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交流主要内容一 公文概述二 公文格式常见问题分析三 公文主要文种写法及要求四 强调几个问题 1 一 公文概述 2 公文是公务文书的简称 是处理公务 管理事务的一种书面文字工具 公文质量的好坏关系机关的各项管理工作能否正常高效运转 同时公文质量也代表部门形象 是部门综合水平 综合素质的反映 公文的重要特点是行文的规范化 制度化和标准化 为此 国家技术监督局制定了 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 国务院办公厅制定了 国家行政机关公文处理办法 2001年1月1日施行 办公厅于2008年 2009年分别印发了厅发 2008 1号 厅发 2009 1号文件 对规范公文管理提出了明确要求 以上这些标准和规定都是总部公文处理工作应遵循的原则 3 一 公文概述二 公文格式常见问题分析三 公文主要文种写法及要求四 强调几个问题 4 公文格式应符合 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 的要求 做到相关要素齐全 字体 字号规范等 组成公文的各要素可划分为眉首 文头 主体 版记 文尾 三部分 5 一 眉首 文头版式 国标规定 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 发文机关标识之下隔3行处印一条与版心同宽 156mm 的红色反线 中国石油天然气集团公司文件 26 28 156 A4纸 长 宽 297 210版心 长 宽 225 156 单位 mm 25 37 35 3行 单位 mm 6 一 眉首 文头版式 国标规定 上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm 上行文版式 中国石油天然气集团公司文件 26 28 156 A4纸 长 宽 297 210版心 长 宽 225 156 单位 mm 80 37 35 3行字 单位 mm 7 份数序号 总部规定 凡国家机密 油商密 及以上涉密文件 必须编序号登记发送 编号用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行 以01或001起编 可用黑色印油打号机手工打印 条件许可尽量采用激光打字套印 一 眉首 误 正 8 一 眉首 秘密等级和保密期限 国标规定 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 正 误 9 秘密等级 集团公司秘密有国家秘密和企业商业秘密之分 国家秘密 秘密 机密 绝密商业秘密 油商密 油商密 油商密 一 眉首 误 正 字体用错 10 一 眉首 紧急程度 国标规定 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 若需同时标识密级和紧急程度 密级标在第1行 紧急程度标在第2行 正 中国石油天然气集团公司文件 急件 油商密 误 03 11 一 眉首 发文机关标识 国标规定 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 文件 两字组成 特别是上行文也必须加 文件 两字 12 一 眉首 发文字号 构成 国标规定 发文字号组成如下 发文代字 年份 序号不能颠倒不能缺项 13 发文字号 国标规定发文字号位于发文机关标识之下空2行 红色反线之上 用3号仿宋体字左右居中排 集团规定与国标规定完全相同 应特别注意字号中阿拉伯数字的字体 一 眉首 14 一 眉首 发文字号 年份 国标规定 年份应用阿拉伯数码标全称 并用六角括号 括入 不能使用圆括号 方括号 15 一 眉首 发文字号 序号 不编虚位 即1不编为001 序号前不加 第 字 字号中也不加 字 字 16 一 眉首 签发人 国标规定 上报的公文需标识签发人姓名 应用3号仿宋体标识 签发人 3字 而后用全角冒号 而签发人姓名用3号楷体字 应在红色反线之上居右空1字标注 不能只写 签发 两字有 签发人 时发文字号应在红色反线之上居左空1字标注 