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文档简介

江西福泽公司电话复印打印传真信函管理制度文件编号版 次页 次分页编号：发行日期1目的：为使公司电话方便与外界沟通、方便开展业务。2适用范围：公司员工3管理规定： 31员工打电话，用语应尽量简洁、明确、扼要，不得在电话中聊天。32工作时间，不得打私人电话。 33员工接外线电话转其它电话时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。34总台行政秘书接听外线电话的标准用语为：“您好，公司”当对方告知找谁或其它事由时说“请稍候”，转至主办人员。如遇占线，说“电话占线，请稍后再打”。接听内线电话的用语为：“您好，总台”其他内容视情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。 35长途电话使用须知：351工作范围内的公务洽谈。352通话时间应该自我控制。353注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。354使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。3. 5. 5 严禁用传真机拨打长途电话。3. 5. 6 拨打长途电话须加“17909”，具体操作为“9 + 17909+区号+电话号”3. 5. 7 拨打长途电话前须先到综合管理部登记，填写长途电话使用登记表后方可拨打，遇到紧急情况可先拨打后登记。36复印、打印、传真的管理：361严禁文件翻印混乱造成机密的泄露。362公司文件的复印由行政秘书统一负责组织进行，并应填写复印登记表，然后才能复印。复印要及时、分类送达接收人并保密。 363文印室在通常情况下不得员工进入，当需要收发或复印文件时，应到综合管理部填写复印登记表或传真使用登记表。366 复印机由行政秘书定期进行维护保养；367在使用复印机的过程中，如发现故障请勿自行处理，应立刻通知有关人员采取措施，排除故障。368复印资料应本着节约原则，视文件长短选取合适的纸张，未成文的资料应用废纸复印样稿，节约纸张，避免造成的浪费；369复印机系工作之用，严禁复印私人资料。3610 文件资料的翻印除了复印，其他如打印、传真等，均应按复印的管理规定和要求执行。38耗材管理：381打印机应控制墨盒和打印纸的使用，避免浪费。382所有员工应节约使用打印纸和复印纸。383把打印或复印有误的纸张充分利用起来，杜绝无故的浪费。39信函管理 391指名部门人员收受的信函根据信封上的记载可认为公务文书者，视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；不能确认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。 392指名经（副）理以上人员的信函，经送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规定办理。编制：审查：批准： 3。10复印管理流程流程权责单位相关文件相关表单复印申请Yes是否同意主管审核保密文件一般文件审 核是否同意复印登记复 印各部门部门经理综合管理部主任各制发部门复印文件管理办法相关表单：长途电话使用登记表 传真使用登记表 复印登记表长途电话使用登记表日 期使用部门对方电话号使 用 事 由使用人签字备
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