（工商管理专业论文）M公司零备件管理信息系统的运行状况分析与对策研究.pdf

查! ! 垄兰翌主芏堡丝查 塑墨 m 公司零备件管理信息系统的运行状况分析与对策建议 摘要 管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以 及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战 略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集 成化的人机系统。这个系统不仅仅是一个技术系统，而是把人包括在内的人机系 统，因而它是一个管理系统，是个社会系统。9 0 年代以来，各种自动化和信息技 术在制造企业中不断被应用，提高了制造生产率。管理信息系统越来越被广大的 企业所接受和采用。 m 公司作为一个由国际跨国集团控股的生产企业，在企业内部管理方面具有 先进的理念，其进行管理信息系统建设的过程值得很多国内企业借鉴。我们在本 文中详细介绍了m 公司在零备件的供应链管理方面进行管理信息化的建设过程， 并对其运行状况进行了分析研究，并针对m p 2 运行后存在的问题提出解决建议。 首先，我们在文中详细描述了m 公司在2 0 0 0 年实施m p 2 的具体步骤及m p 2 运行以后的零备件的供应管理模式。m p 2 的实施过程包括：成立项目小组，确定 目标软件系统，优化业务流程，系统软件的客户化开发，购置硬件、基础软件、 系统软件，安装系统，系统测试，及人员培训等步骤。 其次，客观地评价了该公司在运行m p 2 后所取得的成效；同时也分析了其存 在的问题。实施断p 2 后，m 公司零备件管理方面实现了信息共享、简化了工作 流程、减少了信息失真度、提高了零备件管理供应的敏捷性，提高了企业的核心 竞争力。但是在系统运行后也发现了一些诸如：操作烦琐、库存费用高、m p 2 数 据庞大等问题。 最后，针对m 公司在m p 2 系统运行后存在问题，我们进行了分析，同时提 出了信息屏蔽、动态库存控制和数据外挂的解决方法。同时也指出推进企业信息 化建设过程中应注意的问题。 关键词m p 2管理信息系统库存动态库存控制数据外挂 一i i 查! ! 苎芏堡主芏些垒墨 垒望! ! 垦垒竺! a n a l y s i s & s u g g e s t i o n o ft h es p a r ep a r t sm a n a g e m e n t i n f o r m a t i o ns y s t e m r u n n i n gs t a t u si nmc o m p a n y ， a b s t r a c t m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m i sa l l o r g a n i z e da s s e m b l y o fr e s o u r c e sa n d p r o c e d u r e sr e q u i r e dt oc o l l e c t ，p r o c e s s ，a n dd i s t r i b u t ed a t af o ru s ei nd e c i s i o n - m a k i n g i ti sh u m a no r i e n t e dt oa c h i e v eb e t t e re f f i c i e n c ya n de f f e c t i v eo ns t r a t e g yd e c i s i o n s ， c o n t r o la n do p e r a t i o ni ti sn o to n l y at e c h n o l o g ys y s t e m ，b u ta l s oah u m a n m a c h i n e s y s t e mt h a t i n c l u d et h ep e r s o n ；i ti sam a n a g e m e n ta n ds o c i a l s y s t e m s i n c e9 0 s ， a u t o m a t i o na n di n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y ，w h i c hi n c r e a s ep r o d u c t i o ne f f e c t i v e n e s s ，a r e a p p l i e di n c r e a s i n g l yi nm a n u f a c t u r i n ge n t e r p r i s e s m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e mi s w e l c o m e da n da p p l i e df o rm o r ee n t e r p r i s e sg r a d u a l l y c o m p a n y mi sa ne n t e r p r i s e ，w h i c hc o n t r o l l e db ym u l t i n a t i o n a lg r o u p ；i t sa d v a n c e d i n t e r n a lm a n a g e m e 。