激励与沟通_群体沟通——商务人员会议组织技巧

群体沟通 商务人员会议组织技巧 群体沟通 一对多或多对多的沟通方式 会议沟通是群体沟通最常用的形式 第一节会议概述一 会议 聚而又议会议是一种围绕特定目标开展的 组织有序的 以口头交流为主要方式的群体性活动 也是为了发挥特定功能进行的一种多项沟通方式 二 特征 普遍性 三天一小会 五天一大会 1 3时间开会集体性目的性 有效性 集体智慧更科学 全面 有效解决问题组织性 约束性 民主集中制 少数服从多数 遵守会议决议耗时费力 议而不决 策划 组织 召开 收尾等工作需要牵涉大量人 财 物力从众行为 群体压力 妥协从众 三 功能 1 传播教育 传递信息 财务 生产 营销等2 满足情感需要 联谊会 茶话会 招待会3 提高决策的可接受性与可执行性 使受决策影响者与决策执行者参与决策 可提高决策的可接受性与可执行性P1894 解决问题与障碍 监督协调 集思广益5 产生新的创意 头脑风暴法激发创意6 培育与训练 激励 员工培训 四 会议的类型1 根据会议的目的分谈判会议报告会议 单向 不允许讨论解决问题会议 协调制定决策会议收集交换意见会议 民主 用于发表意见 发布消息 了解情况的会议咨询判定 鉴定会 审判会等表彰纪念示威 2 根据与会人数分大型会议 成百上千 告知信息 选举 表决 组织难度大有会标 会徽 会旗等北京奥运会共有204个国家和地区的10050名运动员参加 北京奥运会中国代表团成立 总人数1099人 北京奥运培训总人数近20万包括近10万志愿者中型会议 几十人 多为例会 有严格秩序 时间限制 一般是主导人发言 其余人补充 易沉闷 易 开小会 小型会议 十人左右 以内 沟通方便 气氛活跃便于控制 调控 易达到最佳会议效果 北京奥运会会徽 北京残奥会会徽 北京奥运会会旗 北京申奥会标由奥运五环色构成 形似中国传统民间工艺品的 中国结 又似一个打太极拳的人形 图案如行云流水 和谐生动 充满运动感 象征世界人民团结 协作 交流 发展 携手共创新世纪 表达奥林匹克更快 更高 更强的体育精神 北京奥运会环保标志 奥运会环保标志由人与绿树为主要形态 绿色的线条形如舞动的彩带 环绕交错 一笔描出 仿佛茂密的树冠 又似盛开的花朵 充满无限生机和希望 充分体现了自然环保的可持续性发展 树冠与人组成参天大树 代表着人与自然的和谐统一 二级标志的设计 运用了中国独特的传统文化形式 中国书画艺术风格 与北京奥运会会徽 中国印 舞动的北京 相互映衬 北京奥运会志愿者标志 两个火红的相扣心形 象征着志愿者以诚挚的热情与运动员 奥林匹克大家庭及所有宾客心连着心 用心服务 奉献爱心 为奥林匹克运动增添光彩 心形下方是三个欢快舞动的人形 展现了志愿者奉献为乐的志愿精神 北京2008年奥运会志愿者标志的设计 运用了中国独特的传统文化形式 中国书画艺术风格 与北京奥运会会徽 中国印 舞动的北京 相互映衬 成为密切关联的标识体系 北京奥运会文化标志 人与灯欢快舞动 3 根据会议召开的方式分现场会 有助于说明会议的主题 强化会议效果观摩会 演示会 通过观摩操作演示 相互切磋交流电话会 利用电话系统连接各个分会场而召开的会议电视会 分单向传播 电视实况转播 与会者无法参与主会场 和双向传播电视电话会 通过电视电话系统连接主会场和分会场 可互动 广播会 通过有线或无线广播召开网络会 以计算机和通讯网络为技术手段的会议座谈会 以围坐交谈的方式召开的会议茶话会 略备饮料 水果 茶点的会议招待会 以宴请的方式招待客人 商谈工作或发表演说的会议 如欢迎宴会 早餐会等普通会议 会议中专门设有主席台的会议 第二节会议准备 5W1H Why 目的和目标 为什么开会 