（工商管理专业论文）北京卷烟厂ERP系统财务管理模式的设计.pdf

提要 厶b 看舌湛烟厂是制造卷烟的国有重点企业。自1 9 7 0 年建厂以来，以科 l 一一 技为先导，采用中草药添加技术，生产出“安全系列型”卷烟。到9 0 年代， 又以低焦油技术，生产出焦油含量1 0 毫克以下的中南海牌系列卷烟。由于其 技术精良，包装高雅，现已远销日本等海外国家，创造了良好的经济效益和 企业形象。为了推动企业管理现代化，提高企业市场竞争能力，提高企业在 市场经济中的应变能力，在进行“十五”规划时，企业决策层决定建立高级 计算机臂理系统 该系统的主要目标是引进按照国外先进的e i i p 管理思想设计的软件，结 合该厂自身的特点，建立以物流、资金流、管理信息流为主线的流程性管理 软件，使其将企业的生产组织、销售运作和全厩预算管理有机地结合起来， 实现在企业管理中以财务管理为核心的思想，创造企业经济效益的最大化。 本篇论文主要研究的就是：如何将日诤管理思想与企业实际相结合，在 建立e r p 系统的过程中，企业的众多部门的协调与合作问题。此外，本文还 探讨了如何将全面预算管理的思想与礤啦系统有机地结合起来，使全面预算 管理成为e i 冲系统的灵魂，e r p 系统成为全面预算管理的保障机制的问题。 a b s t r a c t b e i j i n gc i g a r e t t ef a c t o r yi s o n eo ft h es t a t e - o w n e ds e l e c t i v ee n t e r p r i s e s e n g a g e di nt h ep r o d u c t i o no fc i g a r e t t e s i n c ei t se s t a b l i s h m e n ti n1 9 7 0 ，i th a st a k e n s c i e n c ea n dt e c h n o l o g ya sg u i d a n c et op r o d u c et h e “s a f es e r i e st y p e ”c i g a r e t t e 谢mt h e t e c h n o l o g yo fa d d i t i o no fc h i n e s eh e r b a lm e d i c i n e i nt h e1 9 9 0 s ，i tp r o d u c e dt h e z h o n g n a n h a b r a n ds e r i e so fc i g a r e t t ew i t ht a rc o n t e n tu n d e r1 0m gb yt h el o wt a r t e c h n o l o g y , a sar e s u l to fs u p e i i o rt e c h n o l o g ya n de x q u i s i t ep a c k i n g , s u c hc i g a r e t t ei s s e l l i n gw e l li nj a p a na n do t h e ro v c 卿3 e a sc o u n t r i e s ，w h i c hh a sb r o u g h ta b o u tf a v o r a b l e e c o n o m i cb e n e f i ta n dc o r p o r a t ei m a g o i no r d e rt oe x p e d i t et h em o d e r n i z a t i o no f b u s i n e s s m r n a g e m e 咄i m p r o v et h ec o r p o r a t ec o m p e t i t i v e n e s s i nt h em a r k e ta n de r h a n c ：et h e f l e x i b i l i t yi nt h em a r k e te c o n o m y , t h ed e c i s i o n - m a k e r so ft h ee n t e r p r i s eh a v em a d eu p t h e i rm i n d st os e tu p 姐a d v a n c e dc o m p u t e r i z e dm a n a g e m e n ts y s t e mi ni t s “t e n t hf i v e y e a r p l a n t h es y s t e mi sm a i n l ya i m e da tb u i l d i n gu pp r o c e s s e dm a n a g e m e n ts o r w a r ew i t h l o g i s t i c s ，f u n df l o wa n dn m n a g e m e n ti n f o r m a t i o nf l o wa st h em a i nt h r e a d s , b yi m p o r t i n g s u c h9 例瞳w a ma sd e s i s n o do nt h eb a s i so fa d v a n c e do v e r s e j 塔e r pm a n a g e m e n tt h o u g h t s a n db yi n t e g r a t i n g0 1 1 1 o w nc h a r a c t e r i s t i c si n t oi t ；s ot h a tt h ep r o d u c t i o no r g a n i z a t i o n ， s a l e so p e r a t i o n sa n do v e r a l lb u d g e tc o n t r o lo f 眦e n t e r p r i s ea r eo r g a n i c a l l yi n t e g r a t e dt o e n a b l et h ec o n c e p to ff i n a n c i a lm a n a g e m e n tb e i n gt h ec o r eo fb u s i n e s sm a n a g e m e n ta n d b r i n ga b o u tt h em a x i m i z a t i o no f c o r p o r a t ee c o n o m i cp e r f o r m a n c e i ng e n e r a l ，t h es u b j e c to ft h i st h e s i si sa s f o l l o w s ：d u r i n gt h ep r o f e s so f e s t a b l i s h i n g 柚e r ps y s t e m ，h o wt os y s t e m a t i c a l l yc a r r yo u ts u c ht a s ka m o n gv a r i o u s d e p a r t m e n t so f 姐e n t e r p r i s e ；i ne a c hp r o c e s so fl o g i s t i c s 。f u n df l o wa n dm a n a g e m e n t i n f o r m m i o nf l o w , h o wt os m o o t h l yc o n n e c te a c hs e c t o rw i t ho t h e r sa n dc o o r d i n a t ea n d s u p e r v i s ea m o n ge a c hp r o c e s st oa c h i e v ea d v a n c e dr e p r o d u c t i o no f m a n a g e m e n tp r o c e s s ， 日硷o t h e ri s s u ei s ，h o wt oo r g a n i c a l l yi n t e g r a t et h ei d e ao f o v e r a l lb u d g e tm a n a g e m e n t w i t ht h ee r p s y s t e mt om i l l eo v e r a l lb u d g e tm a n a g e m e n tt h es o u lo f t h ee r ps y s t e ma n d t h ee r ps y s t e mag u a r a n t e em e c h a n i s mf o rt h ea c c o m p l i s h m e n to fo v e r a l lb u d g e t m a n a g e m e n t , t h u si m p r o v et h eo v e r a l lm a n a g e m e n to f t h ee n t e r p r i s ei na l lr e s p e c t s 前言 2 0 0 0 年在跨入新世纪的第一年，我有幸来到了向往已久的对 外经济易大学攻读m b a 工商管理硕士学位。 三年来在教授们的指导下，学习了很多新的知识，提高了分 析问题解决问题的能力。 这份进步是教师们培养的结果，同时，我还要感谢我的企业， 是她给了我难得的深造机会。现然。即将毕业了，我总在想该用 什么来报答教授们的培育和企业的关怀。 因此，在此次撰写毕业论文的过程中，我希望能用学到的知 识与我在企业中的实际工作相结合，做一点对企业有实际意义的 事。希望这篇论文能为企业的“十五”规划尽到我的一份力量。 由于长期做基层工作，理论水平有限，论文不足之处敬请各 位专家们、领导们批评指正。 2 0 0 2 年1 0 月 北京卷烟厂e r p 系统财务管理模式的设计 一引言 ( 一) 研究背景 随着我国加入世界经济贸易组织，中国经济将更加紧密地融入世界经济之 中，经济活动的游戏规则进一步与国际接轨。