（会计学专业论文）我国文档管理公司研究.pdf

独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取得的 研究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含 其他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得 安徽大学 或其他教 育机构的学位或证书而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任 何贡献均已在论文中作了明确的说明并表示谢意。 学位论文作者签名：陆冲 签字日期：2008 年 5 月 6 日 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解 安徽大学 有关保留、使用学位论文的规定， 有权保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘，允许论文被查阅 和借阅。本人授权 安徽大学 可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据 库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编学位论文。 （保密的学位论文在解密后适用本授权书） 学位论文作者签名： 陆冲 导师签名：丁华东 签字日期：2008 年 5 月 6 日 签字日期：2008 年 5 月 12 日 学位论文作者毕业去向： 工作单位： 电话： 通讯地址： 邮编： 摘 要 i 摘摘 要要 随着我国改革开放力度的加大，档案事业有了很大的发展，各种新型的文 件、档案管理机构犹如雨后春笋般在全国各地纷纷建立起来，档案事务所、档 案咨询中心、档案寄存中心、档案管理技术服务中心等都是在这种环境中发展 起来的，它们独立经营、自负盈亏、服务周到，适应了市场经济时代档案事业 发展的需求。这些档案中介机构名称各异、种类众多，发展不同，但由于是新 出现的事物，目前理论界与实践部门对这类机构的特性还没有形成共识，对如 何促进它们的发展在认识上还比较模糊，需要为这些机构的发展提供理论基础 和方向导航。 档案中介机构的发展方向应该是成为市场主体，建立现代企业制度。公司制 作为目前主流的企业组织形式，应该被运用到档案中介机构的改造之中。在本 文中，笔者对文档管理公司进行了研究，力求从宏观层面进行把握，并兼顾微 观层面的操作，对当前文档管理公司的发展现状进行综合分析，找出阻碍文档 管理公司发展的因素；同时注重对我国其它服务性行业公司化发展的借鉴，对 文档管理公司的建立、管理、服务等运行的各个方面进行全方位的剖析，依此 为文档管理公司的发展提供建议。 文章通过五章对上述主题进行全面地分析研究。第一章，首先说明社会中介 组织的产生、发展是我国改革的产物，档案中介机构属于社会营利性中介组织， 通过对各种档案中介机构定义的综述，指出它具有的各种特征；进行总结，从 各个方面分析档案中介机构产生的原因；对档案中介机构发展的历程进行回顾， 对档案中介机构的发展阶段进行划分，说明现在档案中介机构以发展到成为文 档管理公司阶段。第二章，给我国的文档管理公司下个定义，解释一下这个定 义的内涵；对我国的文档管理公司进行分类；介绍一下我国文档管理公司的发 展现状。第三章，分别对文档管理公司的生成模式与产业发展的目标模式进行 论述，对文档管理公司的整体发展起到指导作用。第四章，文档管理公司要求 规范化运作，具体分析文档管理公司服务流程的各个环节如何进行规范；目前 文档管理公司在运行中存在什么问题。第五章，针对文档管理公司发展中存在 的问题，提出解决的对策，实现我国文档管理公司更快更好的发展。 我国文档管理公司研究 ii 通过分析， 本文主要得出如下结论： 文档管理公司的出现是时代发展的必然； 文档管理公司要求进行规范化运作；文档管理公司经过一段时间的发展后会有 一个光明的未来。 关键字关键字：文档管理公司 存在问题 解决方案 abstract iii abstract along with the development of economy，many agency organs of archives had been come into existence in our country .these agency organs of archives have their merit. for example，they can self-governed deal，sole responsibility for its profits or losses and high quality servings.we can prophesy that agency organ of archives will take an important role in the archives work.the research on organ agency of archives have been done for ten years.however，it is also have some deficiency and need further research, these agency organs of archives s development direction should becomes the market main