招采管理体系文件FXNJZBBZ12合同签订管理标准.doc

招采管理体系文件FXNJZBBZ12合同签订管理标准 FXNJ-ZB-BZ-12合同签订管理标准1.目的1.1.为规范方兴地产南京公司（以下简称“方兴南京”）经营行为，建立公司良好的经营管理秩序，特制定本管理标准。 2.适用范围2.1.本标准适用于方兴南京及其隶属管控的下属公司的工程、设计及其顾问、监理、造价咨询、前期（不含报批报建费用）等工程开发类单项和集中招标采购合同签订管理，一级开发涉及的上述种类业务可参照执行。 2.2.不适用于营销、运营、资金运作、行政管理、财务税费等等非工程开发类业务。 3.3.原则3.1.公司所有对外经济合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理。 各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、签订合同和审批合同，任何违反授权范围的审批、签发、签订的合同均是无效的，责任人应承担由此引起的经济和法律责任。 4.4.定义4.1.从合同从属依赖关系上，合同分为主合同和补充合同（补充协议）两种形式。 4.2.合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议；若该合同有补充合同存在，则该合同称为主合同，其不依赖其他合同而能独立存在。 4.3.补充合同（补充协议）相对于主合同的称谓，是指当事人对于主合同中的内容没有约定或者约定不明确，通过友好协商而达成的补充约定协议，其从属于主合同，不能独立存在，必须以主合同的存在并生效为前提。 4.4.合同的组成合同一般由合同条款（商务部分、技术部分）、工程量计价清单、合同附图三部分构成。 4.5.以下“合同”除特殊说明外均包含“主合同”和“补充合同”。 5.职责5.1.公司法人代表或其授权委托人负责合同的签署。 5.2.招标采购部门负责合同的起草、组卷，组织合同谈判、签订及交接手续的办理。 5.3.前期开发部门负责政策协调类合同的谈判起草及征地协议、前期咨询类合同的执行。 5.4.营销管理部门负责营销策划类合同的执行。 5.5.设计管理部门负责工程材料类合同附图的审核、确认；负责设计类合同技术条款的执行，同时负责设计类合同变更的审核。 5.6.工程及HSE管理部门负责工程类、技术服务类合同的执行，同时负责合同工程量、设计变更和工程洽商的审核；负责合同技术要求、HSE条款的起草、审查及执行监督。 5.7.综合管理部门负责负责合同专用章管理和合同文本及相关资料的归档。 5.8.财务管理部门参与合同条款审核。 5.9.成本管理部门负责合同工程量计价清单的审核及确认；作为合同的管理部门，负责对合同签订的审查，负责合同执行情况的跟踪、监督、评估，建立合同管理台账。 成本管理部门负责合同进度管理条款的审核、监督，配合做好合同进度执行情况的评估。 6.管理规程6.1.合同的起草6.1.1.合同的起草6.1.1.招标采购部门负责项目建设类合同商务部分的起草、汇稿，审批和签订。 各需求部门负责合同相关技术部分内容的起草。 HSE管理部门负责与合同有关的安全协议的起草。 成本管理部门负责工程量计价清单的审核和确认。 设计管理部门负责合同附图的审核和确认。 各部门根据部门职责协助招标采购部门对合同相关内容的起草。 政府行政性政策协调类合同一般由政府机关直接起草，需求部门对接谈判和审核后提供给招标采购部门。 6.1.2.合同主办人在合同起草前，应先在综合管理部合同管理人员处对合同编号、合同名称进行登记、备案。 合同编号按公司的统一项目合同编号规则制定，并在合同文本中明确。 6.1.3.合同编号方式如下年份项目名称代码科目编码三位合同排序。 6.1.4.科目编码分为工程类合同-GC，营销类合同-YX，前期类合同-QQ，设计类合同-SJ，咨询类合同-ZX。 6.1.5.项目名称不宜过长，原则上限制在五个汉字以内。 6.1.6.合同编号应在某年度内，某项目下，同一科目编码内连续编号。 6.1.7.合同名称应明确表述合同的主要工作内容，以便合同的归档、查阅等。 合同文本封面原则上按标准化模版制定。 合同文本封面模板参见合同文本封面（示范文本）（附件FXNJ-ZB-BZ-12-C01）。 6.1.8.