重庆兴国文件控制程序.doc

1 目的规定公司文件的形式及内容，明确文件的识别、制定、评审、审核、批准、标识、保存、发放使用、更改、处置等流程以及对外来文件的控制进行规定，确保文件处于受控。2 适用范围1）适用公司质量管理体系文件的识别、制定、评审、审核、批准、标识、保存、发放使用、更改、处置；2）对外来文件的识别、评审、标识、保存、处置等控制。 3 术语和定义3.1文件：信息及其承载媒体。3.2外来文件，知识产权不隶属于公司的文件，包括但不限于：1）相关的法律、法规、规章（指国务院各部、委局下发的文件，这里仅指强制执行的文件）；2）相关的国际、国家、行业、地方标准(主要指技术标准、产品标准)；3）顾客提供的设计图样、工艺文件、技术资料。3.3 质量手册:是公司质量管理体系模式的总体描述,它包括了公司质量管理体系过程其及相互作用和接口,以及形成文件的程序或对其引用。3.4流程文件:是指为使质量管理体系各项活动得到有效开展而制定的对质量管理体系过程及相关过程的相互作用和接口，以及各部门（含三级及以下部门）在流程中承担的具体工作进行描述的文件。3.5程序文件:流程文件的一种，其规定的相关过程和活动涉及两个及以上部门（指三级部门）。3.6企业规则，用于协调解决公司管理中出现的原则性问题而制定的规定。3.7暂行规定，因为流程缺失,工作需要,为了在短时间内尽快解决出现问题而制定的规定，随着问题的解决而失效,最长有效期不超过半年。3.8质量记录，阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。4.职责4.1 总经理负责批准发布质量手册。4.2 管理者代表负责审核质量管理手册，负责程序文件的批准。4.3 质管部负责组织质量体系手册、程序文件和流程文件的编制、审批、评审、更改、发放、保存、处置的归口管理。并负责对与质量体系有效策划和运作有关的外来文件的进行识别、评审和分发。负责质量记录的归口管理。4.4 研发部负责公司技术文件的归口管理，包括组织编制、审批、评审、更改、发放、保存、处置等工作。并负责外来技术文件的识别、评审和分发。4.6行政管理部负责公司企业原则的归口管理，包括组织编制、审批、评审、更改、发放、保存、处置等工作。并负责外来法律、法规、政策方针的识别、评审和分发。4.5 各部门负责相关流程文件的编制、审核及更改；负责对本部门使用的质量记录格式进行设计、填写和防护、保存。5工作流程（见附件二）6 规定6.1文件的识别公司质量管理体系文件包括611质量文件：质量手册、程序文件、流程文件、质量记录；612技术文件：包括产品图纸、技术标准、DFMEA/PFEMA、过程流程图、控制计划、作业指导书613企业规则。包括公司组织机构设置、各部门职责和权限等、部分行政公文等；6.1.4管理记录（MR），阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件；6.1.5暂行规定：包括通知、纪要、部分有时效期的行政公文等。6.1.6外来文件6.2文件的标识6.2.1文件的标识由文件编号和版本号组合而成（记录和暂行规定只需要文件编号）.6.2.2文件的版本 每个文件的版本号为质量手册的版本号，初始版本为A，随后依此为B、C、。“/”后的阿拉伯数字表示修订次数。如A/1、C/0等。6.2.3 文件的编号6.2.3.1质量手册：XG-QM，其中XG代表兴国公司、QM代表质量手册；6.2.3.2程序文件:XG-QP-XX-YY,其中XG代表兴国公司,QP代表程序文件,XX代表该程序隶属过程代号,YY代表流水号。如XG-QP-S1-01表示文件管理过程的第一个程序文件。6.2.3.3流程文件: XG-WF-XX-YY,其中XG代表兴国公司,QP代表流程文件,XX代表该程序隶属过程代号,YY代表流水号。如XG-WF-S1-02表示文件管理过程的第二个流程文件6.2.3.4企业原则(EP):XG-EP-XX- YYY ，其中XG代表兴国公司，EP代表企业原则,XX代表管理部门代码,YY代表流水号。如XG-EP-01-01，表示行政管理部偶编制的第一份企业原则。