什么是档案的本质属性.pdf

百 家争 鸣 蔡雷刻 档案和文件材料的本质差别 郑明杰 姚 文 清 档案的本质属性 什么是 我们知道 一切档案 都是 由文件材料转 化而来的 而文件材料 并不是全可 转化为档 案 档案则只是文件材料的一部分 这就要求我 们 进一步找出已转化为档案 的文件材料同没转 化 为档案的那部分文件材料所含属性 的本质差 别 我觉得应当从三个方面去分析 一 前者是办理完毕而仍然有用 的文件材 料 后者则是尚未办完或虽已办完而无保 留价 值的 文件材丰干 二 前者是经 过集中整理 分门别 类组成 新的保管单位 如卷 袋 盒等 形成有机整 体的文件材料 后者则 是零散的 不系统 的文 件材料 三 前者是经过一定归档制 度由档案部门 或档案工作人员稳定保存起来的文件材料 后 者则是传递在人们手中 未作稳定保存的文件 材料 通过这样的分析 就可 以得出一个完善的 定义 即 档案 是办理完 毕 具有长远利用价 值并经 过立卷归 档集中保存起来的文件材料 我认为 在这个定义中有三点需要注意 是随着社会科学文化 的发展变化 也会 带来某些概念的变化 过去我们用文件这个概 念来概括档案还是可以的 可是到了现代 被 作为 档案保存起来的东西 既 有声 录音 又有 色 用不同染色标 出了图案 既 有貌 照片 影 片等 又 有形 实 物标本 何 止文件一 种 所以 再用 文件来概 括档案 米 免太局限 了 而改用 文件材料这个概念 虽不敢说是恰如其 分 但实际上巳约定俗成 有何不可用之 二是任何社会制度下的档案 都不是文件 材料的简单堆积 而是根据文件材料之间的某 些固有联系 进行必要的集中 使其成为有系 统 有条理的整体 而这 种对文件材料的集中 同我们平常强调的党政档案集巾统一管理的社 会主义原则是完全不同 的两个概念 不能混为 一谈 三是归档作为由文件转化为档案的关键性 标志来说 出现在定义乏中也是完全必 要的 它对于突出档案的特殊属性 具有 一 一 分贡要 的 意义 什么是 档 案 的本 质属 性 我的看 法 是 原始 记 录 山于档案具有城始记录 这个本质属 性 使 档案区别 于其它事物 如 资料 文物 等 才使档案这个 室 内资 源 具 有凭证和 参考作用 一 j 使档案学 成为 专门的科学 原始记录 是 档 案 质的规定 性 基于 上 述认识 找认 为 档案的定义是否 可以这 样来表述 档案是 人们在活动中形成的原始记 录 人们在活动 中形成的 这是 档案 的玉要 属性 这一属性说 明了档案产 生的客观性和必 然性 即档案 自然形成的规律 档案是 自然形 成的 人 们不能事后 心血来潮去 制造 更不 容许随心所欲地销毁破坏或搞 少而精 原 始记录 这是档案 的本质属性 它网 明档案为何物 是什么 及档案 的价值和作用 由于档案具有 原 始记录 这个本质属性 使 档案成为第一手材料或第一性材料 这说明了 档案资源 的特 殊价值孔l档案的重要性 多祥 性 目前档案工作者所通用的档案定义 找认 为虽然揭示或概 括了档案部分属性 但尚未充 分揭露档案的本质属性 比如 具 有 查考价 值 属性 就不只是档案所特有 众所周知 资料 文物 化石 货币 邮票等同样具有参 考价值和使用价值 又如 归档集中保存 文 件归 档 是文书处理 的一种制度 它本 身不 是 档案 的本质属性 我们不能认为 没有归 档的 文件或材料 就不属 档案 的范畴 由于档案 的 多样性和 普遍性 我们就 不能在文件和档案之 间划等号 集中统一保存 只是社会主 义制度 条件下产生的一种制度 它并不是档案自身固 有 的本质 的内在的特性或个性 大家知 道 文 物 粮食 布匹等 我 们的国家都实行集中统 一管理 所 以我的看法是 具有查考价值 和 9日档集中保存 都不应该写进档案的定义巾 去 料可作证的 当今的美 英 法等国都有规模 很大的档案馆 集 中保存了浩瀚的 档案 由此 可见 集中保存 不是社会主义 国家的档案独 具的属性 第二 不 同的国家 不同的 历史时 期 档案集中保存 的程度 虽然不同 但它与文 件 比较起来 无疑 是更加集 中的 这 正是档案 工作得以开展的前提 没有归档集中保存 就 没有健全的档案 工作 也就不会有完整的档 案 因此 把 集中保存 写进档 案 定 义 是 对 的 我认为 可以这 样给 档 案 下一个定 义 档案是办理完 毕 集中保存 起来以备查 考 的文件 月乍带卜 月于月卜日卜月礴一月卜 户谧 于 冲卜弓卜 钊卜斗卜 琦卜 祝卜 刊跨 月卜 也谈档案的定义 集中保存 是档案的属性 林清澄 王振玮 李荣忠同志在 档案 定义之我 见 一 文 中 提出了给档案下定义应当高度概括 和准确 的意见 给 我们有益的启示 但是 文中的有 些意见 我 却不能荀同 李荣忠同志认为 档案的形成者和文件的 形成者是一致的 根本没有什么本质的差别 我认 为这个意见是对的 但是 把 集中保存 也从档案定义中取掉却不妥 第一 李荣忠 同 志 说 集 中保存 这是社会 主义国家档 案 才 具有的属性 非社会主义时期的档案 不论中 国的和外 国的 古代的和现代的 都不具备这 种属性 这个理 由站不住脚 我国现存的甲骨 档案 有些甲骨的上端有孔 个别甲骨的尾尖 处还写有册的次第 据考证所说 甲骨上的孔 是用以贯苇编的 证明我 国奴隶社会时期的 档 案 就是在 比较集中 较有秩序的情况下保存 的 我 国历代封建王朝 不仅 设有管理档案 的 机构 制定 了集中保存档案的制度和法律 而 且实际上 也集中保存了大量的档案 这是有史 档案 的定义应该 包 含这样四方面内容 1 档 案是人类社会 自有文字 记 载 以来的全 部历史过程的真 实 记录 2 档案是处理完 毕的文件材 料中 那 些有凭 证 查考利用价值的文件材 料转化来的 3 档案 是按 照一定原则和 方法科学整理 归档保存 的文件材料 4 档 案是上述 文件材料的 组合 体 概括这四个方面应表 述 为 档案是在有文字记载以来的 人类社会活动 中形成 具有查考利用 价值 按 照一定的科学 原则 归档保存的组合的文件材料 陈兆误主编的 档案管理学 中的 档案 定义 我认为有两点是值得商榷的 第一 对 档案的形成历史和单位没有作历 史范畴的高度 概括 第 二 没有指明档案 区别于文件材料的 形 式方面 档案