一个企业要想在未来的竞争中立 于不败之地，就在与时俱进地思考企业的发展策略。 当今的时代是一个信息爆炸的时代，谁拥有先进的信息系统，谁就抢得商 机。谁先采用先进的技术，谁就在竞争中取得优势。因此，向管理的效益，向 技术要利润，努力降低成本，提高企业综合实力成为摆在我们面前的大课题。 在这些方面，先进的发达国家已做了很多地实践。许多先进的技术、方法、 经验都值得我们加快步伐地学习、应用，以加速度地方式将最先进的人类文明 成果运用到我们的创造财富的实践中。 e r p 系统就是国外工商企业管理技术的精华的最好体现。据美国生产与控 制协会( a p i c s ) 统计，使用一个e r p 系统，平均可以为企业带来如下经济效 益： 1 库存下降3 0 9 6 5 0 。 2 延期交货减少8 0 。 3 采购提前缩短5 0 。 4 停工待料减少6 0 。 5 制造成本降低1 2 。 6 管理人员减少1 0 ，生产能力提高1 0 一1 5 。 总之，e r p 系统是信息技术与管理水平高度结合的产物，它为我们将管理 水平进一步提高，提供了先进的管理理念和先进的技术平台。 ( 二) 所要解决的问题 提高企业综合的管理水平，使企业管理法制化；提高数据的精确性，使企 业决策科学化；造就一批具备先进管理理念的人才，使企业干部队伍现代化。 ( 三) 此项研究的意义 通过运用e r p 的管理思想和财务管理的知识，建立出一个全新的企业财务 管理模式。全面实现企业资源的优化配置，在激烈的市场竞争中具备强劲的竞 争优势。 二企业现状及需要解决的问题 ( 一) 企业概况 北京卷烟厂始建于1 9 7 0 年，是制造卷烟的国有重点骨干企业。3 0 年来陆续 生产了牡月、北京、香山等品牌的卷烟，填补了北京的工业空白，创造了良好 的经济效益。垓厂的科技人员充分发挥科技优势，在8 0 年代初期，掌握了中 草药添加技术，生产出“安全型”卷烟金健、长乐、中南海就是当时的代表 作。由于其技术先进，8 5 年1 f 式向海外j n i - i ，当年创t i 一2 j j 芙冗。到了9 0 年 代，该厂又研制出了中南海牌低焦油型卷烟，由于该产品科技含量高，包装高 雅，现在销量迅速增长，并远销到日本、美国、东南亚等国家。走出了一条靠 科技兴望发达之路。 北京卷烟厂的发展证明了“科技是第一生产力”。因此，该企业管理的方方 面面都十分重视技术的不断更新改造。经过“八五”技改、“九五”技改，更 新了生产设备，目前的卷烟、包装设备是国际一流的。劳动效率提高了，产品 质量上升了，产能增强了。现在，该企业正在进行“卜五”规划，全面提高企 业的综合管理水平成为当务之急。把现代的计算机技术和先进的现代企业管理 思想相结合，创造一个更科学、更合理的综合管理体系是该企业在“十五”规 划中完成的一项重要任务。 ( 二) 财务管理工作的发展及现状 随着企业的诞生，财务管理工作也就应运而生。按照现在财务管理的观念， 财务管理的主要职能是：筹资、投资、股利分配、计划、控制和分析。在改革 开放之前，该卷烟厂和全国其它国有企业一样在计划经济体制下，财务管理工 作仅限于记帐和生产成本的核算。1 9 7 8 年改革开放后，受国家烟草专卖体制。 的制约，该厂的大部分经营活动仍然是国家统一计划和控制的。因此，企业的 财务管理内容与计划经济时期相比变化不大。企业的投资者是国家，不需要自 已筹资，贷款是国家统一安排的，不需要自己贷款，归还贷款还有以税还贷 的政策；那时没有对外投资权利，因此没有对外投资的活动；因为资本全部是 国家的，所以没有真正意义上的股利分配。由于，烟草行业的生产量受国家计 划控制，卷烟出厂的计税价由国家税务总局统一规定，年计划只是在规定的生 产量中，按销售公司的要求生产。因此，计划无需反复磋商，最终结果与计划 相差无几，年终对经营活动的分析内容也就较为有限了。所以，财务管理工作 只是同常的经济核算。其中，成本核算是主要内容，那时财务人员将主要精力 投入在成本核算的改进上，建立了二级成本核算体系 ，在8 4 年成为全国烟草 企业学习的榜样。二级成本核算体系，为及时核算生产成本立下汗马功劳，到 1 9 9 4 年该厂财务人员又利用自已的计算机知识，编制了简单的成本核算程序， 结束了手工计算生产成本的历史。 1 9 9 8 年进入改革开放的第二十个年头，该企业也迎来了它真j f 的春天。 为了提高企业市场经营意示，北京烟草系统进行了体制上的变革，该厂厂长同 时担任了供销公司的经理。厂长走出工厂，开始直接面对市场。这时，企业的 卷烟在市场上的滞留与畅销虽然还没有直接反映在该企业的帐面上，但企业的 最高领导者，在积极领导销售公司做好市场的情况下，也把市场观念带到企业。 该企业成立了市场拓展部，第一次亲自参与了自已产品的促销活动，产品在市 场上的占有率大大提高，产品宣传得到空前的成功。在此之前的几年由于银行 贷款利率曾经达到过1 3 ，企业利息支出每年要高达2 5 0 0 万元，9 5 年全国烟 1 - r 价格猛增，使生产成本大幅提高，企业连年亏损。财务数字成为各级领导密 切观注的焦点，它的每一点上升，都反映着此次体制改革的成功。这期i l 白j ，局 领导创造性地提出了在企业管理中以财务管理为核，心的思想。财务科的工作， 也由以核算为主转向以经济活动分析为主，进而又向事的预算、事中核算、事 后分析的方向发展。