公文写作与公文管理培训教材(PPT 95页)

公文写作与公文管理培训,第一篇公文的写作,一、公文的概念和作用二、公文的种类三、公文的特点和功能四、公文写作基本规则五、公文格式六、常用公文写作七、公文写作常见问题解析,一、公文的概念和作用,（一）概念公文是公务文书的简称，有广义和狭义之分。1.狭义公文：是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。2.广义公文：是党政机关、人民团体、企事业单位在各自的公务活动中，为处理公务而形成的，具有一定格式的文字材料。,一、公文的概念和作用,3.企业公文：是企业治理的重要工具，也是企业中的各部门共同使用、企业处理公共事务的书面文字材料。它担负着传达贯彻党和国家的方针、政策，请示答复问题，指导商洽工作，汇报沟通情况，总结交流经验等重要职能。,一、公文的概念和作用,（二）作用和重要性形象比喻公文就是一个企业的脸面，在公司活动中具有代表公司书面沟通与交流的作用，可以说是公司整体水平的书面代表。此外，公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平，同时也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦。,二、公文的种类,（一）古代公文文种的种类1.上奏文种：上书、奏、疏、状、奏本、题本、折、序、启、表等；2.君命文种：策、诏、圣旨、诫、敕等；3.官署上行文：牒、呈、详等；4.官署平行文：移、关文、咨、照会（朱笔和墨笔）等；5.官署下行文：会、符、谕、札等。,二、公文的种类,（二）现代公文的种类1.按公文的来源划分：对外文件、收来文件和内部文件。2、从公文的行文关系上来划分：上行文、平行文和下行文。3、从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件和公布文件。,二、公文的种类,（三）按发文机关所属组织系统分1.党的机关公文分14种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2、行政机关公文分13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,二、公文的种类,（四）按行文方向分1.上行文下级机关、部门向上级领导与指导机关、部门报送的公文。其典型文种是报告、请示，部门意见也可上行。2、下行文上级机关、部门向所属被领导或被指示的下级机关、部门发送的公文。多数通知、会议纪要、通告、通报、公告属下行文。3、平行文向平级或不相隶属机关传递的公文。部分通知、意见、会议纪要也可平行。,二、公文的种类,（五）企业常用公文文种1、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,二、公文的种类,3、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。4、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。5、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。,三、公文的特点和功能,（一）政策性（二）规范性（三）实用性（四）时限性,三、公文的特点和功能,（一）决策作用（二）强制执行和处理的作用（三）依据和凭证作用（四）工作联系与沟通作用（五）宣传与教育作用,四、公文写作基本规则,（一）公文行文的基本规则单位关系确定行文关系，行文规则规定了各级单位的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据单位的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。,四、公文写作基本规则,1.上行文的行文规则（请示、报告）。总的说来，有这几点需要注意：单头主送，不多头主送，可采取抄送形式；逐级行文，不要越级行文；要向机关行文，不要向领导者个人行文；“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关，“报告”中不得夹带请示事项。通常有逐级上行文、多级同时上行文和越级上行文三种方式。,四、公文写作基本规则,2.下行文的行文规则（通知、通报、批复、决定）。（1）按照职权范围行文。（2）部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文。（3）通知类普发性文件，各主单位排列顺序应为先外后内，级别先高后低。不同系统间单位用逗号“，”隔开，系统内单位用顿号“、”隔开。,四、公文写作基本规则,3.平行文的行文规则。（1）平级之间不宜使用上行或下行文。（2）不相隶属机关之间一般用“函”行文。4.联合行文的规则。（1）可以联合行文的主体。（2）联合行文的要求。,四、公文写作基本规则,(二)公文写作基本要则1公文格式要规范。(在下面第五大点专门讨论)2语言表述要规范。公文语言的特点概括起来主要有八个字:准确、简洁、庄重、得体。,四、公文写作基本规则,（1）准确。表情达意直截了当、不含糊其辞，不模棱两可。公文中不能出现诸如“估计”、“猜想”、“或许”、“可能”、“大概”等表意不准确、不严密的词语。（2）简洁。以最少的语言表达最丰富的信息。不说大话、空话、客套话。删繁就简，力避重复啰嗦，重视专业术语的运用。称谓用语“本公司”、“贵厂”、“该局”等；祈请用语“妥否”、“可否”、“当否”等；期复用语“请回复”、“请批复”、“请批示”等；结尾用语“为盼”、“为谢”、“特此申请”等。,四、公文写作基本规则,（3）庄重。使用规范的书面语，少用或不用口语及方言土语。多用直陈叙述、说明，少用或不用抒情、描写等艺术手法。谨慎使用修辞格，如比喻、拟人、排比等。（4）得体。