8采购-库存-财务流程.doc

采购-库存-财务流程1一、采购入库单31、通过调用采购订单生成：3步骤一，做采购订单3步骤二，调用采购订单生成采购入库单6步骤三，价格跟踪72、通过估价入库单红冲生成：10步骤一，做估价入库单10步骤二，估价入库单红冲转采购入库单113、直接做采购入库单12二、采购退货单121、调用进货单进行退货122、直接退货14三、付款单141、预付账款增加方式15(a)做采购订单时付订金15(b)通过付款单直接做预付款152、付款方式：17（a）使用预付款账户17（b）付款单18采购-库存-财务流程在实际中，采购、库存、财务以及各报表环环相扣，所以特增加一个贯穿以上模块的演示流程方便大家更加轻松容易的将实际当中的操作流程应用到软件中。首先，我们要明白在软件当中的采购流程是怎么样的，如图7-4-1 采购入库单采购订单估价入库单采购退货付款单费用分配单入库质检单采购（退货）结算调价单只影响往来单位的应收款，而不改变商品成本价格。商业物料采购计划图7-4-1流程说明：以上流程图表明了系统中的采购流程，首先是如何采购入库，采购入库有3种方式：一是调用采购订单，二是通过估价入库红冲，三是直接做采购入库单。商品采购入库之后可做采购入库质检单（入库质检只是作一个记录，并不影响库存，例如：当采购质检发现有一些商品质量不达标时可能会涉及到退货，在此只是对退货这种处理方式做一个记录，实际并没发生退货，即库存没有减少，退货还得通过采购退货单才能完成）、退货单、采购费用分配单以及采购（退货）结算调价单。下面我们就根据以上流程图来介绍围绕采购的库存、财务变化。采购入库简介：采购订单采购入库单估价入库单采购入库单采购入库单这种方式是针对根据采购计划进行采购的情况，在下采购订单时可以支付订金，预付账款增加，库存不变，采购入库以后，应付增加，库存增加。详情请参见以下详细介绍。估价入库主要是针对先货后款的方式，例如货已经到了需要入库，但是相关的成本单据还没到，所以不清楚成本只能暂估成本，此时入库，库存增加，暂估入库账款增加；等到单据到了以后，再红冲转采购入库单，库存会根据采购入库数量相应增加或者减少，应付增加。详情请参见以下详细介绍。这种方式应该是最简单的一种方式了，直接采购入库，不用订单，入库后，库存增加，应付增加。详情请参见以下详细介绍。一、采购入库单1、通过调用采购订单生成：采购订单有两种方式生成，一是直接做采购订单，二是根据商业物料采购计划生成。步骤一，做采购订单方式一，直接做采购订单（即采购计划）：做采购订单：例如，直接制定一个采购计划，采购商品“材料一”10片，并设置“到货日期”，超期未到货（即未入库）在登录系统后系统会自动报警。如图7-4-2图7-4-2（a）采购订单左下角账户支持多账户付款（库存现金、银行存款），例如付订金。采购订单审核后可生成凭证，生成凭证有3种方式：一是手工记账，详情参照章节12.1；二是凭证引入，详情参照章节12.13；三是在系统/系统设置/财务设置中勾选“进销存单据立即生成财务凭证”自动生成，详情参照章节5.3.5。（b）库存变化：采购订单的完成不影响库存，即库存不增加。（c）财务变化：应付不变；若做订单时有支付订金，则该供应商的预付款合计增加。如下图：方式二，通过商业物料采购计划生成：商业用物料采购计划（MRP）：是根据销售订单，并根据当前的存货情况等信息，来智能计算需要采购的高级计算工具。可以直接做MRP运算，也可以调用销售订单做运算。在此我们详细介绍调用销售订单做MRP运算这种方式。（a）调用销售订单做运算先做一张销售订单，如下图：库存情况如下：（b）做MRP运算A、勾选当前库存：必须保证要考虑的库存属性必须勾选“参与MRP运算”，选择销售订单，进行MRP运算，结果如下图： 生成的采购建议数量为35（销售订单数量-库存数量）B、勾选当前库存、采购订单：则会排除采购订单以及库存余量，例如，采购订单有10个，最后计算出来的数量就应该为25（50-15-10）C、勾选当前库存、采购订单、草稿单：草稿单包括采购草稿单和销售草稿单，MRP计算出来的建议数量应该为“计算数量-库存-采购订单-采购草稿单+销售草稿单”D、勾选当前库存、采购订单、草稿单、销售订单：MRP计算出来的建议数量应该为“计算数量-库存-采购订单-采购草稿单+销售草稿单+销售订单”E、勾选当前库存、采购订单、草稿单、销售订单、库存下限：必须保证仓库中的库存下限，MRP计算出来的建议数量应该为“计算数量-库存-采购订单-采购草稿单+销售草稿单+销售订单+库存下限”（c）下单：确认生成的采购建议准确后，可以通过右方的“下达”按钮生成采购订单，在“采购订单查询”中查询。在下单的过程中，可以通过上方按钮批量指定供应商、入库库房、部门、经手人以及制单日期，也可以在下方表体中独立指定相应内容，如下图：另外，直接做MRP运算方式，是在计划选择表体中“货品名称”一栏直接输入需要采购货品（可直接选择或者输入货品名称拼音简码，例如桌子输入“zz”回车即可），在“计算数量”中输入计划采购数量，如下图。