17 公文标题 应在红色反线下空 行 用 号小标宋体字 分一行或多行居中排列 回行时要注意做到词意完整 二 主体 18 二 主体 主送机关 在文件标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 19 主送机关 使用规范标点符号 各单位 部门或各类单位 部门间用逗号 用作定语的同类单位间用顿号 二 主体 20 主送机关 主送机关应使用规范化全称或简称 集团公司普发性下行文件 主送机关规范用语为 各企事业单位 对某一类型企业普发文件时 可使用如 各油气田企业 各炼化企业 各销售企业 等规范统称 在遇到主送机关不是同类型的全部时 应一一列出 通常不用 各有关单位 这种不确切的概括词 21 1 一般情况不可随意使用 2 在印发项目或投资计划 会议通知 培训通知等文件 正文或附件中列明了要发送的 有关 单位的名单 名额等情况下可使用 3 若 有关 单位数量不太多时 可一一列上 但太多 超过3行文字 时 则一一列入版记 抄送 之前 用 主送 4 不得使用 各有关企业 各企业 各单位 各有关部门 等 各有关单位 的正确用法 22 二 主体 正文格式 在主送机关名称下1行 每自然段左空2字 回行顶格 正文用3号仿宋体字 一般每页排22行 每行排28个字 行距为固定值28磅 23 正文格式 正文格式存在问题主要集中在以下方面 1 版心 行距 字号 字距等不一致 有的每页20 24行 每行27 30字不等 2 一 二 三 四级标题字体不统一 小标宋 黑体 楷体等粗略统计有6 7种 3 结构层次序号随意编排不符合要求 一 1 组合 一 1 组合混乱 4 正文之后随意标或漏标附注或附件 平行上行文附注不规范 附件标注格式乱 还有正文中文号标引 附件体例格式和印章套印方式等等 二 主体 24 正文格式 自然段落起头空两格 经常由于计算机自动处理的原因而出错 二 主体 25 二 主体 结构层次 序数 一 一 1 用圆点 1 格式 回行空2字 26 27 二 主体 附件 附件题录 附件 与正文间空1行 前空2个汉字 附件 之后接排文字 标题不另起不加书名号 28 二 主体 附件 题录序号 附件如不止一个 只用1个 附件 并用阿拉伯数字编序号 序号数码后加圆点 29 二 主体 附件 附件题录 不能只写 附 应写为 附件 附件正文中的字体字号 行距版式应与正文一致 30 二 主体 附件 附件正文 序号及名称应与前面的题录标题名称一致 正文首页左上角顶格用3号方正仿宋体标注 附件 或 附件 其后不加冒号 31 附件 文中提到 见附件 文后有 但文末没有标注 标注附件题目 要在距正文空1行 前空2字写上 附件 而后接着写题目 二 主体 32 附件 文中没提到 见附件 文末也没有标注 但文后却附着 二 主体 33 二 主体 附件 标注附件题目 若需回行 则采取内对齐的方式编排 34 二 主体 附注 国标规定 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文日期之下空1行 上行文和平行文用附注的形式标注联系人及电话 不要写 附注 2字 35 二 主体 成文日期和印章 国标规定 成文日期页不得采取标识 此页无正文 的方式 成文日期 印章 页至少有一行正文文字 可通过调整行距或字距解决 36 二 主体 成文日期 国标规定 成文时间采用汉字大写书写 零 写为 正常情况下 成文时间与正文文字间空4行 右空4字 正确 二 五年十月二十七日数字 二00五年十月二十七日英文 二OO五年十月二十七日 成文时间以领导同志签发日期为准 联合发文 以最后签发机关的签发日期为准 37 印章 弧下无字采用下套式 日期压在印章中线上弧下有字采用中套式 日期压在字款与弧线底间 印章盖法要规范 二 主体 38 三 版记 主题词 注意字体字号 主题词 3个字为3号方正黑体字 居左顶格排 后为全角冒号 词目字体为3号方正小标宋体字 39 三 版记 主题词 词目之间空一个汉字 40 三 版记 主题词 一般不超过5个词 千万不要漏标文种 应标为 石油境外项目收购备案请示 41 主题词缺少文种 是主题词标引的大忌 主题词问题多 三 版记 42 抄送 国标规定 只有主送 抄送两种公文发送方式 版记中 