（工商管理专业论文）从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价.pdf

0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰 从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 摘要 本文通过对氯碱化工采购信息化项目的事后评价入手，分别从信息化项目的经 济性评价方面，管理评价方面，项目验收评价方面，对事后评价的指标体系加以了分 析与概括；并在此基础上建立了一个普遍适用的事后评价框架：并按此框架对评价的 过程给予了描述，同时对事后评价的意义，一般方法和角度等做了理论回顾，以期对 企业的信息化项目的事后评价有所借鉴。最后针对在评价中所发现的氯碱化工在信息 化建设中的几个问题，这些也是企业在实现信息化过程中普遍存在的问题，进行了阐 述，并主要从引入项目管理的角度和观念转变的角度谈了问题的解决。 关键词：事后评价，信息化项目，成本，效益 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 a b s t r a c t i nt h i s p a p e r ，w r i t e r ，t h r o u g ht h ea f t e rp r o j e c ta p p r a i s a lf o rt h e p r o c u r e m e n ts y s t e m ( i s ) i ns h a n g h a ic h i ，o r a l k l ic h e m i c a lc o ( s c a c ) ，a n a l y z e d a n ds u m m a r i z e dt h ef a c t o r su s e di nt h ea f t e r p r o j e c ta p p r a i s a lf o ri s i t p r o j e c tf r o m i n v e s t r e t u r n ，m a n a g e m e n ts y n e r g i s ma n dp r o j e c t i t s e l f p e r s p e c t i v e 0 nt h i sb a s eanews i m p l ea n dh e l p f u la f t e r p r o j e c ta p p r a i s a l m o d e lwass e tu pa n dac l e a rp r o c e s so fa p p r a i s a lu n d e rt h ism o d e lwasp r e s e n t e d b yt h ec a s ef r o ms c a c i nt h ef i n a lp a r to f t h i sp a p e r ，w r i t e r1 i s t e ds o m e p r o b l e m sf o u n do u td u r i n gt h ea p p r a i s a l ，w h i c haret h ec o m l n o no n e sd u r i n gt h e c o n s t r u c t i o no fi s i ti nc o r p o r a t i o n s ，a n dg a v er e c o m m e n d a t i o nt os o l v i n gt h o s e i s s u e sm a i n l yf r o mp r o j e c tm a n a g e m e n ta n dm i n d c h a n g ep e r s p e c t i v e a 1 1t h e s e ， w r i t e rh o p e ，a n dt h eq u i c kl o o k i n gb a c ko nt h et h e o r i e so na p p r a i s a lf o ri s i t p r o j e c tw o u l dh e l pr e a d e r si ns u c hw o r k s k e yw o r d s ：a f t e r p r o j e c ta p p r a i s a l ，i s i tp r o j e c t ，c o s t ，a n db e n e f i t 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 1 前言部分 1 - 1 研究背景 在我国以信息化带动工业化的发展进程中，企业越来越关注信息技术在提高管 理效率、加强竞争优势中的重要作用，对信息化项目表现了极大的兴趣。江泽民主席 指出：目前我国的企业在完成工业化的过程中要注重运用信息技术提高工业化的水 准，在推进信息化的过程中要注重运用信息技术改造传统行业，以信息化带动工业化， 发挥后发优势，努力实现技术的跨越式的发展。作为我国经济主体之一的国有企业， 特别是大中型国有企业，如何应对信息化浪潮，建立有效的m i s 系统，促进生产力的 发展，成为学术界与企业界关注的热点。 