mc o n c e p t sa n dc o n s t r u c t i o no f m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o ns y s t e ma r e d v a l u a b l ef o rm a n yc h i n e s ee n t e r p r i s e s t h i st h e s i si n t r o d u c e st h ec o n s t r u c t i o no fm i s i ns p a r ep a r t ss u p p l yc h a i no f c o m p 哪m ，a n a l y s e st h eo p e r a t i o n so fm i s ，s u g g e s t s t h em e t h o do f s o l v i n g t h ep r o b l e m si nm p 2 o p e r a t i o n s f i r s t ，t h et h e s i sd e p i c t st h es p e c i f i cp r o c e d u r e si nm p 2a n ds p a r ep a r t ss u p p l yc h a i n m o d e la f t e rm p 2 t h ep r o c e d u r e so fm p 2i n c l u d e ，c o n s t r u c t i o no fp r o j e c t g r o u p ， s p e c i f yt a r g e ts o f t w a r es y s t e m ，o p t i m i z a t i o no ft h eo p e r a t i o np r o c e d u r e s ，d e v e l o p m e n t o fc u s t o m a r i e ss y s t e ms o f t w a r e ，t h ep u r c h a s eo fh a r d w a r e ，b a s i c s o f t w a r e ，s y s t e m s o f t w a r e ，t h ei n s t a l l a t i o na n dt e s t i n go f s y s t e m ，a n dt h et r a i n i n go f p e r s o n n e l s e c o n d ，t h et h e s i sa p p r a i s e st h ee f f e c to fm p 2o b j e c t i v e l y , a n da n a l y z e st h e p r o b l e m sl i e si nm p 2 m p 2m a k e st h emc o m p a n ys h a r ei n f o r m a t i o no ns p a r ep a r t s m a n a g e m e n t ，s i m p , f i f y t h ew o r k f l o w , i n c r e a s et h ef i d e l i t yo fi n f o r m a t i o n ，i n c r e a s et h e p r o m p t n e s si ns p a r ep a r t ss u p p l y , d e v e l o pt h ec o r ec o m p e t i t i v e n e s so fmc o m p a n y w h i l es u c hp r o b l e m sa sc o m p l i c a t e do p e r a t i n g ，h i g hs t o r a g ec o s t s ，a n dh u g em p 2d a t a e x i s td u r i n gt h eo p e r a t i o no f m p 2 f i n a l l y ，t h et h e s i ss u g g e s t st h ea p p r o a c h e ss u c ha si n f o r m a t i o ns h i e l d ，d y n a m i cs t o c k c o n t r o la n dd a t ao t h e rh a n g a n dt h et h e s i sp a y sa t t e n t i o nt ot h ec o n s t r u c t i o no fm i s k e yw o r d s ：m p 2m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e mi n v e n t o r y d y n a m i c s t o c kc o n t r o ld a t ao t h e rh a n g i i i 声明 本人声明所呈交的学位论文是在导师的指导下完成的。