“一字入公文，九牛拔不出”上行文语气和用词应体现出服从和请求的特点：如请示的尾语“特此请示，请批复”，报告的尾语“特此报告，请审阅”等。平行文应相互尊重，不卑不亢，语气和用词应体现出平等商洽的行文关系。下行文应交待明确，针对性强；切忌故弄玄虚，模棱两可。,四、公文写作基本规则,3公文特殊标点用法。（1）.凡文中使用连接号的应使用“”，而不使用“”或“_”。如：2008年3月4月中的“”。（2）.凡文中使用破折号的应使用占2个空格的“”，而不用“”或“_”。（3）.妥否？请领导批示。您好：XXX（4）.概数、约数数字的书写概率数字在文中出现，应当模糊一头，而不能模糊两头。如，近百人或百人左右，不能写或“近百人左右”；80以上或接近80，不能写成“接近80以上”等。,四、公文写作基本规则,4词语的选择。词语的涵义：截至与截止、制定与制订、其他与其它、作与做（作为、做法）。词语的感情色彩：以平实庄重为基本格调，以记叙说明的明确、规范和简洁为特征。领导同志到会一般为“讲话”，不是“发言”。,四、公文写作基本规则,5常用的事物和概念的特殊表达要求。时间的表达：精确、完整、恰当。空间的表达（国外、国内、这里、那里）：准确、具体地说明有关的单位、处所。数量的表达（倍数、分数、到、了、以上、以下）：要反复核实，表述确切无误。要精选数字，切忌过于繁琐。要加强分析，避免零乱堆砌。要规范使用，避免产生歧义。,四、公文写作基本规则,6职务、姓名的表达（全称、多种职务、党内党外）：（1）表明人物职务时一般要使用全称，或使用通用的简称。（2）表明人物姓名时，要写全姓和名。（3）一人担负多种职务时，列出与公文内容有关的职务即可。（4）需要列出一个人物的两个或两个以上职务时，国内的人物按照先党内后党外，由高到低排序；国外的人物，则尊重对方习惯或按照双方的需要标明。（5）公文中需要同时列出若干人物姓名时，要遵循一定标准，如按照职务高低、姓氏笔画、姓氏字母顺序等排序。,五、公文格式,（一）公文用纸和印装格式1公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm297mm。2公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm1mm；版心尺寸为156mm225mm（不含页码）。3文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。4公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。（见图示）,210mm,297mm,371mm,281mm,225mm,156mm,公文用纸格式,五、公文格式,（二）结构和要素1、文头部分（眉首）。公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。（下面请看图示。）,文件,20121号,签发人：,特急,机密一年,000001,文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。发文字号左空一格，签发人右空一格。,“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。只有上行文才需注明签发人。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”,上行文的眉首格式,文件,20121号,特急,秘密,下行文眉首格式,文件,20121号,特急,秘密,党的机关公文眉首,五、公文格式,2.主体部分。公文的主体，是公文最主要的部分，其格式包括标题、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、印章和成文日期等内容的规定。（请看图示）,文件,20121号,签发人：,特急,机密一年,00001,公文标题，红色反线下空2行，2号小标宋体字。,主送机关，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。,请示,：,附件，在正文下空1行左空2字标识。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识附件,成文日期右空4字，中文小写。公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。,。,附件：1.2.,二一二年一月二十日,（发至级）,单个机关发文的成文日期和印章格式,两个机关联合发文的成文日期和印章格式,三个机关以上联合发文的成文日期和印章格式,二一二年二月五日,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识此页无正文的方法解决。,。,（发至级）,二一二年二月五日,联合上报的公文，由主办机关盖印；联合下发的公文，发文机关都应盖印。,（此页无正文）,（发至级）,二一二年二月五日,此页错误，不能使用“此页无正文”字样,五、公文格式,3.文尾部分（版记）。文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。（请看图示）,印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。公文应标主题词，上行文按上级机关要求标注。,。,（发至级）,二一二年二月五日,主题词：,抄送：，。,办公室,2005年4月20日印发,抄送机关左空1字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。,2,发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为17cm。每行居中排28个字，首页不显示页码。,学院,30mm,2001号,关于的函,秘密,特急,20mm,信函式格式,会议纪要格式,会议纪要,会议纪要不加盖印章。