 9 9 8 年1 月取得压力容器制造许可证，1 9 9 8 年1 2 月获得1 s 0 9 0 0 2 证书，1 9 9 9 年7 月 获得美国a s m e 的u 钢印和证书，2 0 0 0 年9 月通过c c m s 机械产品安全认证。特 别是公司于1 9 9 8 年花巨资引进i b m 公司的m a p i c s 信息管理系统，使公司的管理 走向系统化的轨道。几年问，不断派出管理、技术人员学习新的管理理论和方法， 如需求拉动生产方式( d e e d t n df l o wt e c h n o l o g y ) ，优异表现过程( p p r e m i e r 堡主竺焦笙茎丝塞! 歪望! 坌里笪墨堕量壁查丝型堡茎一 p e r f o r m a n c ep r o c e s s ，约克推行的类似于6s i g m a 的管理方法) ，可视化管理等。 但如何集成各种管理和产品体系，是摆在管理层面前的一个难题。 随着管理的不断深化，销售收入也相应地呈跳跃式增长，从1 9 9 7 年的6 2 万 人民币，到2 0 0 1 年的6 亿人民币( 预计) 。图i 3 为无锡约克各年销售。 图1 3 无锡约克各年销售 注：1 ，2 0 0 1 年数值为计划值。 2 ，具体数据不便详细列出。 1 5 约克( 无锡) 采购管理 1 5 1 产品生产特点 约克( 无锡) 生产的是大型的空调冷水机组和冷冻机组，主要用于高档的宾 馆、饭店、写字楼、娱乐场所及工厂的工艺用冷却水。目前月产量约为8 0 1 0 0 台，般单个用户的订购数量为2 3 台，且可能为不同型号，不同用户问的机 型很少有完全相同的，生产模式基本属于单件生产。 虽然公司产品品种不多，但机组4 个主要部件( 压缩机、电机、冷凝器、蒸 发器) 可以相互组合以满足不同制冷量和技术要求，且主要部件均有许多型号， 因此整机舰格极多，采购零件数量达3 0 0 0 多种。 尽管机组制造相当复杂，但为满足客户要求和市场竞争的需要，机组的生产 周期仅有4 周( 所有采购件有库存的前提下) 。 1 5 2 采购产品介绍 约克( 无锡) 技术的全部美国引进、转化，决定了大部分产品零件是由荚国 4 硕士学位论文 约克( 无锡) 公司的采购与库存控制研究 进口的。经过一年多的国产化工作，进口零件的数量大幅度下降，常用的约还有 1 2 0 0 种。但从成本来看，进口件成本仍是机组制造成本中最大的一块，见图1 4 ， 图1 5 。 图1 42 0 0 0 年1 2 月约克无锡产品材料成本 注：具体数据不便详细歹j j 出 图1 52 0 0 0 年1 2 月离心机材料成本组成 注：具体数据不便详细列出 供应商： 约克把供应商分成3 级：一级供应商为战略性合作伙伴，直接参与公司技 术改进和新产品开发；二级供应商为优先选择的供应商：三级供应商为一般的合 格供应商但在约克( 无锡) 公司，由于建厂时间短，国内供应商基本上为国产 5 化后产生的，和约克合作历史短，金额小，因此无锡约克的供应商一直游离于约 克整个供应商评级系统之外。到2 0 0 1 年初，无锡约克的国内供应商数量已达到 9 0 家之多，并且仍保持着每年2 0 家左右的速度在增加。 从图1 5 中看，前几位的零件中，压缩机、电机、阀门、控制箱是由美国进 口。其中，压缩机向约克总部采购；电机和控制箱是向一级供应商r a m 采购；其 余进口件为采购、发运、付款的便利，而集中向约克在美国的零件中心( b p c ) 采购。