除前面的主送单位因数量太多可列入版记外 版记中只有 抄送 所谓 抄报 原是向上级或行业 业务主管部门抄送所用 现已明确废弃 分送 的由来是因为 公文不能送个人 而又要给领导同志发送文件派生出来的 分送 专指送领导同志阅知的范围 但目前总部公文采取 只送不标 的办法 总部文件 分送 规范用语 党组成员 总经理助理 管理层成员 副总师 可选一项或多项 三 版记 43 抄送 抄送机关在主题词下1行 左空1字用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关之间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 即内对齐 在最后一个抄送机关后标句号 三 版记 主题词 通知抄送 国务院国资委 规划计划部 财务资产部 法律事务部 存档 2 共印30份 中国石油天然气集团公司办公厅2008年3月29日印发 44 抄送分送容易乱 45 三 版记 抄送 左端空一字 空项应删去 印数要算准 回行内对齐 日期无虚席 印发右空一 46 三 版记 其他 版记位置 国标规定 放在公文最后双码页底端 即附件之后 的封四 印发日期 国标规定 以付印日期为准 不一定是成文日期 版记各要素之下均加一条与版心同宽的反线 长156mm 粗1磅 47 版记位置 三 版记 版记位置不能跑 48 一 公文概述二 公文格式常见问题分析三 公文主要文种写法及要求四 强调几个问题 49 三 公文主要文种写法及要求 一 公文的种类 二 请示的拟写 三 报告的拟写 四 通知的拟写 五 批复的拟写 六 函的拟写 七 呈批件的拟写 50 中国共产党机关公文处理条例 14个 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 国家行政机关公文处理办法 13个 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 一 公文的种类 要有 法定文种 的概念 51 集团公司作为中央直属企业 执行国务院 国家行政机关公文处理办法 在其中规定的13个公文种类中 最常用的主要有以下9个文种 报告 请示 通知 批复 通报 决定 意见 函 会议纪要 52 一 公文的种类 二 请示的拟写 三 报告的拟写 四 通知的拟写 五 批复的拟写 六 函的拟写 七 呈批件的拟写 53 请示的适用范围1 超出本部门 本单位批准权限 请求上级单位批准 审定的事项 下级单位 部门在工作中遇到新情况 新问题 请求上级单位解决或协助解决困难 因某些工作或事项比较复杂 甚至涉及平行单位或不相隶属单位 请求上级单位批转或转发 对上级政策 规定中不明确或工作中遇到的难以把握 拿不准的问题 请求上级指示 需上级明确答复的 54 请示 的主要种类 一 请求批准事项的请示 遇到按规定必须经上级机关批准方可处理的问题 如项目的审查核准 股权转让事项 机构设置 人员奖惩 资金拨给等 二 请求解决问题的请示 本单位某一问题和困难需要上级帮助解决 工作中出现涉及面广 无法协调解决或单独解决的问题 必须靠上级领导机关出面协调或统筹安排 三 请求指示的请示 请求工作中遇到新情况 新问题 解决起来无章可循 需要上级机关作出指示方可办理 如突发性事件中有关问题的处理 情况特殊 难以执行原规定等事项 55 一 引语简要概括请示什么问题 即提出请示的原因或根据 写明请示什么问题 为什么请示 力求简洁凝炼 然后用 现将有关情况及意见报告如下 请示如下 等承启下文 其后多用冒号 二 主体1 为什么请示 基本情况 原因 依据 理由 可行性 必要性 2 请求批准的具体事项 即要求批准 答复或具体解决的问题和事情 三 结束语有一些常用的规定用语 如 妥否 请批示 等 注意 否 后不用 号 示 后不用 号 请示 的基本结构 56 三类常用请示的写法1 请求批准事项的请示 拟写重点在申述理由 重要性 必要性和可行性上 注意理由要充分 报批方案 请示事项 要明确 材料要齐全 完整 57 关于XXXX 事由 的请示XXXX 主送单位 为了XXXX 目的 根据XXXX 依据 我单位拟XXXXX 意图主旨 现将有关情况报告如下 一 XXXX 基本情况 二 XXX 请示事项的必要性 