于此同时1 9 9 4 年6 月，信息系统领域的权威期刊m i sq u a r t e r l y 主编评论中专门 评论了这样一个问题：信息系统应用是不是真的存在“生产率悖论”，也就是况大量 1 t i s 投资是不是并没有真正地给企业带来明显的经济利益? 该问题随即在信息系统 理论界引起了广泛而热烈的讨论，i t i s 的价值评价一度成为国际上信息系统( i s ， i n f o r m a t i o ns y s t e m ) 领域理论研究的热点。同时针对特定的信息化项目的评价如何 进行，从微观的角度来指导信息化的建设，评价项目的作用的研究也悄然升起。 1 2 研究的意义 信息化的建设离不开一个个项目的落实，而对于项目所展开的评价是整体评价 和建设的基石。同时评价又是辅助领导者决策的重要手段，也是一种重要的反馈与学 习的工具，可以帮助企业发现信息化项目成功或不成功的潜在的要素，进而改善建设 方法或建设管理过程，促进项目向期望的方向发展。但是在这一领域，研究多集中与 建立m i s 系统或项目的事前与事中的方面，事后对一个特定的信息化项目的评价却很 难展开。 本文从上海氯碱化工的采购信息化项目入手，对实际项目进行一次评价，期望 对完善企业对信息化项目的整体或者说全过程评价，并对企业进一步顺利实现信息 化，促进信息化项目效益的最大化有所帮助。同时希望通过事后评价指标体系的构建， 及综合评价框架的构建，对现在国有企业在大量实施的与研究对象目的，功能相似的 信息化项目的事后评价有参考启示的作用，并且通过事后评价，针对企业在实施信息 化项目过程中的经验与教训做一次总结。 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 2 信息化项目评价的理论回顾 2 1 评价的内涵 从管理角度而言，“没有评价就没有管理”，评价是辅助领导者决策的重要手段， 也是一种重要的反馈与学习的工具，可以帮助企业发现信息化项目成功或不成功的潜 在的要素，进而改善建设方法或建设管理过程，促进项目向期望的方向发展。但信息 化项目评价是受情境因素( c o n t e x t ) 影响很深的、同时也非常主观的活动，因此很有必 要从信息化项目评价最基本的定义开始，探讨评价所包含的主要因素，统一对其内涵 的理解 考察评价( e v a l u a t i o n ) 的本意“1 ，是指基于一定标准进行的一系列理解、测 度、评判的活动，是一种有意识地判断在特定条件下对象的价值或贡献的过程。一般 来说信息化项目评价包括i s 应用水平评价和i s 项目评价两种，项目评价又包括项目投 资评估、项目实施评价、项目绩效测度等内容。信息化项目的事后评价作为系统或者 说是全过程评价的一个组成部分，与事前与事中评价不能够简单的割裂为不相干的若 干部分。在某种意义上事后的评价是对事前与事中评价的总结，检验和回顾，评价体 系在这三个时期虽然各有侧重，但仍然是一脉相承的整体。无论是哪一种项目评价， 完整的评价过程都应该包括六个方面的因素：一是为什么要评价( w h y ) ，即评价的具 体目的：二是决定评价的对象是什么( w h a t ) ；三是评价的标准( w h i c ha s p e c t s ) ；四 是什么时候进行评价( w h e n ) ；五是由谁来评价( w h o ) ；最后是用什么方法，怎么评 价( h o w ) 0 1 。这六个方面并不是互相独立的，而是相辅相承、互帽依赖，如评价的目 的在一定程度上决定了评价的标准，评价标准又决定了评价的方法、时间等。而这六 个方面构成的整个评价过程最终又依赖于项目本身，依据项目特点的不同而有所不 同。 这样从信息化项目评价的本质看，项目目标是决定评价过程最主要的因素，我 们可以把信息化项目被期望达到的目标分为以下四种”3 ：( 1 ) 降低成本，提高效率， 追求经济效益型( 2 ) 通过先进i s 的应用，获得或保持竞争优势型( 3 ) 考虑与经营战 略的致性，实现战略目标型( 4 ) 综合考虑i s 的经济、社会、战略等多方面的集成 型。那么每一种期望目标后面都应该有一系列目的、对象、标准、方法等都不同的评 价要素，因此i s 的评价并不是简单地套用各种评价指标和评价方法，而是要根据i s 项目在企业发展过程中扮演的不同角色建立对应的评价模型。 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 2 2 评价的原则 2 2 1 明确项目目标 正如在2 1 中所阐诉的，项目目标是整个评价活动的导航灯，犹如战略目标对 企业活动的指引作用，但很多企业在评价之前却没有明确的项目导向，仅以获取经济 效益为主要目的，实际上很多项目比如说e r p 、s c m 等最主要的目的是获取或保持竞争 优势，经济因素并非第一位。因此在开展这一评价活动之前必须要确定项目的目标， 才能做到有的放矢。也就是说对评价项目先要有一个分类。如面向内部管理的项目， 以规范和提高内部管理为主要目的的，如e r p ，o a ，经营管理等，或是面向外部的， 扩大客户、供应商信息传递渠道、提高客户满意度、争取更多订单的项目，如c r m 、 电子商务、供应链管理等。 对于采购信息化项目而言，它是属于第一类的，这样在评价指标的选择上我们 就有了明确的范围来评价这个项目的目的是否达成。 2 2 2 重视评价中的人理因素 根据b r a mm e y e r s o n 的观点，i s 的价值在于使用者的主观满意度，取决于参与 者的价值偏好。