国产铜管则是向一级供应商w o l v e r i n e 在中国的独资厂采购。 交货期( 从下订单到收货) ： 进口的零件的交货期均由生产周期和运输报关时间决定。最长的为压缩机和 电机，生产需2 个月，运输和报关也为2 个月。 国内采购件的交货期大部分在1 5 天以内。 1 5 3 采购流程 由于存在着长采购周期的零件，要想赢得市场，提前订货做库存是目前无锡 约克的方法。采购根据市场预测，运行m r p ，提前4 ，5 个月订购进口件，客户服 务部再根据库存和长交货期材料订购情况，决定是否接受客户合同。具体叙述在 本文2 3 2 。 1 6 存在的问题和机会及改善目标 无锡约克公司三年战略是：提供顾客优先选择的产品和服务，有效的分销， 高效率的制造系统，高素质的人员。2 0 0 1 年的重点领域是：需求导向的产品， 提高产品质量，缩短生产周期，降低产品成本，扩大出口业务，可视化车间，员 工技能的提高与发展。 但目前的状况确实存在着很大的差距。 一，公司销售额逐年大幅增长，但同时库存也在同步增长。由于采购周期太 长，进口件特别是主要部件压缩机和电机的交货期长达4 个月，和生产节奏的4 周有很大差距。并且超过4 个月的交货周期很难适应当今竞争激烈、变化多端的 市场，也和顾客的需求有很大距离。为弥补进口件采购周期长和市场需要的矛盾， 采用了提前采购做库存的方法。但要想比较准确地预测四至五个月后的市场需 求，在目前简直是不可能的。同时由于有千多种的进口件，并且最长交货期的 压缩机的规格多，且金额大，最终结果是库存极度膨胀。另一方面，市场需求的 不断变化，又时常有客户所需要的机组的电机、压缩机没有订购，而失去合同的 现象。到2 0 0 0 年1 2 月。库存总量已增加到人民币1 1 2 亿元( 不含增值税) ，当 6 每痒存瘸转率饺麓2 。9 次( 痒存蠛转率= 雅售蔽本缮货) 。津存耪资惫黧臻藤， 需不断增加租赁仓库面积，同时财务资金沉淀，财务费用增加。 二，公罨产菇蔟量存在篱诲多姣络窝不稳定，辩爱蘸产鑫蒺蠢鹣一个羹要撵 标劣质质嫩成本率( c o s to fp o o rq u a l i t y ，简称c o p q ，魁当月劣瓒产品成本和 当冀镌售簸熬晓蕊，劣囊成零包绣蠹部矮爨藏本耨终部囊繁成本) 蔻l 。熊，裹 公词指标0 3 有很大差距。造成c o p q 差的个重要原因怒供应商朱料合格率低 窝戆藏在袋魏 孛孛瓣矮量誉毒靠嚣素。无镌约宠是令薪垒激，供斑囊资源簸乏， 是导致供成产品质量差的一个重要原因。弹找供戍商局限于本地( 本地资源有 袋) ，诲多产品兹供瘟囊是嚣专业羧黪生产厂家，对秘造绞克瑟嚣声菇臻乏缝验； 另外。许多产品的供应商只有一家，质量的优劣缺麓可比性，没有新供应商的加 入，魂青菇能捷产搽震耋长潜超维持在个羧羝黪承乎。 。 三，材料成本，不管是市场需要价廉物美的产晶，还是投资者的收益预期， 郄爨要企业不瑟降低残搴。辫羝原孝葶辩残零终为最蓬攘兹骚诋产品残本黟方法， 将永远被采用。一级一级产牖的传递。伴随者成本和价格的传递，也就是市场需 要雾舞投资誊颈期魏传递，覆缆了整个牡会生产效率豹不瑟握麓，瘦零不瑟缝下簿。 因此，不断降低产品成本，魑公司为满足客户的需要，也是公司自身发展的需要， 将纷麓一琰长期静强务。 