可行性及意义 三 XXX 具体方案和请示事项 妥否 请批示 印章 XXX年X月X日 联系人 XXX电话 XXX 58 2 请求解决问题的请示 要写好事由和请求解决的问题两部分 拟写时事由要条理清晰 理由要充分 请示事项要合情合理 并有解决问题的设想和明确意见 59 关于请求协调解决XXX问题的请示目前 我单位XXX 遇到的问题或困难 为了XXXX 目的 根据XXXX 依据 现就XXX 意图主旨 请示如下 一 XXXXXX 问题的由来 二 XXXXXX 问题的不利影响 三 XXXXXX 解决问题的积极意义 四 XXXXXX 请示内容 即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议 妥否 请批示 60 3 请求指示的请示 应把问题的焦点 难点及需上级单位作出答复或指示的问题表述清楚 同时还应将本单位的有关意见一并报告 以便上级单位了解全面情况作出回复 61 关于XXX问题的请示XXX 主送单位 近日 XXXXXX 在某项工作进行中遇到XXXXXX问题 现将有关问题请示如下 一 XXXXXX 有关情况 二 XXXXXX 遇到的问题 三 XXXXXX 请示内容 即恳请上级单位对XXX问题作出指示 妥否 请批示 62 拟制请示应注意的事项不得越级请示 如 总部部门 专业分公司均不得以部门名义 越级向国家部委 国务院国资委等报送上行文 要一文一事 如果是几件事 必须是与一个问题相关的不同侧面的几件事 切忌将无关联的问题搅在一起 3 一般只写一个主送机关 不得多头主送 一般也无抄送机关 多头请示会使办理部门产生交叉 容易出现相互等待或意见不统一 增加协调难度 影响工作效率 请示事项因未获得上级批准 故一般不抄送本机关的下级单位或部门 4 一般不向领导同志个人报送 请示 5 陈述请示的原因时应注意理由充分 尽可能联系全局来说明请示事项的迫切性 重要性和必要性 63 请示 常见问题举例 多头主送 主送领导个人 请示 报告 不分 不符合 请示 的行文要求语气 抄送本单位的下级单位 未标注签发人 未使用规范上行文头 64 一 公文的种类 二 请示的拟写 三 报告的拟写 四 通知的拟写 五 批复的拟写 六 函的拟写 七 呈批件的拟写 65 报告的适用范围 按照上级单位部署或工作计划 完成每一项任务 一般要向上级单位报告 向上级单位反映工作中的情况 回答上级单位的询问 按照上级单位要求报送有关文字材料 66 报告的种类 答复上级单位询问和交办事项的报告 工作报告3 反映情况的报告4 报送文件材料 备案报告 67 报告的基本结构1 引语 报告的缘由和目的 即为什么写 是为了让上级掌握情况 还是为了答复上级机关提出的问题 要直截了当 集中概括 并用 现将有关情况报告如下 之类的话承启下文 2 主体 即报告的具体内容 注意要以反映情况为主 要注意层次 3 结束语 一般用 特此报告 作结束语 68 报告的写法1 答复上级单位询问和交办事项的报告 缘由或依据 即扼要叙述上级询问事项或交办的任务 办理过程有关情况或办理结果结束语 69 XXX 单位 关于XXXXXX有关情况的报告XXXX 主送单位 根据XXXXXX要求 或根据XXX批示精神 或根据转来的 XXXXX 要求 我们对XXXXX情况进行了认真研究 或我们对XXXXX问题进行了调查核实 现将有关情况报告如下 一 XXXXXX 事件的过程 原因等 二 XXXXXX 经调查核实的情况或处理的依据 结果等 三 XXXXXX 下一步拟采取的措施 特此报告 印章 XXX年X月X日 联系人 XXX电话 XXX 70 2 工作报告 工作情况 成绩 经验 存在的主要问题拟采取的措施或工作思路结束语 一般用 特此报告 71 XXX 单位 关于XXXXXX工作情况的报告XXXX 主送单位 根据XXXXXX要求 或XXXXXX以来 我们XXXX 概述工作背景或基本情况 对XXXXX工作进行了认真总结 现将有关情况报告如下 一 XXXXXX 工作基本情况 二 XXXXXX 主要做法和成绩 包括采取的办法 措施和产生的效果等 三 XXXXXX 存在的问题 以及拟采取的对策措施 四 XXXXXX 下一步工作安排和思路 印章 XXX年X月X日 联系人 XXX电话 XXX 72 