论文中取 得的研究成果除加以标注和致谢的地方外，不包含其他人已经发表或 撰写过的研究成果，也不包括本人为获得其他学位而使用过的材料。 u 。 与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中作了明确 的说明并表示谢意。 本人签名：爹 1 艮 日期：如；。；、，。 东北大学硕士学位论文第一章绪论 第一章绪论 1 1 研究目的、 本论文将非生产原料的零备件的管理信息系统作为研究对象。在大多数应用 于生产的管理信息系统( 如：m r p i i ) 中关于采购、库存控制及物流方面的模块 基本只涉及到原材料这方面，对于属于非生产原料的零备件方面涉及很少。可是 在制造行业的实际生产中，因为企业一般都拥有很多的设备，非生产原料的物资 消耗实际也很大，因此用于这方面的费用占成本的比例也很高：而且零备件需求 的规律性差，偶然性强，难于控制，特别是在四班三运转的企业中，对设备的运 行能力要求高，所以对零备件供应的敏捷性要求更高。如果单纯的套用原材料的 供应管理方法，就会如文中的m 公司一样面临占用大量资金的问题，或是单纯的 为降低费用而减少库存，则又会面临出于缺少零备件，设备无法修复，造成停产 的情况。在些大型企业中，有关零备件的管理已经引起了领导层的重视，希望 本文通过对m 公司零备件管理信息系统的分析研究，能够给大家提供一个思路， 对企业建立一个反应敏捷，低成本的零备件管理信息系统有所裨益。 1 2 m 公司简介 m 公司是在1 9 9 6 年成立的一家合资公司，属于化工行业，注册资金1 0 亿元 人民币，拥有员工一千多人。它是由化工总公司和跨国公司q 集团共同出资组建， 并由q 集团控股。q 集团在本行业中列世界第一；同时也进入了世界5 0 0 强。q 集团将亚洲尤其是中国定为自己未来发展的重点，因此对其在中国投资的第一家 企业m 公司倾注了大量的人力物力。派遣了大批有海外工作经验的管理人员和技 术人员来到m 公司工作。m 公司借助这些外籍专家，在一年多的时间内完成了 对化j ：总公司下属的。一家工厂的主要设备改造和引进任务，在1 9 9 7 年f 式运行投 产。这些外籍专家将q 集团先进的技术工艺带来的同时也将其先进管理方式带进 了m 公司。 m 公司的主要产品是与轿车、轻卡和重型卡车配套的轮胎。其中轿车与轻卡 轮胎为子午线轮胎，共有6 个系列：m x t e 、v i v a c y 、c e r t i s 、m x v 8 、s u v 、 p p l ，8 0 多种规格型号，年产量约为1 3 5 0 0 0 0 套；重型卡车胎有平式轮辋和深式 轮辋两大系列，近5 0 个品种，年产量约2 3 9 0 0 0 套。其年产值大约1 5 1 6 亿人民 币。m 公司的生产管理模式基本是采用q 集团内欧洲工厂的管理模式，主要分成 1 东北大学硕士学住论文第一章绪论 生产部、工程部、_ 质量部、工业工程部、财务部、人力资源行政部、采购供应部 等七个大部门。该公司没有销售部门，其产品的销售由亚太中国区负责。因此该 公司是一个纯生产型的企业，其主要目标是提高产品的质量和产量，降低生产成 本。 m 公司在1 9 9 7 年的下半年正式实行了四班三运转的方式进行生产，但由于 其产品进入中国市场不久，销售情况不理想，生产任务不足，且其产品基本上是 外销。在1 9 9 8 年后期，随着中国市场的进一步开拓，其产品开始旺销，生产任务 明显加重，对设备的停机率有着严格的要求。 m 公司主要有密炼、准备、成型、硫化四个生产车间，其产品是经密炼一准 备一成型一硫化四个车间流水作业生产制造而成。由于其是在原来老厂的基础上 改造建成，因此其设备产地各异，新旧程度不一。密炼车间共有四条线：两条来 自泰国，结构类似，冷却部分由国内的一家机械厂进行了改造：另外两条是老厂 的设备，其中一条线的主机被换成意大利的产品。这四条线承担着生产比较类似 的半成品。准备车间共有1 0 台完全不同类型的设备，为下一道工序准备不同类 型的中间产品。这1 0 台设备来自不同的产地：意大利、德国、法国和中国。成 型车间共有3 6 台设备分为4 组，每组的设备是完全相同的。其中的两组设备产 自美国，另外两组产自法国。硫化车间共有4 6 台设备分为两组，均产自中国。 但其中一组3 0 台产自大连：另外一组1 6 台产自桂林。设备原产地的多样性给设 备的维护保养带来了诸多的不便，另外h 公司除少数的设备是新购进的外，大多 数是运行多年的老设备，这更增加了设备维护的难度。 东北大学硕士学位论文 第二章初期的管理模式分析 第二章公司初期的零备件管理模式分析 2 1 公司初期的零备件管理模式 m 公司在建f 初期，由于改造和生产并行的客观条件限制，整个公司管理比 较松散。随着公司生产逐渐步入j 下轨，各个部门逐步形成了自己的管理方式。虽 然有些部门建立了适合本部门特点的专用数掘库，但大多数仍然只是用微机作些 e x c e l 、w o r d 的表格或文档。