评价是具有强烈社会特征的工作，在具体的评价工作中常常带有人为 的导向性，并且方法的科学性也常常要服从于导向性，因此不考虑人的主观因素是不 现实的，这样的后果往往是评价的结果与最初的评价意图相违背。 这个问题主要涉及由谁来评价，谁最在意评价的结果。在信息化项目运行中， 有四类主体对信息化项目的评价非常关心；一是企业内部的指导委员会及项目小组， 他们是项目效果的直接责任承担者，并是最终的决策者。二是企业中实际使用项目的 员工，是感受项目建设效果好坏的直接反映者。三是帮助企业实施和配置项目的咨询 公司，对于大型的信息化项目，他们是不可缺少的重要力量。四是i s 供应商，他们需 要及时地了解企业对i s 的评价及功能的期望，从而不断地改进i s 的功能。 2 2 3 应用方法的组合 越来越多的人已经充分意识到，目前存在的评价环境过于复杂，因而仅仅使用 单个的方法进行评价是不够的，而是应该根据实际的企业环境，选择一系列合适的方 法，通过有机组合达到互补的效果，完成整个信息化项目评价过程。信息化项目的成 功于否，可以从多个视角加以分析与判断，每种方法都有其的局限性，所以应用方法 的组合是必然的。 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰 从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 2 2 4 简化评价方法 鉴于i s 项目评价的复杂性，本次评价并不。味地追求评价的完美和精确程度， 越精确的评价往往越复杂，越复杂的方法操作性就越低，因此有必要在方法的可行性 和评价的精度之间形成妥协，在基本达到评价目的的前提下，简化评价方法，因此评 价多采用图表比较的方法。 2 3 评价的角度 从整体的角度出发，信息化项目的评价涉及系统的有效性和有序度“1 。 2 3 1 有效性 有效性是经济学意义上的概念，指的是系统的某一组成部分对于系统来说发挥 的有效程度，对系统的价值表现。信息化的有效性主要指信息化对企业的价值贡献在 经济效益或功能发挥上的反映。我们这里的有效性强调的是子系统对系统的贡献，它 反映的是子系统对系统在经济或功能上的一种推动作用，这种推动作用只限于一定的 行为范式内，对于系统其它组成部分或组成部分之间的相互关系并不一定会起到这种 增强的作用，甚至有可能是相反的作用。也就是说信息化对企业这个系统的有效性是 各种有效性的叠加，这些有效性有正有负，我们看的是最终总的有效性。比如说信息 化会引起人员需求的减少，这对提高劳动效率是有效的，但裁员会引起人心浮动，企 业凝聚力下降，生产或服务的质量就要受到影响。我们无法把测度精确到如此的程度， 但是我们可以通过一些经济指标的增减来综合地反映有效性的增减，经济效益是有效 性最直接的反映，这应该是可行的。 2 3 2 有序度 是刻画系统内部联系的存在和联系的程度的概念，系统各部分之间有稳定和联 系，则系统表现出有秩序的状态，如果不存在稳定的联系则表现出无序或混乱的状态。 而有序性则是指一子系统的行为对另一子系统的可能性行为有所约束的状态，它反映 的是子系统和子系统之间的一种协调性和组织的合理性。企业系统的有序性是企业目 标和功能状态的一种体现，实质是一个组织与管理的问题。企业有序度就是对一个企 业系统有序性的度量，是一个动态的、变化的概念。在充满扰动因素的环境中，企业 从一个有序态到另一个有序态的变化从时间上讲是瞬间的，从趋势上看是无限的，所 以食业有序度只是一个相对量，随着企业自身的发展和外界人为的刺激而改变。对有 序度的度量可以通过在诸方面确立指标体系的前提下，测度其变化程度来度量。在内 4 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 部和外部环境固定的情况下，企业有序度的变化程度就是对人为因素对企业的影响的 一种反映。 要说明的一点是有效性和有序度并不是完全独立的两种性质，特别是反映在企 业的综合经济效益上，有很大一部分是重合的，这是因为信息化对企业的有效性也好， 信息化对企业有序度的提高也好，都只有企业这唯一的一个载体，都必须有企业的综 合能力来反映。 2 4 评价的复杂性 t s 项目的应用中产生的大量无形效益、间接效益、长期效益以及滞后效益使得 不可能精确地测度i s 的效益，更不用说直接比较投入与产出确定i s 项目的价值。 在实际的i s 效果测度过程中，随着i s 的应用不断地融入企业的组织结构及业务 流程，已经很难把i s 的活动与其它资产或活动剥离，单独计算i s 对企业带来的影响。 企业信息化的效果并不是企业独得的，顾客与供应商等都将分享其中的利益， b r y n j o l f s s o n 称之为利益的分散化。而这部分的利益是否应该计入i s 项目的效益以及 如何计算都加重了评价过程的复杂性。 i s 项目特别是一些尚不成熟的软硬件技术应用项目，存在高风险及不确定性， 使得成本、时间及完成的期限都很难确定，评价的过程也会相应的复杂。 如果企业i s 项目的评价过程期望取得较好的效果，上述问题都应该是必须考虑 而且要通过一定的方法避免或解决的重点。 2 5 评价的方法 总的来说i s 评价可以分为以下两种，一种是基于主观满意度的评价，另一种是 基于客观标准的评价。 2 5 1 主观满意度评价 基于满意度的评价是一种“主观”的评价，该理论认为i s 的评价被数学家们弄 得如此复杂，似乎已经成为独立于组织之外的一种理性判断，而实际的评价过程更主 要是评价者针对企业、市场、技术等方面综合的、主观的考虑过程，纯数据分析可能 毫无价值，而且在某种情况下也无数据可供分析。