韵文同学会-第3届年会策划案.doc

世界因为我们的存在而更加美好！2012年韵文同学会第三届年会策划案时 间：2012年12月22日 一、活动流程：1、3:00 - 5:00PM 签到时拿用餐座位牌2、5:10 - 6:30PM 团年饭（围餐）3、6:30 - 10:30PM 同学会理事致辞，学习分享，节目表演，游戏，抽奖，自由交流（具体以最后节目安排表为准）二、活动方式 1、活动目的： 欢聚、欢乐、（待定，大家可以给建议）2、活动主题：扬帆起航（待定，大家可以给建议）3、活动时间： 2012年12月22日 3:0010:30 4、活动地点： 待定 5、参会人员： 目标：400人 实际：共计 人6、组织架构： 总监副总监副总监财务组资金礼品感召（佛山）机动组会场设计物资组副总监副总监副总监节目检视会场布置主持礼仪资金礼品感召（广州）会场餐饮路线引导（一）、筹备小组内部联系表 组 别联络人电 话总统筹总 监副总监会场设计会场布置副总监财务组资金礼品感召（广州）副总监物资组礼仪组签到组接待组迎宾组颁奖组主持组：男主持4人女主持4人男主持1：待定女主持1：待定男主持2：待定女主持2：待定男主持3：待定女主持3：待定男主持4：待定女主持4：待定组 别联络人电 话副总监资金礼品感召（佛山）机动组路线引导副总监会场、餐饮节目检视后勤组舞台音响组灯光组摄影组嘉宾感召组总指挥（二）、各小组职责与分工1、 总 监：统筹全体，监控整个活动的进展和质量，对全体参加人员和活动结果负责，负责整个活动统畴和监控； 2、副总监： 协助总监监控活动整体进展和质量；协助总监跟进各组的工作部署和成果，其中：-负责跟进财务组、XX组、XX组的工作部署和成果；-负责跟进住XX组、XX组工作部署和成果；审批XX预算内的费用；3、感召组：礼品，资金，嘉宾a) 负责感召导师、教练、助教及嘉宾，跟进与沟通b) 负责感召资金、物资保质保量及时提供c) 直接向 总监负责4、 物资准备组：组长：a) 负责活动所需物资的采购、清点和保存工作，保质保量及时提供；b) 确保活动期间所需要的物资在12月22日上午10点前到达会场；c) 直接向 组长负责；5、 舞台设计组：组长：a) 负责活动现场的舞台和会场设计；b) 确定会场布置需要的物资清单及价格，分别报物资及财务组长。c) 负责活动当日现场的布置工作；d) 直接向 组长负责。6、 财务组：组长：a) 负责对整个活动提供预算，并报总监团审批；b) 负责活动所涉及的资金的登记及使用；c) 负责定期公布活动期间的财务状况；并对活动费用进行结算；d) 直接向 总监负责。7、 策划小组：组长：a) 负责整个活动的策划计划和时间安排，并执行落实；b) 负责协助总监办与各小组沟通，明确各小组的工作内容和时间安排。c) 对整个活动进行总结，并整理文档交 ；d) 直接向 汇报并检视各小组工作的完成情况。8、 宣传礼仪组：组长：a) 负责媒体宣传、摄像录像、回收感谢信等外联宣传工作。b) 负责派发邀请函、邀请信。c) 负责本活动的宣传。d) 负责活动当天的来宾登记的接待。e) 直接向 组长汇报。8、交通组：组长：A、 负责活动期间人员和物资的交通安排工作。B、 确保所有同学和嘉宾准时达到会场。C、 直接向 总监汇报。9、节目检视组：组长：f) 负责活动期间同学的节目安排及节目检视；g) 负责活动当天节目的落实；h) 直接向 总监汇报。10、后勤组：组长：i) 负责。；j) 负责。；k) 负责。协调处理；l) 直接向 总监汇报。12、机动组：组长： 、协助总监检视各环节及进行机动支持； 、直接向 总监负责； 三、筹备工作具体实施计划 - 筹备实施阶段（11月23日 12月22日）为了真正意义的做到一次难忘“活动”，我们必须及早对此次活动做出周密的计划，把工作落实到韵文同学会的每一个家人身上，高效、严谨的开展各项准备工作。 主要工作内容完成时间完成标准责任人1会场设计待定2会场布置待定3财务组待定4资金礼品感召（广州）待定5物资组待定6主持礼仪待定