另外公司内部的局域网还未连通，因此初期的 零备件的管理是。种松散的、各个部门各自为政的管理方式。 2 1 1 零备件获取方法 在m 公司若想取得除生产原材料和燃料外的所有物资，最初的途径只有填写 采购申请单，通过采购部来购买。后来随着中心仓库的建立发展，获取的途径又 增加了一种，即填写领料单，去中心仓库领取。在中心仓库建成后，公司规定只 有不属仓库库存项目的才可以通过填写采购申请单购买。 i f 2 1 2 仓库管理 m 公司的中心仓库负责全公司除生产原材判及燃料外所有多周期需求的物 品，包括：设备维修用零部件、各种专用工具、劳动保护用品、办公用品和清洁 物品等。在1 9 9 6 年仓库初建时，采用卡片式管理。从1 9 9 7 年开始，中，t l , 仓库建 立了零备件管理系统( s p a r ep a r t ss y s t e m ) 。该数据库是用f o x p r o 编写的，最初 在w i n d o w3 2 ，1 9 9 8 年经升级后又在w i n d o w n t 环境下运行。 2 1 2 1 物品入库立项程序 m 公司为了简化内部工作流程、提高工作效率和降低管理成本，鼓励各个部 门将多周期需求物品( 即零备件) 放入中心仓库进行统一专业化管理。因此它的 入库立项原则非常简单，只需填写零备件入库申请单，经所在部门经理批准即可 实现。此申请单同时也作为删除或修改信息的单据。 零各件入库的工作流程见图2 1 。当申请单到达仓库管理部门后零备件管理 系统( s p a r ep a r t ss y s t e m ) 分析员首先检查所申请物品是否已经存在该仓库，若 是新物品就给出新的仓库编码并填入单中：若是已经存在的就将所对应的仓库编 码填入单中。其次，将该物品的详细信息依照申请单描述录入数据库内：或修改 3 东北大学硕士学位论文 第二章初期的管理模式分析 数据库中该项相关信息，如安全库存量或类型等。最后，将带有仓库编码的信息 反馈给申请人。 4 图2 1 零备件入库立项流程幽 f i g 2 1r e q u i r et h ep a r t ss t o c k i n gf l o wc h a r t 2 1 2 2 零备件管理系统( s p a r ep a r t ss y s t e m ) 零备件管理乔统( s p a r ep a r t ss y s t e m ) 是m 公司基于q 集团内普遍采用的综 合库存补给策略( t ，r ，s ) ，由公司的i t 部门和仓库管理人员共同建立的一套符 合本地特点的仓库零备件管理软件。首先，系统赋予每个种类的物品一个唯一的 仓库编码；之后为每一种零备件都建立了详细的档案。这其中包括每一种零备件 的自身情况的详细说明和出入库记录及当前状态。如图2 2 所示，我们可以看到 编码为s y e 0 2 2 5 的零备件的详细资料： f a ) 显示此备件在当前已有的7 7 4 4 种备件中列1 9 3 0 位； ( b ) 图中的s y e 0 2 2 5 是此备件的仓库编码，2 g 3 d 4 则是放置的位置代码； ( c 1 c 显示的是备件的当前状态，图中所示该备件于1 9 9 9 年7 月2 6 同订货； ( d ) 显示备件的所属类别； ( e ) 显示备件的单价： ( n 备件的名称及其详细的描述； ( g ) 显示备件的最大、最小和当前库存量； ( h ) 显示订货点水平、订货数量和供应商n 造商代码； ( i ) 显示备件的订货号和最后一个领取此备件的领料单号。 针对库存零备件的种类繁多的情况，零备件管理系统( s p a r ep a r t ss y s t e m ) 对零备件进行了家族分类。首先将零备件分成通用和专用两大类，之后再将通用 的零备件按照其自然属性或用途归类，如m e c ( 机械类) 、e l e c ( 电气类) 、s t a ( 办公用品) 等等；专用的零各件按归属的设备划分，如k r u p p 、g r l 、g r 2 等等。该系统查询零备件的途径很多，可通过输入编码、家族、或物品名称等方 式来实现。 4 东北大学硕士学位论文第二章初期的管理模式分析 幽2 2 零备仆管理系统( s p a r ep a r t ss y s t e m ) 的备件详细描述 f i g 2 2d e t a i lt h ep a r t si ns p a r ep a r t ss y s t e m 幽2 3 零备件管理系统( s p a r ep a r t ss y s t e m ) 主菜单 f i g2 3m a i nm e n uo f s p a r ep a r t ss y s t e m 5 一 东北大学硕士学位论文第二章初期的管理模式分析 它的库存补给策略是综合库存补给策略( t ，r ，s ) ，固定检查周期t 定为一 周。每周一系统自动检查，若库存低于订货点r ，则发出订货申请，否则，不订 货。订货量的大小等于最大库存量减去检查时的库存量。 从他的主菜单( 如图2 3 所示) ，可以看到零备件管理系统( s p a r ep a r t ss y s t e m ) 强大的实用功能，它不仅能满足单一的零备件管理的需求，同时还具有很强的计 算功能，可以按需要生成各类相关的财务性报表、计算价值、发出订货申请等。 