这一结段，艰巨的财务管理工作与落后的手： = 记帐形成极 大反差，落后的工作手段成为制约财务管理水平的重大障碍。这时，国家烟草 专卖局和市公司都提出了实现会乜算化的要求。1 9 9 9 年年底，该厂全体财务 人员克服了众多的困难，开始财务软件的试运行工作。2 0 0 0 年e 式实现了会计 核算的电算化。财务软件的使用，使劳动效率提高，财务分析水平提高，财务 人员提出的经营管理建议越来越多。这期间企业的经济效益一路攀升，从9 8 年全年利润总额8 0 0 万元，发展到2 0 0 1 年实现利润总额1 亿元。 2 0 0 i 年由于国家税收政策的调整，北京烟草专卖局又进行了一次重大的 结构调整，该j 一与供销公司合并为一个企业。这次改革使该企业真正走到了市 场面前，产品的价格虽然有国家税务总局规定的计税价格，但产品真正销售时 是随行就市的，如果销售价格低于国家规定价格时，要按国家税务总局定的价 格交税，企业的利润就要相应减少；产品的总量虽然有国家计划指标控制，但 产品如果在市场上畅销，可以向总公司申请增加指标，还可以在总公司的统一 调配下，向其它企业购买生产指标；由于有地方封锁，国内市场的开拓确有很 多困难，但国家名优产品，各省市都必须定购，同时，企业领导及时调整了海 外促销政策，出口卷烟的销量从2 0 0 0 年的5 0 0 0 大箱，增加到2 0 0 1 年的l o o o o 大箱，增加了l o o 。总之，企业遇到了前所未有的重大发展时期，第一次真正 面对变幻莫测的市场，为了巩固现有的市场和不断发展新的市场，企业只有不 断提高产品质量，降低生产成本，扩大市场占有率。这一切都要求企业有更高 层次的管理水平，更完善的财务管理、监督、控制体系。因此，在财务管理领 域里引入先进的管理方式成为该卷烟厂财务人员的目前的重要任务。 ( 三) 需要解决的财务管理中问题 1 繁杂、失真的成本核算流程： 成本核算是制造业企业财务管理工作的重要内容之一。该厂的财务人员在 手工记帐时期，为了能及时核算出成本，建立了二级成本核算体系。该体系的 主要流程是库房( 包括：烟叶库、纸品材料库、五金库、设备库及几个低值易 耗品库) 向财务科提供每月车间领用材料明细表，财务科依此进行材料核算。 同时，各车间在月末生产完毕后，进行材料盘点，倒算出本月材料消耗数。并 按计划价格计算成本。成本单上报财务科后，财务科按实际价格计算当期成本。 这一体系在当时的历时条件下，提高了成本核算的准确性，确保了成本核算的 极时性。随着计算机技术的发展，该厂财务人员自行编制了成本核算软件，将 这一流程计算机化，但该体系结构基本保持原状，没有进行大的调整。 随着管理需求的增加，企业决策者提出了即时成本核算的思想，希望及时 了解生产过程每个阶段的成本水平。目前的流程需要经过几个车问的成本核算 人员逐步结转计算，速度慢，而且各部门为了完成对该部门的考核指标，人为 修饰数据的现象在所难免。在原材料的核算中，就出现过消耗值低于理论值的 现象，这些都极大地影响了决策层的决策依据。因此，目前的流程影响成本数 据归集的速度，影响成本数据的真实性，它急需重新建设。 2 粗放的成本数据。 由于成本核算必须在月未完工后核算，财务报表又必须在jf f 前报出，成 本报表则需要3 同内完成，核算人员要在卜2 天内人工完成全月领用材料的分 配归集，只能粗线条地计算各种卷烟的成本。不仅如此，成本只能按完工产品 的品种进行核算，生产过程中的分段成本则不能详细计算出来。 2 0 0 0 年，该厂进行了制丝线改造，其中梗丝线部分的改造尤其成功。改 造后单箱烟叶消耗平均降低了5 0 0 9 片：以，使该厂的烟叶消耗再次存全心烟草 行业- p 私列目口茅。当时，财务人员希掣刈i 亥j 页j ：程进行投入产的分析，但h j 于梗丝线没有单独的成本核算数据，梗丝在各产品中的掺兑比例没有准确计 量，梗线改造的经济效益无从进彳亍分析。这个实例说明该企业成本数据需进一 步细化。 云南玉溪卷烟厂的红塔山香烟年销量达到百万大箱。9 0 年代，他们并没 有自已的销售网落，但产品却遍布全国。主要原因是他们产品的利差大，卷烟 零售商有足够的利润空间，因此愿意经营该品种香烟。这个不争的事实说明， 增加产品的利差是扩大市场占有率的最有力手段。该厂的产品大多是微利产 品，要想增大利差，降低成本是一条重要的途径。要降低成本就要从产品设计 开始对成本进行全过程控制与管理。目前由于成本的粗放核算造成的不真实和 人为因素造成的数据波动，都给产品设计人员在改进工艺上带来了难度。因此， 细化产品成本核算是我们加强财务管理的重要工作之一。 要细化成本核算，需要解决的一个基础问题是计量工作。该厂目前在几个 生产的关键阶段采用的计量单位是不科学、不准确的。比如，膨胀烟丝生产线， 烟丝是以“锅”为计量单位的。这一现象说明建立完整、科学的计量体系是提 高成本核算水平的基础。 3 模糊的物流、资金流的界线需要工作流程再造： 在财务核算中，帐实相符是考核财务工作的一项重要指标，也是监督国有 资产完整、真实的重要手段，是内部稽核的重要内容。由于该厂的物料品种繁 多，烟叶5 0 0 多等级，纸品3 0 0 多种、辅料2 0 0 多种、五金材料3 0 0 0 多种、 备品备件7 0 0 0 余种。