body, establishment modern enterprise system, the corporate system takes the present mainstream the enterprise configuration of organization, should utilize during the file facilitating agencys transformation. in this paper, the author has conducted the research to the documents management company, makes every effort to carry on the assurance from the macroscopic stratification plane, and gives dual attention to the microscopic stratification plane the operation, carries on the generalized analysis to the current documents management companys development present situation, discovers the hindrance documents management corporate growth the factor; simultaneously pays great attention to our country other service business corporation development model, to documents management movement and so on companys establishment, management, service each aspects carries on the omni-directional analysis, provides the suggestion according to this for the documents management companys development. the article conducts comprehensively the analytical study through five chapters to above subject. the first chapter, first explained that the social intermediary organizations production, the development are the product which our country reforms, the agency organs of archives belong to the social beneficial intermediary organization, through summary which defines to each kind of agency organs of archives, pointed out it has each kind of characteristic; carries on the 我国文档管理公司研究 iv summary, analyzes the reason which from each aspect the file facilitating agency produces; the course which develops to the agency organs of archives carries on the review, carries on the division to the these agency organs of archives s development phase, explained that now the these agency organs of archives develops becomes the documents management company stage. the second chapter, defines for our countrys documents management company, explains this definition connotation; carries on the classification to our countrys documents management company; briefs our country documents management companys development present situation. the third chapter, separately carries on the elaboration to the documents management companys generative scheme and industrial developments goal pattern, to documents management companys integral development instruction function. the fourth chapter, the