另外此系统最突出的一个特点是，发出的订货申请根据不同的供应商制造商代码 进行了分类打印。 2 1 2 3 工作流程 中心仓库的日常主要工作就是收发零备件及发出订货申请。如图2 5 所示。 图2 4 中心仓库日常i ：作流程 f i g 2 4c e n t e rs t o r ed a i l yw o r k i n gp r o c e s s 2 1 3 采购模式 m 公司的采购程序：填写采购申请单一本部门经理批准一财务总经理批准一 采购部。采购部接到申请单后，首先登记申请单，之后分派给采购员，采购员确 定供应商和价格后，交给供应员打印定单，之后再由采购员确认签字后传给供应 商。采购部最初是用e x c e l 打印定单，后来采用a c c e s s 编制的一套数据库( 见 图2 5 ) 来管理及打印定单。 6 一 东北大学硕士学位论文第二章初期的管理模式分析 图2 5 采购定单系统主菜单 f i g 25m a i nm e n uo fp u r c h a s i n go r d e rs y s t e m 2 2 初期零备件管理模式存在的主要问题 由于松散的凿理方式，不能实现资源共享1 ，虽然各个部门的信息管理系统作 得都很有成效，但是零备件的供应镀系统作为一个整体运行的不是很好。各个部 门的业务联系脱节，若想查询一些信息要花费很多时间。作为一个整体，系统内 资源不能共享，反应速度慢，成本高。具体表现在以下几个方面。 2 2 1 零备件查找不方便 虽然中心仓库的零备件管理系统( s p a r ep a r t ss y s t e m ) 很方便实用而且具有 非常友好的界面，但是它的开放程度和以前的卡片式一样，只局限在仓库内部。 其他部门想查找零备件很不方便，通常需要到中心仓库去用仓库的微机查询，或 是在现场翻找：或是凭着记忆来确定有无。此外，由于该系统的版式及内容均是 英文，这又给该系统推广造成困难。大多数人，特别是维修工一般情况是在仓库 的现场翻找，找不到了就找懂英文的管理人员在微机上查。而且由于中心仓库的 保管员不懂英文，在实施零备件管理系统( s p a r ep a r t ss y s t e m ) 后也没放弃过去 的卡片。 一7 东北大学硕士学位论文第二章初期的管理模式分析 另外还有一个原因，负责公司设备维护的维修部没有实现信息化管理，很多 的资料数据都保存在w o r l d 或e x c e l 版本的文档中，这就给查阅设备零备件档案 造成困难，使用者自己常常都不了解哪些零备件已经在仓库中立了项，哪些没有； 只能是单纯地依靠仓库的零备件管理系统( s p a r e p a r t ss y s t e m ) 查询。 l r 2 2 2 采购周期长 也正是由于零备件查找不便，各个部门不愿意去中心仓库领取零备件，而更 倾向于填写采购申请单，这样就造成许多同种物品的多次重复采购，增加了采购 部的工作量。此外，中心仓库每周发出的订货申请有二三百种以上的物品，当申 请到采购部出采购员询问完价格后，供应员需要将这些零备件的编码、描述、数 量和价格一一重新打印在采购定单上( 实际上供应员所打印的定单量一半以上是 中心仓库的) 。采购周期变长的原因有些是因为采购申请单压在采购员手中等待采 购，有些因为压在供应员手中不能及时打出。 2 2 3 仓库经常缺货 一些常用的零备件仓库经常短缺，还有一些零备件更是迟迟未能到货。造成 这种情况的原因是多方面的。一方面是出于采购周期过长，不能按时到货：另一 方面是由于仓库发出的订货申请中零备件种类过多，个别的零备件有时会发生被 采购员漏掉定货或供应员打定单时漏掉打印的现象；还有一部分原因是由于各个 部门了解到仓库时有缺货现象，害怕用时领不到，所以在货到的时候就多领。虽 然仓库针对采购周期长这种情况，加长订货提前期，将订货点和最大库存作了调 整，使缺货睛况有所改善，但未能很好地从根本上解决问题。而且由于部门问的 横向沟通差，个别的零备件被漏掉定货的现象不容易被及时发现，往往等到需要 时才被发现。 2 2 4 仓储费用高 紧急采购的情况时有发生，即与供应商联系先发货后补定货单，在这种希望 迅速发货的情形下，产品的价格就不好过多的要求。在实际操作中往往是被动的 满足供应商在价格方面的条件，以换取迅速到货。另外，为加快运输速度，般 会采用快递和空运的方式。这些情况不仅增加了费用的支出，而且对于产品的质 量也不能很好的保证。造成紧急采购的原因有两点：一是因为采购周期长，当需 要用时却还未到货：二是因为车间的维修计划不周全，使很多应该预计到未来需 要的损耗零备件未能及时提出采购计划。 东北大学硕士学位论文第二章初期的管理模式分析 此外还有一种情况，也会造成不必要的费用支出。就是由于各部门将采购申 请单发出后，等了很长一段时间还未到货，询问一些相关部门又得不到确切答复， 有时会再填写一份申请单。结果过一段时间后，两个申请单的两份同样的货一起 到达。 