他们认为用户意识中的经验现象与 其它客观标准一样重要，完全可以用项目相关人员的主观满意度作为项目的成败判断 标准，这种方法最常问的问题是“你对这个项目是否感觉如何”，分析依据是i s 实施 后“感受”的效果与实施前的期望的对比，如果这个比值大于l ，则客户满意：小于1 ， 则客户对项目不满意。使用这种评价理念时，i s 项目成功与否不应该是讨论的焦点， 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰 从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 企业最初制定的成功标准如何倒是值得研究的，因为i s 实施的成功取决于企业i s 建漫 初期制定的标准。 基于主观满意度评价理论的原理是i s 不是独立于使用者和其它社会因素的客 观实体，l s 评价中必须要理解和考虑组织的因素。在这方面很早就有学者开始研究并 卓有成效，如1 9 8 9 年6 u b a 就提出成立由项目相关人员组成的第三方评价小组，从不同 的背景表达不同的判断观点，并给出具体的指导步骤；1 9 9 2 年d e l o n e 著名的i s 成功模 型，从用，o 使用( u s e ) 和使用满意度( u s es a t i s f a c t o r y ) 来判断i s 成功与否；0 1 i v e r 根据大量的评价指标，把m r p i i 实施水平分为a b c d 四个等级；v a s s i l i s 从组织行为学 的角度提出了i s 评价的框架，包括相关评价人员分析、评价模式分析、评价角色的确 定等可操作性较强的方法；一些传统的主观方法如德尔菲法、专家打分法等也可以归 为此类。 相对客观标准评价，主观满意度的评价不需要大量的指标和数学公式就可以对 某个i s 项目得出评价结果。但实际上目前关于满意度的评价研究大都以定性分析为 主，主要是强调人的主观判断在评价中的重要性，对于哪些人的满意度可以作为评价 的标准即如何选择测评对象、如何统一不同测评对象的评价标准和模式，以及如何把 分散的观点集成为结论等问题并没有很好的得到解决。因此基于主观满意度的评价， 无论是评价过程还是评价结果，都还不具备很强的说服力，难以完全达到评价的预期 目标，多数情况只是作为客观标准评价的必要补充。 2 5 2 客观标准评价 基于客观标准评价的结果一般不受相关人员的主观意愿所影响，不同的企业根 据自己的数据计算出来后可以进行横向比较。这种方法需要对评价的对象有较深的理 解和研究，用一系列量化的指标综合反映该对象的方方面面，然后采用一定的数学方 法对这些量化指标进行运算，形成最终的评价结果。例如，s e i ( s o f t w a r ee n g i n e e r i n g i n s t i t u t e ) 提出的软件企业能力成熟度模型c m m ( c a p a b i l i t ym a t u r i t ym o d e l ) 就是 一种较为客观的评价体系。在实际i s 项目评价过程中，客观标准评价的难点在于选取 适当数量但又能反映i s 项目大量无形的、间接的、长期的效果的指标，并把这些指标 用数字表示出来；另外，在评价领域，一直面临着方法很多，但好方法很少的困境， 每一种方法都各有其优缺点，给定许多的方法，怎样在一个特定的环境中选择最合适 的方法或建立自己的方法是另一个难题。 2 5 3 两类评价理论的比较 我们可以从评价的六因素对基于满意度评价和基于客观标准评价进行进一步 的区分“1 ，如表2 1 所示： 6 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 表2 1 主观满意度评价和客观标准评价的比较 序号比较项目主观满意度评价客观标准评价 信息系统的满意度是否达到了主利用客观的、行业内可比较的指标 l 评价目的 观划望的日标来衡量系统的状态 信息系统( 硬件、软件、人员) 本 2评价对象项目评价者的感受 身 3 评价标准无如果有也是比较模糊有，一般都比较精确 i s 项目的实施方、被实施方或独立i s 项目的被实施方或独立的第三 4谁来评价 的笫三方方 5 评价时间在项目生命周期的各个阶段在项目生命周期的备个阶段 以定性为主，分析中采取部分定量 6 评价方法以定量为主 方法 专家打分法、相关人员主观评价投入产出法、比率法、平衡记分卡、 7举例说明 法、领导评价法、效用评价法信息经济学方法 摘自卢向华企业信息系统项目的评价研究 非常明显，主观满意度评价与客观标准评价之间并非是完全独立的，主观满意 度评价中必然有一部分定量的客观标准分析，而客观标准评价不见得没有任何个人的 主观意愿，这两者都是i s 项目评价必要的、互相补充的组成部分。 2 5 4 信息收集方法 无论从主观或客观那一个方面出发，作为评价基础的信息的收集是非常重要 的，信息数据收集的主要方法有： 问卷表调查。因为问卷表可以针对大量的用户收集大量相关的数据，而且易于 分析整理、可靠性强等，这种方法是使用率最高的方法。不过设计问卷调查本身有很 多技巧在里面，如问卷表的设计、问卷表的发放次序、后期的数据统计等都事先需要 仔细学习，才能确保这种方法发挥最好的效果。 关键参加人员的访谈。逐一地和项目关键人员或关键用户进行访谈是了解项目 详细信息的最直接的方法，但这种方法很难控制，有可能不同的访谈结果非常发散甚 至互相矛盾，不易形成结构化的评价结果。