documents management company requests the standardized operation, how does the concrete study documents management company serve the flow each link to carry on the standard; at present the documents management company has any problem in the movement. the fifth chapter, question which exists in view of the documents management corporate growth, proposed that the solution countermeasure, realizes a our country documents management company quickly better development. through the analysis, this article mainly draws the following conclusion: the documents management companys appearance is the time development necessity; the documents management company requests to carry on the standardized operation; after the documents management company passes through period of time the development, will have a bright future. keywords：documents management company existence question question solution 目 录 v 目目 录录 摘 要 . i abstract . iii 目 录 . v 1 引 言 . 1 2 文档管理公司初露端倪 . 2 2.1 档案中介机构概述 . 2 2.1.1 社会中介组织 . 2 2.1.2 档案中介机构定义综述 . 3 2.1.3 档案中介机构的特征. 6 2.2 档案中介机构发展的理论基础 . 7 2.2.1 文件生命周期理论 . 7 2.2.2 档案事业与档案产业. 7 2.2.3 业务外包理论 . 8 2.3 档案中介机构产生的原因 . 9 2.3.1 档案中介机构的发展是国家政治体制改革的产物 . 9 2.3.2 档案中介机构是发展市场经济的产物 . 10 2.3.3 档案中介机构是社会需求的产物 . 10 2.3.4 档案中介机构是新的管理理念与技术普及的产物 . 12 2.3.5 档案中介机构是自身优势的产物 . 12 2.4 我国档案中介机构的发展历程与趋势 . 13 2.5 档案中介机构发展中的问题. 14 2.5.1 档案中介服务体系不健全 . 14 2.5.2 档案中介机构自身机构发展不健全 . 14 2.5.3 档案中介机构发展不平衡 . 14 2.5.4 档案中介服务市场不规范 . 15 3 我国文档管理公司概述 . 17 3.1 文档管理公司的定义与内涵. 17 我国文档管理公司研究 vi 3.1.1 我国的文档管理公司的定义 . 17 3.1.2 对文档管理公司的内涵解释 . 17 3.2 我国文档管理公司发展现状. 18 3.2.1 我国文档管理公司已初具规模 . 18 3.2.2 业务总量不大 . 18 3.2.3 现代公司管理理念与制度初步形成 . 19 3.2.4 从业人员素质高低不齐 . 19 3.3 我国文档管理公司分类 . 19 3.3.1 转型中的文档管理公司 . 20 3.3.2 新兴的文档管理公司. 21 2.3.3 国际公司及其合资公司 . 21 4 文档管理公司模式研究 . 23 4.1 文档管理公司培育模式 . 23 4.1.1 深圳模式 . 23 4.1.2 上海模式 . 24 4.1.3 两种模式分析 . 25 4.2 我国文档管理公司产业发展的目标模式 . 25 4.2.1 产业组织目标模式相关理论 . 25 4.2.2 大、中、小型文档公司共存 . 26 5 文档管理公司系统运作研究 . 28 5.1 文档管理公司服务工作流程. 28 5.2 文档管理公司的业务及其运作 . 30 5.2.1 文档管理公司的一般业务范围 . 30 5.2.2 扩大业务范围和领域. 33 5.2.3 业务活动中有关客户隐私的保护 . 34 5.3 契约管理 . 35 5.3.1 契约管理的含义 . 35 5.3.2 契约管理的意义 . 35 5.3.3 契约管理所要注意的问题 . 36 目 录 vii 5.4 文档管理公司收费 . 37 6 我国文档管理公司发展的问题与对策 . 39 6.1 文档管理公司发展中存在的问题 . 39 6.1.1 文档管理市场的问题. 39 6.1.2 客户企业存在的问题. 39 6.1.3 文档管理公司运作存在的问题 . 39 6.2 文档管理公司发展的对策 . 41 6.2.1 改善行业的宏观环境. 41 6.2.2 加强政府的扶持力度. 43 6.2.3 加强文档管理公司主体建设 . 44 7 总 结 . 47 参考文献 . 49 附件一（我国部分文档管理公司列表） . 