报销管理规定.doc

报销管理规定为强化管理，规范手续，降低成本，控制费用，现对费用报销有关事宜作如下规定：一、报销审批程序及要求1、对报销的所有发票，必须注明客户名称、开票时间、货物名称、数量、单价、金额、大小写一致，单价和数量与总计相符、加盖单位公章，确保会计资料的合法、真实、准确、完整。财会人员对记载不准确、不完整的原始凭证有权不予受理，严禁白条入帐，对违法的收支有权拒绝受理，并向领导汇报。2、对报销的所有发票必须有经办人签字并注明用途，部门负责人签字，分管副总审核，财务会计复核， 按财务审批制度规定的权限审批后出纳方可付款。3、对所有需要报销的发票，要求当月产生当月办理。4、凡涉及合同付款事项，付款时必须附有签字合同，否则财务不予付款。5、工程部应编制工程采购计划，所有材料购进采购员都须严格按采购计划进货，并办理入库手续。项目部编制月份付款计划，每月分三次（上、中、下旬）安排付款，按财务审批制度规定权限及程序批准后出纳方可付款。二、各类费用报销规定（一）差旅费用报销规定1、出差审批程序和权限各部门应严格控制外出人员，并考虑完成任务的期限，确定出差日期。严格按出差申请单设定项目填写，并由部门主管审核，分管副总级领导批准方可，出差人员回公司后在3日内必须办理出差报销核准手续。2、差旅费报销范围、补贴标准（1）各部门负责人及以下的主管、助理、其他人员的差旅费（住宿费、车船费、附加保险费、伙食费及通讯费等）按下列标准执行：对于经常外出市区内的（娄星区）办事人员的报销公交车费及其他补贴，公司给予一次性包干（包括路费、通讯费、中餐费等），费用标准为100/月，超出部分自理，如有特殊情况需注明原因，经（副）总经理批准后方可报销。出差市区外（涟源，冷水江，双峰，新化）不需要住宿的每天补贴40元（来回路费另算）；出差市区外（涟源，冷水江，双峰，新化）需要住宿的每天补贴90元（来回路费另算）；单位派公车的减去10元市内交通费。出差地区外（包括省内外）不需要住宿的每天补贴70元（来回路费另算）；出差地市外（包括省内外）需要住宿的省会级城市每天补贴150元、一般城市每天补贴120元（来回路费另算）；单位派公车的减去10元市内交通费。车船费据实报销，乘坐火车6小时内的做硬座标准，6小时以上可做硬卧，但一般不准乘座飞机、火车软卧、轮船二等及以上。如有擅自乘座的按50%报销（若打折飞机票价的50%低于同等路程的火车硬座票价的，可以按火车票价报销）；但不再报销机场建设费、保险费、市内至机场车费。其他的如茶座费、出租车费、公交车费、非机动车费等不予报销。确实因业务需要的，经总经理签字批准方能全额报销。（2）同公司（副）总经理一起出差，住宿费可以实报实销。（3）出差人员返回公司，于夜间（晚上21：00-早上6：00）到达市区的，可在15元标准内按实际报销一次出租车费；出差人员到外地出差于夜间到达的，可在30元的标准内按实际报销一次出租车费。（4）凡出差在7月1日至9月30日期间的另外每天补贴冷饮费5元。（5）公司工作人员参加外地召开的各类会议，应出具会议通知书。除有会议主办单位出具的住宿费、伙食费自理的证明，可回公司按出差标准领取伙食费补助，住宿凭住宿发票，按公司规定标准执行外，其余情况一概不领发有关费用。（7）出差人员如超标准住宿的，超支部份一律由个人负担。（8）出差人员出差到地市外，是由公司派轿车的，必须是先申请填写用车申请表，经（副）总经理批准后，职能部门方可出车，所发生的费用给予报销，否则所发生的费用自负。3、出租车、非机动车费用出差人员的出租车费，非机动车费按“差旅费报销条款”报销。日常办公一般不准乘座出租车，确实因工作急需乘座出租车的，应经（副）总经理签字才可报销。出租车发票反面上应注明乘座出租车的原因，凡乘座出租车的应当及时索取发票。 4、报销要求：（1）报销差旅费时应将所有单据粘贴在粘贴单上如单据较少可贴在差旅费报销单上，车、船、飞机等发票要按时间先后顺序粘贴，发票上要载明日期、时间、地点、事项、收款单位盖章、收款人签章等，且清晰可辨。差旅费报销单上应填写日期、时间、起讫地，所附单据张数，各项金额应按时间发生的先后顺序分区间，按差旅报销单上的类别汇总填写，大小写金额一致，不得涂改。（2）几个不同部门的人员同时出差时，应分部门填写差旅费报销单，同时报销；同一部门的人员可以填写在一张差旅费报销单上，但必须将每个人的姓名都填写在上面。如果人员较多填写不下时，可另附名单。（3）向公司借支差旅费的出差人员应于返回公司后的3天内报销差旅费及还清借款，超过7天不来报销的每天扣款10元，特殊情况，经公司领导批准。（4）报销差旅费时，先按照第1点要求粘贴好各种单据，填写好附件张数和大小金额，原始单据要签上出差人员的姓名，按规定程序审批报销。（5）如果是境外出差，除按上述要求粘贴单据外，应在所到达的地点和费用项目相应的外国文字下方用汉字标注，并将金额换算成人民币。（6）如果报销人员未按上述要求粘贴单据或不按要求填写，造成无法审核的，以及报销单填写错误、金额涂改等，财务部门有权拒绝审核并要求报销人员按照规定手续重新填报。（二）司机出车补贴（1）费用补贴内容1、工餐和住宿补贴（参照差旅费报销标准）2、路程补贴 车辆行驶一公里按照0.1元进行补贴。3、市区（包含县区）不在补助范围之内。4、司机本人记录行车里程具体数据，月底汇总后经（副）总经理批准，财务根据审批单计算路程补贴，与工资同时发放。（三）其他费用报销规定在经营过程中和企业管理中所发生的费用，是指购、销、存所发生的运输费、装卸费、公务费、办公用品、办公设备耗材等费用。1、办公费用及办公设备耗材报销：办公室根据办公用品使用消耗情况，统计数据并填写办公物品采购单，经（副）总经理签字后方可购买。任何员工不得擅自购买办公用品，擅自购买的不予以报销。2、购买图书应取得购书发票，并附有清单，清单上注明所购图书的名称、数量、金额和用途，一般图书由办公室建立目录，所有图书借阅，都应办理借阅登记手续。报销时经档案管理员、购买员签名，按费用规定程序审批报销。3、如特聘专家的授课费、交际费、出境签证费、广告费、聘请中介机构费用、捐赠支出以及不在上述范围的，需按照规定的审批程序后才能报销。4、外出学习人员的费用报销公司外派学习人员的交通费、住宿费、差旅费等报销与补贴问题，规定如下：（1）外派学习人员的学费、书杂费用，计划内的由公司承办；计划外的由副总批准后执行；（2）市区内（娄星区）学习人员报销学习期间的公共交通费，不给予其他补贴；市区外学习