它们的数量金额核算一直由各职能部门进行明细核算， 财务部门只进行原材料一级核算。各部门由于有了核算人员，他们的核算表就 是最规范的物资帐，而真j 下物资数量帐则不列为正式帐薄。帐实核对的工作则 是由本部门内部完成的，缺少了必要的监督。要想解决这个问题，必须由财务 人员负责数量金额帐，库房管理人员负责实物帐，年终进行盘点核对。严格建 立企业的物流系统和资金流系统。 4 生产成本没有做到全过程控制： 长期以来，企业的成本控制一直集中在生产阶段，企业千方百计地降低成 本也往往只注重生产阶段的节约挖潜。该企业已连续多年开展节约降耗工作， 虽然，降低采购成本每年都达到上千万元，但产品的设计成本确没有受到重视。 我们知道：最新的成本控制观点要进行成本生命周期的全过程控制，成本生命 周期包括研究开发阶段，产品设计阶段，生产阶段，市场销售阶段，客，_ 服务 阶段。产品成本的8 0 在设计阶段就被确定了，所以，产品设计阶段是成本控 制的最重要阶段。 该厂目前新产品开发的流程是：产品丌发部门根据全年产品丌发计划及市 场情况，设计出新的产品。按照贯标的要求，财务部门根据现行材料价格和当 期费用水平进行成本测算。设计方案被批准后，即投入生产。实际操作过程中， 生产成本与设计成本往往有较大出入。但出于设计和生产环节的脱节，设计成 本又没有被作为标准成本进行对比分析，造成这一差异并没有f 常渠道反映出 来，没有引起相关部门的注意。 一但发现成本高了，就把降低成本的希望寄托 在材料供应方的降价上。其实，在产品设计之初，设计人员就要知道新设计的 产品所选用的材料价格是多少，新产品的目标成本是多少，目标市场定位在哪 个层次的消费者身上。一但，”发人员的设计被批准，设计成本就应该成为标 准成本单，成为f 1 后财务分析的依抓。形成事d h 有设计，事中有核算，事后有 比较的成本控制体系。根据t 峪成本管婵的坦、想，成本的控制并4 i 是成本越低 越好。成本是否合理，要看它是否增加了产品的竞争力和产品的寿命周期。如 果，提高了产品质量，减少了客户服务成本，使顾客需求增加，市场占有率得 以提高，即使为此增加了成本，那也是有利成本。因此，要评估一项成本是有 利成本还是不利成本，要对产品的全过程进行评估。这一过程的计算和对比数 据是很复杂的，仅靠人工计算，既影响它的及时性，也影响它的准确性。在产 品品种较多的时候，财务人员要做到上述的跟踪就更加困难。因此，利用计算 机技术提高对产品成本的全过程控制成为企业面临的又一难题。 5 全面预算管理需要信息技术的支撑： 在以往的财务管理工作，特别是财务分析中，企业往往习惯于与去年同期 进行对比，这样虽然能看出经营中的进步，但客观环境的变化并没有考虑，单 纯地用过去的业绩来评价现在的活动是不妥的。随着市场经济的发展，客观环 境的变化异常复杂，因此，要想说明已取得的经营成果，是否已经达到企业期 望的成度，应该建立全面预算管理系统。 在企业开展全面预算管理工作，年初制定出目标，在执行过程中，财务部 门随时将发生的情况与预算对比，发现差异，找出原因，并及时采取措施，保 证预算工作的完成。当出现预算外支出时，必须有相应级别领导对此进行决策， 年终还要对预算执行情况进行分析，将实际结果与预算进行对比，为今后的生 产经营决策提供依据。 全面预算管理体系最大的特点，就是将年初工作目标具体化、系统化、定 量化，便于操作。日常经营管理又及时与期初的工作目标相核对，及时发现偏 离预算的原因，及时采取有效措施实现预算目标。这是企业在市场经济条件下， 必须做到的。要实现这一思想，必须要有完整的信息技术体系做为支撑。 6 无法核算的质量成本： 1 9 9 7 年该厂通过了i s 0 9 0 0 2 质量标准的认证，企业有了一个较好的质量 保证体系。在该体系中，就要求财务部门能够核算质量成本。质量成本包括四 个方面：预防成本、评估成本、内部失败成本、外部成败成本。预防成本的具 体内容有质量培训、实验研究、系统开发等费用；评估成本包括原料检查、供 应检查等；内部失败成本包括报废、修理、重新制造、停工成本等；外部成败 成本包括：保证成本、保修及置换成本、顾客投诉、运输损失等。从以上内容 可以看出，要正确计算质量成本，应该按照质量成本项目对各项支出进行分类。 它与财务核算的分类是明显不同的。 质量成本管理是从全面质量管理发展来的，它是市场经济发展到一定阶段 的产物，是企业进行成本管理的一个崭新的阶段。发展到今天的质量成本管理 理论，揭示着质量一成本一效益之阳j 的关系。进行质量成本分析的目的就是使企 业以尽量少的劳动耗费，提供用户需要的产品，提高产品竞争力：使企业以销 定产，以需定质，促进企_ k 改善经营管理：增加企业经济活动分析的角度，全 面提高企业管理水平。从通过i s 0 9 0 0 2 认证到现在，该企业还没有实现对质量 成本的核算。因此无法准确地描述出本厂的质量成本、产品质量和经济效益之 问的关系。但是，清晰地反映出这三者之涮的关系已成为企业管理 ：作的一种 需求。要满足这种需求，就耍建它一个质量成本核算体系。如果建立e r p 管理 系统，最可以与成本核算的基础数据相结合，按质量成本需求进行分类，既q 实现质量成本的核算。 7 保障市场销售，需婴发达的信息系统： 随着改革丌放，特制址加入w i 0 以亓，仓、| | ，必绷【n i 列i 阿场、面划消货拧乍 产。