东北大学硕士学位论文第三章m p 2 的实施过程及成效 第三章m p 2 的实施过程及成效 3 1 公司实行信息化管理的必要性和迫切性 面对m 公司在零备件供应管理方面存在着的管理松散、反应速度低、费用高 及沟通不畅等众多问题，为解决这些问题，加快零备件供应的反应速度，降低供 货成本，使现有的资源能够共享，提高工作效率，公司决定上马一套用于零备件 供应链管理方面的信息系统，将各个生产维修车间、中心仓库、采购部及一些相 关部门连在一起。 3 2 公司实行信息化的基础环境 m 公司从2 0 0 0 年初决定上零备件供应的管理信息系统，到2 0 0 0 年底工f 式启 动运行仅仅用了一年的时间。这一年中他们完成了系统的选型、人员的培训、系 统的调试和数据的导入等一系列工作。m 公司之所以能在一年之内成功的运行这 套信息系统，缘于他拥有良好的实行信息化的基础环境。 “i 3 2 1 基础工作的规范化 m 公司在建厂之初就非常强调规范化的管理，所有的信息数据都有统一的名 称，有明确的定义和编码、标准的格式和明确的含义。有一些编码是由公司级 制定的，对部门级的规范化工作具有指导作用，应用于公司内所有的文档和记录 中：其他的规范化工作是由各部门在公司统一规定下，结合部门特点由本部门来 完成的。 经公司级统- - n 定的编码有员工工号、部门编码、各部门费用中心号等等。 公司的员工工号是按照q 集团的标准编制的，在集团内部是唯一的，例如： h 6 0 0 1 0 0 即表示在q 集团所属的m 公司第1 0 0 名入厂的员工号码，h 6 0 为m 公 司在q 集团内的代码，0 1 0 0 则是入厂员工的序列号。另外当员工离职后，该员工 的工号也不会再赋予他人，这样就完全保证了工号的唯一性。公司内每一个部门 也都有自己的唯一部门编码，例如，m m x ( 密炼维修) 、p u r ( 采购部) ，t s t ( 仓库) 、b ec 设计室) 等等。同时公司也对所有部门在各方面所产生的费用赋 予一个独立的费用中心号，例如：1 0 6 5 3 表示仓库用于购买零备件的费用，1 0 - 6 5 4 表示仓库用于自身建设的费用，1 0 6 5 5 表示仓库人员的同常费用。 】0 东北大学硕士学位论文第三章m p 2 的实施过程及成效 与零备件供应链管理关系密切的部门，如中心仓库、采购部、维修部门等， 都具备比较好的实行信息化的基础环境。中心仓库对所有的库存物品都进行了规 范化的管理，按照物品的自然属性赋予每种物品一个统一且唯一的编码。中心仓 库的零备件编码是七个字符，如s y e 0 1 0 0 ，其中前三个字符表示零备件的自然属 性( s y e 表示电气类的、s y m 表示机械类的、s y f 暖通类的、s y t 表示工具类 的等等) ；后四个字符为序列号。另外，还有一部分编码是沿用了q 集团总部过 去所用的七位数字编码，如0 0 1 0 5 8 4 ，这类编码所占比例很小，而且多为一些常 用的通用件。中心仓库的零备件管理系统( s p a r ep a r t ss y s t e m ) 在零备件的出入 库记录上，都规范且详细地记载了零备件的领取数量、日期、领取人的工号、领 取物料的单据号码、零备件所流向的费用中心号、经手人工号：和零备件入库的 数量、日期、订货申请单号、经手人工号。此外，在中心仓库零备件管理系统( s p a r e p a r t ss y s t e m ) 中的零备件档案里也规范的记录了每一种零备件的供应商编码。 在采购部用于管理定单的a c c e s s 数据库系统中，规范且详细汜录了每份采 购申请单的号码、填写f i 期、申请部门的编码、申请人的工号、所花费的费用中 一t l , 号、到达采购部的日期、所对应的采购定单号、负责的采购员代码、供应商编 码、采购定单发出开期、到货r 期、运输方式和接货地点等。 在维修部门虽然没有专用的软件系统，但他们已经将其工作做了详细的说明， 并形成了规范化的文件。他们将公司内的所有设备都赋予了唯一的编码，而且记 录了每一台设备所申请的零备件，并且带有仓库编码。 3 2 2 运行平台的建立 m 公司在1 9 9 9 年已经建立基于1 0 m 的公司内部的局域网，并且与q 集团内 部网络连上。m 公司的局域网包含了1 6 基站，4 0 0 余个点位，6 0 0 0 多米的光纤 电缆，为星型拓扑结构。目前，公司局域网共有一个文件服务器、三个数据库服 务器、一个邮件服务器和一台小型机。文件服务器的运行平台是n o v e l l 5 1 ；三个 数据库服务器分别用m p 2 、o cs y s t e m ( 质量管理系统) 和m e m s ( 出口管理系 统) ；邮件服务器运行的是l o t u sc c m a i l ：小型机用于质量检查部门的质量控制 系统。局域网的终端操作平台是w i n d o w s n t 4 0e n g l i s h c h i n e s e + s p 5 。 同时公司内部的i t 人员在经历了集团内外的各种培训，相继获得了相关资 格，同时在m 公司内部的信息化建设过程中积累了相当的经验。公司内部实现信 息化的信息技术硬件环境已经成熟，在人力方面也具备了条件。 东北大学硕士学位论文第三章m p 2 的实施过程及成效 3 3m p 2 实施过程 m 公司在上这套用于零备件的管理信息系统时，虽然也历经了选型、优化业 务流程、人员培训l 、客户化开发及启动等一系列阶段，但由于其自身的特点和优 势，在整个的实旌过程中，用在选型、人员培训等这些对大多数公司相对很重要 的环节上的时间和精力相对都比较少。