因此如果使用这种方法，最好事前列几个 关键的要点，围绕这几个关键的点来讨论。 专家的考察与评价。这种方法是请一批这方面的专家对系统进行一段时间的考 察，然后给出他们的评价意见。如果专家队伍组织的比较适当，这种方法产生的效果 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰 从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 是非常好的，可以对项目进行专业的诊断和分析，有助于项目的进步改善。 个人观察。这种方法与前一种方法的区别在于前者是专家而后者是企业的i t 相关领导或者评价人员，从企业自身的角度来评价系统的适用性和具体的效果。个人 观察可以从项目启动就丌始，持续观察，以便得出全面综合的结果。 3 + 3 调查。所谓3 + 3 调查就是通过问卷的方式让被调查的对象指出项目最好的3 个方面和最不好的3 个方面。这种方法易于操作，而且可以客观地评价项目，但以往 的经验发现用户对于项目的负面批评要远远多于正面评价。 计算与统计。还有一部分信息化独占的指标，如系统应用的普及率等是必须要 单独计算和统计的，这是最基本的数据收集方式。 讨论会。讨论会往往是评价的最后阶段进行的。评价人员把收集到的信息经过 理想后在讨论会在宣布，由参加会议的人员共同来讨论评价的结果，为项目得出最后 的结论。 2 5 5 当前评价理论在实践应用中的不足 评价理论近年来得到了快速发展，其它学科领域的知识逐渐应用到评价工作 中，形成了许多新的评价理论；一些现存的评价理论经过大量的实践检验也只趋完善。 但从上面的研究综述中可以发现，现有的评价研究无论从理论上，还是在实践中都还 有待进一步完善和深化，再加上2 4 谈到的评价的复杂性，不可避免的会存在一些问 题。归结起来，当前i s 的评价理论主要存在如下几个主要方面的不足： i s 项目评价主要还是以i s 的经济价值导向型为主，没有从获得或保持竞争优 势、实现战略目标以及改善企业文化、工作条件等方面来评价i s 项目对企业的价值体 现，实际上，i s 对这些方面的影响与对经济价值的影响一样重要。 i s 项目的评价过程与其它评价理论一样，存在一个过于理性、过于f 式的问题， 对量化指标、数学模型投入很大，但可操作性不强，关于如何评价、由谁评价，在什 么时候评价等这些实践性的问题研究深度不够。 缺少相关的案例实证研究。i s 项目评价的研究特别是最新的研究都缺乏案例实 证研究的支持，很多企业都不愿意把自己作为评价的案例，暴露内部的技术、经济、 组织等数据，这使得研究只能停留在理论分析上，不能通过实践得到反馈。 对评价本身的价值研究不足。企业对评价到底有什么用、评价与i s 项目投资的 成功率之间是否存在相关关系没有感性的认识，所以项目的评价往往只是过过场，没 有得到真正的重视。只有让企业领导、项目管理人员等理解评价的作用和价值，才能 让他们真f 重视评价，认真地选择并执行适当的评价方法。 对企业级的i s 项目评价研究比较多，但针对集团级的或跨企业战略联盟型的组 织所做的i s 价值评价比较少见。随着供应链管理、分销资源管理等共享型t s 的不断应 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰 从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 用，企业边界越来越模糊，这方面的研究是势在必行的。 2 6 事后评价与事前，事中评价的关系 2 6 1 事前评价 信息化项目的事前评估不等同于一般项目上的可行性分析，除了论证各投资方 案的可行性进行选择外，还包括与项目相关的企业需求分析、建设能力分析、软硬件 的选型、项目预期目标体系的确定等内容。投资决策评估一方面可以辅助企业进行信 息化项目的决策，另一方面个完善的事前评估分析是项目的控制与管理及事后的评 价分析的基础。因此，企业信息化项目的评估是我们研究的重点，主要分为以下三个 方面： 企业的特性分析，企业的特性分析是避免盲目投资、明确项目目标和范围的很 重要的阶段，在没有对自身的战略需求情况和建设能力等进行分析的基础上，投资决 策的随意性就会比较大，给企业带来不必要的损失，而且后期投资方案的选择、相关 的选型以及项目的控制等就可能失去了评判的依据。因此企业的特性分析至少要包括 战略需求评价和建设能力评价两部分。 企业信息化项目投资方案的评估项目：投资方案评估的主要目的是为了把项目 潜在的价值、可能会出现的问题以及项目对企业资源的需求等因素挖掘出来，进行对 比分析，支持方案的选择。整个投资方案评估的过程包括很多内容，如根据战略需求 设定选择的标准、对各备选方案进行评价、选定目标方案后进行相关因素的评估等， 总的来说可以分为投资方案的选择与目标方案的辅助评估两部分。 企业信息化项目预期目标体系的设定：信息化项目的预期目标体系应该从横向 和纵向两个维度去设定，纵向的维度是指从战略目标到管理目标到底层的操作性目 标，要有一定的层次性，横向的维度是指各目标要分解到不同的时问段，有针对性的 逐步完成。因为预期目标体系直接关系到后期项目的管理以及项目的验收结算，所以 应该有实施方与企业共同协商完成，尽可能客观准确。 2 6 2 事中评价 事中评价的目的在于检测项目实施状态与目标状态的偏差，分析其原因和可能 的影响因素，并及时反馈信息，做出决策并采取必要的管理措施来实现既定的目标。 