采购管理制度(20121113)改.doc

成都域上和美投资有限公司采购管理制度第一条 总则规范采购操作流程和方法，确保采购质量和采购适用性，符合公司整体日常管理规定。第二条 目的选择合格的供应商并对采购过程、采购成本进行严格控制，确保供货商提供的物料满足公司规定要求。第三条 适用范围本制度适用于公司各项物料采购时，供应商选择、质量及价格之比选和审核、下单、订购、验收、入库、出库等，除另有规定外，悉依本制度处理。第四条 权责（1）申请部门：负责提供所需物料相关要求：规格、型号、参数、参考价格、申请数量、预算费用、采购周期、技术及质量要求等，并填写采购申请计划，按要求逐级审批。 （2） 执行部门：在公司成本控制部等相关职能部门组建之前，由公司行政部暂行负责物料采购的统筹和管理工作，并根据经审批的采购申请计划表执行具体的采购工作。（3） 效果反馈：行政部根据审批后的采购申请计划，与申请部门最终确认产品规格、质量要求、采购周期等相关问题，如在采购过程中有价格变化较大或有性价比更好的产品或替代品等，行政部应及时与财务部和需求部门协商一致后再购买。（4） 物料验收：申请部门和行政部共同负责对采购回的物料进行验收确认。第五条 采购计划制定（1）常规物料采购a.行政部需根据公司实际情况，核对公司常规物料的安全经济库存量，并根据日常领用情况确定实际缺口物料的品种、规格、数量等在每月末编制月采购申请计划经逐级审批后实施采购。b.月采购申请计划经逐级审批后，行政部与财务部各持一份，行政部依月采购申请计划进行采购作业。财务部根据月采购计划安排采购所需的资金。（2）临时物料采购由需求部门填写采购申请计划表后交由行政部、财务部，总经办逐级审批后，行政部根据采购流程，进行采购作业。需求部门至少要给予5天的采购周期。（3）项目委托采购A.关联公司异地物料采购（主要指拉萨公司企划项目所需物料，如广宣品、媒介品等），在综合人力资源配置、设计、价格、产品质量、地区差异化等因素后，可委托成都公司行政部调拨采购；b.异地项目需按照具体格式及要求填写采购申请计划表，经关联公司逐级审批后，与行政部沟通和确认具体采购事宜；关联公司至少要给予7天的采购周期c.行政部收到关联公司采购申请计划表后，根据采购流程安排作业。（4）特殊物料采购 如媒介采购、项目活动等，原则上按照采购流程执行，涉及到特殊情况，需写情况说明，逐级审批后，行政部根据采购流程作业。第六条 采购流程 1、供应商比选1)、供应商名单：a. 常规物料：行政部考核常规物料供应商，筛选后形成【合作供应商名单】并逐级审批，经确认后供应商需提供经营资质证明文件存档，供应商名单定期更新，原则上从名单里选取供应商；有变动需审批备案。b 临时采购：特定物料，可由申请部门提供供应商名单，行政部进行审查和比价后，方可按要求和流程采购。c. 公开招标：采购金额在 元以上的（含）或有特殊要求的，需进行公开招标、或邀标、或竞争性谈判、或询价采购。d. 特定采购：董事长、总经理指定的品牌及具体商家，行政部可不进行招标等，在质量符合要求且价格合理的情况下可直接采购。2）、行政部最少应挑选三家供应商询价，以作比价、议价依据；3）、行政部在核价时，认为需要再进一步议价的，则由行政经理亲自与供应商议价；4）、总经办在核价时，均可视需要再行议价或要求行政部部进一步议价；5）、特殊产品及固定代理商物料，需对方提供相关资质证明审核后，方可不进行三家比价，但要参照同行价格标准进行具体的谈判。2、价格调查 1）、已核定之物料，行政部须经常分析或收集市场资料，作为控制和降低成本之依据； 2）、公司各有关部门，关联公司等均有义务协助提供价格信息，以利行政部比价参考； 3）、已核定之物料采购单价如有上涨或降低，应附上书面原因说明并审核通过后方可执行； 4）、采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价；3、 询价和比价1）、根据采购物料的品种、规格、技术要求、数量、和交付期的不同，行政部应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；2）、采购员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；3）、在得到供应商的报价信息后，采购人要对供应商的报价信息进行品种、规格、技术要求、数量、质量、交付期等方面进行核对，以保证供应商提供的物料符合公司实际的采购要求；同时要对供应商所报的价格、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；4）、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购员应送需求部门确认；5）、专业材料或用品，行政部应会同需求部门共同询价与议价；6）、在供应商的报价条件不能满足要求时，采购员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。4、 订购作业1）、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购订单（合同），订单需要列明至少下列条款：a、 供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；b、 采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；c、 订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数；d、 价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款e、 交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。f、 付款方式g、 标识：物料本身或包装上的文字标记（订单号、供应商、品名、规格、单位包装的数量/重量、批号）。h、 所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）。i、 质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。j、 装箱清单（送货单）和销售发票的要求。2）、采购（合同）订单经行政部审核，总经办批准，加盖公司合同章生效。采购单一式二份，双放各保存一份。行政部负责采购订单的存档。3）、采购员应控制物