四，目前无锡约克公司采购员的主要职责是及时采购到生产所需材料，_ 主要 工佟集中农分寥亍m r p 黪耪辩嚣求；卡划，下订罄，追货，整理发票和付款串请，以 及处理质量问题，疲于奔命而又效率低下，实际上扮演的燕传声筒的角色。随着 公嚣l 业务囊媳迅速扩大，采购静类和数量丈螭上舞。妇在2 0 0 0 年，采购部多荽发 放圈内采购订单2 5 3 8 份，预计在2 0 0 1 年，国内采购订单的总量将套超过3 5 0 0 份，以三个邈内采购平均来分，每人每天处理4 。7 份，每份订单均要通过计划分 析、编辑输入、打印、两级熬字审批、发放、跟踪到货、发鬃入库单核对、填写 付款串请等系列簪续，工作量极大，照这程痒操作下去，袋赡员将会淹没旋订 单的海洋中。这样一来，采购员对市场的了解，对供应商生产环节的了解都是非 常薄弱的。弼采购最重要的馁务是如何绘公霹! 芯好钱。但采购虽还鸯多少对阁和 精力去做市场调研，如何和供应商谈判，又如何去蒜找更好的供应商呢? 因此， 当前采购的攮作流程秘采购员角色以及对外部环境的不了瓣己影噙副供应疑鹊 质量、供贷的质量和价格。 综合分析以上凡点，又认为其中的采翳7 程序的魍碍和瘁襻积蓬严霾是重中之 重。这两个障碍如不及时清除( 在约党无锡，库存控制也是采购控制的一部分) ， 7 硕士学位论文约克( 无锡) 公司的采购与库存控制研究 将导致产品质量的低劣、采购效率的低下、生产难以顺利进行，库存的膨胀导致 资金运作困难、成本上升、交货期无法满足顾客要求等问题，从而阻碍公司的进 一步发展。 根据公司发展的需要，对采购工作提出了以下两个目标。l ，运用现有信息 管理系统或其它工具，改善和简化采购操作流程，改变现有采购员工作重点，让 采购员走出去，推动质量控制由进厂检验把关到提高供应商内在控制水平的转 变。2 ，在扩大销售的同时，降低库存水平，提高库存周转率到4 0 次年。 8 2 约克( 无锡) 的采购管理状况分析 2 1 制造型企业的采购职能 任何一个企业或公司，无论它处于何种行业都存在着采购过程。采购从一般 意义上说就是从公司外部获得产品或服务，以满足企业本身运作的需要。从一个 制造型企业整体角度讲，采购是企业生产产品增值过程的起点，是企业核心业务 流程的一端。 企业从原材料和零部件采购、运输、加工制造、分销直至最终送到顾客手中 的这一过程被看成是一个环环相扣的链条，这就是供应链。供应链的概念是从扩 大了的生产概念发展来的，它将企业的生产活动进行了前伸和后延。将供应商的 活动视为生产活动有机组成部分而加以控制和协调，这就是向前延伸；后延是指 将生产活动延伸到产品的销售和服务阶段。供应链管理是在满足服务水平需要的 同时，为了使得系统成本最小而采用的把供应商、制造商、仓库和销售系统有效 地结合成一体来生产商品，并把正确数量的商品在正确的时间配送到正确的地点 的一套方法。 从更大的范围来讲，企业从自然界获取原材料，生产出产品，然后将产品销 售给另一个企业( 第二级企业) ，第二级企业采购后，经过加工，再次传递给第 三级企业，如此延伸直至最终消费者。整个流动过程就形成了一条供应链，企业 的采购也就成了供应链中的个环节。 一般说来，原材料、零部件的成本要占到整个销售额的4 0 6 0 ，而原材料、 零部件也正是采购物资的核心，因而可以说，销售额的4 0 6 0 部分是直接采购 来的。在产品制造成本中，采购成本所占的比重则还要大的多。如图2 】中约克 ( 无锡) 公司制造成本分析中，采购件成本的比重为9 0 9 ，占据绝大部分的比 例。