而且他的项目小组成员都是兼职人员，没 有一个专职人员。一方面是因为这个项目相对不是很大，另一方面是缘于公司内 已具备了良好的环境及具有相当数量的合格员工储备。 3 3 1 软件的遄型 3 3 1 1 成立项目小组 m 公司在2 0 0 0 年初，将准备上信息系统的计划报给集团总部的i t 中心。得 到总部批准后成立了项目小组。项目小组的领导人是技术部的部长d 先生，他是 一位来自加拿大的外籍管理者，当时他到中国已经两年，对m 公司的情况已经很 熟悉。中心仓库、维修部都归他领导。项目组的组员共计6 人：维修部经理、i t 工程师两人、中心仓库管理人员一人、采购部供应员一人和维修部的管理人员一 人。项目组的成员是从熟悉各部门业务的管理人员中选取的，并且都具备很好的 微机操作能力。i t 部门派遣的工程师是零备件管理系统( s p a r ep a r t ss y s t e m ) 的 编程者。由于维修部希望通过这套信息管理系统，实现本部门的信息化管理，因 此其部门经理积极要求加入该项目小组。小组内所有人员均为兼职，若有需要可 以加班，但不设立专职人员。他们的主要任务是协助专业的软件公司建立符合公 司特点的、高效率的、操作简便的零备件供应管理信息系统，同时肩负着系统运 行后进步拓展应用范围和深度的任务。 项目小组成立后，在2 0 0 0 年3 月共同制定了项目实施计划时问表： ( 1 ) 3 月，4 月软件选型； f 2 ) 5 月优化业务流程； ( 3 ) 6 月系统的用户化开发 ( 4 ) 7 8 月第二期培训； ( 5 ) 9 月培训主要终端用户； ( 6 ) 1 0 月一1 2 月数据完整性测试； ( 7 ) 2 0 0 1 年m p 2 启动 3 3 1 ，2 确定目标软件系统 q 集团的信息中心将集团内其他公司所用的比较好的软件系统的信息反馈给 m 公司。这其中包括美洲公司采用的m p 2 系统，这套软件在美洲的公司运行了 1 2 东北大学硕士学位论文第三章m p 2 的实施过程及成效 两年，并且取得了很好的效果。同时m 公司内来自美洲国度的外籍专家也力荐 m p 2 。m 公司在软件的选型上主要考虑的是，一方面，他想选择集团内其他公司 已经采用了的，因为大家同属于q 集团，其基本的管理理念一致，实施起来会比 较容易，且有成功的运作经验可用来借鉴：另外一方面，考虑到售后服务和价格 的因素，还有他想要中英两种文字的软件，因此不愿意找境外的供应商。所以当 得知d a t as t r e a m 已经在中国上海建立了予公司时，m 公司决定与d a t as t r e a m 公 司洽淡有关m p 2 软件事宜。 d a t as t r e a m 公司在1 9 8 6 年成立，在短短1 5 年的时间里，他迅速成长为在帮 助企业更好地管理他们的财产方面，具有世界领先地位的管理应用软件公司，同 时他也成为世界上最大的制造业的电子商务网络公司。m p 2 是d a t as t r e a m 公司 的主导产品，它是一个用于解决公司资产管理的全面系统方案，主要应用在：组 织并且追踪库存、管理设备费用、跟踪设备历史、安排设备的预防性维护任务、 保持机密的劳工记录、分配资源、生成工作单、申请和采购零备件、预测设备故 障。m p 2 的d o s 版本诞生于1 9 8 8 年；1 9 9 4 年m p 2 成为第一个买得起的，适用于 窗口操作系统的完整的软件；1 9 9 7 m p 2 企业版诞生，它也是d a t as t r e a m 的第一 个o r a c l e 产品；2 0 0 0 年m p 2 进一步发展，让买卖双方的企业在网上通过m p 2 实现交易。 m p 2 企业版的标准软件包有如下几个模块：设备、库存、劳工、采购、分析 报告、计划、安全、统计预防性维修、任务、工作单、工作申请单。m p 2 企业版 是为中型以上的企业设计的，在o r a c l e 和微软的s q l 服务器数据库均可应用。 另外，m p 2 具有的随意的开放系统体系结构( m o s i a ) 使m p 2 能够与另外的软件 包共享信息并且可以与之集成。m p 2 企业版拥有很强的对企业财产的推理分析性 能：帮助分析设备发生故障的根本原因、确认设备的关键维护点、帮助调查设备 空闲时间、提交准确的全厂报告、提供另外的合适资源等等。o r a c l e6 0 版本下 的，m p 2 企业版的配置要求如下： 工作站：处理器是最小为p e n t i u m1 6 6 ，推荐p e n t i u m2 3 3 ：操作系统是w i n d o w s 9 5 9 8 ( 带服务包6 ) ，或w i n d o w s2 0 0 0 专业版；内存为w i n d o w s9 5 9 8 要求3 2m b ， w i n d o w sn t4 0 要求6 4m b ，w i n d o w s2 0 0 0 专业版最低要求6 4m b ，推荐1 2 8 m b ：硬盘空间要求3 4 0m b 并且有l li r i s 或更快的存取时间。 