6.2.3.5 XG=QR+隶属文件标识号+二位流水号6.2.3.6暂行规定（TR）TR+部门代码+失效日期（6位，分别为2位年号、2位月份号、2位日号）+流水号（2位）6.2.3.7各部门代码规定见附件一6.3文件的制定、审核、批准、发布、发放6.3.1文件的制定、审核、表准质量手册由质管部编制、管理者代表审核、总经理批准；程序文件由各过程负责部门编制、部门领导审核、管理者代表批准；企业规则由行政管理部组织编制、分管公司领导审核、总经理批准；流程文件由各过程负责部门编制、部门领导审核、分管公司领导批准；暂行规定由相关部门编制、部门领导审批。6.3.2文件发布文件拟制部门在完成文件的审批手续后，将签字的原版文件传递到文件发布部门存档，作为文件发布生效的依据。文件发布部门据此填写文件发放/接收登记表，在文本文件封面或首页盖上受控标识和分发号，后将原版文件的复印文件或以计算机打印审批签名的文件一起发放到使用部门。其中：质量手册、程序文件、流程文件由质管部发放；企业规则由行政管理部发放。暂行规定由文件编制部门发放。文件发布后，原版文件由发布部门在文件有效期内妥善保存。6.4文件的评审、更改文件的评审分为定期和不定期评审6.4.1定期评审 文件发布部门在每年的四季度，从适用性、规范性、描述性和标准符合方面组织对当年除暂行规定外的文件进行评审，编制有效文件清单,将经部门领导批准后予以发布。6.4.2不定期评审a)根据需要，由文件发布部门不定期组织对文件进行及时评审、更新并发布有效文件清单。b)评审后需更改的文件，由发布部门通知拟制部门，填写文件更改通知单，拟制部门实施更改,按原文件的审批流程实施审批后连同签字的原版文件交由发布部门发布。c)当文件编制部门发现文件不适宜时，可填写文件更改申请单，提出更改理由和内容，经审批部门同意后实施更改。6.5文件的保存、处置6.5.1各部门指定专人保存文件，文本文件应存放在干燥、安全的场所，电子文档应备份。6.5.2文件遗失损坏后,使用部门如需领用新的文件,需向文件发布部门提出申请,填写文件领用申请表经部门领导审核,文件发布部门领导批准后,予以发放。如属文件遗失，文件发放部门在文件发放/接收登记表上对原文件的发放进行销号，以新的分发号替代原分发号；如属文件更换，领用部门将旧文件交回，换取新文件。6.5.3经评审已作废的文件，由文件发布部门负责回收，以确保现场使用的文件为有效版本。作废文件应及时销毁，若有其它用途，应妥善标识并建立台帐。6.6、外来文件的控制6.6.1各部门在接收到外来文件后必须作好标识，并由部门领导予以确认。外来文件可根据需要对相关部门或人员进行分发或转发，并做好发放记录。6.6.2外来文件在原内容上进行升级、补充、更新后，文件管理部门应及时通知相关部门或人员，申明原文件作废以便原文件持有部门或个人及时销毁，防止沿用。6.6.3外来文件的归口管理部门每年一季度组织对其适宜性进行评审，发布有效外来文件清单6.7、技术文件的管理按技术文件管理程序执行。6.8 如需发布电子档文件，由文件发布部门会同行政管理部网管商定发布事宜，以确保文件的受控和安全。6.9如有需要，各分厂参照本程序编制分厂内部的文件管理流程7支持性文件技术文件管理程序8质量记录XG-QR-QP-S1-01-01文件发放接收/登记表XG-QR-QP-S1-01-02文件领用申请表XG-QR-QP-S1-01-03文件更改通知表XG-QR-QP-S1-01-04文件更改申请表XG-QR-QP-S1-01-05文件作废销毁清单9附则9.1程序文件和流程文件的格式由目的、适用范围、术语和定义、职责、工作流程（流程图)、规定、支持性文件、质量记录、附则几个模块组成，没有内容的模块应在其后括号内注明“略”；质量手册、企业规则和暂行规定、质量记录不统一格式，由编制部门自行规定。9.3文件首页页眉包括兴国公司LGOO(高2.5cm,宽3cm),首排居中为“重庆市兴国金科灯具有限公司质量文件”(仿宋三号)；第二排居中为文件名(仿宋二号加粗)；第三排居左为文件编号,居右为版本,均为仿宋四号；第四排居左为编制/修订日期,居右为发布日期,均为仿宋四号。正文尾页为居左为拟制、居中为审核居右为批准，均为仿宋小四号；拟制、审核、批准栏目下方为更改记录表（见附件2）；9.4中文正文字体为仿宋，五号； 9.5文件的编制按照内容分点的标题，用黑色加粗；9.6文字的行距为固定值20磅；9.7流程图的内容包括步骤、流程、责任部门、支持部门、描述、文件/记录六部分。拟制： 审核： 批准： 文件更改记录表版本号更改原因更改日期附件一 各部门代码序号部门名称部门代码1行政管理部012人事管理部023研发部034质管部045运营部056供应部067物控部078财务部089监察部0