由于项目实施过程主要表现为项目计划与控制过程，因此事中评价是面向项目计划和 控制，为计划与控制提供基础和依据。事中评价不同于事前和事后的评价，事中评价 是直接蕴涵于项目管理过程中的，是项目管理的一个重要组织部分。其中包括： 基于预期目标体系的计划编制：如果说预期目标体系的设定是事前进行的未来 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 结果的估算，是一系列带有期望值的目标，那么项目计划就要把这些目标细分为详细 的指标，努力设计完成这些指标所需的应对措施，转化为行为的指南。 基于评价的控制过程：大约有7 0 的信息化项目或者在费用上超过了预算，或 者是时间上一拖再拖，或者两者都超出了计划，因此控制就成为项目管理的重中之重。 在信息化项目传统的控制过程中，往往以问题为中心，哪里出现问题就到哪些去救火， 这类控制过程具有较大的随机性、缺乏解决问题的整体性和明确的目标，往往会造成 顾此失彼的情况，而且控制的效果很大程度受控制者的个人经验和能力影响。因此， 我们提出基于评价的控制过程，即根据项目的计划执行情况，以项目的预期目标体系 为标准来控制各类活动，做到有的放矢又不失整体性。从具体方法上看，可以通过计 划阶段建立起来的工作分解结构作为进行评价的框架，通过w b s 逐级由下而上的评价， 从而把握项目执行状态的整体和局部情况。另外，也可以根据预期目标体系确定实施 过程中的关键成功因素，通过控制关键成功因素实现项目的控制。信息化实践领域用 的比较多是从计划到控制形成一套详细的文档体系，严格按照文档检查和审计。 2 6 3 事后评价 项目事后评价一般包括验收评价、项目经济性评价及项目管理评价三个目的。 事后评价应该是一个过程，主要是因为项目建设后，除了对其效果进行验证外，还要 考虑到信息化项目效益的长期性以及运行过程中的持续投入，进行长期的跟踪评价。 内容包括： 项目建设效益的测度：项目建设效益测度的目的是对整个建设过程进行总结， 以实际的数据资料为基础，重新衡量信息化建设的经济性，对投资行为及项目管理行 为进行评论和分析，为以后相关的基础上决策提供借鉴和反馈信息。关于项目建设效 益测度相关的研究成果非多，总的来说，这部分的研究首先要根据项目的特点确定按 照什么原则去评价，是作为管理项目评价还是作为技术项目评价，是从效率的角度去 评还是从竞争优势的角度去评价，还是兼而有之；其次要决定评价哪些方面才能综合 地反映项目建设的效益，即评价对象、评价内容和标准的设定：最后才是评价方法的 选择，包括计算过程、评价的方式和步骤等内容。 项目运行阶段的评价：项目运行阶段的评价分为两部分，一部分是持续地测度 信息化项目的中长期效益，调整和完善预期目标体系，可以称之为效益的追踪评价， 这部分的评价是项目效益测度的延续，因此评价方法应该与测度方法保持一致或相互 对应；另一部分是对运行过程中的新投入部分的评价，信息化项目结束后，每年还要 投入1 0 - - 2 0 的维护更新费用，甚至更高，对于这些投资采用何种方法进行评价还是 一个有待研究的领域。不过这部分的评价与控制过程中的评价一样，不应该耗费过多 的人力和时间，应该与企业的日常行为结合进行。 1 0 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰 从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 2 6 4 三者的关系 有四个问题始终与三个阶段的评价紧密相连”。 企业的现状是不是可以通过特定的信息化项目得到提升? 企业可以从项目中得到什么? 如何保证从信息化项目中获取最大的效益? 企业是否获得了这些效益? 如何维持这些效益? 这三个阶段的评价组成一个评价循环 图2 1 事前事中事后评价三者之间的关系 摘自卢向华，黄丽华信息化项目建设中的全过程评价研究 2 7 事后评价的特殊意义 以上是从评价内涵，角度，方法上在理论研究方面谈的事后评价与事前，事中 的共性。作为单独的事后评价分析，它有其特有的意义。 2 7 1 检验功能 i s 项目投资前期，判断“做”或“不做”的过程以及应该采用何种方式进行项 目的建设等；在建设过程中需要判断资源的分配是否合理，是否需要变更建设方式甚 至放弃当前的项目；这些都要依靠事后评价做出检验。 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰 从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 2 7 2 控制功能 为项目控制提供系列评价标准，作为纠正偏差、协调各方利益的工具。实际 上，评价本身并不是目的，而是为了获得一个更高的业绩水平而使用的手段，企业 通过评价把项目的期望值传递给项目的所有相关人员，进而影响这些人员的项目行 为爿是评价的真正意义所在。 2 7 3 学习功能 通过评价系统地掌握影响项目成功与失败的关键因素，为类似的项目建设积累 知识和解决问题的能力；总结经验，提升企业的实践能力和理论水平，是提高系统评 估和系统建设能力的学习工具。 2 7 4 理解功能 更好地理解i s 项目与企业系统交互的本质，以及i s 项目可能带来的优势和引发 的问题；理解i s 项目建设所需要考虑的各种相关要素。从长期来看，评价可以帮助项 目的相关人员更好地理解i s 商业价值，进而改善i t 部门与业务部门之间的关系，在企 业范围内达成共识。 