3 反映情况的报告 反映情况 代时间 地点 何人 何事 分析原因 预测后果处理过程 已采取的措施 下一步拟采取的措施结束语 73 XXX 单位 关于XXXXXX有关情况的报告XXXX 主送单位 XXX年X月X日 最近 近日 XXXXXX 概述 报告 反映情况的产生缘由 情况和问题 为了XXXXXX 目的 现将有关情况报告如下 一 XXXXXX 情况过程和最新事态 二 XXXXXX 原因及后果分析 三 XXXXXX 已采取的措施及作用 四 XXXXXX 下一步拟采取的措施 五 XXXXXX 需引起上级单位重视或关注的问题 印章 XXX年X月X日 联系人 XXX电话 XXX 74 拟制报告应注意的事项1 要实事求是 真实准确 2 要突出重点 3 应简洁凝炼 4 请示 报告 不能混用 报告 中也不应夹带请示事项 报告 中若涉及请示事项 应另行用 请示 行文 与 报告 严格分开 5 要不失时机 迅速及时 75 报告使用的文头若是报送重大事项情况的报告 则使用正式上行文件的文头 若是报送一般情况报告或报送有关材料的报告 则可使用函件文头 76 报告 常见问题举例 报告 请示 不分 报告结束语使用不当 77 报告与请示的区别 78 一 公文的种类 二 请示的拟写 三 报告的拟写 四 通知的拟写 五 批复的拟写 六 函的拟写 七 呈批件的拟写 79 通知的适用范围 一 传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 二 印发规章制度 指导意见 方案等内容的通知 三 转发上级机关和不相隶属机关的公文 四 任免干部 80 通知的分类 通知 部署工作类 管理措施类 周知类 会议通知类 印发文件类 任免类 制订政策类 机构设置 调整 启用印章 81 常用通知写法 一 一般性通知近期 XXXXX 形势和存在的问题 根据XXXX 依据 为XXXXX 目的主旨 经研究 决定XXXX 工作部署或活动事项 现就有关问题通知如下 XXXXXXX 通知的具体内容 XXXXXXXX 提出希望和要求 82 一般性通知拟写注意事项 提出的工作要求 必须切实可行 具有操作性 且属下级单位能力及权限范围内的 忌要求大而空 报送材料及其他有时限要求的任务 需要写具体日期及联系人 联系方式 一般事项性的通知 使用函件或便函即可 重大事项的通知使用公司或部门文件形式印发 结束语不要使用 特此通知 83 会议通知的写作的要素一般有 1 引语 召开会议的原因 目的及会议名称 召开单位 然后 现将有关事项通知如下 过渡到通知事项 事项部分 一般以标题形式写明议题 会议内容 时间和地点 注意交代报到时间 参会者准备事项等 写明联系人和联系方式 姓名 电话 传真 电子邮箱等 4 必要时最好再附上 报名回执单 要求对方填写参会者姓名 性别 职务 职称 联系电话 手机 车次 航班及到达时间等 二 会议通知 84 1 时间2 地点3 主持人4 议题5 人员要求6 报名时间7 联系人及电话 机关有关部门开会研究某一事项 所属企业会议通知 1 主要内容2 参会人员3 时间4 地点5 有关要求6 食宿安排7 联系人及电话8 会议回执 85 会议通知模板 关于XXXXX的通知XXXX 为XXXXX 目的主旨 根据XXXXXX 依据 XXXX 主办单位 决定于XX年X月X日在XXX召开XXXX会议 现将有关事项通知如下 一 会议时间 地点 二 会议内容 三 参会人员 四 其他事项如住宿 费用 接站问题 回执于何时前传真至XXX 以及其他需要提示的事项 五 联系人及电话附件 1 参会名额分配表 或具体内容安排 2 参会人员回执 86 注意事项 印发会议通知的形式1 集团公司工作会议 集团公司领导干部会议的会议通知 以办公厅文件印发 2 部门组织召开的其他一类会议的通知 以办公厅函件或部门函件印发 3 部门组织召开的二 三类会议的通知 以部门函件或便函印发 不发部门正式文件 4 四类会议 以便函印发 87 其他注意事项 召开会议的时间 地点 会议内容等为必备事项 若是讨论或座谈性质的会议 还需将准备材料提前印发给参会人员 以便其提前做好准备 88 其他注意事项 回执上应考虑性别 民族 职务等内容 以便会务人员合理安排房间和用餐 89 三 活动通知集团公司 