档案管理规则.doc

文件档案管理规则 一、文件管理制度 1、本条规定所指文件是集团公司及各子公司、各职能部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书，从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。 2、公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由前台统一办理（重要合同，涉及私密文件的除外），前台负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、归档管理。3、各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档，建立文件的收发登记簿。4、公司常用公文种类为：红头文件、工联单（申请、报告、通知、告示、规定、制度）、函、会议纪要等，要求按公文规定格式行文。5、红头文件是以集团名义向全公司下发关于人、财、制度方面的重要决定，发文字号为：发年 号。6、公司内部行文及对外发文，必须使用统一格式，启动文件处理筻须总经理或总裁签字方可行文。 7、打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单，任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。 8、制发文件涉及到多部门时，由主办部门与有关部门协商会签；总裁办公室对传阅的文件要及时收回处理。 9、公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时归存档。 10、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。11、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。 二、档案管理制度 1、公司的档案工作基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即集团公司档案由总裁办公室集中统一管理，有关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档，且存档时张贴标签注明。 2、各子公司指定档案工作专员，负责管理公司的全部文书、科技材料等档案，进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。3、归档资料包括： 1）、公司与有关单位的来往信件，各种协议、合同； 2）、公司会议记录、纪要、决定； 3）、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结； 4）、会议形成的领导讲话、文件； 5）、公司对外交流的文件、协议、报告等； 6）、公司各部门的发文； 7）、其它具有保存价值的文件、材料； 8）、外单位发给各部门的抄送信件； 9）、公司营业执照、税务登记证等重要法律文件； 10）、重要的科技文件、技术资料、方案、工程图纸等。4、档案的借阅 1)、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室，不能带出，须带出档案室查阅的，需经部门负责人及管理部负责人批准。 2)、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损，所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。 3)、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。 4)、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。 5)、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。 6)、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。 7）、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。 8）、新接管档案管理的负责人要尽快