制造业的主要任务不仅是生产，还要重视市场销售，只有产品销售出去， 一实现了商品到贷币这一质的飞跃，才能实现企业财务管理的最终目标：企业利 润的最大化。 2 0 0 1 年该厂与供销公司合并后，抓市场销售成为一切工作的核心。为了 搞好营销网落的建设，正在研究开发相关的计算机软件。生产与销售的联系达 到了前所未有的紧密成度。但由于生产信息与销售信息沟通不畅，给生产组织 工作带来相当大的困难。一次，销售部门急需某品牌卷烟，从销售部的计算机 上反映库存已没有了( 销售部与生产车i l 白j 不在一地办公) ，立刻通知生产部门 组织生产，生产部门接到命令立刻要更换品种。这时，负责生产的厂长感到其 中可能有问题，因为该牌号卷烟前一天刚生产了一批，经查询，发现该批卷烟 刚运到储运仓库，还没有登入计算机。从这个事例中，我们可以看到，销售部 门有计算机网落，工厂也有计算机网落，但他们之间没有联系的纽带，造成不 能及时准确传达信息的现状。在生产管理中，大批量少批次生产比小批量多批 次生产相对要节约成本，利于生产管理。但信息流的不通畅不知造成了多少次 的成本无谓地增加。因此，将企业方方面面的信息连接在一起，使企业的管理 者，能同时得到四面八方的综合信息，做出科学正确地决策是我们做好市场的 重要需求。为了配合市场开拓工作，目前各区县烟草专卖局正在建立营销网落， 我们在全国各地建立办事处，外经部门也在巩固和发展着海外市场。所有市场 的建设使我们的视野越来越宽，我们的触角越伸越远，发达的信息系统就是我 们的千里眼和顺风耳，没有它，我们就是汪洋中失去航标的小船，无法在市场 经济的大海中安全行驶。 8 最大限度地整合企业信息技术资源： 目前，该厂的工业生产方面，有计算机工业控制系统，它的主要任务是胎 控生产线水、电、气各项指标是否达标；在设备管理上有设备管理软件，自成 一个体系；财务管理方面有财务核算软件，与库房车间都没有接口；车间的核 算主要是采用e x c e l 软件完成；有些材料库房用的是f o x b a s e 编写的程序；销 售部门还有销售信息网落软件。目前，它们之间却不能实现资源共享。这造成 的资源浪费和维护成本过高。无论从统一管理、整合资源还是降低成本方面， 该企业都需要一个统一的管理软件，集约化的管理，提高企业综合管理能力。 三建立e r p 财务管理系统的条件与困难 ( 一) 解决上述问题的出路建立e r p 管理系统 前面谈到目前在该企业财务管理中我们希望解决的问题。那么，怎样j 能 解决这些问题昵。笔者认为通过在企业中建立e r p 管理系统，是综合解决上述 问题的最好方法。 首先，只有建立一种新的管理模式，爿能废除旧的管理办法；只有用超前 的管理思想作指导，爿能使目前的工作在较长一段时间不落后；只有计算信息 系统才能解决我们目前人力所不能达到而产生的些问题。e r p 系统基本满足 了我们的上述要求。 e r p 系统的发展历程大致有4 个阶段，4 0 年代的库存控制订货点法( o r d e r p o i n t ) ；6 0 年代的时段式m r p ( t i m ep h a s e dm r p ) ；7 0 年代的闭环m r p ( c l o s e d l o o pm r p ) ；8 0 年代发展起来的m r p i i 。9 0 年代中期，随着制造企业国际化大 趋势的需要，各个m r p i 】软件商不断地在自己的产品中加入氽、1 k 的制造范围 外甚致是企业之外与之相关的资源的新内容。它逐渐演变形成的功能更完善、 技术更先进的制造企业的汁划与控制系统。 美国的著名咨询公司g a r t n e r 总结了m r p i i 软件的发展趋势，提出了企业 资源计划e n t e r p r i s er e s o u r c e sp a n n i n g ( e r p ) 的概念，于是就有了我们今 天的e r p 系统的概念。g a r t n e r 给e r p 的界定为：超越制造范围的更广的集成 功能；支持混合方式的制造环境；支持能动地监控能力，模拟分析和决策支持； 支持开放的客户服务器计算环境。因此，e r p 是m r p i i 的扩充和发展，是现代 社会4 0 年来在企业管理理论的应用和计算机技术的不断探索的结果。它的功 能正是我们这样的制造业企业在市场经济条件下所需要的。因为，我们今天要 建立的管理模式不仅仅是为了完成生产任务，更多是我们面对市场经济、面对 加w t o 后的国际市场竞争而进行的企业管理方式的改革，e r p 管理思想对我们 来说最重要的就是它不仅囊括了m r p i i 的所有内容，还包括了质量管理、试验 室管理、流程作业管理、配方管理、产品数据管理、维护管理、管制报告和仓 库管理。 e r p 系统是在激烈的市场竞争压力下，在探索生产管理规律的实践中，不 断发展和逐渐成熟的一套完整的企业管理原理与方法。它贯穿了以市场为导向 的现代企业管理原贝| j ，在降低生产成本，缩短生产周期和交货周期，改善客户 服务等方面，给企业带来的明显的经济效益，实施e r p 将促进企业规范化管理， 促进产品质量会起到一定的保证作用，是提高企业竞争力的有效工具。因此， 我们提出建立e r p 管理体系。