出纳岗位制度.doc

出纳工作制度 为了规范现金出纳、银行出纳工作，明确工作职责，确保资金安全，加强财务管理，完善财务管理制度，协助公司有效地达成其经营目标特制定本管理制度。一、收款作业 办理收款业务时，出纳应根据客户购货付款方式（如现金、汇票、支票、电汇、抵用预收款、货款转帐、折扣与折让转帐、欠款等）的不同，按照如下规定进行收款作业，并在发票、收据等单据上的“收款人”处签字或签章。 （一）现金收款：1、客户若以现金购货，出纳应当面认真点清所收现金，确认与发票金额相符后，在发票上加盖“现金收讫”章。2、在销售系统中开立收款收据，输入客户编号、发票号、金额，并确认。 （二）支票、汇票、电汇收款：1、出纳首先应审查所收支票、汇票等有关票据的日期、帐号、户名、金额、印鉴等法定要件是否完备、准确，并注意法定要件一律不得涂改，大小写金额应一致，以防退票，经查验无误后，在发票上加盖“支票汇票收讫” 章，同时注明票据种类、号码、总金额、已用金额及剩余金额。2、既有支票、汇票又有现金的收款，需同时在发票上加盖“支票汇票收讫”和“现金收讫”章，并注明支票、汇票及现金的各自金额，以便核查。现金部分并填写补现单，记入现金日记帐，随现金缴款单、发票记帐联一并交销售会计入帐。3、电汇收款：行销部通知银行出纳客户电汇的时间金额，银行出纳据以到银行查询并取得款项已到帐电汇凭证回单，开票员根据回单开立发票，出纳根据回单开立收款收据。4、在销售系统中开立收款收据，输入客户编号、发票号、金额，票据种类、票据号码与金额、到期日、票据出票银行名称、并确认。如为电汇银行名称输入公司开户银行名称。5、在“票据登记簿”上登记所收票据日期、号码、金额、购货单位、发票号码、收票据出纳的名字等内容。6、每日及时将票据递交银行出纳办理票据进帐。（三）预收货款：1、客户以现金、票据方式交纳预收款，出纳向客户开立“收据”，并在收款方式注明现金或支票、汇票，如预收票据应在“收据上注明票据种类、号码、金额。2、汇票中的多余金额，先征求客户意见，如果客户要求退回多余货款，则应按实际结算金额填入汇票，多余款项银行自动退回，概不支付现金。或要求将汇票中的多余款项留在公司作下次购货抵用，出纳须向客户开立“收据”。3、在销售系统中开立预收款收据，如为现金输入“客户编号、现金金额”，如为票据输入“客户编号、票据种类、票据号码与金额、到期日、票据出票银行名称”。4、客户抵用预收款时，须向客户索取收据，放回收据薄中注销。并在销售系统中开立“抵用预收款确认单”， 输入“客户编号、发票号、金额，抵用预收款金额”。 （四）退货、换票1、收到开票处转来的退货单、原发票第二联、客户退货申请表，审核客户退货申请表是否经过总经理同意，退货单上是否有成品库收料员填写的收货品名、规格、数量及件数，收料员实际收货情况是否与“客户退货申请表”、“原发票第二联”一致。2、审核无误后，如客户已交纳货款，则在出纳目录中输入退款金额，退款金额自动转为客户预收款，如客户未交纳货款，则在出纳目录中输入退款金额，并找到相应的发票，按照退款金额冲回欠款。3、销售换票的处理：因库房缺货或其它原因，客户要求换票时，首先行销部应向客户索回原发票三联（发票联、提货联、仓库联），如未跨月，将记帐联收回，出纳将原发票五联注明已“已作废”后，在销售系统中将收款收据作废。如已跨月，开票员开立退货单，出纳应严格审核“退货单”中的品种、数量、金额与原票是否相符，审核无误后将原发票三联注明已“已换货”， 如客户已交纳货款，则在出纳目录中输入退款金额，退款金额自动转为客户预收款，如客户未交纳货款，则在出纳目录中输入退款金额，并找到相应的发票，按照退款金额冲回欠款。（五）欠款出货：1、兄弟公司购货：审核兄弟公司购料单上是否有销售与财务主管签字，以及加盖有财务专用章，购料品种数量是否与发票一致，无误在发票上加盖“欠款”章。2、经营部购货：审核经营部销售日报表或代收款收据上经营部签章与财务人员、公司销售部与财务部主管签字是否齐全，购料品种、数量、金额是否与发票一致，无误在发票上加盖“欠款”章。3、特准出货：审核“赊销申请单”上是否有总经理、财务总监、销售部主管或其授权人、财务信审员的签字，客户购货欠款金额是否在批准欠款金额以内，无误后在发票上加盖“欠款”章，并将“赊销申请单”附在发票后交与会计。 （六）货款转帐1、货款转帐：公司购买商品或其他物品应付给客户的款项，客户用以购货，出纳应审核付款通知单上付款金额是否一致，总经理、财务总监等签字是否齐全，有无涂改痕迹，经审查无误后，应由报销人在付款通知单“领款人”处签名，注明签收金额及日期、身份证号码，加盖“转帐付讫”章，并将“付款通知单”附在发票后交与会计。2、折扣与折让转帐：客户每月与年终折扣与折让不得支付现金，只能体现在发票上，冲抵货款。客户领取折扣与折让时，需出示本人身份证，出纳确认身份以后，让客户在“折扣与折让签收表”上签上“名字、金额、身份证号码、日期”。 （七）客户以现金或支票等偿还欠款，出纳点收后开具收据，准确详细填写明客户全称、金额、还款方式等，避免串户。在销售系统中开立收款收据，如为现金输入“客户编号、现金金额”，如为票据输入“客户编号、票据种类、票据号码与金额、到期日、票据出票银行名称”。 （八）出售原料、废料、包装物等物品：先由采购部开具联络单，注明售出原料、废料及包装物的名称、单价、数量及处理的原因等，报总经理及财务经理核批，出纳根据批准的联络单收款后开据临时收据给客户，客户提货后，凭地磅单上的实际重量到出纳室结帐，多退少补，最后由行销部按准确数据开具发票，临时收据退回注销。其它同上。（九）现金存入银行1、出纳员所收现金必须当日存入银行，如遇特殊情况未能存行的，必须在翌日上午存行。2、出纳中指定一人将每日现金存入的“银行名称、帐号、金额”输入销售系统“每日销售收入存入银行”。3、根据银行会计每日从银行取回的票据回单，如为支票汇票，输入销售系统“每日销售收入存入银行”中“本日入帐金额”、“入帐银行名称及帐号”。如为兄弟公司、经营部汇款的电汇回单，先在销售系统中补录“收款收据”，补录日期与入帐银行为回单上显示到帐日与银行。 二、现金付款 （一）收到要求支付现金的付款通知单后，首先应认真核查付款通知单与附件金额是否一致，总经理与财务总监及有关人员签字是否齐全，有无涂改痕迹，经审查无误后，应由报销人在付款通知单“领款人”处签名，注明签收金额及日期，由现金出纳加盖“现金付讫”并支付现金。领款人应当面点清款项。如付款通知单上收款人为非公司员工，出纳应检查领款人身份证名字是否与付款通知单上收款人名字一致，并在付款通知单上注明领款人身份证号码。 （二）现金出纳应根据付款通知单报销的先后顺序逐笔登记现金日记帐，同时在付款系统中录入出纳付款情况，并严格按照备用金制度将报销的付款通知单交会计汇总、审核，弥补备用金。三、其他：1、现金出纳应根据发票、收据、付款通知单等单据逐笔登记现金日记帐，并与从销售系统中打印“销售收款收据清单”勾对，发现问题及时解决，现金日记帐务必做到日清日结。2、出纳应及时将现金缴款单回单、发票、收据等单据一并交销售会计复核、入帐。3、现金盘点；现金出纳必须坚持每天盘库，库存现金余额必须与当日帐上余额一致。财务部定期、不定期地对现金出纳库存现金予以抽查盘点，由出纳盘点，监盘人监盘，并提交现金盘点报告，报告由出纳、盘点人签名，一式两份，出纳本人保留一份，另一份由财务部存档，并将盘点情况及时向财务主管汇报。发现现金长款应及时作出处理，现金短款由现金出纳自负。二、银行收付款业务 （一）银行出纳应对各开户行当日存款余额心中有数，随时能向主管及总经理提供可靠数据。 （二）收到要求银行转帐的付款通知单，应严格按照关于规范付款原始凭证的规定核查，各部门有关人员签字齐全，手续齐备，金额无误后再作付款处理。个别款项因特殊原因未能将发票及时交回公司的，出纳必须作记录，加紧催收。每日收入支出的款项，必须当日记入银行存款日记帐内，并按照付款通知单的先后顺序在付款系统中录入付款情况。 （三）每日收到出纳递交的票据，银行出纳在“票据登记薄”上签收并办理票据进帐，并逐笔登记在银行日记帐上。银行出纳应每日到银行取回银行单据回单，根据回单将收到款项的日期、金额、票据种类、号码、汇款单位名称登记在银行日记帐上，支票、汇票银行已收妥入帐的，在银行日记帐上勾销，若因票据有误而无法进帐，银行出纳须立即以联络单通知行销部，以便尽早联系行销员催款。根据出纳每日现金缴款单将现金进帐情况登记到银行日记