其他要素与公文的一般格式相同。,文件,20121号,签发人：王二小,特急,机密一年,00001,请示,：,字体字号,3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,3号黑体字,小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm15mm（高宽）,3号楷体字,2号小标宋体字,。,附件：1.2.,二一二年一月二十日,（发至级）,3号仿宋体字,。,（发至级）,二一二年二月五日,主题词：,抄送：，。,办公室,2010年2月5日印发,2,3号黑体字,3号仿宋体字,4号半角白体阿拉伯数码,五、公文格式,（三）值得注意的地方1.标题。（1）标题使用中，常见的是文种使用错误。其中量最大的是把“申请”当作“请示”，把”汇报”当作”报告”。“申请”和”汇报”不能作为文种来用;（2）规章制度类标题，建议关于印发通知，而不是关于下发的通知;（3）标题一般不加标点符号。,五、公文格式,2.正文。（1）正文中提到撰写此文件的依据时，有时需引用文件，正确引用应为“公司市场经营部关于XX的通知（安徽源牌2009X号）”。注意各部分的位置、六角括号的用法，方括号、圆括号均不正确。（2）若引用文件标题中还含有文件小标题，应为关于转发集团公司的通知，注意使用单书名号。,五、公文格式,（3）正文层次序数正确使用：第一层一、；第二层（一）；第三层1.；第四层（1）。公文中最好不要采用1）1.1Aa等符号（4）段落中无论有无层次序数，段落首行须两个汉字符，回行须顶格。若使用自动生成的段落编号，请手动调整排版。,五、公文格式,（5）表格图形等尽量不在正文出现，可放入附件中。（6）正文措词施要得体，条理清楚，感情中立，不宜使用语气词或感情色彩较浓的词，结尾语一般要单另一行，语气要谦虚，结束时使用的标点符号，一般为句号“。”，如“妥否，请批示。”不宜用感叹号“！”“？”等。,五、公文格式,（7）数字间的逗号为半角：如“123,000元”，不能写成全角“123，000元”。（8）落款时间应为大写汉字，如二一一年七月十八日。,六、常用公文写作,（一）、公文常见结构公文的结构主要包括：开头与结尾、层次与段落、过渡与照应。1、开头与结尾：（1）、开头要简洁“开门见山”、引出问题、吸引读（概述式、结论式、引叙式、说明式、目的式、提问式）。（2）、结尾要干净利索、自然实在（总结式、强调式、祈使式.)。言止意尽、不强求一律。,六、常用公文写作,2、层次与段落：（1）、层次是指包括公文的几个部分符合思维逻辑（递进式、总分式和并列式）；（2）、段落是公文的基本构成单位（自然段）一段只能表达一个意思，一个意思尽量在一段中完成（段旨式、条款式、阶段式）。3、过渡与照应：（1）、过渡是指公文的上下衔接和转换（词、句、段）；（2）、照应是指公文内容的前后关照和呼应（文题、首尾、前后）。,六、常用公文写作,常见公文写作特点和方法（一）、请示1、请示的概念请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种，主要用于：（1）在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；（2）工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；（3）超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示,六、常用公文写作,2、请示的写作格式（1）标题的要求准确概括事由，避免歧义，正确使用文种。（2）主送机关顶格标写一个直接上级机关，不能多头主送；除领导者要求外，一般不能送领导者个人。,六、常用公文写作,（3）正文一般分为三个层次开头：明确交代请示事项的背景或理由，或只说明请示的根据、目的。主体：提出请求上级机关给予指示、批准或批转的有关事项；针对上述事项提出本单位具体意见、建议或方案；如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策。不能简单地上交矛盾。结尾：恰当使用结语。以上请示妥否，请指示。以上请示如无不当，请批准。,六、常用公文写作,3、请示写作中应注意事项要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示；一般不得越级请示；不要把请示写成报告或请示报告；,六、常用公文写作,4、请示的结构：关于XXXXXX的请示XXX：XXX（请示问题的缘由及请示的问题）。XXXXX（提出意见供上级判断、决策）。妥否，请批复。X年X月X日（联系人：电话：）,六、常用公文写作,（二）、报告1、报告的概念报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。,六、常用公文写作,2、报告的分类（1）按照内容划分：综合报告；专题报告；例行报告。（2）按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；会议报告；建议性报告；检讨性报告。,六、常用公文写作,3、工作报告的写作要领（1）标题：必须由“三要素”构成：发文机关+事由+文种（2）主送机关：顶格标写一个直接上级机关，不能多头主送；除领导者要求外，一般不能送领导者个人,六、常用公文写作,（3）正文写法：开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。主体内容：重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；对今后工作提出安排意见或表述进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语特此报告，请审阅。以上报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。