虽然，我们目前的管理水平与m r p i i 尚有很太差 距但我们要用最先进的思想来指导我们这一次的管理机制的全面改革。 ( 二) 建立e r p 系统的条件 1 管理人员对e r p 认识： 在人力资源管理理论中认为：人力资源是具备一定体力和脑力的劳动人口 的总和。人力资源是企业各项资源中最活跃的因素，它是企业的灵魂。随着企 业的发展，该厂的人力资源素质有了很大的提高。从企业领导到中层干部，从 管理科室到生产车间都有一批具有先进文化知识的管理者。他们对e r p 系统都 有定的了解，并成为推动e r p 系统在企业运行的重要推动力。人是决定一切 的，企业各层次的管理者，成为重要的群众基础，有了这个基础，就有了e r p 系统生根、丌花、结果的沃土。 2 局域网和广域网的建设： 1 9 9 8 年为了实现计算机硬件资源的优化配置，浚厂建立了局域网，实现 了资源共享。它为e r p 管理软件的实施搭好了高速公路。现在，该企业又在进 行广域网的建设，将把烟厂和所有的销售公司连接在一起。它为e r p 的实施提 供了较好的工作平台。 3 国家局对此项工作的重视： 近几年国家烟草专卖局f 分重视信息化工作，特别是财务信息化工作。从 9 9 年开始，就强制推行财务核算软件。在国家局的统一布署下，全国大部门卷 烟厂和卷烟销售公司实现了会计工作的屯算化。现在，总公司又在推行e r p 管 理软件，并要求各企业派专人学习。该厂的计算机技术人员也已参加了学习。 多年的实践证明，企业无论进行何种改革，领导的重视都是第一位的，圉此， 国家局的重视是建立e r p 系统的重要条件。 ( 二二) 建立e r p 系统的困难 1 是管理思想的一次革命： 仑业应用e r p 最为重要的目标是企业管理模式的优化和业务流程的再造。 因此，建立e r p 系统不是简单的现有工作流程的计算机化，而是要根掘现代化 f l 产的需要、企业未来发展的需要制定出科学、合理的工作流程。因此进行e r p 系统的建设过程，是更新管理思想的过程。 在实际工作中，特别是国有企业中，有些部门、人员的安排并不完全取决 于企业负责人，这就为造就新的工艺流程带来了困难。由于人员流动性相对于 外资企业要差，将人员重新合理安排，干部做到能上能下，都成为建立新机制 的障碍。这就要求企业领导有强烈的改革意识，建立符合现代企业制度的人、 财、物的流动机制。因此说，这项工作是一次管理思想的革命，它将会遇到很 多风险的。 2 要与企业实际情况相结合： e r p 系统是经过西方先进国家将近5 0 年市场经济的经验积累得出的。它 是为满足高度发达的商品经济社会、成熟的法制社会而形成的。我们与他们的 管理水平都有很大差异，这种差异不仅表现在企业内部管理水平上，还表现在 企业外部环境上。因此，不能简单地把西方的e r p 软件实行拿来主义。 9 8 年该厂使用了一种设备管理软件。它就是一个典型的按西方管理思想 设计的软件。软件在运用过程中就出现了企业的管理状况不能适应软件要求的 情况。比如：设备购进时，应该即时录入计算机，由于该企业是买方市场，设 备可以赊购，但由于增值税管理的某些规定，对方单位此时不愿开出发票。如 果购买时录入计算机，就要立刻入帐，但又没有发票做为原始依据，当实际发 票与购入情况有差异时，又不能改动；如果不录入，又会出现帐实不符的现象。 这样，就造成了，某些设备已使用过，但其价值并未在材料帐和成本中体现。 因此，要清晰地反映物流和资金流的轨迹，必须要针对我国的国情，对软件进 行相应的修定，满足我们在中国特有国情下对物流、资金流的全过程监控。 3 艰苦细致地基础工作： 儿是使用过计算机软件的人都知道，计算机的效率高，是建立在复杂的、 大量的初始化工作基础之上的。要做e r p 系统，初始化工作就更加复杂。 以物料产品编号为例，该厂烟叶有3 0 0 多种，纸品材料3 5 0 多种，香精香 料2 0 0 多种，五金材料三千多种，备品备件7 0 0 0 余种。产成品按不同规格计 算有5 0 多种，这些编号全部要统编制，并要唯一编号，还要求符合发展变化 的需要。大量的出始化工作，将是在建立该系统的过程中耗时较多的一一项任务。 4 要用发展的眼光进行今天的流程设计： 浚厂即将进行“十五”技改，增加世界最先进的卷烟、包装设备，并要形 成一流的生产线。生产车间、辅助生产车间、库房都将有更合理的布局，更先 进的管理形式。因此，对生产线的计量点，要根据新生产线的设计来确定。 要确保e r p 的管理思想保持1 0 年不落后，要向国外先进企业学习，向囡 内已进行e r p 系统管理的企业学习，向企业管理专家和计算机专家请教，尽可 能使我们的设计在较长一段时问保持先进水平。确保该系统的先进性也将是此 项j ：程的一个难点。 四建立e r p 财务管理系统的策略 ( 一) 工作原则 1 财务管理为核心的原则： 我们所进行的e r p 系统建设的目的就是要通过科学管理，实现企业经济效 益的最大化。企业的各项经营活动、要获得各种信息的目的就是要使各种资源 以最合理的投入，获得最大经济效益。财务管理证是渗透到企业经营的方方面 面的综合性管理工作。因此，设计e r p 系统，要以财务管理思想为核心，使各 个模块都能符合财务管理的要求。一般情况下，该模块数据如能满足财务核算 的要求，基本就能满足生产管理、计划统计等其它方面对数据的需求了。 