采购的材料成本如果下降5 ，机组的制造成本将会相应下降4 5 ，因此通 过降低在采购流程中的成本，来提高利润的潜力是非常大的。 采购也就不是只要能采购到廉价的产品，因为采购成本在销售额中占有较大 的比重，采购产品的积压将导致企业巨额资金的沉淀，资金链的断裂，直至运营 的终止。只有在适当的时间，购买到产品，在保证产品质量的前提下降低产品成 本，才能为实现企业利润创造条件。 9 图2 1 约克( 元锡) 公间2 0 0 0 颦1 2 月机组平均制造成本分析 注；冀俸数播爷便详粕弼出。 2 2 市场环壤变亿及信息技术发展甜采购管理的影响与契视 蘧罄生产力懿不薮搀巍，孛爨戆短缺经济露 弋已经缝慕，太部分产暴送入了 买方市场，竞争激烈，这焓企业的销售以及利润造成很大的压力。但也给采购极 妊敬一令极会，懿袋更怒螅采戆，以交持公司短欺露长麓爨孽晷标。变证节奏越寒 越快的市场使得产品的生命周期越来越短，企业的经营风险不断增大。能否跟上 嚣求交化黪步伐，甚至镶毙一步不薮剖造赫兹震求，或势众垃继续生存、发鼹熬 重要命题。 世界缝；蠢全球纯豹步 j 乏不叛搬抉，售崽技术飞速发震，全璩金她藏豹会终鑫 螽加强，它们之间跨地区甚至跨国合作制造的趋势日益明驻。国际上越来趟多的 制造企业不瑟将大曩鬻援救务夕 包蹬去给发震孛霹家，嚣只傈整最核心业务( 魏 市场、关键系统设计和系统集成、总装配，以及销售) 。由此，采购活动变得国 踩化。在这些舍 擘生产过稳孛，大攫的物资和痞息程缀广熬蛙域阀转移、镞存帮 交换，这些活动的费用构成了产品成本的缀成部分，而且对满足顾客的需求起蓍 十分重要的作用。对采购的要求也提舞到魏缒对企她整个殿材料、零部搏的供应， 储存和使用系统进行总体规划、羹缀、协调、控制和优化，加快物料的流动、减 少麾存，势使信息抉这袋邀，扶露减少产晶残本，提高企效效益。 由此，我们不能再如以往那样认为采购是相对独立的藤向物料的业务活动， 或汉仅是为制造车蛔服务的职能，蕊应将采贿放入众业整个系统运终豹过稷中- 束 硕士学位论文约克( 无锡) 公司的采购与库存控制研究 思考采购和计划，采购和新产品开发，和制造成本节约，和产品改善的关系。并 且更进一步关心与供应商关系的发展，将供应商亦作为企业的一项战略资源，希 望其有效地参与到上述各项活动中，从而制定采购过程新的策略，将采购过程集 成于企业的各个业务过程中进行思考，获得整体过程效益最优化。 经济全球化使人们的视野更远更宽了，如何利用全球范围内的资源，也成为 企业采购管理的当务之急。供应链的概念和全球采购的策略也就在这种形势下被 提出，并得到迅速的推广应用。 作为全球供应链重要一环的全球采购，对于公司控制成本的影响越来越大。 有鉴于此，许多公司正加强制订其采购战略，创建全球采购网、购买小组和其它 公司内部机构。通过这些调整，公司可以有效降低成本。如惠普公司从8 0 年代 中开始，就介入了全球采购业务，它的采购系统在全球4 大地区设立了1 6 个办 事处，这4 个区分别为美洲、亚太、欧洲、大中华区。全球采购系统依靠每个地 区的当地机构进行运营，因为他们在当地市场上有近水楼台之便，而且对当地文 化也了如指掌。 迅速发展的信息技术和交通运输使采购全球化成为可能。供应链是物流、信 息流和资金流的结合，快捷的交通使地球变小，保证了全球范围内物资的快速流 动。信息流是物流过程的流动影象，物流是信息流的载体。通常在操作层物流是 显式的，而在管理层物流是隐式的，信息流是显式的。