,六、常用公文写作,4、报告写作注意要点（1）、采用记叙为主的表达方式。按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。（2）、重点突出，点面结合。突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。（3）、实事求是，如实报告成绩和不足。（4）、节俭篇幅。（5）、报告中可以写设想或建议，不能写请示事项。,六、常用公文写作,综合报告的结构：关于XXXXXX的报告XXX：XXX（情况或依据）。XXXXXXXX（说明）。XXXXX（结论或设想）。X年X月X日,六、常用公文写作,专题报告的结构：关于XX事故的报告XXX：XXX（事故经过）。XXXXX（事故后采取的措施）。XXXXX（调查及事故原因）。XXXX（经验教训和措施）XXXX（请求处分）X年X月X日,六、常用公文写作,请示与报告的区别1、行文时间：请示必须在事前，报告可在事中或事后；2、行文目的：请示上级机关必须回复，报告可根据内容选择回复或仅为阅知；3、行文内容：请示必须一文一事，报告可一文一事也可一文多事。,六、常用公文写作,（三）、通知1、概念：通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。,六、常用公文写作,2、种类：印发、批转、转发性通知；指示性通知；知照性通知；事务性通知；任免、聘用通知；,六、常用公文写作,会议通知的结构：关于召开XX会议的通知XXX：为XXX（目的），定于2003年6月2日上午9时在X会议室召开XX会议，研究落实XXX等问题，请XX准时参加（出席）。X年X月X日,六、常用公文写作,任免通知的结构：关于XXX等同志职务任免的通知XXX：经研究，决定：XXX同志任XX部部长（任期X年）。免去XXX同志XX部部长职务。X年X月X日,六、常用公文写作,（四）、会议纪要1、概念和特点（1）概念：会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。（2）特点：综合性；指导性；备考性；,六、常用公文写作,2、会议纪要写作注意事项（1）、写作之前做好必要的准备工作；（2）、忠实于会议内容；（3）、抓住要点，体现“要”字；（4）、重点突出，写清一致意见和重要的不同意见；（5）、注意逻辑性和条理性,六、常用公文写作,办公会议纪要的结构：办公会议纪要时间：地点：主持人：出席：列席：记录：（会议决定事项）,六、常用公文写作,（五）通报通报是表彰先进、批评错误、传达重要情况时使用的公文。1.表彰、批评性通报正文的写法：发文的原因、根据；介绍事件过程、人物行为，适当地进行评论分析，指出重要意义或后果；提出其中实质性的问题；发文机关对事件、人物做出的决定，要求和采取的措施、规定。,六、常用公文写作,2.事项性通报正文的写法：就一个事件、一个情况的演变过程进行概括和叙述；存在的主要问题；解决措施或今后工作的要求。,六、常用公文写作,（六）函函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。1.问函。开头：交代去函的缘由、根据、理由。要开门见山，直截了当；主体：写明询问或商洽的内容。要求写得具体、准确、条理清楚，要一事一文；结尾：常用“即请复函”、“盼复”、“以上意见，请予函复”等；也可以写一些表示感谢的词语，如“特表示感谢”、“请函复为感”等。,六、常用公文写作,2.复函。开头：“X月X日贵单位关于XXXXX来函已悉，经研究函复如下：”；主体：针对问函所商洽和询问的事项，做明确、具体的答复；结尾：不用寒喧，也可以没有结尾，常用“此复”、“特此函复”等。,七、公文写作常见问题解析,、公文写作常见问题分析、对内容把握不准，不能准确领会领导意图。、不能正确使用文种、称谓，对文种的使用区分不清晰。、内容不简练，冗长，不能直接点题。、请示、报告不分。、内容不完整，有头无尾，不能按照规定要求书写。、对数字的使用把握不准确。,七、公文写作常见问题解析,（一）、文种使用不当1、请示、报告不分：有的正文是报告，标题却是请示；有的正文是请示，标题却是报告，如关于呈请审批的报告；请示报告并用，如关于的请示报告或关于的申请报告,七、公文写作常见问题解析,（二）、格式不规范1、公文标题不规范a.成分多余：如关于做好工作（问题）的通知，关于（申请）的请示；b.句式杂糅：如关于召开会议（有关事宜）的通知；c.成分残缺：如关于同志出国考察（事宜）的请示；,七、公文写作常见问题解析,d.无事由：如“办公室通知”，“紧急通知”；e.无文种：如关于的规划，关于的总结，关于的方案，关于的安排，关于的要求，关于的建议等；f.标题使用标点符号：如关于税、费问题的请示；（2001年1月1日施行的国家行政机关公文处理办法第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。）,七、公文写作常见问题解析,2、结构层次序数混乱经常直接用“1.”、“2.”.；正确的结构层次应为“一”、“（一）”、“1.”、“（1）.”等；3、生造文种如把“批复”改成“批示”，把“请示”改成“申请”，如同志在员工大会上的讲话，关于加强思想政治工作的措施等,七、公文写作常见问题解析,（三）、数字使用不当1、该用汉字表示的错用阿拉伯数字：成文日期：2004年7月5日（二四年七月五日）；定型的词组：如第3（三）季度，星期5（五）；邻近数字并列表示概要：如4、5（四五）点钟，今年7、8（七八）月份,七、公文写作常见问题解析,2、该用阿拉伯数字的错用汉字世纪、年代、年、月、日等：如二十世纪九十年代（20世纪90年代），二四年七月五日（2004年7月5日），2003年五月（2003年5月），下午三时三十分（下午3时30分）；正负整数、分数、小数、百分比、比例等：如十八个月（18个月）、二十四小时（24