办公自动化系统管理制度(修订).doc

办公自动化系统管理制度一、总则1、为促进公司办公自动化建设深入开展，以及办公自动化系统充分运用和顺利运行，特制定本办法。2、集团董事会办公室及下属各公司行政部门负责本办法实施中的督导。二、适用范围1、集团全体员工。2、集团办公自动化系统管理包括对公司办公自动化系统硬件设备和办公软件的使用管理。 三、职责1、董事会办公室负责集团办公自动化系统的正常运行。2、硬件设备使用人为该设备管理责任人。四、内容(一)、计算机使用范围和方法1、权属公司的计算机仅提供给公司员工办公使用。因工作需要且经管理责任人许可，非本公司人员方可使用。2、计算机由公司按标准配置，统一由各公司行政外勤采购，按公司实物资产管理办法登记入册，确定使用人、管理责任人。一般情况各台计算机应专人使用、专人管理。3、服务器由网络管理人员专人负责管理维护。4、使用人应爱护公司计算机设备，提倡学习计算机常用故障处理方法和日常维护方法。确有无法排除故障报董事会办公室硬件维护人员进行维修。5、公司计算机仅提供给公司员工工作使用，工作时间严禁非工作使用，非工作使用包括浏览与工作无关的网站、网上聊天、打游戏、视频点播等。6、使用人应注意计算机病毒防治、检查和清除，董事会办公室硬件维护人员提供技术支持。7、使用人确保计算机上重要资料的安全和保密，重要资料建议备份。8、下班后关闭计算机和其它相关设备。（二）、公司OA系统使用范围和方法1、集团及下属各公司员工（包括试用期员工）及员工层以上级别人员为公司OA使用人，下属各公司职工层人员使用公司OA需经各公司行政部门负责人批准。2、集团所有OA的用户帐号、密码和电子邮件信箱均应保密，只限于注册用户本人使用，严禁将口令泄露给他人使用。 3、员工离职后，各公司人力资源专员应立即通知硬件维护人员关闭离职员工的注册账户。 4、OA系统是集团内部信息传递的重要渠道，上班时间应主动打开OA，较长时间离开计算机应及时标明。 5、提倡员工充分使用OA系统，发挥各栏目的功能和作用，利用办公自动化系统，实现网上讨论、交流和信息的及时披露，减少纸张使用。 6、及时阅读、回复、处理OA上发布的信息和邮件。7、不得滥用OA服务器的空间，对存放在OA服务器上的邮件应经常维护、及时清理，删除不必要的文件。8、使用公司OA发布信息须注意符合中文使用习惯和公司管理规范，不得出现收件人排序错误、发文格式错误或错别字等情况。信息文稿中出现错误信息或错别字，按每处错误罚款5元进行行政督导处罚。9、公司OA各栏目使用权限和使用方法由董事会办公室负责设定，硬件维护专员负责实施和解释。10、集团在共享专栏中发布信息（包括共享信息、公司新闻、公司公文、公司制度、企业文化栏目），资料由各相关部门、相关人员提供，经董事会办公室负责人审批后予以发布。审批件由董事会办公室内勤存档。11、集团下属各公司在共享专栏中发布信息（包括共享信息、公司新闻、公司公文、公司制度、企业文化栏目），资料由各相关部门、相关人员提供，经各公司行政部门负责人审批后予以发布。审批件由各公司指定专人存档。12、禁止在公司OA上发布私人信息，电话号码等个人通信方式改变应通知内勤人员，由董事会办公室内勤统一发布。13、与工作无关的信息不得以邮件的形式在公司OA上群发，提倡在“在线论坛”等栏目中进行广泛交流。 14、公司规定可发布的信息a)公司发生的有报道价值的新闻、消息（如项目开盘、参观接待、工程招投标、各种会议等正面报道）。b)各项目可宣传的销售动态； c)公司开展的各项活动情况； d)可对外公布的工程进度； e)客户、业主、社会表扬信； f)公司获得的各项荣誉及各种称号； g)其它经董事会办公室负责人审批可向外披露的信息。15、未经批准不得擅自发布的信息a)公司财务资料；b)公司纳税情况；c)公司的经营策略；d)公司的营销策划方案；e)公司将要实行，但尚未公开化的各种方案决策；f)公司项目开发成本控制情况；g)有可能给公司造成负面影响的各种信息。16、凡违反以上规定，有过错事实者予以行政处罚，后果严重者按过错责任追究制追究领导者责任。（三）、虚拟局域网管理方法1、虚拟局域网是为保证集团各网络软件传递数据的安全性而实施的，为集团网络安全的重要设备，为保证集团各办公区域间数据传输的安全高效，特针对虚拟局域网设备的管理作此规定。2、虚拟局域网的实施只针对集团各网络软件系统（即集团OA、集团财务系统、集团售楼系统、集团资金管理系统、洁华收费系统）的访问有影响，不影响各办公区对其它网站的访问。3、各办公区虚拟局域网设备归属集团，各办公区应有专人负责管理。移动用户使用的虚拟局域网移动模块，不得外借。各使用者应妥善保管。如有遗失应及时通知集团网络管理人员。4、集团总部办公区、成都公司办公区、佳丰地产办公区、洁华物业总部办公区安装有虚拟局域网的网关设备，较为重要，为在发生故障时减少故障时长，各办公区设备应指定专人负责管理和简单维护。5、由于采用虚拟局域网的方式访问集团各网络软件系统，对集团全域局域网有一定要求，对此，严禁集团虚拟局域网内用户使用bt、emule等占用较大上行带宽的软件，同时要求大家及时更新操作系统的补丁和升级杀毒软件。6、为更好利用集团网络资源，要求集团各终端（即计算机名）应采用真实姓名中文和完整的计算机工作组。（四）、集团网络软件系统管理维护方法1、现集团服务器运行有多个集团网络软件系统，为保障集团服务器的平稳运行，保证集团数据安全，特针对网络软件系统做如此管理规定。2、集团网络管理员负责保障服务器的正常运行、数据的备份及网络软件调整时的协助。3、集团各网络应用软件的使用说明，各使用单位应向集团网络管理员提供备份。4、集团各网络应用软件的权限划分由集团网络管理员具体实施，各网络软件的使用部门应将权限划分的确认文件交集团网络管理员处存档。5、如在使用过程中对软件权限需进行调整的，相关部门应填写工作衔接函，并由相关部门负责人确认后交集团网络管理员实施。6、由于集团服务器上有多个软件系统在同时运行，为保证集团网络软件的正常安全运行，在各软件进行系统升级和改动时，应在集团机房里现场解决，不允许远程维护和管理，各网络软件使