信息流伴随着物流而产生 又反过来控制和调节物流，仅当信息流和物流同步时，才可实现管理层对操作层 的透明管理。新的信息技术和通讯技术的发展使整个供应链的信息流和物流同步 成为现实。通过信息系统可以把供应商、制造商、分销商、甚至零售商和最终用 户联系在一起，把关键的数据在最短的时间内送到相关的一方，大大降低纸上工 作，改善沟通，降低提前期，提高服务水平，降低服务费用。 2 3 采购管理中常用的方法 2 3 1 传统采购管理中采用的方法 2 3 i 1 定量采购方式 定量采购方式，就是采购的时间不定，而每次采购的数量固定不变，当库存 量降到一定数量时，就开始采购的方式。 这种方法的运用，需要确定一个库存订货点量，即当实际库存量降到这个订 货点时，就按固定的订货数量订货。为了节省费用，降低成本，还需要确定一个 合适的订货批量，使按此数量订购物资所需的总费用最小，这就是经济定购批量 硕士学位论文约克( 无锡) 公司的采购与库存控制研究 ( e o q ) 。 经济订购批量，是侧重从企业本身的经济效益来确定库存量的一种方法。从 库存费用来看，它是由订购成本和保管成本两大部分组成的。 订购成本，主要是指供应部门处理订货、补充库存所需要的费用。保管成本， 主要包括物资占用资金的利息、仓库和运输工具的维修费用，物资存储损耗等费 用。 物资的订购成本只与定购次数有关( 成正比) ，而与每次订购数量关系不大； 保管成本则与订购次数无关，而与库存数量有关( 成正比) 。这两类成本有一定 对立性，必须通过科学分析，使总成本达到最低，即订购成本与保管成本之和为 最低，这时的订购批量最经济。 经济定购批量( e 0 0 ) 可在以下的模型和假设条件下确定。 此模型的假设包括： 物品的需求是独立的而且足够稳定 物品需求率为已知和确定 采购交货期是不变的常量，且与需求量无关 各种单位成本不变 典型的库存模型假设理论化的情况如图2 2 所示。 b 图2 2 典型的库存模型 0 是订货批量，b 是订货点，a c = c e - - 订货间隔期，a b = c d = e f ：采购交货期，斜线的 负斜率表示物品以某一固定需求率出货。当库存量降至订货点b 时，就按订货量 q 发出个新的订单。经过一固定的采购交货期后，货物一次性入库，以垂直线 表示。由于需求率固定不变，交货期内的需求量正好为订货点的库存，这样，入 库时，库存正好为零。故平均库存为0 2 。 根据经济订货批量的定义，经济批量的确定可用下图2 3 表示。 1 2 碛士学位论文约甍( 笼锈) 公弼懿采购与痒蒡控制磷究 其中：r 一年需求量，以单位计 p 一褥菇豹魏入姨本 c 一每次订受懿谨鹣成零 h = p f = 筇擎建每冬德存戏零 成 本 q 一批量或订货戮，以单德计 f 一鞋荤镶戚搴系数表示鹃年麓存癃零 、 慧蔑零t c 、峄 f l “ j 斗 二定髓零巍泓 q o ( e o q ) 定购批鬣 保管成本q h 2 赡入藏本r 懋2 3 经菸并魏攒豢基 这群，年总戚零( = ( 鹣入成本) + ( 订购成零) + ( 结存成零) 帮 t c = r p + r c i q + q h 2 在代最小的条传下，得e o q = q 。= ( 2 c r h ) ”= ( 2 c r p f ) 讹 2 1 ) 予均订货窝隔彳( 冬) = 镣。r = ( 2 c h r ) “2( 2 + 2 ) 这个简单的撬型撬出了个重要的见解：鼹佳的订赞策略怒在单位时间的库 存保管成本与订贷固定成本之阅进行权衡鳇结果。