合同文本中除主要合同条款外，还应包含双方单位全称、合同生效日期、合同对方法人代表等。 6.2.合同的审查6.2.1.合同的审查6.2.1.招标采购部门将协商确认的合同按“审批程序”提交各相关部门及公司领导会签审批。 各级审批人员负责就其职能范围对合同进行审查，以保证合同的主要条款、内容、合同的合法性、严密性、可行性。 6.2.2.合同审核部门主要审查的要点a.需求部门审核合同中技术规范、管理要求、主要技术要求、技术参数是否符合要求等。 b.成本管理部门审核合同的付款方式是否同招标文件；合同标的、计价方式及计量方式是否明确；计价依据是否完备；工程量计价清单是否正确；合同价款调整的适用条件是否明确；合同中的数量、质量是否符合有关规定和公司要求；是否有保修条款；合同的履行期限、地点和方式是否确定。 c.财务管理部门:审核保函及违约责任是否明确。 d.法务部门审核合同的风险条款、法律条款及总体合同条款，是否明确了“廉洁合作条款”或阳光协议书，作为合同的组成部分。 e.设计管理部门审核合同附图，合同附图是否符合招标文件及招标补充文件的要求，与中标的合同范围、技术要求是否一致，该审核采取线下审核，并签章确认。 6.3.合同审批与签订6.3.1.合同审批与签订6.3.1.合同审批前置条件6.3.1.1.合同审批的前置条件除“政府行政性政策协调类合同”外，无特殊原因，其他合同进行合同审批前必须完成招标采购流程并完成定标审批；确因情况紧急，需同时提报定标审批及合同审批的，则需定标审批及合同审批均审批通过后才能进行合同盖章。 “政策协调类合同”无需进行招标采购程序，但须由需求部门通过OA发起签订政策协调类合同的请示并说明相关事宜，待请示审批通过后将合同文件及请示审批单一并转交招标采购部门进行合同审批。 6.3.1.2.补充合同（补充协议）审批的前置条件补充协议进行合同审批前必须由招标采购部门（政策协调类由需求部门）通过OA发起签订补充协议的请示，说明签订补充协议的原因、金额、对主合同的影响等，待请示审批通过后由招标采购部进行合同审批。 6.3.2.合同的审批6.3.2.1.合同签订前须进行合同审批，合同审批一般采用网上ERP系统流转审批方式；特殊情况进行OA系统审批。 相关部门及公司领导应对合同内容进行审查，并重点关注部门职责范围内的相关条款。 参与会审各方对合同条款达成一致意见后，方能签约。 6.3.2.2.合同审批权限以公司权责体系相关要求为准，超过方兴南京审批权限类合同，需上报方兴地产审批。 6.3.3.合同的签订6.3.3.1.公司所有合同均由公司法人代表或其授权委托人签署。 6.3.3.2.公司合同专用章由印章保管部门负责管理。 招标采购部门完成合同审批后，由合同专用章保管部门负责办理盖章及正本存档手续。 6.3.3.3.工程材料类合同签订前必须保证有完整的合同条款（商务部分、技术部分）、工程量计价清单、合同附图三部分内容，并加盖骑缝章；所有合同严禁合同组卷不全的情况下签订合同。 6.4.合同的交接6.4.1.合同的交接6.4.1.合同签订后5个工作日内，招标采购部门将合同分发给缔约方，并负责将合同移交给档案管理部门；档案管理部门存档一份正本后，将副本分发给需求部门、成本管理部门、监理公司（工程材料类）、财务管理部门。 6.4.2.合同签订后10个工作日内，招标采购部门须组织合同执行部门、成本管理部门（视情况参加）、财务管理部门（视情况参加）召开合同交底会，就合同的主要内容，如工期、合同范围、工程承包方式、合同履行注意事项、合同特殊问题等进行交底，并填写合同交底记录表（附件FXNJ-ZB-BZ-12-B01），相关单位共同签字。 合同的执行部门按公司各部门的职能定位协调安排执行工作。 6.4.3.一般情况下，工程材料类合同、区域战略类合同必须进行合同交底，其他类合同可以根据合同的复杂程度、金额大小自主决定是否进行合同交底。 6.5.合同的归档6.5.1.合同的归档6.5.1.合同签订完成后，由招标采购部门负责向档案管理部门进行合同归档。 合同归档文件包括与合同签订相关文件，相关标准参见招标采购过程资料归档管理标准。 7.附件7.1.FXNJ-ZB-BZ-12-B01:合同交底记录表7.2.FXNJ-ZB-BZ-12-C01:合同文本封面（示范文本）附件FXNJ-ZB-BZ-12-B01合同交底记录表项目合同交底记录表合同名称合同编号发包方总承包方分包单位