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 3 氯碱化工采购信息化项目的简介 3 1 公司简介 公司前身为上海电化厂，成立于九五九年。到一九九二年七月四同改制为上 海氯碱化工股份有限公司，英文名为s h a n g h a ic h l o r a l k l ic h e m i c a lc o ，简称 s c a c 。所属企业现有生产装置二十：“套，各类产品二十多种，年产能力：烧碱三十五 万吨，聚氯乙烯树脂三十万吨，盐酸二十五万吨，均列国内前茅。同时设有国家级技 术中心，是高新技术企业和出口创汇企业。 3 2 采购信息化项目简介 氯碱化工采购物资主要有：原辅材料、设备、备品备件、劳防用品、文具用品 和药品等六大类。2 0 0 0 年的采购总金额高1 1 3 亿元。项目实施前各个部门及分厂均有 采购自主权及自己的仓库，采购管理分散，组织人员臃肿，服务意识淡薄，造成资金 占用上的浪费，严重影响企业的生产经营。 采购信息化项目就是通过数据库管理，利用$ q l 语言在一台i b m 小型机的基础上 构建供应商数据库，仓储资料数据库，并利用网络连接形成采购、仓储、销售和财务 各部门之间数据链，将各部的采购人员、物资、设备、仓库统一规划。力求通过计算 机管理系统，一方面将生产及物料需求计划做得准确一些，在采购中注重对供应商的 评估，作好比质比价的工作，这样供应商只要按计划的要求准时提供产品，既不耽误 生产要求，又不需要生产过多的产品提前放在库房，从而可以降低供应商的成本，也 就为企业降低采购成本加大了空间。另一方面，通过对商品的统一管理，将成本落实 到每笔业务的每一商品中，及时准确计算每笔业务或全部业务的成本，分析销售利润 率，对于过高的成本可及时发现、及时解决，从而有效控制采购成本，以求企业利润 最大化。通过图3 1 与图3 2 的比较，我们可以清晰的发现采购信息化项目实施后，信 息流由以前的简单循环，变为在各部门间的多维多向的循环。( 图中箭头表示信息流 方向) 图3 ，1 项目前信息流循环 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰 从景【碱化工案例看信息化项目的事后评价 采购信息化项目实施前各部门所需物资，通过自己所控仓库查询后，向采购科 卜i 达采购命令，采购科通过自身采购渠道向供应商采购，并通知仓库。仓库收到货物， 验收后，通知采购科，并相应发货。采购科接到仓库通知后，经由财务向供应商付款， 最终完成采购循环。 图3 2 ( 项目后信息流循环) 采购信息化项目实施后，申购部门填写申购信息表，或申报申购计划，进入信 息系统。综合管理科根据仓储信息的查询，若仓库有存货，通知仓库发货。若存货不 足( 包括低于设定的库存量) ，向采购部发出采购指令，并向财务及仓储部门通知备 案。采购部接到采购指令后，通过供应商数据库查询后，进行比质比价的分析，确定 供应商进行采购。仓储收到采购物资后，通过信息系统通知各个部门，最终发货，完 成采购流程。n ， 采购信息化项目不但对以前的工作流程进行了重新的设计，改变了信息流及物 流的循环方式，为了配合这样的变化，氯碱化工对内部的组织结构也相应的实施了调 整，设立了采购中心。该组织下设综合管理科、采购科和仓储科采购中心设经理、助 理各1 名。按相关物资来划分，设立化工原料、危险品物品、机电仪，和其它用品等4 大类1 9 个仓库。 项目实施后的流程及采购组织结构见图3 3 该组织的基本职能： 申报审核兼资金管理，根据申报审核意见，结合市场价格编制采购计划表； 每月2 次对采购物资进行总额结算，分类汇总，列出采购价格高于基准价的清 单： 每月对各采购科的采购、供应执行情况( 包括采购价格、数量、周期、库存、 存货周转、供应态度、到申购部门损耗等) 进行分析考核评价； 针对市场的变化和国家有关政策的调整，策划优化方案； 4 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰 从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 务部。 对进入公司或中心的物资进行初步验收，并通知质量部或检测中心验证； 每月2 次进行资金盘库，每年2 次进行实物盘库，由综合管理科核实后交资产财 图3 3 ( 采购中心组织结构图) 摘自氯碱化工组建采购中心，整台企业供应链建设 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 4 评价框架的建立 4 1 评价的指标体系的建立 4 1 1 从六个方面分析指标体系 事后评价的过程类似于审计的过程，即从项目中抽取实际的数据，重新审视项 目的整个建设过程，在评价步骤上实际与事前的区别并不大，最主要的区别是在于评 价目的、数据搜集的手段、评价指标、用户满意度等方面，如事前评估阶段要考虑风 险、实施难度、供应商等因素，而在事后这些都已经成为现实没有评价的必要了。因 此事后评价的指标体系基于事前评估的指标体系之上，并加以修正。事后评价指标体 系至少应该包括以下几个部分m ： 4 1 1 1 实际成本的测度 其实指标体系内的成本分析应该是广义上的成本分析。一般来说，企业总是无 法准确地计算出管理信息化项目的总成本，美国的学者曾经对i t 项目的预计成本和实 际成本进行调查，发现平均来讲，预计成本( 包括后期维护费用、人员工资等) 往往 只有实际成本的4 0 。