实黪上，单使对橱鲍避定订赞 成本= r c q ，攀袋霹颡浆保警成本- - q h 2 ，穗饕裕货塞蛰姻壤麓，萃霞辩溺熬绦饕 成本增燕，单往拜寸闻的订魏成本降低。健露喾樱等时，我们可以褥菇璇优订货数 量，即 c r q = q h 2 域 e o q - ：- q 。- - 公司聚购过程中最大弱阚嚣是浆赡员工终重 点的偏移。要想解决这一问题，靠增加人员是一个不可取的办法，况且目前采购 黝憩人数积达到l i 人( 含缀关、文员) ；遴过技熊娉划来据寒工终效率，效累扰 较缓慢，无法跟上发展的鬃求。因此发挥管理信息系统潜力来变革现有流程就 威了最好酌也是唯一豹方法，改避怎渡程的设想如圈3 1 联示。 从流稷图中可以发现，有两个丈的改滋。一个鼹增加了供应商诗划员，物料 需求豹沟通和向供应商催货等事宣从采购员职责中剿离；雯一个则是财务入帐后 的信息核对，这一道程由信息系统执行，原先采购贤付款申请的工作交给了系统。 3 。，供玻舞计趔 在m r p i i 环境下，引入供应商计划模式对采购过程革新，好处熙将日常的库 存计黧帮送货计划袄袈麓滔动串分离出来，诖负责像应裔谤凳j 夔入瑟专心予计露 每豳的物料供应，也就是每哭的生产需求。间时让采购员肖趸多的时间去控制成 本藕进行攥痖裔赉潆的并发，更多黔露蠲移供应裔谈秀。 供应商计划是新的采购过程的灌要操作平台，在日常的采购过程中，由专职 兹供应饔谤鲻受颡供应商滋行西露弱煎务镄怠海运。馔瘦鬻诗懿包镪今螽冗褥蠹 的供货日程安排，以及对以往供贷信息的汇总和对朱来需求的预测。 供应蔫诗巅是一个其蠢承诺严窳萑懿管瑾掇表，它要谈靠歪确懿篷务诗翔过 程米支持。这份报袋将列入供应商所需要的信息资料，以便于供应商和约克无锡 之闼麓毒一个渍楚蠢羧懿沟遥。那供应囊诗麓孛疰惫摇酃鹫内容程? 德先繇究一 下供应商计划在采购过程中的角色。 供应亵谤裂我饕黪是瑷蠢瓣采麓订攀。璇骞懿慕魏订鼙融容色援交暴颓方戆 名称、所订产品的名称、技术要求、数量、价格、交货日期、运输条款、付款方 式戥及其它系聚款襄务条款。毽楚舒绥想薅粪蓬鸯鬻戆搜毒产鑫名称、数霪、 交货日期。其余的条款对于一个稳窟、长期的供应商来说，均是重复的填写，是 不壤蠖静郝转。献这一点谤，貘应懿诗麓涵蕊采魏订挚孛三令交动羚参鼗是蕊涪 而又有效的。 勇努，樊应囊谤趔也不旋该仗毡摇采怼虿攀，还霹班氇揍今后a 麓瘤甚蕊尼 个周的预测。而在目前，采购员为获得供应商的快速反应，缩短交货期，采取的 方法是定絮绘供应囊提供豫测。钟怼菜些需求频繁藏容易变动熬兹熬，丞| j 诖傲疰 1 9 商直接做成库存，约克给以承诺在一定的时间内消化完此库存。提前多少时间给 预测，做多少库存，则视所采购产品的交货期和需求量。 以上供应商计划所包含的内容，也可以说是把供应商的供货分成了几个期 段。 第一期段，相当于目前的采购订单，是确确实实的合同。该期段内的项目是 为双方确认过的，供应商必须按所要求的日期按质按量地供货，任何对项目的更 改都得事先得到双方的认可，因此可以暂且把这一阶段叫做订单状态阶段。 第二期段，相当于目前对供应商库存的承诺。约克无锡公司将对该阶段内的 数量承诺，确认在该时间段内要求提供的产品，但具体的日期则根据约克无锡的 情况随时变动。可以把这阶段叫为库存承诺阶段。 第三期段，相当于目前提供给供应商的需求预测。约克无锡公司对供应商有 任何的承诺可以视具体情况而定，如只对某些为供货的特殊的原材料做出承诺， 也可和供应商协商并写入供货协议。