食品行业信息化需求分析

食品 行业信息化需求分析 1.1食品 行业的 典型行业 特点 总的来说，食品行业与其他行业相比较，具有一些比较特殊之处，主要有以下几个方面： 食品行业是一个完全自由竞争的行业，行业壁垒小，科技含量不高，门槛较低，但竞争激烈； 行业生命力永恒，食品是人们的生活必需品，消费者层面广，企业受社会经济波动影响小； 小产品、大市场，食品单价较低，但消费量大； 食品行业包含的范围非常广泛，一些企业需求比较特殊 ； 品牌和销售网络是竞争取胜的首要条件； 多种生产模式：自有品牌加工、 OEM 加工、来料加工、店内加工等，相对产能外包较少 ； 产品品种多、生产量大、 一般具有保质期短、市场季节性强的特点 ； 很多 产品生产周期短，交货周期更短，对销售预测、生产计划、物料计划等方面的协调配合要求非常高 ； 配方化的生产， 生产大多以流水线式生产为主 ，自动化程度高，生产过程可能产生副产品； 产品质量严格，各个环节都有国家相关规定， 食品生产最重视的是品质控制； 对成品、 原辅料都要进行批次管理、期限管理， 需要按照批次进行生产跟踪、投料跟踪，能够帮助企业提高产品质量、分析生产中出现的问题； 包装设计复杂，有外包装、内包装等， 产品多计量， 考虑多种包装后的品种较多， 包装物管理有采购、外协、多重委外和多重加工情况，流通环节可能会分包； 储运、包装成本所占比例较高，经营损耗大 ； 单品成本低、生产批量大、在制品稳定 ； 成本精细化核算比较复杂； 销售客户数量多、业务频繁，多层次销售管理，销售方式批发、零售兼有，有寄销管理的需求，需要管理多种销售渠道； 价格经常调整，灵活的销售策略， 食品行业对价格的管理，如折扣、商品价格 、 促销管理等功能，比其他行业要求高得多； 为了促销，经常有拆包、并包、组合包装的需要； 需要对客户订单做出快速的响应且及时的配送 1.2 食品行业分销管理常见困 扰 一般来说，食品行业企业经营的一个重要目标就是，扩大市场占有率和品牌影响力，增加产品的市场份额，因此，产品的优劣、品牌知名度的高低及营销手段的合理选择都将对其市场的开拓有着深远的影响。而从实际情况来看，企业对销售终端的掌控能力不强，无论企业政策的有效推广、资金的成功回收还是市场网络的铺垫建设都受到渠道中间环节的严重制约，对终端用户的消费信息反馈不及时、不准确。食品行业分销管理中的常见困扰有： 产品如何合理地分销 随着企业客户数量的不断增加和经营产品范围的不断扩大，很难想象企业能够向所有的客户分销自己的全部 产品。那么，向不同的客户分销什么、分销多少才是合理的呢？如果这一问题不能有效地解决就会出现两种后果：一是断档，企业白白浪费了成功销售的机会；二是压货，客户消化不了，造成产品在客户那里的积压。这两种后果都会直接影响企业的经营效益。 客户资源如何充分地利用 企业能否于不同类别的客户建立起良好的客户关系，客户平时对企业的分销工作是否给予了积极的配合和支持，对企业的长远发展非常重要。而这些情况常常因为业务员的调离而收到影响，如何减少这种问题的发生常常困扰着企业。 业务风险如何有效地控制 随着企业分销的业务量和复杂程 度的提高，业务风险也会不断攀升。企业平时要审批业务员送来的大量客户订单和客户费用申请表，而每一张单据都会带来风险，企业审批的标准和流程是否合理、审批是否及时，都决定着企业对风险能否进行有效的控制。 业务员行为如何规范地管理 业务员大多数的工作任务不是在企业里完成的，很多企业加都会想业务员平时到底是怎样工作的？是真的在拜访客户，还是在干别的？他们的拜访工作是否有效？企业到底要通过什么样的管理模式才能规范业务员的行为？ 