What 议题 议题是什么 Who 参加者 谁参加会议 Where 确定会议场所 在什么地方开会 When 选定时间 什么时间开会 How 如何进行 会议怎么开 Why 目的和目标 为什么开会 这个会议是为什么开的 是为了说明什么情况 还是为解决问题而获得结论呢 是为了交换情报 还是为了出谋划策 明确会议目的是使一些为突发情况而召开的会议获得成功的必要条件 沟通传达资讯监督协调解决问题 达成协议资源共享 开发创意激励巩固强化主管地位 符合两个条件 A 具体可衡量 比较 会议目标 如何降低产品的不良率 和 如何在10月底之前将产品的不良率由目前的5 降低至3 B 兼顾挑战性和可实现性 经过努力可实现建议 书面确认会议目标 有助于澄清会议目标 不容易被遗忘 便于调和多目标之间的矛盾 What 议题 议题是什么 会议的议题是什么 并获得最简洁 最明确的表述 这是确定会议进行的方式和出席会议人员的基础 A 议题明确B 议题有联系 注意议题顺序C 注意各议题讨论时间 第二节会议准备 Who 参加者 谁参加会议 会议由谁主持 要有哪些人参加 其中关键的 尤其不可缺少的人是哪些 有因故不能到会的是否可找人代理 1 会议人数2 参与会议人员的角色3 对参与者的筛选 1 会议人数最佳原则 少而精 了解情况又对解决问题有意义的人 一般来说 不同性质会议的人数构成如下 信息研讨 30人正式报告 不限研讨培训 15人问题识别 10人关键问题解决和决策制定 5人 2 参与会议人员的角色会议组织者 确定目标 议题 议程 选择与会者 发放会议通知 布置会场 主题介绍总结评估等会议主持人 主席 行为包括主持 制约 仲裁 控制以及领导 主要作用 促进讨论 引导会议 控制会议 应付隐密议程 以及作出决策等与会者 四种资格 正式成员 有表决权 选举权和发言权 列席成员 有发言权 无选举权和表决权 特邀成员 根据会议需要专门邀请 旁听成员 无发言权 选举权和表决权 记录人员 记录与会者 会议时间 地点 参与者意见 最终决议等服务人员 分发文件 水果 传接电话等 3 对参与者的筛选与会者标准 对会议目标及成果起关键作用的人有帮助的人 了解情况 对要解决的问题有兴趣 能够从不同角度看问题有沟通意愿的人 可自由表达事实 观点和看法有时间参与谦虚谨慎邀请对会议目标有冲突的人 只找需要开会的人 及时通知 让其有备而来适当分散同一单位人员 第二节会议准备 Where 确定会议场所 在什么地方开会 会场安排在哪里 对会场有什么特别的要求 是否需要安装特别的视听设备 保证会议使用大小合适使与会各方方便有必要设施安静不受干扰租借费合理身份牌 吸烟室 会议室布置 相关文件资料准备等 第二节会议准备 When 选定时间 什么时间开会 会议什么时间开始 预计什么时间结束 充足准备时间考虑与会者时间协调早上及周二 周三会议时间二小时明确规定会议起止时间并在会议上说明最短时间 第二节会议准备 How 如何进行 会议怎么开 会议采取什么方式进行 是否要求与会者在前来参加会议时携带什么特别的资料 有什么需要特别注意的事项 会议程序1 开始 介绍技巧 自我介绍 互相 主席 名片2 进行 讨论或报告 作报告 讨论 提问 不同意见的处理 避免冲突 靠近议题 3 总结 作结论或表决4 结束 确定结论 感谢 第三节会议的组织领导 1 明确会议的组织领导 正式会议设主席团非正式会议设领导小组日常事务由秘书长负责2 集中活动的组织 开幕 闭幕 工作报告 传达文件 汇报交流3 分散活动的组织人数 时间 召集人 议题 要求 记录 联系人 会议活动的组织协调 原则1 明确的目的 会务工作 秘书工作 生活管理及保密工作2 及时的应变 