这种成本估计不足或对成本结构设计不合理会导致一系列问题， 最严重的后果是资金严重超预算，以致于影响到企业的正常运转，最终不仅导致项目 的彻底失败还有可能使企业一蹶不振。另外对成本估计不足还会使企业无法正确地投 入配套的资源，如领导重视程度、人力资源等，直接影响到项目的成败。 项目的成分为直接成本与隐含成本两种，从直接成本结构上看，一般的管理信 息化项目往往会涉及到以下几类成本：。” 硬件成本：计算机、服务器、外设等费用。 软件成本：软件购买费用、升级费用、相关软件如操作系统、数据库费用。 需求成本：调整企业需求的成本，以及需求改变后，重新调查的成本。 上线成本：上线过程中发生的如基础数据的整理费用等 环境成本：布线、配套的机柜等费用。 运营成本：如电费、网络接入费等。 维护成本：如长期的软硬件厂商服务合约、紧急备份。 安全成本：数据备份与存储 网络成本：工作站、网线、交换器等费用。 培训成本：重新培训，或重新招聘拥有所需技术的人员需要的费用。 咨询成本：外界专家或顾问首次的辅导费用，以及后期的费用等。 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰从氯碱化工案例看信息化项目的事后评价 管理成本：制定新的规章制度或新的控制方式所需要费用。 工资成本：因为实施系统需要额外支付的人员工资 而项目的隐含成本如果分别从技术和非技术成本这两个角度来划分的话，可以 简单地列举如下。 表4 1 隐含成本列举7 0 1 技术的隐含成本 非技术的隐含成本 与新技术相关的技术人员培训费用系统规划与设计的成本 寻找或替换专业人员的费用寻找供应商和管理供应商的成本 重新分配人员的费用机会成本( 资金、时间、人员等) 获取用户支持的费用项目评估和评价的成本 未来软硬件系统升级和维护的费用系统的折i h i d 过时成本 系统文档的整理、版本的维护费用系统的日常维护成本 获取最新技术信息的成本监控系统运行的成本 4 1 1 2 效益的测度 在某一时间点上，项目带来的效益测度。在学术界，关于投资效益分析方面的 研究也非常多，例如，一位长期研究i t 项目评价的英国学者认为i t 的商业价值可以分 为五个类：一是为企业经营提供的服务，如速度、质量、支持等，二是减少了运营的 成本，三是提高管理的能力，四是直接增加的收入或利润来源，五是竞争优势的获取。 在这五类中，可见效益当然是相对比较容易计算的，对于那些不可见的效益，比如， 加强了的客户服务、更完善的系统框架、更高的员工满意度、更好的产品质量、更加 顺畅的内部外部沟通、更好的信息管理、获取竞争优势、减少大量不必要的成本、避 免竞争劣势、加强了的合作伙伴关系、风险的降低等都不是用财务指标所能计算的， 但也是在效益分析过程中必须考虑的重点。 效益的几个特点： 效益的滞后性：管理信息系统一般是分阶段逐步实现的，其效益也是逐步实现 的，随着系统发展和功能完善而逐步显示其效益，所以不能仅用直接经济效益来评价 m i s 的经济效益，还要注意m i s 的间接经济效益，而间接效益往往是很难评价的。) 投资领域和获益领域的不一致性：企业内部各部门之间是相互影响的，对某部 门的投资有可能在其它几个部门获得效益，这给m i s 的效益评价带来了困难。 综合效益的多因素性：m i s 的经济效益是一种综合效益。其效益的获取不仅取 决于企业内部的各种条件和因素，还取决于企业外部诸多环境条件和因素，m i s 的效 益与企业采取其它手段带来的效益难以准确区分。 人机系统的不确定性：m i s 是一个人一机系统，它的效益直接与管理、操作 和使用系统的人有关。人为因素的不确定性，使管理信息系统效益评价具有不确定性。 0 1 2 0 2 5 2 5 8 杨冰 从氧碱化工案例看信息化项目的事后评价 尽管效益的种类纷繁复杂，让人很难理出头绪，但从产生影响的过程来看，根 本上可以用自动化产生的效益、信息传递或共享的效益、以及由于管理信息化项目的 应用而导致的组织变革如流程再造、职能调整等产生的效益这三大部分来表示。 但是无论效益产生的途径如何，影响的范围如何，这些最终体现出来就是由于 信息交换的效率提高而引起的企业经济上的有效性和组织上的有序度的增加。正是基 于这一理解，我们通过项目实旋前与实施后的对比，引用企业有效性和有序度这两个 面分别衡量管理信息化项目对企业的影响。 表4 2 管理信息化项目效益分类指标 层次经济有效性指标组织有序度指标 提高资金周转率、提高市场占有率、提高响应能力、提高企业凝聚力、提高顾 战略层 提高企业商誉客忠诚度 减少采购成本、减少运营成本、减 提高管理效率、提高组织合理度、信息效 管理层 少质量成本率、提高企业信息化成熟度 加快库存周转率、提高物流效率、提高工时利用率、提高设各利用率、缩短 操作层 提高全员劳动生产率、缩短交货期新产品开发周期、 效益评价指标中既含有定性指标，又含有定量指标。定性指标如：顾客满意度、 企业商誉、企业凝聚力、组织合理性、管理效率、信息效率、物流效率等，可以用综 合评判法进行评价。即在专家评分法的基础上，用相应的对象来代替专家，最后得出 企业各评价指标的分值，正如第二部分所指出的效益确定的复杂性，因此在本文中效 益特指现金流的增加部分，既包括新的现金流的台造，又包括由于成本的降低所减少 的现金流的支出，两者的相加再与成本部分进行投资收益分析。选择如下指标： 全员劳动生产率：在这罩是指以参与采购活动员工为对象计算的劳动生产率， 全员劳动生产