1.3 食品行业分销管理难点 和关键需求 批次跟踪与保质期限管理 食品企业对原材料、中间生产过 程、及产成品的质量管理相当严格，往往需要从产成品到半成品、原材料、供应商等进行追溯跟踪，因此对批次管理要求较高。在分销系统管理中，从产成品的库存管理和发货管理过程中的批号管理具有相当的难度，同时对库存商品的批次预警期管理也有重要的意义。 批号管理 要 方便， 要能够根据批号，在系统中迅速查明其来龙去脉。 食品通常有保质期，所以还需要根据保质期对产品库存进行库区管理。 批次管理还要能够跟保质期管理有效的结合起来。如有些食品行业的批号前面几位数字就是生产日期，后面加流水号就成为了产品的批号。 对保质期管理，要 能够根据预定义 的规则，自动推算食品的保质期；能根据定义，提醒保质期的天数。如到期前一个月、一年提醒等等； 能够根据保质期查询产品数量；保质期管理能够跟批号管理结合使用。 组合、拆解管理 在销售过程中会随着促销方案搭配不同的包装礼盒进行销售，在相应的促销期结束后则会被拆解，重新单独包装后再进行销售，组合或拆解过程还会发生一定的人工费用，增加产品成本。 根据需要可以随时把两种以上的产品捆绑在一起销售，根据预先定义，自动计算捆绑后产品的价格。此处的价格不是两者简单的相加，有时加上“捆绑” 的支出，往往在此基础上还有一定的折扣，有时 候，又会重新定义价格。 在需要时，还要能够把捆绑在一起的产品分解成几个独立的产品。如可乐、橙汁捆 绑后，卖不完，又分开卖。此时，要把分解的成本记录到产品成本中去。 在组合分解的过程中，还要注意库存的影响。如捆绑时，相应的产品数量是否足够等问题。 包装方式灵活，需要同时记录多种计量单位 原料的进货储存以及领用有可能需要同时以多种包装方式记录并进行转换，还会出现同一种商品有多种包装计量单位，对于销售的统计或是成本的计算都增加了一定的难度。 包装之间 要支持 相互转换 ， 如啤酒有大箱（ 24 瓶）、小箱（ 12 瓶），在库存查询时，要 能够互相转换。如 要查询库存中啤酒数量多少瓶，其中，散装多少，小箱包装多少，大箱包装多少等等。 商品价格管理 同一种商品可能因不同的客户形态、渠道、地区、销售方式、销售数量而采取不同的定价方式；新品上市或原有商品调价时，需同时针对不同的客户定价策略产生相应的价格。销售人员众多，常常无法实现价格严格管控。同一种商品可能对应多种价格，造成业务人员接单时不易确定采用哪个价格。价格管理要求， 针对不同的客户，有不同的价格折扣。系统要能够根据客户或者客户类别来定义商品价格折扣。如超市类客户、批发类客户、专卖店客户、直销店 客户价格的折扣可能都不同，同样是超市，根据超市的规模大小，可能折扣也不相同。系统 要能够解决种类繁多的折扣问题；促销价格管理。在不同的时期，如“春节”前，要能够根据预先定义的规则，自动整批的生成新的促销价格；在促销期过后，系统还要自动把价格调整到促销期以前的价格，在调整过程中，不要人过多的参与，以减少人为的错误；要有最底价格的限制，防止折扣后或者促销售价格由于设置不当，低于成本，给企业带来亏损。 信用管理 对一般客户和经销商等的信用往往不尽相同，并且设置灵活而多变。大多数食品行业企业采用的是手工进行管理的方式 ，对信用的控制比较难，造成信用控制往往流于形式。 赠品管理 食品行业企业促销方式和促销力度灵活多变，多以赠品的形式进行， 如买一箱牛奶多送一袋牛奶，买一箱饼干送一瓶可乐等。 赠品有商品本身和其他非主营商品类的赠品， 有的是自己生产的，有的是外购的， 对赠品的实际发放情况和赠品库存分布情况把握往往比较难，给赠品管理造成了相当的难度，造成一定程度上的销售成本增加和销售机会丧失，或者使促销赠品难以起到预期的效果。 赠品在销售时，是不包含在售价 内 的。