步骤二，调用采购订单生成采购入库单（a）选择供应商，点击下方“选择订单”按钮，调用采购订单分为两种方式一是“按单调用”，显示该供应商的所有未完成采购订单，也可以通过选择要查询的时间段或者具体的单据编号来筛选符合条件的采购订单，如图7-4-3；图7-4-3二是“按行调用”，分上下两部份显示，上方显示为单据信息，下方显示所选单据的内容，在本次订货栏中输入此次入库数量，点击确定即可。如图7-4-4所示。图7-4-4步骤三，价格跟踪若在系统/系统设置/录账设置中勾选了“进价跟踪”，并选择相应的“价格跟踪方式”（包括单价、折后单价、税后单价、跟踪折扣4种方式，系统默认为跟踪单价）则会提示“是否使用进价跟踪”，若选择是则表示进行下次采购活动时系统会自动调用与使用进价跟踪的供应商发生的最近一次采购进价；反之，系统则自动提供该商品对应的最新进价。例如，第一次在供应商1采购入库时价格为5元，第二次在采购供应商2采购同样商品价格为10元，若使用进价跟踪，则下一次在供应商1采购同样商品时系统自动提供5元的采购进价；反之，即使是在供应商1采购同样商品价格也是10元。步骤四，付款，在做采购入库单时付款，如图7-4-5，总的价格合计为97.95元，用库存现金支付7元，再折让0.75元，那么，应付账款就应该为90元，可以调阅会计凭证查看，如图7-4-6。也可设置付款期限，如果超期未付款，系统会自动报警。 图7-4-5 图7-4-6(b)库存变化：库存增加，上图采购入库数量均为5，如图7-4-5 注意：成本单价采用的是加权平均法，即（月初结存库存金额本月购进库存金额）/（月初结存库存数量本月购进库存数量）(c)财务变化：应付增加注意：采购入库时调用采购订单，对于同一单据只能采取一种调用方式，即按单调用或按行调用；采购入库也可以多次调用采购订单，直到完成为止。2、通过估价入库单红冲生成：估价入库单主要是指先货后款的情况，货已经到了，但是相应的单据未到，所以不知道入库成本，此时可做估价入库。步骤一，做估价入库单估价入库也有两种方式，一是直接做估价入库单，二是调用采购订单生成。在这里我们介绍直接做估价入库单的方式。库存变化：估价入库单过账后，库存增加，如下图财务变化：单据过账后，生成会计凭证如下图，应付账款（暂估应付账款）增加步骤二，估价入库单红冲转采购入库单进入要转入采购入库单的估价入库单，在表体中右键选择“估价入库转采购单”或者点击下方“估价转采购”按钮即可，此时会弹出采购入库单据页面，此时可修改相应价格信息。库存变化：库存根据采购入库单的实际数量而变化财务变化：应付账款根据采购入库单的实际金额而变化3、直接做采购入库单库存变化：库存增加财务变化：应付增加二、采购退货单退货单可通过调用原进货单（即采购入库单）进行退货，当然可以实现退一部份，而不是整单退；也可以不调用进货单，直接退货。1、调用进货单进行退货在单据上方选择供应商，点击下方“原进货单”按钮，选择要退货的单据即可调出此单据上的所以入库商品，输入退货数量、单价。若成本核算方法为加权平均法时，勾选了系统设置中那么在退货以后，库存余额减少值即为单据上的值。图一，退货前库存余额表图二，勾选退货后库存余额表图三，未勾选退货后库存余额表，因为原进货单的单价为4，尽管退货单上单价为5，最终库存减小值仍为原进货单单价*退货数量（4*2）而不是单据上的（5*2）生成的会计凭证如下图：2、直接退货在表体中直接选择欲退货商品，输入退货数量以及退货单价即可。库存变化：库存减少财务变化：库存余额减少，应付减少，且减少量为单据上的值，与是否勾选“采购退货单成本使用单据上价格”无关；若退货时使用了“预付账款”账户则预付账款增加。三、付款单在介绍付款方式之前，我们先介绍一下预付款的用法，在本系统中，预付账款可以由两个部分构成。一是，做采购订单时付的订金，会导致“预付账款”账户金额增加；二是通过付款单直接做预付账款。而在采购中使用预付款也分两个部份使用，一是采购入库单时，使用预付账款账户；二是做付款单调用采购入库单时，使用预付账款账户。1、预付账款增加方式：(a)做采购订单时付订金如图7-4-2，在做采购订单时在“库存现金”账户支付10元订金，其会计凭证如图7-4-7所示，预付账款增加10元，库存现金减少10元。图7-4-7(b)通过付款单直接做预付款勾选单据上方“支付预付账款”选项即可，如图7-4-8，单据过账后，预付账款增加，其会计凭证如图7-4-9 图7-4-8 图7-4-92、付款方式：（a）使用预付款账户A、做采购入库时付款：可调预付款账户单据审核过账以后，预付款减少，生成会计凭证如下图库存变化：库存增加财务变化：预付账款减少，应付账款增加B、做付款单时使用预付款账户（b）付款单付款单也分为两种方式，即按单结算和按行结算。（a）按单结算：主要介绍按单结算中的“自动分配”方式自动分配用于现在付款额小于结算金额时，要求必须在调用多单据之前，先填入本次付款金额。再选择相应单据，点击“自动