浅析以合同管理为核心的工程项目管理.doc

浅析以合同管理为核心的工程项目管理摘要：合同管理是工程项目管理的核心，自始至终贯穿于整个工程项目管理周期。本文从业主的角度，分别针对合同前期管理、合同履行管理中的具体工作及重点进行了阐述，指出如何有效地规避合同风险，提高项目经济效益。关键词：合同 前期管理 履行管理工程项目的建设是一个极为复杂的社会生产过程，要经历可行性研究、勘察设计、工程施工、调试运行及维护等多个阶段，因此，工程项目的建设会包含有众多的参与单位，从而形成各种各样的合同关系。从某种意义上来讲，工程项目的建设过程实质上就是一系列合同签订和履行的过程，工程项目管理是紧紧围绕着合同管理来展开的。为此，在整个项目管理周期内，业主应当以合同管理为核心对工程项目全过程实施全面有效地管理，从合同前期至履行结束的各个环节入手，有效地规避合同风险，降低施工成本，并利用合理的索赔使项目经济效益最大化。1 合同前期管理合同前期管理是指对工程项目的技术咨询、勘察设计、招标、合同谈判及签订的管理, 在这一阶段，业主要有防范风险、减少承包商索赔机会的明确思路, 做到防患于未然。1.1 做好工程咨询及勘察设计工作,减少施工设计变更工程咨询及勘察设计工作是工程建设项目的基础，如何充分、全面地做好项目的勘察设计工作，提供详尽准确的原始资料将对日后项目的开展产生十分重要的影响。在合同条款中一般均明确规定, 业主应对提供的水文地质等原始资料的正确性负责。如果原始资料有错, 必然会给施工造成困难和延误, 给承包商造成索赔机会。在进行设计工作时, 一定要认真审查项目的设计方案,在将设计图纸和规范等编入招标文件之后就不宜作大的变更, 任何设计变更都会给承包商提供极好的索赔机会。1.2 编制好招标文件招标文件是合同订立的基础, 因此，编制一个严密的招标文件是签订一个好合同的前提条件。在招标文件的编制工作中, 主要应注意以下几点:（1）严格审查文件的各部分内容, 以避免相互之间的说词存在矛盾。（2）文件用语要进行反复推敲, 表述严谨, 尽量避免产生歧义。（3）要注意引用的资料可靠, 能详细、客观地反映真实情况。（4）要注意比较公正地处理业主和承包商的利益, 风险合理分担。（5）对于造价高及工程量大的项目应当要求承包商在投标时提交 “报价分析表” , 以备评标和处理索赔时使用。1.3 合同谈判及签订（1）合同签订是个法律行为，一经签订，即成为合同双方履约的法律依据。因此，合同书面用语一定要具有明确性、肯定性及约束性，避免出现“原则上同意”等此类含糊不清的说词。（2）在合同谈判中，要认真详尽的分析合同条款，确保将所有的意愿及条款都包含其中，同时，应尽可能避免出现对业主不利的条款，使合同风险降到最低。（3）在合同谈判中，要确保合同双方对合同条款的理解具有一致性，避免在日后合同履行中产生推诿、扯皮。（4）在合同签订前，应当请相关法律专家对合同进行认真全面的审查及风险分析，明确双方的利益和责任，违约责任及其法律后果，权衡利弊得失。2 合同履行管理合同履行管理是指，合同双方在合同签订之后，各自履行合同条款项下规定的义务，严格按照合约条款提供产品或服务，并且由采购方支付款项的过程管理。作为合同的编制者，业主方毋庸置疑地拥有合同项下所有条款的解释权，并且还掌握着所有与合同签订内容相关的依据和准确信息。在合同履行过程中，业主不仅要将所有重要的信息全面完整、准确系统的转达给项目的各相关单位，还要针对每一类合同，依其特点制定出严谨、高效的合同履行管理指导办法和必要的管理流程，从而明确合同的管理职权、管理手段及管理原则，使其得以合理化、规范化。2.1 合同文件的管理合同及补充协议、现场签证以及现场例会会议纪要、工作联系单等实际上都是合同内容的一种延伸和解释。针对以上文件，业主应建立技术档案妥善保管。同时，还应对合同履行情况进行跟踪分析，结合实际情况采取积极主动措施。2.2 合同台帐的建立对于项目业主，通常情况下会同时执行管理多个合同，因此制定合同台帐是十分必要的。合同台帐的内容主要包括合同编号、名称、合同类型、合同金额、付款方式、工期供货期、供应商名称、项目负责人、联系方式等。建立合同台帐对于财务部分的结算管理和成本控制、现场执行单位的目标控制都起着重要的作用。由于台帐内容是合同的核心部分，因此在项目实施过程中，应当把合同台帐中的内容作为管理工作的原则控制点，任何与之背离和偏差的现象发生，都有可能导致索赔争议。2.3 对合同进行跟踪管理在项目实施过程中业主应完全了解合同条款赋予己方的权力，这样才能够对合同项下要求的施工进度、质量等事项进行跟踪管理。与此同时，业主应负责对项目执行部门的现场管理给予指导并提供支持，这样既能够保证项目执行部门在项目实施过程中充分行使合同赋予业主的权力，同时还能有效地避免其在行使这些权利时，产生可能会承担的相应责任。在合同的执行过程中，业主需要监督指导项目现场的执行部门严格遵守管理流程，对项目实施中的相关管理情况做好记录，从而避免出现不必要的合同风险。同时，业主还要对供应商进行管理，严格监督并提醒供应商按照合同条款提供服务。及时对项目实施过程中存在的各类问题进行记录，将相关资料妥善保管存档。2.4 变更控制合同签订后即具有法律效力，自此合同双方都必须严格按照合同规定执行，但是，合同的执行中难免会发生一些变更，对此需要注意以下事项：变更请求必须为书面文件方式，内容包括对合同条款的修订或者产生变更的原因，变更请求需按照的正确方式进行审批，待合同双方共同签字认可后，方可生效。如果供应商没有按照业主需求提供满意的服务，那么也可以变更请求的方式提出终止合同。如果合同双方不能就变更内容达成一致意见，则会发生争端或诉讼，这种情况需由仲栽机构或法院给予解决。2.5 索赔索赔是合同履行过程中一方主张权利的要求，在主张权利的同时要提供足够的事实依据。根据事实证据和合同条款，将由另一方赔偿相应的工期和费用。必要时也可以采取反索赔来维护自己的合法权益，但是要避免合同双方的推诿扯皮，对于合同双方来说如果要求索赔，证据的收集十分关键。2.6 现场签证工程项目施工过程中如有出现实际施工与合同约定不符的情况，必须及时办理现场签证。由于签证是合同双方对事实表示一致认可的结果，可以直接作为追加工程合同价款的计算依据，因此要及时办理签证手续。业主方应提倡在办理现场签证时，只签客观实际情况，例如实际工作量、工时数、施工措施及依据等而不签造价，由此避免滋生各种腐败现象，从而造成直接经济损失。该阶段的合同管理主要是由现场的监理工程师负责, 但对一些重要问题, 如设计变更、支付、工期延长、索赔和争议等, 均需由业主负责审批和处理。2.7 合同评价记录合同履行结束后，不仅要完成相应的付款工作并将资料收集存档，还要及时关闭合同，并针对每项合同的履行情况作出其评价记录。评价记录的主要内容包括：在项目执行过程中供货商或者承包商的合同履行情况，期间曾出现问题的记录及其处理情况。合同履约情况主要体现在其是否满足合同规定的质量、进度、管理水平、财务能力等。做好合同的评价纪录，可以便