档案管理_档案的保管管理概述

第四章.档案的保管,4.1档案保管概述4.2档案保管的物质条件4.3档案库房管理,4.1档案保管概述,4.1.1档案的保管概念4.1.2、1档案保管的基本任务,档案的保管是采用科学的管理方法和先进的技术管好并有效地延长档案的寿命的一门技术性工作。,4.1.2、1档案保管的基本任务,档案保管的基本任务，概括起来说，是维护档案的完整与安全，有效地延长档案的寿命。具体任务：1搞好档案的科学管理2围绕档案的损坏原因进行防治,1、搞好档案的科学管理,1.档案库房的合理布局档案库房应集中布置，自成一区。库内不设其它用房，其它用房之间的联系也不应穿越库区。档案库房应按档案馆建筑设计规范的要求设置。除此之外，档案库房要做到安全、通风、透气等等。2.档案装具的规范和标准存放档案的箱柜要规范统一,箱柜不能有大有小,如果箱柜不合乎标准,太小了,容易损坏档案3.全宗之间与全宗内档案的科学排架档案馆、室存放着一个个全宗和全宗内档案，必须做到科学排列。所谓科学排列是指：首先要从库房内档案柜的位置考虑排列档案，即从左到右；然后要从每个柜的位置来考虑排放档案，即从左至右、从上到下来摆放。,2围绕档案的损坏原因进行防治,1.了解档案的损坏原因2.针对损坏的原因，采用防护措施3.有效利用“治”的技术，维护档案的安全，延长档案的寿命。,2、2针对损坏的原因，采用防护措施,寻找科学的档案保管的技术方法，这是安全保管档案的关键所在。保管档案的技术方法很多，概括起来，无非是两种：一种是如何预防档案文件损坏的问题。这里有人为的因素，也有自然的因素。比如，防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、防光等等。这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏。其二是档案损坏之后，如何进行处理的问题。比如，追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任，防尘、灭火、消毒、灭鼠、恢复纸张的字迹等。在“防”和“治”两个方面，“防”是档案保管工作中的根本问题，是主导方面。从总体上看，未遭损毁的档案还是大量的，应该以极大的注意力首先保证这些档案的长期安全。对于档案文件来说，无“病”先防才是积极主动治本的办法，强调以防为主，并不等于预防就是一切，并不意味着“治”就不重要了。抓好“治”，对“防”也有促进作用，防治之间具有相互促进、相辅相成系。,2、3有效利用“治”的技术，维护档案的安全，延长档案的寿命。,（1）采用修复技术（2）采用复制技术我们应该知道，由于档案的经常反复使用，档案难免会损坏，对损坏的档案，要进行裱糊、修复。档案的存在是一种社会现象，它是以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。然而，也要看到，随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁过程中。对于处于不断损毁的档案，则通过加强档案的保管来解决。比如，纸张老化、字迹退色模糊。有相当数量的档案，纸张变黄发脆，老化变质，有的已成粉片，到了不能再用的程度。如这种情况发生，档案人员就要采用复制技术来复制档案。,4.2档案保管的物质条件,档案工作可归纳为三个字：人、财、物。一个单位的档案保管工作做得好不好，关键看档案人员是否足够，是否投入资金，档案工作需要的物品（东西）是否够用。物质条件要得到解决，领导重视是关键。领导重视了，档案工作需用的“人、财、物”都能解决。比如，我们学校历任领导（包括主要领导）都很重视档案和档案工作，档案室的建制，同意升格；档案室需要人员，同意增加；档案室需要购置东西，同意拨款，事情就好办了。一个单位的领导要管的和处理的重要事情很多，说得上日理万机。他不可能样样事情都很了解，档案工作重不重要，重视就重要。