所以，首先要确保在处理赠品业务时，能保证应收帐款的准确性；以赠品的形式搞促销 时，虽然赠品不计入应收帐款，但是根据相关法律规定，该类型的赠品是要收增值税的。系统对此问题 要能够 进行 控制。 综合食品行业的特性，可以发现食品 企业的 分销 商业模式成功 的 关键因素 包括： 1）快速反映市场的客户需求信息 2）准确反应不同品类的需求趋势 3）市场需求有效转换为 采购 、生产信息 4）准确高效的发货 5）全面的渠道管理 6）持续的品牌定位和差异化区隔 7）营销战与策略 8）集成协作的财务与运营管理 用友食品行业分销解决方案 2.1 食品企业的营销网络模式 食品行业由于面向大众消费者，而且一般区域性差异不强， 产品多同质化，消费者要求消费的便利性和及时性，因此多数是宽渠道模式进行销售。但是在宽渠道中选择的密集分销、选择分销的策略有很大差异。 业务员、代理人直销模式 。两者直销模式的差别在于销售人员是否与企业签定雇佣关系合同。代理人不拿工资，是一个微型销售公司，而业务员是企业销售公司的一员。安利的代理人模式和 DELL 的电子商务模式是典型案例。但是食品行业企业很难有这样的规模和对数以十万的业务人员管理能力，三株在鼎盛时期拥有 18 万销售大军，但最终失败告终。 直控终端模式 。由厂家直接组织车队和人员，对超市连锁店、 特殊通路和中大型热点、旺铺进行直供，有利于新品上市、产品铺货、价格控制、品牌提升和维护。可口可乐公司在中国，将渠道不仅划分为传统渠道、现代渠道两大类，还另划分出 22 小项，可谓全面，最终的销售通过批发、 KA、 101 和直营四种方式实现，业务员和渠道系统深渗到中国城市每个角落。 区域销售平台模式 。对于定位于某些区域市场的企业，可根据大城市的特点，设置平台式模式。扶植几家资金雄厚、仓库吞吐量大、管理能力强的大型经销商，或厂家自设中转库。根据街区、门店细分区域，配置直接服务终端的经销商，形成一个物流平台，取消了二批环节，变成扁平、垂直的渠道网络形态，加强对终端的控制，提高经销商的单位效益。 平台式销售方式以三得利啤酒和百事可乐为代表，适用于密集型消费的大城市。上海市有 580 平方公里， 1300 多万人口，各类零售终端有 4 万多家。三得利啤酒靠一种成熟规范的深度分销系统来高效运转宽渠道密集分销。在 3 5 公里的有效销售半径或配送半径内，设立一个分销商，该商负责配送 300 500 家终端零售便民店，并建立终端客户档案。每个分销商被划定一个享有独立经销权的保护区域，实行封闭的片区分销制。 经销商网络模式 。通过各地区经销商代理制的网络模 式是很适合中国国情的基本模式，在此基础上完善联销体的建设，引导培养各地的经营大户成长为渠道网络的领袖，形成规范有序的规模经营，具备对二级网络和终端的控制能力和配送服务功能。该模式适用于大众产品，适用于农村和中小城市市场，在市场价格透明度不高、竞争不太激烈的的二三级市场很有生命力，然而在相对成熟的省级城市则并无优势可言。典型企业如蒙牛，全国销售分支机构 300 个，管理着近 3000 家各类经销商；而青岛啤酒全国分成 14 个区域事业部，一批数量也近千家，整个营销队伍（含经销商人员）号称近百万；张裕全国经销商也近 2000 家。 批发包销模式 。在一定区域选定一家包销商或大批发商，由批发商负责产品的再销售。一般大批发商或包销商具备强大的资金资源、本地的网络资源、终端资源等，能保障产品迅速的铺市和销售。 这个模式对产品商而言是比较省力的一种模式，在大家电行业尤其如此。长虹转制前与郑百文就是包销模式，食品行业的传统强者健力宝也是如此。但这种模式对产品商风险太大，包销商没做好就导致一个市场的丢失，而且渠道内的冲货、串货严重、大户难以管理。