股份公司印发的开展各类劳动竞赛 专项工作的通知 如 关于开展金银铜牌工程技术服务队伍创建活动的通知关于深入开展大庆精神铁人精神再学习再教育活动的通知关于开展安全环保质量工作大检查活动的通知 90 活动通知模板关于开展XXX活动的通知为XXXXX 目的主旨 经XXXX研究 决定开展XXXX活动 现将活动有关事项通知如下 一 活动意义二 活动主题及目标三 活动主要内容四 活动安排 一 组织领导 活动组织机构及人员 二 时间安排 各个阶段时间及内容五 其他具体要求注意事项 活动通知一般以公司文件或部门文件形式印发 活动一般需多个部门参与配合 故要注意会签相关部门 专业分公司 91 三 印发类通知印发规章制度 指导意见 材料 活动方案等内容的通知 模板一 关于印发 XXXXXX 的通知XXXXX 现将 XXXXX 印发给你们 请依照执行 92 模板二 关于印发 XXXXXX 的通知XXXXX 为XXXXX 目的主旨 根据XXXXXX 依据 我们制定了 XXXX的规定 现印发给你们 请结合实际 认真贯彻执行 贯彻执行中的有关问题 请及时反馈XXXX 部门 93 印发类通知注意事项 印发规章制度类的通知必须经过法律事务部会签 94 注意事项 印发领导讲话 原则上在会上以会议文件印发 不以正式文件 函件印发 重要讲话 可以 办公厅通报 印发 95 注意事项 附件的标注 不要将其他的法定文种以通知印发 如以通知印发通报 以通知印发通知 以通知印发会议纪要 根据内容 应为转发通知 96 四 转发类通知 转发类模板 关于转发 XXXXXX 的通知XXXX 为XXXXX 目的主旨 现将XX 上级单位或有关主管单位名称 XXXXX 文号 转发给你们 请结合实际 认真贯彻执行 XXXXXX 具体贯彻意见 可选项 97 转发类通知注意事项转发上级有关部门文件 以办公厅文件 函件 部门函件转发 由办公厅确定 98 可省略 转发类通知注意事项被转发文件标题较复杂时 需简化标题 可对被转发文件内容进行概括 99 五 任免类通知 任免类通知一般模板 关于XXX等同志聘任的通知XXXX 根据工作需要 经研究 决定 任命XXX为XXX 任命XXX为XXX 免去XXXX的XXXX 职务 注意事项 任免行政职务与党内职务 所用文件文头不同 100 一 公文的种类 二 请示的拟写 三 报告的拟写 四 通知的拟写 五 批复的拟写 六 函的拟写 七 呈批件的拟写 101 批复的适用范围及特点批复是与请示相对 应用于答复下级机关请示事项的下行文种 批复的特点权威性 一经批复 对请示的下级单位有直接约束力 被动性 专门用于答复下级请示事项 先有上报的请示 后有下发的批复 一来一往 被动行文 针对性 必须针对下级机关的请示而发 明确 简洁 以利下级单位执行 鲜明性 对于所批复的问题 态度必须明朗 同意或不同意 或不完全同意 不能模棱两可 102 批复的基本结构1 批复的根据 收到什么请示 根据什么规定 经研究 现批复如下 2 批复的具体内容3 希望和要求 103 批复的一般写法及注意事项 一 批复模板关于XXXX的批复XXXX 你单位 XXXXX 文号 收悉 经研究 现批复如下 一 同意XXXX 二 XXXXX 具体要求 三 XXXXXXXXXX 提出进一步做好此项工作的要求 以及从长远或整体上提出有关要求 104 注意事项 要写明针对什么请示所作出的批复 如果没有请示 不能使用批复 可使用通知等文种 105 注意事项 一般性事项批复使用便函格式即可 重大事项的批复使用文件 106 注意事项 标题拟定时 不要写成关于XXXXX请示的批复 或内容为批复 却使用其他非法定文种 107 一 公文的种类 二 请示的拟写 三 报告的拟写 四 通知的拟写 五 批复的拟写 六 函的拟写 七 呈批件的拟写 108 函的适用范围及种类 函主要适用于不相隶属单位之间商洽工作 通报情况 征询意见 询问或答复问题 请求批准和答复审批事项等 函的种类主要有 征询意见函 请求批准函 答复意见和答复审批事项的函 109 函使用的文头 函 通常使用函件的文头 即信函格式 印制 110 函的写法 1 征询意见函 是向有关单位询问 了解某一事项或征求对某一事项意见的行文 首先写明征询意见的缘由 其次写明需要询问和了解或征求意见的事项 