怎样才能使领导重视呢？（举例说明）,第五章.档案的检索5.1档案检索工具的含义5.2档案著录,内容提要：本章主要讲以下几个方面的内容：一、档案检索工具，着重了解检索工具的种类。二、档案著录，重点讲著录项目及格式、著录标识符号、著录规则和方法。三、档案标引与词表。,5.1档案检索工具的含义,随着党和国家各项事业的发展，各种门类档案的数量与日俱增。仅就学校档案来说，据国家有关部门统计，近年来各高校每年都产生数百卷乃至千余卷档案，如我们学校2006年一年就产生816卷。而且，还呈现增长趋势。档案馆、室面对种类庞杂、内容浩瀚的档案，如何迅速、准确地查找档案，满足利用者需求，在这种情况下，档案部门就需要提供使用档案检索工具理论。档案检索工具的含义：档案检索是档案业务工作的一个独立环节。档案检索包括编制检索工具和使用检索工具两个方面。档案检索工具，是记录、报道和查找馆、室藏档案材料的手段，是档案管理和提供利用的工具。,5.1档案检索工具,5.1.1档案检索工具的作用（一）工具是打开档案宝库的钥匙（二）档案检索工具是提高档案馆、室工作水平的重要手段（三）能够掌握馆、室藏档案的情况（四）为建立目录中心和开展编研工作创造了良好条件5.1.2检索工具的种类,5.1.2检索工具的种类,5.1.2.1按编制方法划分有三种类型1.目录2.索引3.指南5.1.2.2按检索的范围来分有三种类型（一）以一个全宗或一个全宗里的一部分档案为对象编制的检索工具。（二）以档案馆、室的全部档案或者主要部分档案为对象编制的档案检索工具。（三）以一定的专题为对象编制的档案检索工具。5.1.2.3按载体形式分有四种类型1.长片式检索工具。2.书本式（簿册式）检索工具。3.缩微目录。4.机读目录。5.1.2.4按档案形成时间分有四种类型1.明清档案目录。2.中华民国档案目录。3.革命历史档案目录。4.中华人民共和国档案目录。,5.2档案著录,5.2.1、档案著录的含义、作用和要求5.2.2、档案著录规则5.2.3档案主题词表（一）中国档案主题词表简介（二）查表选词的步骤,5.2.1、档案著录的含义、作用和要求,档案著录的含义、作用和要求（一）档案著录的含义（二）档案著录工作的作用1.档案著录是编制检索工具的首要步骤。2.档案著录的质量决定检索工具的质量。（三）档案著录的要求1.科学性与准确性。2.统一性与规范性。3.简明扼要，清晰整洁。,5.2.2、档案著录规则,5.2.2.1著录项目（一）题名与责任者项（1）正题名（2）并列题名（3）副题名及说明题名文字（4）文件编号（5）附件载体类型标识（6）第一责任者（7）其他责任者（三）密级与保管期限项（四）时间项（五）载体形态项（六）附注项（七）提要项（八）排检与编号项（二）文本项5.2.2.2著录标识符号（一）标识符号使用规定（根据课文讲述与板书）（二）著录项目标识符使用说明5.2.2.3著录格式（一）文件级条目著录格式（二）案卷级条目著录格式5.2.2.4著录方法（著录项目细则）（一）正题名（二）并列题名（三）副题名及说明题名文字（四）文件编号（五）责任者5.2.2.5著录详简级次5.2.2.6著录用文字5.2.2.7著录来源,第六章.档案的编研,6.1档案编研工作的含义6.2现行档案文件汇编和档案文摘汇编6.3怎样写大事记6.3.1大事记的种类、结构及编写要求,6.1档案编研工作的含义,档案编研工作是档案工作人以馆（室）等档案为主要对象，在研究档案内容的基础上，按照一定的题目为线索，通过对相关档案信息进行分析研究、编辑出版，以满足社会为主要目的的一项专业工作。从以上编研工作的含义可以看出其基本含义包括了三个方面的内容。1、编研工作的主要物质对象档案文件2、编研工作的内容实质档案文件的内容进行研究和加工整理3、编研共组的主要目的满足社会对档案信息的利用需要,6.1档案编研工作,6.1.2档案编研工作的内容和方式6.1.2.1档案编研工作的内容6.1.2.1.1.