《麦肯锡会议管理》PPT课件.ppt

麦肯锡咨询方法,有效会议的召开,开会是挺麻烦的事情。有人说所谓开会就是人们大声说话却又说不出什么来，最后所有的人都不同意别人的意见；也有的人说开会就是你做会议记录的同时，虚掷了几个小时的时光。开会是商界中最昂贵的一种交流活动。许多专业人士发现他们每周有一半时间花在各种会议上。既然花这么多时间在开会上，人们就希望在这个高科技时代，会议过程能够接近完美。然而人们似乎也都下意识认为，大多数会议都是浪费时间、效果欠佳、劳而无功。以下图标提供了一个有效会议召开的清单，以利于咨询顾问们规划一个良好的计划，积极地推动、发现和解决问题，以便向好的方向发展，最后经过反思和评估使会议效果不断得到提高。,分派角色使会议顺利进行。比如:主持人：客观的引导会议共同主持：帮助主持人书记员：用活页挂图标出会议决定或行动笔记员：记录决定或行动，与别人分享观察员：使会议得以持续并作会后评估计时员：监督会议时间，避免议题分散其他：根据需要决定是否让其他人参会,制定程序规定参会者在会上如何表现，使会议始终重点突出。所有人必须参加争论应对事不对人按时开始和结束一次只有一个话题保密性对会议进行评估,积极推动战略,花几分钟进行签到，让参会者一开始就参与进来。这是价值非凡的交流阶段，为整个会议奠定了基调。试试下面的方法：1、5分钟非正式谈话时间2、两人一组讨论预定议题3、所有与会者交流业务关注点和好消息,特定区域是记录重要项目的一个可视空间，但它与当前议题无直接关系。特定区域与停车场中的汽车一样，它是转移到下一个地点的重要工具，但它对于目前的场所（或者当前的会议目的）没有意义。指定一个书记员在活页挂图上记录议题。,如果没有精心计划，做演示有可能做得费力不讨好。请遵循以下程序，以确保你的想法的质量和重要性：将演示与讨论分开来只有在演示的过程中允许澄清问题向与会者提出需要深入思考的问题你同意/不同意哪些观点如何改进提议提出了哪些新问题,会前任务指的是开会前参会者就要完成的任务。布置任务时，应遵循以下规则：解释会议的重要性给出足够的准备时间给出清楚的指示（如阅读、分析等）强调要在会前完成只布置那些你确定会上要用到的任务计划好在会上运用这些已完成任务的过程,布置会议小组的工作流程方案：进行小组讨论分成任务相同的小组，报告结果分成任务不同的小组，报告结果重点突出，简短地报告结果为思考留出时间小组活动的过程决策过程,布置会议的工作对十人以的会上来说非常有用，它还可以有效地缩短会议时间，并达成最优结果。确定会场要求确定布置小组的规模计划该小组的人员组成确定布置会议小组的工作流程,关于活页挂图的建议：如果可能，将参会者说得话都记下来让不同的人来充当书记员保持所有的信息都可视化（用挂图）当想加入自己的想法时，要与小组商量诠释别人想法时要征得人家同意划出并利用特定区域用不同的颜色打印出来的图标要清晰,活页挂图的重要性表现在：使会议重点突出免去参会者记笔记之苦后来者也不会漏掉重要内容去除人为因素对笔记员有帮助保持会议过程的可视性和人情味几个彩色笔和一个书记员就会让你轻松描绘出一幅会议络脉图,处理纠纷：承认人的感情不可能被真正排除在会议之外，所以应让其公开表达出来。保持中立。尊重人们表达情感的权利并鼓励他们表达出来。首先要理解别人，然后再寻求别人理解。要在这方面做出表率。处理感情可遵循以下方式：遵守沉默规则（沉思默想时间）会间休息就卡片上的问题进行沉默的脑袋风暴充分交流每一人的关注点积极进行小组讨论，互通信息确认有争议的领域、共识以及消除分歧的办法回到原先讨论的议题或目标上再次集中讨论最初的主题或目标,帮助性行为：提建议：“怎么样？”建设性：“将戴安娜的想法建立在”寻找信息：“请描述”寻求不同方案：“肯尼，你认为怎么样”提供信息：“这是我的报告”给出意见：“我认为”不同意见：“我不同意罗恩的意见，因为”总结：“概括以下这个问题”尝试理解：“我听到你说”尝试达成共识：“有多少人同意”鼓励：“说说关于这个问题的更多想法”协调：“我们同意什么”检查表现：“我们团结的程度如何”设定标准：“我们需要做出决定，通过”消除紧张：“之所以幽默是因为”诠释：“我听到你说的是”,解决问题,如何对付违规行为：1、问题出现以前就制定规则，并不时提到它们。2、对抗违规行为。3、希望所有参会者都对会议进程负起责任。4、利用非语言交流手段。5、认同帮助性行为。6、对屡次违规的人进行单独谈话。7、对违规行为有大家认同的反对方式（如敲三下桌子、阶段性检查会议进程等）。,有害的行为与对策迟到。会议要按时开始，不要改时间。无关闲聊。停止开会，看着闲聊的人，问他们是否要将谈话内容于大家分享。支配欲强的人。让他们去当书记员；利用规章；寻求所有参会者的努力。沉默的参会者。隔一段时间就将他们拉近讨论中来，但又不让他们难堪。散漫。始终使会议重点与日程表保持一致；利用特定区域记录与回忆相关的议题。否定。让小组对否定的意见进行评述。看大家是否同意/不同意，并拿出意见。,想法还没有被充分阐述就遭到攻击人身攻击建议对于先前的方案无建设性可言有输赢的压力有受害者心理与会者有偏袒现象解决争议的办法认识到争议是团队工作中自然而然不可避免的一个方面互相同意决议是人们想看到的结果领会对方的观点从认识问题转移到解决问题就一个问题提出几个方案倾听,共识。就是对经小组同意做出的决策或将采取的行动表示支持的一种心理状态。公式C=A+S（共识=协议+支持）如何检验是否达成共识。通过口头民意调查或书面投票形式。运用达成的公式来决定团队职能（比如开会频率、会议程序、角色等）；在项目及项目执行要点方面达成协议。达成共识的方法：我已听到并理解你的立场你已听到并理解我的立场决定并没有牺牲我的价值观和道德我能支持被提议的决定,认识争议的现象,共识的达成,事后建议是提高会议效率的唯一途径，强化那些作用显著的部分，消除或改变无用的部分。下面是一些建议：采取行动。会议最后要处理特定区域内记录的问题。审视会议结果、所作的决定及采取的行动。突出下次会议日程中的议题。评论部分公开的谈话、书