企业邮箱管理制度.doc

企业邮箱管理制度为保证公司企业邮箱系统的稳定、可靠、安全运行，便于干部员工正确使用企业邮箱收发电子邮件， 特制定如下管理制度： 一、 申请人员管理 建立企业邮箱目的主要是方便外联岗位人员进行对外联系，为合理有效的使用邮箱账号，经决策委员会研究决定，符合以下要求的部门、人员才可以申请使用企业邮箱： 1. 总公司所有人员，分（支）公司、基地部门副经理以上干部； 2. 各分（支）公司营销、客服、项目经理及法务； 3. 各单位财务、统计与客户对帐岗位人员； 4. 分（支）公司、基地各部门以部门名义申请，申请后由内勤负责管理； 5. 分（支）公司、基地各科室对外联系业务的，以科室名义申请； 6. 项目部、科、组以项目名称申请； 7. 特殊岗位需要申请企业邮箱的经分（支）公司总经理审批同意后予以开通。 二、 申请流程 申请开通企业邮箱帐号的人员,先提交相关申请给本单位信息人员进行审核和记录备案，经分（支）公司总经理或部门总监审批同意后由信息部网络处创建邮箱帐号。如果是实习员工,需要在申请中注明,在创建帐号时,设定帐号到期时间。 三、 邮箱容量 每个邮箱大小为3072MB, 即3GB 大小，邮箱使用人员要定期清理邮箱，以免邮件达到邮箱容量上限后影响邮件收发。如果需要增大邮箱容量，需提交申请给信息部网络处,由信息部网络处审核通过后进行扩容处理。 四、 邮箱使用规范 1. 宅急送企业邮箱的地址统一为: ， 各级干部员工在工作交流中凡是需要使用电子邮件的,都必须使用企业邮箱来收发邮件。 2. 企业邮箱只限工作业务使用，任何人不得利用其收发私人信件和注册论坛、不良网站等。 3. 使用企业邮箱的用户客户端必须安装正版杀毒软件，防止通过企业邮箱传播病毒。 4. 在使用企业邮箱时必须遵守国家有关的法律和法规，严禁制作和传播垃圾邮件及诈骗邮件。信息部有权撤消违法乱纪者的企业邮箱使用权，并交由有相关部门处理。 5. 任何人不得擅自将邮箱密码透露给他人。 6. 企业邮箱使用人员必须经常接收邮件，及时清理邮箱垃圾邮件，并在每次登录时,关注邮箱的容量使用情况,如果邮件所占容量达到80%以上或收到系统容量满的警告信息时,要及时清理邮箱或申请扩容,避免邮箱因容量满而不能正常收发邮件的问题。 7. 登录企业邮箱时，如果从 进行登录，在登录时,必须勾选“ ssl 安全登录”复选框；在退出邮箱时必须点击”退出”按钮安全退出， 以保证登录信息的安全。 8. 企业邮箱使用人员离职后,其所属部门的主管领导必须在第一时间通知信息部网络处,由信息部网络处及时修改邮箱密码,并将邮件设置转发给接替其工作的人员,以保证业务的正常延续。该账号在保留1个月之后,可以根据业务需要,将邮件用Outlook Express或者Foxmail等客户端方式下载到本地保存,然后删除此帐号,回收邮箱资源。如果需要继续保留此帐号,可以将此帐号做为相关人员的邮箱smtp别名使用。 9. 如果采用Web mail的方式来收发邮件,应该注意不要把重要的邮件移入垃圾邮件或已删除文件夹,因为这两个文件夹会定期自动清空。 10. 企业邮箱使用人员不得利用企业邮箱发送垃圾及诈骗邮件,并要定期修改邮箱密码及检查邮箱的自动转发列表是否有非法设定的自动转发及邮件过滤规则, 以防止他人将邮件通过自动转发转走,保证信息的安全。 11. 建议采用Microsoft outlook 2003 /2007、Outlook Express、Foxmail等客户端软件收发邮件,并将这些软件加注PST 口令及OE 的标识口令。 12. 企业邮箱的初始密码必须修改为复杂密码,长度为 6-16位(必须包含数字、字母)，严禁采用身份证、生日、卡号、重复或连续等易被他人破译的简单密码。 13. 如果忘记邮箱密码,需由部门主管领导出具正式的邮件或书面证明，报信息部网络处,