AJ-ZB-010行政主管日常工作规程.doc

行政主管日常工作规程 目的根据国家有关法规及公司章程，明确了行政部门基本工作流程，保证部门日常工作的规范实施。 适用范围适用于行政部门主管职务日常工作。 定义本条例所称“公司”指安家传媒集团旗下的所有公司及相关公司。（此规程根据行政部工作及公司的要求而不断完善。）内容：行政管理类：一、 公司所有公用设备的维护和管理1. 负责公司所有公办设备：如电脑、打印、复印、扫描、传真、监控等设备的维护和日常管理，并及时制定工作模版及流程，保证其他部门工作的正常进行。2. 所有办公设备的供应商和合作商必须质量保证的前提下保证价格的最低标准。并且每年对供应商和服务商进行沟通，对于不符合要求的供应商进行更替。3. 监督长途电话的使用工作和管理工作。任何人不得使用公司电话联系私人事项，一经发现按规定罚款。二、 负责公司所有外联、接待和行政事务的处理等工作1、 负责公司所有来客来访的接待安排并制定接待流程和相应接待模式。2、 负责公司所有外联的事务性工作，如工商、年检、税务、政府等的联系和沟通工作，保证公司正常运营的外部环境。3、 处理公司所有运营管理过程中的事务性工作，并保证公司及各部门工作的正常运转。三、负责固定资产管理工作：资产代码1、负责管理公司所有固定资产并做好资产的申领登记、采购登记、维修登记、报废登记及资产排号等，公司固定资产有：电脑显示器、主机、键盘、鼠标、桌子、椅子、柜子、打印机、复印件、传真机、扫面议、电话机等。AJ-XS001电脑显示器电脑主机电脑键盘AJ-ZJ001AJ-JP001资产名称资产代码电脑鼠标AJ-SB001办公桌子AJ-ZZ001办公椅子AJ-YZ001柜子AJ-ZG001打印机AJ-DY001复印机AJ-FY001传真机AJ-CZ001扫面议AJ-SM001电话机AJ-DH0015.行政部存档4.申领人员签字确认3.资产表信息便跟2.行政部确认清理工位1.人力资源部安排工位并通知行政部新入职人安排流程老员工申请流程5.行政部登记存档4.申领人签字确认3.行政部进行配备安排2.相关部门负责人审批通过1.使用人在OA起草申请2、负责公司人员资产申领配备及移位安排并做好登记，流程如下备注：所有固定资产编号一般为：安家头个字母+资产名称头两个字母+三位数的数字编码从001-9996.行政部登记存档5.通知杨德才做报废处理4.相关部门负责人审批通过并签字确认3.填写安家固定资产报废申请表2.网管诊断确认无法继续使用1.使用人报备至行政部3、 负责资产报废：电脑显示器、主机、键盘、鼠标报废流程：4、 负责保管公司各工位柜子钥匙，做好个人员钥匙领用登记及配钥匙申请等。 1.领用人直接向行政部申请2.行政部根据申请人办公需求配用钥匙3.领用人签收确认4.行政部登记存档5、 钥匙领用流程：6、 根据柜子的资产编码在钥匙上和和锁扣边贴相对应的编码，以便查找，一般跟随钥匙柜的编码进行编辑，列如柜子编码是AJ-GZ001，那么钥匙编码就是AJ-GZ001s1，如果一个柜子两个锁头那第二个钥匙锁头编码为：AJ-GZ001s2。7、 每个柜子钥匙行政部需备留一把（财务部及特殊人员除外），并将备留的钥匙保管好。8、 对公司所有设备进行管理和盘点，定期接受部门领导与财务部的监督和审查。9、 公司相机、采访机、移动硬盘等贵重办公用品的保管以及使用记录。10、 负责离职人员资产检查及工位清理详细流程如下：结束5.2行政部在离职单上的负责栏备注参考资产价格6.2将情况及参考价格以邮件形式发至财务主管审核同时抄送给总编办主任4.2资产损坏或丢失6.1清理工位理工位4.1资产完好无缺5.1行政部负责栏签字确认3.行政部对离职人员工资资产进行检查2.相关部门负责人签字确认1.人员填写离职申请表10.1、 离职人员工位固定资产检查流程：10.2、如发现申领过的非易耗品丢失或损坏及时告知上层相关负责人，流程请参照上条“离职人员工位固定资产检查流程”。10.2、 人员离职后对原工位的电脑密码进行更改或保存，并将离职人员电脑内资料以部门为单位以个人文件夹建立上传至公司服务器的离职人员文件夹内。服务器IP：192.168.240.310.3、 人员离职后及时通知卢宝珠变更资产编码、固定资产电子版表。四、 负责公司企业文化建设的行政支持，如办公室装修设计等，负责公司内外会议及展会的布置及安排。