必要时应写明本单位对该事项的倾向性意见 第三写清函复的时间要求和联系及联系电话等 111 关于征求 意见的函 主送单位 为了 目的 根据 依据 我们拟 或我们研究制订了 现就 有关问题征求你们意见 或现将 转去 请研究提出修改意见 于 年 月 日前函告 联系人 联系电话 印章 年 月 日 112 2 答复意见函 是针对来函提出意见或作出回复的行文 首先写明对什么来函或什么问题进行函复 其次写明对来函内容的总体意见或评价 第三写明函复的具体意见 113 关于 有关意见的复函 主送单位 你们 关于征求 意见的函 文号 收悉 经研究 现将有关意见函复如下 一 原则同意 二 具体意见 印章 年 月 日 114 3 请求批准函 是向不相隶属单位请求批准有关事项的行文 这种函的写法 在内容和要求上与请示大致相同 差别主要表现在形式上 也就是说 请求批准的事项 如果审批权限在上级单位 需用请示行文 如果审批权限在同级单位或不相隶属单位 则应使用函行文 115 关于申请 的函 主送单位 为了 目的 根据 依据 我们申请 现将有关情况和我们的意见函告如下 一 基本情况 二 必要性和可行性及其意义 三 我们的意见 现将有关材料报送你们 请予审批 印章 年 月 日 116 拟写函的注意事项 1 行文简洁明确 用语把握分寸 语气平和有礼 2 函用于商洽办理事项时 一般应写明办理时限 复函时则应该迅速 及时 3 函应以附注形式标注联系人 联系电话 3 函的标题 启承语和结束语 发函 标题一般为 关于 的函 正文启承语一般为 现函告如下 需要结束语的 如请求解决困难的函 可用 请予支持 等 复函 标题一般为 关于 的复函 正文启承语一般为 现函复如下 需要结束语的 如答复意见的函 可用 以上意见 请予考虑 等 117 一 公文的种类 二 请示的拟写 三 报告的拟写 四 通知的拟写 五 批复的拟写 六 函的拟写 七 呈批件的拟写 118 呈批件 的适用范围 呈批件 是总部各部门 各专业分公司向领导请示工作 报告工作情况和交办事项处理结果的重要内部文种 使用广泛 在重大决策和日常工作中发挥着重要作用 119 呈批件 首页纸格式 一 呈批件首页纸有两种 公司呈批件 蓝色 部门呈批件 黑色 其中 蓝色用于总部各部门 各专业分公司向集团公司 股份公司 领导同志呈报时使用 由部门 专业分公司主要负责人签发 发文代字使用办公厅统一给定的代字 如对外合作经理部为 合作呈 黑色用于总部各部门 各专业分公司内各处室向本部门领导同志呈报时使用 由处室主要负责人签发 部门可自行规定发文代字 120 部门呈批件 黑色 公司呈批件 蓝色 121 二 呈批件首页纸填写的注意事项1 必须使用总部统一的呈批件首页纸 不能自造首页纸 应使用公司呈批件 蓝版 应使用部门呈批件 黑版 122 部门负责人 1 3 4 6 5 7 2 8 1 2 3 4 7 8为必填项 不能有空项 5 6视文件内容而定 2 呈批件 首页纸相关项目要填写齐备 不能将存在无签发人 无发文字号 无标题 有附件但首页无标注 无承办人姓名及联系方式 甚至无标题等问题的呈批件呈报领导 123 呈批件 只能主送一位领导 不可同时主送多位领导 可根据领导的签发意见直接办理或是转送其他领导 呈批件不可主送多位领导 124 4 呈批件应视内容进行标密 并严格控制知悉范围 呈批件密级标注方法与文件密级标注方法相同 油商密 125 关于呈批件主体内容的拟写呈批件常用的文种为 请示 报告 其主体内容的拟写同 请示 报告 的拟写 应注意以下事项 1 呈批件要一事一报 2 呈批件要文字简洁 3 请示问题的呈批件 请示事项要明确 4 如涉及其他部门职能 应送有关部门会签 5 作为重要发文附送的呈批件 应简明扼要地介绍起草文件的来龙去脉等 126 呈批件拟写参考模板 关于印发 的请示 副总经理 为了 目的 根据 依据 我们研究制订了 管理办法或 方案 拟 意图主旨 现将有关情况和我们的意见报告如下 一 起草 的有关情况 起草依据 主要内容 特点等 二 征求意见的有关情况 一 采纳情况 二 未采纳情况及未采纳的理由 三 我们的意见 印发的形式 有无突破现行政策 规定 其他需请示的事项等 妥否 请批示 部二OO九年 月 日 127 关于呈批件办理与发文办