档案史料和现行机关文件汇编（一）原始性（二）系统性（三）易读性6.1.2.1.2.编辑档案文摘汇编6.1.2.1.3.编写档案参考资料6.1.2.1.4.编史修志6.1.2.2档案编研工作的方式（一）独立编研（二）联合编研6.1.3编研工作的特点（一）研究性（二）思想性（三）政策性,怎样写大事记,大事记是一种按照时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活动的参考资料。这里所指的一定范围内，也就是说某一地区、机关或专题。因此，大事记的概念也可以这样来概括：大事记是按时间顺序记述某一地区、机关或专题在过去一定时间范围内发生的重大事情或事实的一种书面材料。,6.3.1大事记的种类、结构及编写要求,6.3.1.1大事记的种类（一）机关大事记，记载一个机关在一定时期各方面的重大活动。（二）.综合性大事记（国家或地区的大事记），记载一个国家或地区在一定时期内各方面的重大事件。（三）.专题性大事记。记载一个国家，一定地区或一定机关在一定时期内某一方面的重大事件。（四）传记性大事记（个人生平大事记），记载某些重要历史人物生平的主要事迹和活动。6.3.1.2大事记的结构及编写要求（一）.编写大事记的目的和读者对象（二）.编写大事记所遵循的总的原则（三）.说明大事记的选材标准和取材范围（四）.说明编者编写情况,第七章.档案登记和统计,7.1档案登记和统计概述7.2档案登记工作7.3档案统计工作,第八章.档案的提供利用服务,8.1档案提供利用工作概述8.2档案提供利用的途径与方式8.3档案咨询服务8.4档案用户调研工作8.5开放档案工作,第九章.人事档案,9.1人事的定义及其基本含义9.2.人事档案的特点9.3、人事档案的作用9.4、人事档案的分类9.5、人事档案工作的具体任务。,9.1人事的定义,人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的、记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案是国家档案的重要组成部分。它包括：干部（公务员）档案、工人档案和学生档案。,9.1人事的基本含义,人事档案的基本含义包括以下几点：（一）人事档案是组织、人事部门在培养、选拨和使用职工的过程中形成的。这是职工个人经历、思想品德、业务能力和工作状况的历史记录，是一个人本来面目的客观反映，是历史地、全面地考察、了解和正确使用职工的一个重要依据。（二）职工档案是职工活动中形成的、处理完毕的具有备考使用价值的文件材料，以人头为单位，按照一定的原则和方法加工整理而成。（三）.职工工作丰富的实践活动，决定了职工档案来源的广泛性，形式的多样性。,9.2.人事档案的特点,（一）真实性。人事档案是职工个人经历、思想品行、业务能力、工作表现的原始记录，应力求反映本来面目。真实性是职工档案的生命，凡归档的材料，都应真实可靠，不能有半点虚假，组织与人事部门培养、选拔和使用干部都要查阅档案，材料真实可靠，就能帮助组织上适用人，发挥一个人的专长。反之，档案材料不真实可靠，不准确，就可能造成错用人，埋没人才的严重后果。为确保职工档案的真实性，组织、人事部门采用以下三项措施：第一，组织审查。凡是归入人事档案的材料，都必须是经过组织上审查认可的。第二，和本人见过面的材料。第三，符合归档要求的材料。（二）现实性。人事档案是组织、人事部门以现职人员（包括离休、退休）为单位建立起来的反映干部有关情况的档案材料。这些材料虽然完成了文书处理程序，但它所涉及的当事人，还在不同的岗位上工作、生产或学习。组织、人事部门为正确使用和培养干部，无论在干部调动、任免、出国、入党、入团等工作中，都要查阅职工档案。所以，人事档案现实性强，直接为现实服务。它随着职工的产生而建立，随着职工的成长而连续不断地补充新的材料，以便能够较好地反映干部的现实面貌。,9.2.人事档案的特点,（三）专指性。