详操可参照展会布值流程、品牌活动参与流程五、 区域卫生管理 1. 保证公司及接待区域的卫生干净、无杂物。并制定详细的卫生管理条例。2. 对公司废旧物品的收集、回收等工作，做到节约成本；废品收集人电话其利3、对于纸张的管理：所有纸张要求双面使用，对于一些废旧单面平整纸张进行回收整理后，进行二次使用。使用前确保纸张无粘贴、无书订、无脏污，可使用。整理平整后分专门区域进行存放。4、公司不允许打印私人文件，要求所有超过10张的打印必须进行登记（打印机上方登记打印信息）。做好监督。六、 车辆管理1、负责公司所有车辆的管理，包括购买、维修、保养、使用、保险、报废等过程中的所有管理。2、对公司的车辆的耗油情况进行监控，每月报销前找历史耗油记录查看费用是否合理；3、对汽车保险、车辆保养、车辆维修等相关报价进行同行对比；由司机提供相应单据及电话，并在从网上搜索另外两至三家进行同价比较。性价比最高着为优先选择合作方。4、 核对并催办每个月的停车费。七、行政事务1. 负责行政前台的管理和其工作的监督执行，并对行政前台工作进行指导，承担相应的责任。每天下班前必须批完及归档所有OA审批文件。发现明显有问题的审批单进行核实，如发现有虚假填报的情况，按公司规定对当事人进行处罚。2. 负责与物业的沟通和联系，其中所有物业通知均需告知相应领导并第一时间安排好相应工作。3. 所有公司电脑密码的备份及备查。4. 协调处理各部门事物，如有违规或需要完善制度之处需要第一时间反映给直属领导。5. 公司短信、物料、库房、采购等行政类工作及工作岗位的管理和指导工作。配合人力资源部的招聘、集中面试、展位布置、入离职配合等工作。八、 网络管理类1、 做好外包网络的管理工作，与外聘公司做好沟通2、 每年对外包公司的工作情况进行分析讨论，对是否需要更换或需要提升服务做好报告。3、 做好公司所有服务器、图片服务器、设计部服务器的维护和日常检查，并同网络管理人员一起做好数据备份工作。4、 保证电话、网络、传真等设备的正常使用和定期维护。5、 与网络或电话相关的其他工作正常运行。八、保洁1. 对公司保洁人员的工作进行监督，每天检查公司每个办公区域的卫生是否合格，维护好公司外观形象。2. 每天下班前及上班后检查各公位是否整洁、干净，椅子摆放是否整齐，如发现有不整洁之处，第一时间整理好并记录当事人姓名，警告提醒一次，再犯者按公司卫生制度对当事人进行罚款。九、视频会议1. 负责公司会议室视频会议设备的管理及视频电话的续费；2. 每月初找视频电话合作单位打印上月清单，让总编办主任审阅后交至财务部存档。公司名称：全时会议公司地址：北京市朝阳区酒仙桥北路甲 10 号院 402 楼德信大厦 B 座二层联系电话：400-810-3657传真号码：010-599335553.视频会议系统为新加坡进口设备，用于与海南木棉湖与成都希望集团的联系沟通之用，熟悉各类操作及设备日常维护。有问题可联系成都希望集团的工程师：冯工、展架统计及绩效审核5.结束4.根据投放情况考核每月平衡计分卡（行政负责栏）2.行政部收到流程3.核对通过并登记1.展架投放人通过OA申请流程对各部门的公共事务进行协调管理，包括发行展架的统计及考核，其他部门事务性协调管理。(我的电脑E盘常用展架新统计展架)1. 流程如下：七、 出单等行政单据进行审批归档。发现明显有问题的审批单进行核实，如发现有虚假填报的情况，按公司规定对当事人进行处罚。详细操作见关于展架及竞争媒体考核的工作说明（此工作目前由前台进行操作，行政主管要监督和审核考评情况，不得出现任何差错。）十一、成本控制1、 对所有公司对外付款项目进行成本的审核和调查。2、 对所有公司采购物料的成本进行审核和控制。确保物美价廉。十二、客户中心的管理：包括注册、更新、更换、撤销及相应的考核，详操参见客户中心管理制度十三、领导安排的其他工作。活动类一、 活动前期1、 熟悉活动的目的及活动相关注意事项2、 了解活动邀请人员的级别及需要特别注意事项3、 熟悉北京所有四五星级及其他活动需要场地的面积及报价。并进行每场活动活动场地的甄选与成本控制。4、 前期认真监督各活动出口部门填写品牌活动参与流程表。5、 负责活动所有物品、礼品的采购，与采购一起控制成本。6、 熟悉活动所有喷绘、搭建商、灯光舞美的资质、价格等，做好成本控制，并确保满足活动需求。7、 将活动前期的准备工作形成模版。8、 对每一环节做好拍照存档工作。二、 活动中1、 配合活动组织方进