服务器：数据库是o r a c l e7 3 4 ，s q l + n e t 2 3 4 或o r a c l e8 0 6 ，n e t8 0 6 或 o r a c l e8 i ( 8 1 6 1 ，n e t8 1 6 ；处理器最小要求是p e n t i u i n4 5 0 ，推荐双重p e n t i u m 4 5 0 或等价的：操作系统w i n d o w sn ts e r v e r4 0 ( 带服务包6 ) ：内存最小要求2 5 6m b ， 推荐5 1 2 m b ，1 0 1 个用户，或超过1 0 后每个用户增加至少4 m b ；硬盘最小要求 1 3 东北大学硕士学位论文 第三章m p 2 的实施过程及成效 l g 且有1 1m s 或更快的存取时间，推荐4 g 并带有一个p c i 控制器：t c p i r i p x s p x 协议；网络接口卡( n i c ) 最小为1 0m b p s ，推荐1 0 0m b p s ；总线体系 e i s a 或p c i ，要求安装c d r o m 装置。 m 公司在对m p 2 的性能简单了解后，首先对d a t as t r e a m 公司提供的软件测 试包进行测试：诛为m p 2 完全可以满足自己的基本要求之后，又与m p 2 工程师 商谈了主要的个性化技术细节要求；当对方表示完全可以满足这些要求后，决定 选择m p 2 ，并与d a t as t r e a m 公司签订合同。 3 3 1 3 优化业务流程 由于m 公司购买的是d a t as t r e a m 公司成形的m p 2 产品，因此在整个的业务 流程的优化过程中，主要任务是抓住本公司的业务特点，向m p 2 的模式靠拢，并 最终适应它。这项工作是由项目小组与软件公司共同合作来完成的。项目小组成 员通过简单的m p 2 模块培训，对m p 2 的基本业务流程有了了解后，结合本公司 实际情况，提出优化后的业务流程图。首先，公司项目小组的成员要确定所在部 门的业务流程。他们负责与本部门各级人员的沟通，广泛收集信息，全面真实的 了解本部门的需求，并在此基础上按照m p 2 的模式提出本部门的业务流程图。流 程图提交到项目小组后，再经小组成员与m p 2 。工程师共同讨论，使其在软件系统 条件下进一步完善。之后再将业务流程图返回各部门，征询各方面意见后，再拿 到项目小组内修订。然后，项目小组成员共同完成跨部门的业务流程的确定。在 形成初稿后，拿到相关部门征求意见，再返回修改，如此反复几次。最后，项目 小组和m p 2 工程师，在前期工作的基础上确定最终方案。 + 图31 是m p 2 全景流程示意图，其中：p o = 采购定单；p r = 采购申请单；r s = 接货单：d s = 交货单：s p a = 零备件申请单；p l = 仓库领料单。从图中我们可以看 到m p 2 系统将连接车间( 主要是各个车恻的维修部门) 、中心仓库、接货中心、 采购部和财务部门五个职能部门。 优化跨部门的业务流程中的重点。首先要理顺采购部与各个部门的业务交往， 构建适合实行信息系统管理的业务流程结构。在采购流程( 见图3 2 ) 的设计中很 好的解决了过去反应速度慢、缺乏沟通的问题。在零备件的采购过程中，不论是 各个部门提交的p r ，还是中一心仓库由m p 2 产生的p r 都在m p 2 中有记录，以及 最后的p o 也是通过m p 2 所产生的。这就简化了采购部的工作，省去了过去供应 员的重复作业( 不必再逐一地打印中心仓库所提交的p r 中的明细) 。同时也增加 了采购透明度，有利于各部门信息的沟通和成本费用的降低。 1 4 东北大学硕士学位论文 第三章m p 2 的实施过程及成效 p o 十r s 图3 1m p 2 全景1 f 作图示 f i g 3 im p 2 o v e r v i e w 仓库分析城仓库坪理 彘贫 采购员供廊员 空h i 。r l i 椰l l 经理i - 11 嚣h 学篱产 i 坎准i t 划 一厂：= l 否j dr 询价并埂il j j m p 2 i “ 入m p 2 叫1 o 哗 j。 l 打日jd s l 和r s l 排经理i _ f l 竺 l lr s 绐 l 接货巾心 lp o f ud s 一竹供应商 幽3 2 采购流稃示意图 f i g32p u r c h a s i n gp r o c e s s 一1 5 辛一 墨苎查兰塑主兰堡垄圭 堑三主竺呈! 塑塞垄塾堡墨皇塾 匿；臣赢习 p “ 彘 “r 彘贫 接货人 缳许员分析挺 l 卅n r 帝许 i- l 嘛倩 l 1 i ：， 杜情 ty l嫡c 阵坤 i、 i 一 f1 t 将协矾 。 收货输a m p 2 注明位置 一i i mr 卜h f d j 1 +?、， f 输 m p 2 ，址l f 、裂1 = i 收货人 i i t1 r余f 在m p 2 递空r s 鲶供i ，一” 一l 库朴 成员 洫b 幽3 3 零备t l ：接货和入库过程示意幽 f i g 3 3p a r t sr e c e p t i o na n ds t o c ki np r o c e s s 团 二正le 司 臣习 彘 i 费 贲 贫彘 p 人 口! 电气件技术员电气什