51 附件二（深圳市文档信息服务收费标准表） . 52 致 谢 . 53 攻读学位期间发表的学术论文目录 . 54 1 引 言 1 1 引引 言言 随着我国经济的繁荣发展，整个社会档案意识的提高，档案中介机构受到 越来越多的关注。然而，当前档案中介机构尚处于发展阶段，仍不成熟，存在 的问题还很多。如社会和组织档案观念守旧、档案中介机构职责不明、运行机 制死板、人才缺乏等因素，导致档案中介机构在发展上停滞不前。要解决以上 的问题，就要对档案中介机构进行公司化改造。 文章选题的意义在于：一、目前我国对档案中介机构的研究虽然起步很早， 但研究力量分散、研究范围狭窄，本文试图起到抛砖引玉的作用，使对档案中 介机构的研究视野更广一些、步子更大一些。二、目前我国文档管理公司是刚 刚起步，存在很多问题。如宏观方面的市场如何定位、行业如何管理等问题还 没有形成共识。这些问题如果解决不好就会从政策层面影响到文档管理公司的 发展。三、通过对自己所学行业发展规律的研究，探索出一条适合年轻人在档 案领域的创新之路。 本文主要采用文献综述、案例研究和调查分析等研究方法。首先在做了充分 的文献综述后，对我国档案中介机构的发展历程与现状有了充分的了解，对档 案中介机构今年来发展的成果与存在的问题进行了总结；其次通过对文档管理 公司的运作进行系统剖析，指出我国的文档管理公司目前发展的问题同时提出 一些建议。分析文档管理公司问题主要是通过案例进行分析，在进行案例分析 的过程中，采用了调查研究中的实地采访、问卷调查、电话调查与邮件调查等 研究方法。 我国文档管理公司研究 2 2 文档管理公司初露端倪文档管理公司初露端倪 文档管理公司虽然是新生事物，但它的出现绝不是空穴来风的，它的出现有 着深刻的社会原因，是与时代背景紧密联系起来的。 我国文档管理公司按照性质来说是属于社会中介组织的一种， 它实际上是档 案中介机构发展到一定阶段的产物，因此了解档案中介机构的基本情况，总结 出档案中介机构发展中的经验，对发展文档管理公司有着重要的意义。 2.1 档案中介机构概述档案中介机构概述 2.1.1 社会中介组织社会中介组织 我国 20 世纪 80 年代初拉开了国家经济改革的序幕，随着经济改革的深入， 行政管理体制改革也进一步加大，1993 年 11 月党的十四届三中全会发表了中 共中央关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定 ， 决定指出： “发展 市场中介组织，发挥其服务、沟通、公证、监督作用。当前要着重发挥会计师、 审计师和律师事务所、公证和仲裁机构、计量和质量检验认证机构、信息咨询 机构、资产和资信评估机构等。发挥行业协会、商会等组织的作用。中介组织 要依法通过资格认定，依据市场规则，建立自律性运行机制，承担相应的法律 和经济责任，并接受政府有关部门的管理和监督。 ”此后一批批社会中介组织犹 如雨后春笋般涌现出来。 “社会中介组织”在理论上至今还没有一个比较权威性的定义。国内外学者 对“社会中介组织”的界定和表述大致有以下几种： 社会中介组织是起媒介作用性质的组织，带有明显的经济行为； 社会中介组织是沟通政府与社会关系，平衡社会利益冲突的组织； 社会中介组织是营利性组织与非营利性组织之间的机构； 社会中介组织是准行政机构或半行政机构； 社会中介组织是非政府性质的社会事务管理机构。 在所有的定义当中，笔者最赞同张云德在社会中介组织理论与运行一书 中给社会中介组织所下的定义“社会中介组织是指在政府、企事业单位和个人 之间起桥梁和纽带作用，为经济、社会活动提供服务的各种组织、机构的总称” 2 文档管理公司初露端倪 3 1，该定义侧重强调社会中介组织在政府与社会中的联系作用。 对社会中介组织进行科学分类，既是一个理论问题，又是个实践问题。从 社会中介组织的功能和管理角度大体可划分为 6 大类。即商务咨询类、社会公 益类、签证监督类、行业协会类、准司法类和准行政类。按社会中介组织获取 回报情况划分为营利性中介组织和非营利性中介组织。社会中介组织理论认为， 社会中介组织是市场经济的产物，市民社会理论是社会中介组织的理论基础。 2.1.2 档案中介机构定义综述档案中介机构定义综述 档案中介机构作为新兴事物，关于它的定义，我国的学者与实践者还没有形 成一个权威的共识。即使对档案中介机构的称法就有“档案中介” 、 “档案中介 组织” 、 “档案中介机构”等，本文统一称之为“档案中介机构” 。 对于档案中介 机构的内涵，学者们基于各自的理解，提出了不同的看法： （1） “档案事务所是隶属于当地档案行政管理部门领导的、自收自支、独立 核算的全民所有制事业单位，是直接为机关、企事业单位代办档案事务的社会 性服务机构。其宗旨是，以中华人民共和国档案法及其实施办法为指针， 坚持档案工作为改革开放和经济建设服务的方向，坚持服务第一、优质高效 的原则，立足本地、面向基层，承办机关、企业、事业单位、社会团体和个人 档案事务，进一步促进档案事业改革和发展，为加快经济建设保驾护航。 ” 2 （2） “档案中介服务机构是介于政府与企事业单位之间、专门从事档案技术 和事务服务的一种社会中介服务机构。 ” 3 （3） “所谓 档案中介机构，它是由档案管理部门主管的，自收自支，独立 核算的全民所有制企业或事业单位，是直接为机关、企事业单位及其个人代办 档案事务的社会性服务机构。 ” 4 （4） “档案事务所是以 中华人民共和国档案法为规范，受国家档案行政管 理部门领导的，对立档单位进行档案业务咨询、辅导、档案代管及利用等档案 1 陶学麟档案中介机构理论与实践大家谈.