这种模式也导致健力宝坐失食品行业大发展的机遇，被娃哈哈等后来者所超越。 另外，多数中小企业因为无力 建设自有的渠道，一般都采用传统分销渠道模式，通过松散的层层经销的金字塔模式进行分销。还有一些其它的如独家代理模式，特许经营等，这些在服装、饮食行业比较多，而食品类的比较少。 从理论上讲掌控通路的最好办法是通路全部由企业自己的分支机构组成。然而事实并非如此，对于大多数企业来讲，设立异地分支机构的初始成本以及后续的管理成本是相当高昂的，会比当地合作伙伴做同样事的成本高许多，如对当地市场不熟悉、异地经营需要额外增加的费用、经营风险无处分摊等等。成本一般会远远超过驱动当地伙伴合作所需要的利差，这就是大多数企业构建销 售通路时，离不开合作伙伴这类通路结点的主要原因。 对分公司与经销商分销的选择，其实就是选择企业还是选择市场，而选择企业是因为市场失灵，也就是说，企业方式是市场失灵的结果，或更准确地说，经理人员在进行企业或市场方式的选择时其标准是哪种方式的效率更高。在企业内部，交易机制被管理体系所替代。只有在管理成本低于交易费用的情况下，这一方式才是有效的。 2.2 食品企业分销和连锁零售解决方案 对 食品 企业的营销系统需求，用友提供基于用友网络分销管理系统和用友连锁零售系统组成的完整的 食品 企业分销和零售管理系统解决方案。 用友网络分销管理系统是一个软件应用平台，由一系列的标准商业处理模块和报表组成；通过对模块和报表的组合，可以解决 食品 企业的分销业务管理问题。本系统强调对工作流的过程管理，强调对异地商务的协同处理效率，既可以实现企业内部商务处理的电子化，又能帮助管理层实现对人、财、物以及客户的全面管理与监控，是 食品 企业分销业务管理系统的理想选择。 用友连锁零售系统以实现对终端消费者需求的快速响应为目标，帮助连 锁零售企业建立高效率、低成本的企业运营平台，实行对连锁门店的有效管理和控制，规范门店的销售业务，及时掌握所有门店的经营状况，促进商品在门店的合理部署和快速周转，特别适合 食品 企业连锁专卖模式的 超市、便利店 管理需求。 用友分销和零售系统，综合了 B/S与 C/S 两种技术结构的优势，既可克服传统 C/S 方案门店数据同步与系统维护困难的弊病，又可克服纯 B/S 结构方案对网络依赖性过高难以适应门店网络硬件情况的弊病。 在这种应用模式下： 1、门店 终端店柜配置门店连锁零售系统，包括自营店、专柜、托管店、加盟店。 零售系统完成 店柜零售终端的日常销售业务，通过零售数据交换服务，与分销系统定期进行数据交换，实现数据采集、业务规则控制和业务报告的统一。 零售系统在连线情况下可以在业务发生当时传回后台系统，也可以在离线情况下应用，当日或当班业务结束后，连线上传业务数据，或者根据需要定期进行数据交换。 零售系统功能包括日常开单、收款、库存调货、盘点、补货申请，促销、 VIP 消费记录等功能。 2、零售后台系统 总部销售中心和分支机构管理人员，可以在零售后台系统处理对终端门店的后台管理。如门店开店、门店价格表维护、零售价格调整，促销政策制定、 VIP 积分规则等 3、加盟商 为加盟商提供客户商务端和通路管理端，实现加盟商自动下单、查询订单执行情况、自动对帐、上报渠道销售和库存数据的采集等。在加盟店未使用零售系统的情况，加盟店通过客户商务端实现与公司的电子商务应用。 4、成品供应商 公司直接经销外购产品时，提供供应商商务端，可以开放给供应商，令其查询所供应商品的库存和销售情况，并直接答复已向供应商订货的交货计划和提供对帐功能，实现与供应商的电子商务。 5、公司总部： 系统管理员和商品、客户维护人员：应用系统管理端，可以实现对全公司销售业务规则的统一，如 通过系统参数控制业务规则；可以对客户档案实行统一管理；可以定义统一的销售业务流程；可以通过自定义开发工具对单据、档案、报表、打印模板等进行统一定制；对价格和价格规则的统一控制等。 