2 前瞻性原则： 在实际工作中，企业常常遇到这样的困惑：用计算机刚刚编制了一个软件 或程序，由于国家相关政策的改变，我们不得不对程序进行大量修改。这样给 计算机工作带来了很多困难，有些程序不得不废弃，造成人力物力的浪费。既 使有些程序修改后，适应了新政策的要求，又造成前后期数据无法对比分析。 长期数据的对比分析、前后跟踪是企业进行财务预测分析的重要基础。因此， 在建立这套系统时，要根据以往的经验，采取必要的手段，使程序适应企业不 断重组，管理需求不断变化的要求，以保护前期的人力、物力的投入。 为确保软件技术有较强的生命力，在技术上它要代表未来管理系统发展的 新趋势、新潮流，软件商要有较好的信誉，确保未来若干年能进行各项技术服 务及产品更新换代的要求。同时，还要为企业培养相关技术人员，确保企业自 身提高创新能力。 3 按管理会计思想设计的原则： 进行e r p 系统建设的目的，不仅要按外部需求提供相关报表，更重要的是 要按照内部管理的需要进行各种成本费用的核算，满足内部管理对各种数据的 需求。任何企业为了实现理想的经营目标，都必须在规划和控制未来生产经营 活动的过程中，对成本进行全面深入的研究，在成本规划方面大做文章。对成 本进行规划，主要采用管理会计的变动成本分析法，根据成本对业务量的依存 关系，将成本分解为变动成本和固定成本两部分，分别编制成本预算，确定目 标成本，寻求降低成本的不同途径。因此，进行e r p 系统设计时要按照管理会 计的核算方式设计。 4 按责任成本法进行控制的原则： 要使成本得到有效地控制，必须将职工的责权利结合在一起。因此，应该 按照责任成本的思路，按不同的责任中心，确定成本的控制范围，按照成本的 控制范围，进行成本责任制考核。因此，在e r p 系统中，应对所有需要控制的 内容确定标准成本，并与定岗定员相结合，使责任成本落实到每个人。 5 稳健性原则： e r p 系统涉及企业方方面面的管理，特别是生产成本的核算比较复杂。因 此，在软件设计和运行时，应打好基础，分步实施。企业管理在刁i 断地发展变 化，主要表现在原先对点、对事的管理转向流程性管理。因此，在设计e r p 系 统时，应以建立企业的物流系统、资金流系统、预算管理流程系统为线条，逐 步丌展工作。设计的各线条模块自身是独立的，线条之州又是相互制约的。比 如，原材料库的物资管理是物流线条中的一个点，财务的原材料核算是资金流 中的个点，它们之间的对应关系就是财务核算中所要求的帐实相符。该厂的 物流系统中，管理较为薄弱，是信息技术的空白区。因此，在首先进行物流系 统的设计，成效较为显著，体现了工作的实效性。然后，f ；i = f 进行物流系统的谴 发，最后进行全面预算管理机制的建设。存这+ 过稻，t - ，还要注意不断学爿川 外、及先进企业的经验，使我们的软件最大限度地保持领先水平。 6 实事求是的原则： 国内一些先进企业已丌始e r p 系统的建立，但并不是都很成功。特别是一 些管理水平较高的企业，建立e r p 系统后，经济效益并没有明显提高，这使人 们怀疑e r p 系统的先进性。我们认为之所以产生这一现象，主要是e r p 系统是 西方发达国家进行了半个多世纪的市场经济的产物，该系统的功能有着丰富的 内含。而我们刚刚改革开放，建立社会主义的市场经济秩序也不过是这十几年 的事情。我们的综合管理水平，社会整体管理素质都不能与发达国家相比，只 简单地实行拿来主义是不妥的，也是不符合实事求是的原则的。因此，在建立 我们自己系统时，要以e r p 的管理思想和管理方向为指导，充分考虑我们现在 的生产、营销的管理水平，利所能及地解决编写我们的管理软件，与时俱进地 不断强化管理水平，而决不能照搬照抄、形而上学。要将e r p 的普遍原理与企 业实际管理工作相结合，借鉴那些对我们有实用性的功能，走出一条我们自已 的道路。 ( 二) 目标和方法 1 统一思想，明确工作目标： 企业的决策者委派职能部门对企业的现状写出分析报告和要求建立e r p 系 统的申请报告，厂务会通过后，报上级主管领导批准、备案。在企业的决策层 统思想，确定建立该系统的目标和任务。 对于该厂来说，建立这一系统的根本目的是：满足生产经营模式从纯粹生 产型转向生产经营型后，企业要充分了解市场，根据客户的需求，随时变动生 产品种的需求；满足企业提高产品质量，降低生产成本，缩短采购周期，减少 商品库存、保证准时交货的需求；满足信息资源共享，提高信息的准确性、及 时性和可靠性的需求。建立该系统要从解决企业实际管理问题入手，使该系统 的建立，立竿见影地创造出管理效益，解决在前文中所提到的目前财务管理所 遇到的问题。 2 组织机构及其职责： 为确保该项工作的顺利实旋，必须首先建立必要的组织机构。根据企业管 理的需求，该组织必须有企业负责人作为该项目的总负责人，只有这样，y j 能 有力地推动这项工作的开展，有效地解决工作中的协调问题，促进该项工作高 效优质地完成。 决策委员会：负责该项目的重大技术问题的决策，般由主管此项工作的 副厂长提任委员会负责人。 项目总监：选派在企业职位较高的领导但任，同时要是计算机和管理工作 的内行，负责与软件公司、行业内部及企业各部门的协调工作。 项目组长：负责所有的技术工作，有较强的系统分析、系统设计知识，有 较强的协调能力