上海档案，1998， （3） 2 徐和习档案事务所浅议.浙江档案，1999 年（5） 3 贺吉元关于档案中介机构的几点思考.湖南档案，2000， （3） 4 陈智为，张晓丽论新时期的档案中介机构.兰台世界,2000， （9） 我国文档管理公司研究 4 事务工作的一种中介机构。 ” 1 （5） “所谓档案中介机构，是指档案局（馆）为了转变职能和强化功能而建 立的为机关企事业单位及个人提供档案事务服务的具有法人资格的媒介组织。 显而易见，档案中介机构不是档案局（馆）的附属机构，也不是单纯以创收为 目的的第三产业，而是以社会效益和经济效益相结合、并坚持以社会效益为最 高宗旨和准则的服务机构。 ” 2 （6） “所谓档案中介机构简单地说是由档案行政管理部门主管的、介于政 府与事业单位之间，以档案和档案工作为对象的、以经济为纽带的社会性服务 机构。 ” 3 （7） “档案中介机构是一种社会服务性机构，是由档案行政部门和工商主管 部门审批，自收自支，独立核算，是独立的法人组织，直接为机关、企业单位 和个人代办档案事务的社会服务机构。 ” 4 （8） “档案中介机构是专门提供档案管理服务的社会中介组织是社会化档案 管理的代理商 ” 。 5 （9） “档案中介服务机构是指依法设立和开展本办法第二条所列服务活动、 实行独立核算的经营实体。 ” 6 （10） “根据社会中介组织的定义，采取形式逻辑的方法可对档案中介机构 作如下定义：档案中介机构是是介于档案行政管理部门与社会之间提供档案业 务服务的社会中介组织。 ” 7 （11） “档案中介组织是社会中介组织的一种，指在政府、企事业单位和个人 之间架起沟通的桥梁，是为社会提供档案业务技术服务及档案信息咨询的各种 1 许新颜、李云肖、陈小连档案中介理论与实践初探.浙江档案，2004 （1） 2 黄力业务外包:档案中介机构发展面临的机遇与挑战.北京档案，2004， （5） 3 浙江省档案中介服务管理办法 （试行） 2004 年 12 月 10 日浙江省档案局浙档 2004 87 号文件 4 宗培岭档案中介机构的社会定位.浙江档案，2005， （7） 5 郑金月，胡小明.应运而生的档案事务所 档案工作，1993，(2) 6 陶学麟档案中介机构理论与实践大家谈.上海档案，1998， （3） 7 徐和习档案事务所浅议.浙江档案，1999 年（5） 2 文档管理公司初露端倪 5 组织、机构的总称。其以提供档案保管、利用、处置和咨询等服务为主要目的 和工作内容。 ” 1 （12） “综合看来，档案中介机构是一种提供一整套档案专业服务具有独立 法人性质的中介组织。 ” 2 （13） “我国的档案中介机构是国家档案事业体系的重要组成部分，是众多 中介组织中的一种，是独立核算、自负盈亏的独立法人机构；应遵守国家制定 的各项法律、法规，接受档案管理机构的领导和指导，并介于管理机构与企业 之间。 ” 3 （14） “档案中介服务机构是介于政府与社会之间，专门从事档案技术和事 务服务的一种社会中介组织，是按照国家法律法规、档案行政管理部门规定和 专业技术要求，提供档案法律咨询、档案专业服务、档案业务评估鉴定和档案 信息服务的社会中介机构，具备独立法人资格。 ” 4 （15） “档案中介机构的独立性较强。不是档案行政管理部门的附属机构， 而是具有法人地位的、自主经营、自负盈亏的实行独立核算的企业，即实行企 业化经营，以有偿服务为主。 ” 5 如上所述，对于档案中介机构的定义有三种类型：第一种观点主张其应为 档案局（馆）的附属机构，如（1） （3） （4） ；第二种观点是从属概念出发，认 为它是一种中介组织，特别强调“它是介于政府与企事业单位之间,专门从事档案 技术和事务服务的一种社会中介组织”，如（2） （5） （6） （7） （8） （10） （11） ； 最后一种观点是认为其应为法人实体，强调档案中介机构要具备作为一个独立 实体所具备的条件，同时也侧重于说明档案中介机构的业务，如（9） （12） （13） （14） （15） 。我国对档案中介机构定义的理解是随着时间发生变化的，是随着 政府体制改革与市场经济的发展发生变化的，目前我国对档案中介机构的主流 1 韩玲玲、沈 丽我国档案中介服务业及其组织优化模式.商业经济，2005， （9） 2 苗华清浅析档案中介机构的发展策略.浙江档案， 2006， （12） 3 苗华清档案中介机构发展的理论基础探析.兰台世界，2007， （1） 4 欧其健档案中介服务机构的规范和监督.档案时空，2007， （4） 5 赵莉发展现代档案咨询服务的可行性分析.北京档案，2007,(5) 我国文档管理公司研究 6 意见认为档案中介机构应该是独立的法人，应该实行企业化经营。 2.1.3 档案中介机构的特征档案中介机构的特征 虽然学者们对档案中介机构的定义有着不同的表述，有的甚至差别很大， 但对档案中介机构的特征还是有共同认识的。特征是一事物区别于其它事物最 显著的征象、标志，档案中介机构作为社会中介组织的一个类型，具有社会中 介的一般特征，但在具体属性上亦有个性。 1随着我们对档案中介机构理解的 加深，经过归纳起来，笔者认为它应具有以下特征： （一）独立性 档案中介机构具有独立性。档案中介机构，一经依法登记成立，便具有一 定独立性，在中介规则行为方面，它不依附于任何单位和组织，更不依附于政 府职能部门。目前在档案领域存在一大批由档案局衍生的提供档案业务服务的 组织，政府部门应与其脱钧。当然，中介组织的“独立性”，并不意味着政府有关 部门可以放弃对其进行正确引导、科学管理和监督检查。 （二）社会服务性。