这一阶段可以称为预测状态阶段。 这样把整个供应商计划分成了三个阶段，满足了缩短交货期，加快供应商反 应速度的要求：实际上也是把供应商直接纳入到本公司的制造体系，拉近了供应 商的距离，有助于改善与供应商关系。 3 2 财务付款的信息核对 如图3 1 ，设想中的流程跟现有的过程相比较，改进了采购申请付款的工作。 采购员申请付款也即发票报销，是一个烦琐而又低效的过程。目前约克无锡采购 员收到仓库收料单和供应商发票后，负责核对它们和采购订单的一致性，然后填 写付款申请单，经审批，最后交财务付款。但是，当前公司, i i a p i c s 的财务模块 已经和采购模块、仓库管理模块打通接口，采购和仓库的数据已和财务直接相连， 这个烦琐的核对工作已完全可以交给系统去处理。 相互核对的有三项信息：供应商计划：仓库收料信息；发票信息。这三项各 包括的数据和具体的匹配要求如图3 2 所示。供应商的所送货物只有在和供应商 计划核对无误后，仓库才能接收；供应商发票只有通过了和供应商计划以及仓库 收料数据的核对后。才能输入财务的应付款系统，再和系统中已录入的供应商信 ，g ( 如帐期) 相核对，到了付款日期的款项由财务支付。如任何过程中出现的差 错，可由财务、供应商计划员或采购员、仓库调查解决。 该过程的改进后的好处是，企业的现金流将得到了更好的控制，资金的运用 虱汁昧离黔h 鉴斟冲醯v螃到3滟瀑打斋j字潜壁晕爵 懈| 产肆蛰 暮_ 寤阿斟 潮辩 冷襁 鼹龄 堡圭堂垡笙苎丝壅! 蒌望! 竺至塑墨堕复壁查堡型婴至 更加有计划性，财务可以对以后较长一段时间内的支出做出预先的准备。同时付 供应商计划仓库收料记录 供应商发票 l 供应商名称k 一供应商名称k 一供应商名称i 。-_-_-_ l 帐号、税号h 一帐号、税号f p 。- _ _ _ _ - - _ _ _ _ - _ 。一r 。o 。_ 1 图3 2 收料及付款信息核对 款过程周期可以大为缩短，减少了流转审批过程。突出了财务模块在信息系统中 的重要地位，摆脱了以往系统财务模块和其它模块的隔绝的局面。 可能会有这样的疑虑：由于减少了付款过程中的审批程序采购价格是否能 得到和以前一样的控制呢? 有两个方法应该可以解决。一，每年初的价格审查后， 每个零件的价格输入系统，财务可以再做个把发票价格和系统价格的核对，就 能避免供应商计划员可能的暗箱操作。二，现有的每月一次采购价格差异报告也 能达到同样目的，采购价格差异( p u r c h a s ep r i c ev a r i a n c e ，简称p p v ) 是当月 每一项采购产品的价格和系统标准价格的比较。 3 3 采购过程改善后的组织管理 从上两节的叙述中可以了解到，m r p i i 环境下的采购改进和过程的组织管理 改变是密不可分的。目前约克公司的采购过程中，采购员从m r p 系统中获得计划 信息，进行采购，采购员也就担任了物料计划员和采购的双重职责。 而在改进后的过程中，有一个供应商计划员和供应商起制定供应商计划， 并负责日常采购业务；而采购员和供应商共同研讨业务条款和技术要求，进行价 值分析和谈判，更多的了解供应商内部管理，研究如何提高供货质量、降低成本、 缩短交货期。因而，他并不赢接介入日常采购业务而是从总体上进行价格控制， 硕士学位论文约克( 无锡) 公司的采购与库存控制研究 决定采购业务运作参数。 