自营和加盟部的业务人员：进行订货会订单的录入和处理；接收加盟店和自营店的日常补货订单；进行货品分配；对销售业务数据的统计分析等 财务人员：对加盟商客户、专柜商场客户的信用控制、收款、开票等业务，业务数据通过预定义凭证模版生成财务总帐凭证进入财务系统。 商品部人员：审查订单，确定生产计划，转生产订单并跟踪，查询销售和生产的综合信息 管理人员：通过综合查询系统分析企业经营数据 设计人员：可以随时查询相关产品的销售和库存信息和来自销售终端、业务人员、 VIP客户的反馈信息。 物流配送人员：接收配货指令，进行配货，反馈发货信息等 6、分支机构 实现分支机构的业务管理和日常运作、数据分析，通过协同商务实现与总部、其他分支机构等的业务协作。完成分仓配货工作和对所属门店的业务管理。 2.3 用友解决方案 给食品 企业 带来的价值 用友食品行业解决方案能够提升食品企业 的整体管理， 通过 实施 用友 系统，将帮助 食品企业 更好地突出企业的核心竞争力，降低企业的总体运行 成本，提高企业对市场变化的反应速度，规范企业的业务流程，提高企业的管理水平，对企业的长远发展产生强大的推动作用。具体来说将在几个方面取得明显的效果： 2.3.1 用友方案为食品企业提供了完整统一的企业经营平台 可以满足决策、管理、操作和 IT 人员的关键核心需求 从决策层面 看 ： 用友 食品 企业解决方案将以较高的性价比，为客户决策层提高完整的企业管理解决方案，为其长期发展提供可靠 IT 支持。用友集成方案能够在一个平台上将企业产、供、销、人、财、物以相对直观的形式呈现在决策者面前，很大程度上能够满足决策者决策的全面数据支 持需求。 从管理层面看 ： 食品 企业的管理者一般也是企业的决策者，上述集成方案对决策者价值驱动对管理者依然有效。此行业的管理者在管理积累和管理工具上的不足必然导致，以形成对管理的支撑和提升。 食品 企业对生产 计划 和销售渠道的高度依赖，用友 食品 企业解决方案能在一个平台上满足管理者对于生产运作、机构监控、渠道分销、连锁零售、财务分析等诸方面的管理要求，实现横向的流程管理和纵向的组织管理，对企业内部运营资源和外部渠道资源的统一调度和优化配置，为管理者提供一套完整的企业管理解决方案。 从操作层面看： 食品 行业的底层操作人员对 于软件系统的基本要求是操作简单、速度快、减轻劳动强度。用友 食品 企业解决解放方案通过对产品功能、流程、效率的调整和优化能够体现强烈的 食品 行业 特性 和传统习惯，保证操作者能够通过简单、快捷的操作，完成数据的采集、传递和查询，大大降低操作者的劳动强度。 从 IT层面看： “信息孤岛”的问题一直是 食品 行业 IT 人员的重大困扰，对设计数据、生产数据、销售数据、渠道数据、财务数据的集成一直以来是 IT 人员的重大挑战和主要工作内容，用友 食品 企业解决方案将所有数据通过系统进行整合和连接，形成统一的数据流入和流出，从根本上解决了“信息 孤岛”的问题。用友 食品 企业解决方案对决策层、管理层和操作层需求的高度满足将直接导致企业对 IT 工作的评价提升，凸现 IT 工作的价值。用友遍布全国的服务机构能够很好的满足 IT 人员最关心的服务本地化和服务快速化的需求。因此用友 食品 企业解决方案能够为 食品 行业 IT 部门直接解决 “信息孤岛”的重大问题，提供快速的本地化服务，降低系统实施难度，减少系统维护成本，凸现 IT 工作价值。 