地点 时间 议程改变3 决策的果断4 适当的灵活性 非原则性问题5 事实求是的思想协调方法1 调查研究2 分析论证3 作出结论 查明事实 分清责任 立即裁决4 请示报告 第四节会议组织技巧一 主持的技巧二 参与者的技巧三 会议记录的技巧 一 主持的技巧1 主持人的陈述技巧作用 吸引听众注意确保听众了解所传达的信息说服听众进行沟通 主持人的主要行为 陈述前准备了解听众兴趣 知识状况和态度熟悉陈述主题明确期望目标收集相关信息资料准备适当视听设备准备陈述提纲提前演练陈述技巧 经常与听众目光接触灵活停顿 给与会者思考时间适当变化语音语气幽默措辞和听众的需要吻合发问令听众介入 2 发问技巧注意发问的时机 并按正常语速说话尽量不指明道姓回答问题提出敏感话题时 应附带说明发问的理由尽力从广泛的问题入手 然后转向特定问题尽量根据与会者前一问题来构造问句发问后 给回答者足够时间围绕主题对回答者的回答表示欢迎 3 会议中的时间管理议程规定有效会议 一小时临界线 1 5小时极限 2 0小时 4 会议冲突处理技巧离题 重申目标和主题 巧妙提问 询问 巧妙结束发言争议 重申目标和主题 将注意力集中于论点本身 征求沉默者意见 显示个人立场冷场 调动与会者兴趣 排除怯场心理障碍 分组讨论少数人独占发言 巧妙阻止 指派工作给喜欢垄断发言人去做 故意将视线避开此类人 免除误解混乱 自身冷静 挑出一个引起问题的因素 把它分开来冷静处理 短暂休息 把引发的问题搁置一会儿 休会 5 结束会议技巧重申会议目标总结会议成果如必要 宣布下一次会议的目标 时间 地点 主持技巧 造成 我群感 确定会议基调 控制沟通量 阻止占用时间行为 注意会议目标 目标先易后难 利用会议者的经验 专长 对与会者错误的宽容 二 参与者的技巧1 参与会议的一般技巧会前自我评估 是否该出席准备信息不迟到会议过程不说过多废话先倾听后发言客观肯定他人观点鼓励别人讲自己观点 2 会议前的准备了解此次会议 谁召集 为何开 主题背景 你的立场能否被接受 是否牵涉既得利益 你希望达成的结果是什么会前疏通以减少抗拒 3 慎选座位切忌选择令人忽视你的存在的位置多观察主持人在会议中的举动 注意言语与肢体语言表示与暗示避免坐在主持人与你的上司之间的位置避免坐在投影仪 放映机后面 4 参与技巧严格遵守会议规则礼仪树立良好形象 诚实 谦虚 倾听 创造力会议中令人讨厌的人 打断别人 开口不休保持积极态度留心听取别人意见 5 发言技巧控制时间突出要点注意听众反映 自信 有条不紊保持礼貌幽默注意语言 声调 速度 措词听从主持人指示讲究说服技巧灵活引用数据 名言 否定对方有技巧美国一家贸易公司的经理设计了一个商标 开会征求各部门意见 营业部主任和广告部主任极力恭维经理构思巧妙 只有出口部主任表达了不同意见 我不同意这个商标 出口部主任说 你不喜欢这个设计 经理吃惊地问 我不是不喜欢这个设计 出口部主任说 这个设计鲜明而生动 又与A国国徽相似 无论哪个A国人都会喜欢 然而我们还有一个更重要的市场 那就是B国 B国人看到这个商标 无疑也会想到A国国徽 势必引起B国人的反感 我们的出口计划是扩大对B国的贸易 但使用这样的商标 不是顾此失彼吗 天啊 我倒没有想到这一层 你的话很有道理 经理几乎叫了起来 6 答辩技巧先听后答不要遗漏不回答不清楚的提问就事论事 不人身攻击不贬低提问者礼貌幽默的避开敏感问题与其狡辩 不如认错避免受二手资料支配 三 会议记录的技巧1 会议记录内容议题 日期出席人缺席人议题决议概要何人做何事概要2 会议记录的分发复印前需要对草稿校对尽快分发对所有负有重任的人都要提供会议记录副本 如果受到邀请参加一个排定座位的会议 