人事档案是将职工个人经历、德、能、勤、绩、廉，表现的全部档案材料集中起来，装订成册，专指性很强，同一个人的档案材料不能分散，不同人的档案不能混淆，切忌张冠李戴。（四）保密性。人事档案记录了一个职工的全部情况，是组织上考察和使用干部活动中形成的，属于党和国家的重要机密，只能组织上掌握，不能扩散出去，否则会产生严重的后果。因此，在保管和提供利用中，有严格的保密要求。,第十章会计档案,本章主要讲会计档案。通过讲述会计档案的含义、分类、特点、作用以及立卷归档等内容，使学生掌握会计档案相关知识。本章需注意的内容：1.什么是会计档案？会计档案的主要成分是什么？10.1会计档案10.1.1会计档案的概念10.1.2会计档案的主要特点（一）数量大（二）专业性强（三）共性突出10.1.3会计档案的作用10.1.4立卷归档10.1.5保管期限,10.1.1会计档案的概念,会计档案是各单位的财会部门，在各项会计核算活动中直接形成的，作为历史记录保存起来的会计核算材料。会计档案是国家全部档案的重要组成部分，主要包括板书会计凭证、会计帐簿和会计报表。会计档案的主要成分是：会计凭证帐簿报表,会计档案的主要成分,（一）会计凭证会计凭证是经济事业资金活动的合法证明，是登记帐簿的重要依据。如发货票、收货单、各种报销单据等等。（二）会计帐簿会计帐簿是会计凭证的系统的分类核算记录，是以会计凭证为依据的。（三）会计报表会计报表是会计帐簿记录的更概括、更全面、更系统的定期的综合指标反映。它是表格形式的，会计报表有月报表、季度报表和年度报表。这些报表主要是定期总括地反映一个单位一定时期经济活动情况以及期末财务状况的书面报告。,10.1.4立卷归档,10.1.4.1整理立卷10.1.4.2归档会计档案归档时间是在会计年终了之后，由财务部门保存一年，再向本机关档案部门归档，由机关档案部门实行综合管理。,10.1.3会计档案的作用,（一）是编制国家和地区预算，编制单位预算和财务收支计划的重要依据。（二）是组织指导生产经营事业活动的重要参考资料。（三）是保护国家财产安全的有力工具。（四）是各项经济查证的可靠的书面证明。（五）是研究经济、财政、财务历史的可靠的系统史料。,10.1.4.1整理立卷,1.各单位每年形成的会计档案，都应由财务部门按照归档要求，负责整理立卷或装订成册。立卷时，要保证会计档案材料的齐全完整，保证会计档案的质量。2.在会计档案立卷时，应按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。3.财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。4.编写页号：每卷页号均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。,10.1.5保管期限,10.1.5.1凭证类：一般作短期保存。325年不等。10.1.5.2帐簿类：作长期保存2550年不等。10.1.5.3报表类：月、季度报表作短期（325年）保存。（决算报表与批复、年度决算报表可作长期与永久保存。10.1.5.4综合类10.1.5.4.1上级关于财会工作的规定、办法等等文件：（一）.针对本单位的，重要的作永久保存。（二）.普发性的，作长期或短期保存。10.1.5.4.2本单位制订的规定、办法等文件（含本单位财务工作的请示及上级的批复）（一）.重要的，作永久或长期保存。（二）.一般的，作长期或短期保存。,第十一章.声像档案,11.1声像档案概述11.2照片档案11.3录音、录像档案,第十二章.电子档案的管理,12.1电子档案的意义12.2电子档案管理的意义12.3.国内电子档案管理现状12.4.、指导思想12.5电子档案管理发展趋势,12.1电子档案的意义I,电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特