最显著的一点，供应商计划员职能可以从采购中划出，由专人负责，当然并 入计划职能中去也是一种选择。这样，采购职能就从日常业务中脱离出来，从而 可以相对提高到一个更专业的高度进行操作，亦便于企业高层决策进行控制。 在这里，我们也可以供应商计划员和采购员的新的职责中更多地理解采组织 结构的变化。 供应商计划员的至少工作有： 1 ，回顾来自m r p 的物料信息，包括：每周供应商计划，与供应商的生产计 划员联系；修改供应商计划中的订货量和送货日期；如供应商无法满足公 司要求，供应商计划员会和供应商一起讨论备选方案，必要时，采购员也 可参与。 2 ，参数维护，这包括供应商编号、采购提前期以及其它一些计划需用的信 息。 3 ，对变化作出反应，协调生产车间需求和供应商产能之间的配合。 4 ，维护一个稳定的供应商计划，明确告诉供应商何时送货，满足生产需求。 同样，在这样的结构中，采购员的工作至少包括： l ，价格和其它商业条款。这些条款应覆盖所有的供应商，而不仅仅是一些 关键的采购物品。 2 ，采购提前期段。公司应作出多长时间的承诺和什么时候作出承诺，以允 许供应商能准备原材料以及及时满足生产的需要。 3 ，维护管理信息系统中有关价格、付款条件、提前期段、采购量分配比例 ( 如有两家以上供应商同时供应一种产品) 等参数。 4 ，和供应商探讨技术规格，供货协议，制定长期合同。 5 ，更多地了解供应商内部管理，探讨如何加强双方的协调，降低成本、缩 短交货期、降低双方的库存等。 6 ，开发更好的供应商，做到供应商队伍的不断优胜劣汰。 综上所述，经过以上的改进设想，采购新过程使相关的业务职能在信息系统 中得到进一步集成优化，将供应商计划职能纳入整个计划体系，从这一点讲，以 上的设想并不仅仅是工作内容和工作职责的部门之间的转移，它将现有的订单、 库存承诺、预测进行了集成，使流程简单化，出错机率大为减少。采购员从纷繁 的计划过程中脱离出来，有更多的时间投入到更专业、更熏要的拓展供应商、加 强供应商伙伴关系中去。 当然，要完全按照前面所讲的改进的程序来操作，也不是一蹴而就的。首先 2 3 硕士学位论文约克( 无锡) 公司的采购与库存控制研究 和供应商沟通的平台由采购订单转变为供应商计划，和供应商的关系要求更加密 切，供应商也可以看到更多的客户信息。如何同供应商建立合作伙伴关系来支持 采购过程的革新，将在后面阐述。 另外，较稳定的主生产计划体系和成熟、运行稳定的m r pi i 系统软件也是一 个前提条件。供应商计划软件开发的关键在于和m r p i i 系统的集成，使物料需求 信息以另一种方式显示在供应商计划上的各个期段。同时，软件亦要和仓库和财 务的系统集成，使信息的三个来源点做到有限制的共享。 具体的实施，可以作为一个循序渐进的过程。第一阶段是在彻底重新思考传 统采购过程的基础上重新设计新过程框架。第二阶段是对新过程涉及的部门、组 织的有关人员进行培训，使他们转变观念，了解新过程的优点和效益并理解新过 程的操作方法。与此同时进行所需要的信息系统软件开发和操作平台设计。第三 阶段是在信息系统开发初步完成后，选择一个典型供应商进行试点测试，改进系 统和操作流程。同时积累对供应商培训使其转变的经验，为下一阶段的推广做准 备。第四阶段，将供应商计划模式推广到其他供应商，并维持一个较高的绩效水 平。 2 4 硕士学位论文约克( 无锡) 公司的采购与库存控制研究 4 约克( 无锡) 基于供应链的库存系统设计 很长一段时间，人们已