最好等着将自己引导到座位上去 通常会议主席坐在离会议门口最远的桌子末端 主席两边是为参加公司会议的客人和拜访者的座位 或是给高级管理人员 助理坐的 以便能帮助主席分发有关材料 接受指示或完成主席在会议中需要做的事情 如果会议中有很特殊的规定 例如 如果有从其他国家的其他公司来的代表 座位总是包括那个公司的高级代表 坐在长会议桌的中间 您的公司的高级管理人员坐在他们的对面 都在自己的身边坐着自己公司的职员 而会议桌的两端则空着 通常客人坐在面对门口的座位上 尽管座位的次序不像正式宴会上男女交叉着坐那样安排 业务会议不应区分性别 不应男女坐对面 面门为上 居中为上 前排为上 以右为上 以远为上 门 A B D C A B C D 一 主持人的礼仪各种会议的主持人 一般由具有一定职位的人来担任 其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响 1 主持人应衣着整洁 大方庄重 精神饱满 切忌不修边幅 邋里邋遢 2 走上主席台应步代稳健有力 行走的速度因会议的性质而定 一般地说 对快 热烈的会议步频应较慢 3 入席后 如果是站立主持 应双腿并拢 腰背挺直 持稿时 右手持稿的底中部 左手五指并拢自然下垂 双手持稿时 应与胸齐高 坐姿主持时 应身体挺直 双臂前伸 两手轻按于桌沿 主持过程中 切忌出现搔头 揉眼 拦腿等不雅动作 4 主持人言谈应口齿清楚 思维敏捷 简明扼要 5 主持人应根据会议性质调节会议气氛 或庄重 或幽默 或沉稳 或活泼 6 主持人对会场上的熟人不能打招呼 更不能寒暄闲谈 会议开始前 或会议休息时间可点头 微笑致意 二 会议发言人的礼仪会议发言有正式发言和自由发言两种 前者一般是领导报告 后者一般是讨论发言 正式发言者 应衣冠整齐 走上主席台应步态自然 刚劲有力 体现一种成竹在胸 自信自强的风度与气质 发言时应口齿清晰 讲究逻辑 简明扼要 如果是书面发言 要时常抬头扫视一下会场 不能低头读稿 旁若无人 发言完毕 应对听众的倾听表示谢意 自由发言则较随意 应要注意 发言应讲究顺序和秩序 不能争抢发言 发言应简短 观点应明确 与他人有分歧 应以理服人 态度平和 听从主持人的指挥 不能只顾自己 如果有会议参加者对发言人提问 应礼貌作答 对不能回答的问题 应机智而礼貌地说明理由 对提问人的批评和意见应认真听取 即使提问者的批评是错误的 也不应失态 三 会议参加者礼仪会议参加者应衣着整洁 仪表大方 准时入场 进出有序 依会议安排落座 开会时应认真听讲 不要私下小声说话或交头接耳 发言人发言结束时 应鼓掌致意 中途退场应轻手轻脚 不影响他人 参加大 中型会议应穿着整洁 提前一点到达会场 服从会议组织人员的安排 讲究礼节 坐在主席台上的人应按要求就座 姿态端正 不要交头接耳 不要擅自离席 当听众鼓掌时也要微笑鼓掌 会议上有发言任务的人 仪态要落落大方 掌握好语速 音量 注意观众反应 当会场中人声渐大时 则标志着你该压缩内容 尽快结束了 发言完毕应向全体与会者表示感谢 与会者即使对发言人的意见不满 也不可吹口哨 鼓倒掌 喧哗起哄 因为这些行为极其失礼 领带的选择 在男士穿西装时 最抢眼的 通常不是西装本身 而是领带 因此 领带被称为西装的 画龙点睛之处 一位只有一身西装的男士 只要经常更换不同的领带 往往也能给人以天天耳目一新的感觉 领带属于男士的饰物 因此女士一般不打领带 男士打领带 在穿著西装之时为佳 是故领带又叫作 西装的灵魂 穿西装时特别是穿西装套装时 不打领带往往会使西装黯然失色 然而在平时穿著其它服装 例如大衣 风衣 夹克 猎装 毛衣 短袖衬衫而不穿西装时 打领带也是 无的放矢 不成体统 大可不必