2.3.2 实施 用友 方案， 梳理食品 行业传统管理流程，顺畅分销 业务 链 用友食品行业解决方案，在企业中的运用，不仅仅是一套系统的运行，它集中了食品行业管理特征和思想，融合了优秀和科学的食品企业管理流程，在实施过程中，导入系统所包含的流程、功能和优势，在切合单个食品企业管理现状的基础上，创新食品行业传统的管理模式，打通和顺畅企业的分销价值链，使得食品企业的分销环节真正成为一个有机灵活的整体， 让供应链上的各个业务伙伴快速了解信息，以优化决策 。 信息系统的起用将在多个方面使 食品企业的 业务流程变的通畅，将逐步改变过去 传统信息 的传递 方式 ，代之以 信息流的系统传递，使业务的处理速度和流程变的更加清晰，在此基础上将合理改变现有 手工处理流程， 无论从计划订单、采购、生产、 库存、销售、配送到零售终端，还是从整个企业供应链所涵盖的代理商、经销商 直 至终端顾客 ，都能提供 完整规范的业务流程 ， 实现 优化业务流程，提高企业运作效率 。 2.3.3 随时了解库存状况，有效调配库存商品，降低 食品企业 库存成本 食品行业库存成本是个很大的问题， 库存管理是系统中一个非常重要的环节。如何保证未来最佳的库存存量、合理分配商品资源分布，是库存管理的首要解决的核心问题。通过系统的建立可以建造虚拟的全国性一体化仓库群，将全国库存包括总分仓和各地门店库存实现统一管理，通过一体化库存管理，实现仓储商品的合理调配。 库存商品分散在各层级和区域，传统的人工方式管理，库存数量准确性、变动性和调配等问题都无法清晰和全面地掌握，而通过用友网络化解决方案的运用，企业相关人员可在系统中随时了解库存状况，进行库存的合理调节，在经济发展不一致、季节变化不同，对不同区域和市场之间进行及时调配，有效的利用库存商品，降低因数据掌握不清晰而导致的库存成本。 通过信息化的实施 ， 建立有效、精准的配、补、退货机制 ， 保证 食品企业 在 多门店、多仓库、多级代理 包括 加盟 连锁 模式下配货、补货 和 退货的及时性、精确 合理性，提高物流效能， 减少库存占用 。 通过信息系统能 够加快企业反应速度，密切企业内外部的信息沟通，强化销售、生产、采购、设计各核心业务部门之间的信息交流，顺畅总部和外地销售终端的信息联络，使得产品的生产计划、原材料采购供应、产品终端配置更加合理，对市场的响应更快，更好地实现均衡安排生产 ， 从而降低企业的整体库存， 避免信息误差带来的“牛鞭效应” ， 实现对 库存的存量管理更佳 。 2.3.4 加强业务 管 控 ，改变“人治”的管理模式 用友食品行业解决方案，针对企业的分销零售环节，涵盖销售业务链之上的所有分支机构和伙伴、终端的管理，即使是分处异地，企业总部也能通过该系统实现集 中管理，提升管理效率和管理水平，实现 对分支机构 的 全面掌控 。 通过 改变传统 “人治”的 手工控制，代之以信息系统控制，从而将事后的管理控制，改变成为事中控制 和提前预防 ，尽可能将企业运行过程中的不确定因素改变成为可以控制的因素。 例如， 在系统中 可 实现下面的 多种 控制指标 ： 销售 、费用 计划 达成控制 各地库存存量 目标 控制 客户 退换货比例 控制 产品库损总量控制 产品 库存周转、库龄和积压滞销 控制 交货期控制 客户信用控制 和帐期管理、 应收款总量控制 终端价格控制 促销政策控制 业务流程和权限控制 2.3.5 规范基础数据 管 理 ，共享业务信息 在实施用友解决方案过程中，通过对基础数据的统一规范，例如商品分类、商品编码、条码、客户编码分类和档案的统一管理、门店编码分类和档案的统一管理、人员的统一管理等，才能够实现各业务系统对业务数据的充分共享，才能保证销售、生产、采购和财务各部门之间，公司与委外厂商和销售伙伴之间信息的顺畅交换，才能保证数据分析口径的统一和信息采集的准确完整， 为