知识共享、实践社区以及知识资产整合——美国国防军需大学经验谈

知识共享 实践社区以及知识资产整合知识共享 实践社区以及知识资产整合 美国国防军需大学经验谈美国国防军需大学经验谈 1 大中小 作者 John Hickok 余高铭翻译 朱叶吉编辑 2005 年 11 月 21 日 阅读次数 482 本文关键字 知识共享 实践社区 知识资产 知识管理与知识社会的概念在过去的十年中已经成熟 并逐步被认为是在完成组织商业目 标中个人学习和工作绩效的主要推动因素 因此 企业和政府组织纷纷开展知识管理 组 织学习以及其他发展项目 帮助雇员利用知识资源 本文主要讨论知识管理对于个人学习 工作绩效和组织学习的影响 随后介绍 Defense Acquisition University 美国国防军需大学 对知识共享一个总的看法 同时介绍一些被称为 知识资产整合 工作流学习 的新概 念 它们将会是对军需 技术和后勤劳动力主要的支持系统 知识是任何企业的资产中一个非常重要的组成部分 知识的持续创造和利用是组织管理所 面临的最重大的挑战 在收集 存储和处理类信息技术呈指数级增长的同时 高效地利用 这些信息来提高工作绩效 提供优质的产品和服务 却难以实现 鼓励人际交流 知识共 享 鼓励思考原创而非诡辩抄袭 任重而道远 对于管理者而言 要创造一个真正看重知识共享的环境 对于个人而言 经常被放在次 要地位 要对他人开放 共享自己的想法 并且保持对新知识的渴求 组织中的知识表 现为两种形式 即显性的和隐性的 显性知识可以很容易地表达 获取和传递 隐性知识 是无形的不易传递 这就存在一个问题 我们如何共享和传递在组织内部存在的隐性知识 除此之外 孤立的信息没有多少价值 这是显而易见的 要发挥信息的真正价值 必须结 合相应的知识背景来理解 信息主体在处理某个特定的问题 达成某项目标时 必定带 着他们特有的知识背景 他们的隐性知识 能力和独一无二的经历 探究信息的关键性部 分和有能力与拥有相关背景知识的知识工作者交流是 Defense Acquisition University s 美国 国防军需大学 以下简称 DAU 知识管理战略的核心 技术的进步似乎推动了组织的变革 然而 人们逐渐意识到 缺乏知识背景的技术是相互 独立的 因而是没有意义的 在瞬息万变的知识经济时代 唯一可以支撑竞争优势的就是 企业的知识资本 这种知识资本以显性或者隐性的形式存在于企业员工的头脑中 等待着 被开发 我们认识到企业知识资产的战略重要性 并且致力于培养和推动知识共享环境的 创建 传统的知识管理的定义是创建 获取 组织 传递和利用知识提高组织绩效的过程 知识 管理必须是一个商业和信息技术战略计划编制的持续的过程 我们认为创建一个培养共享 合作的合适环境是知识管理的关键部分 这个环境必须强调领导 员工 文化 流程 学 习以及协助技术的重要性 DAU 必须集中在知识管理的众多原则上 我们主要的挑战和目 标是推动知识共享 为什么只是共享是 AT L 军需 技术和后勤 的需要 政治 经济和社会的力量与快速的技术进步协作构成了今天组织的运作环境 这些力量加 速了变化的频率 新的现实要求社会是创新的 柔性的 能够从容处理瞬息万变的环境 凭借传统的学习能力 员工日益缺乏学习的时间和对学习的关注 与此同时 人们也深深 地意识到学习方法必须与社会的需要和期望保持同步 社会上普遍存在着一种知识空白 人们总是缺乏对于商业活动经验知识的获取 当遇到同样的情况时 我们常常会重蹈覆辙 因为没有正规的程序捕获 记录我们宝贵的经验 而这部分知识可以作为输入为下一个项 目或者咨询服务 另一个我们能够更快引起我们思考的空白 是如何快速寻求专家意见的能力 当某人急需 信息并提出相应问题的时候 这种情况经常发生 谁是这个领域的专家 我同谁谈论可以 得到这些信息 第三个空白是知识共享的整合 以便于在工作需要时 所需内容立即自动送达至对方 而 不是提出需求再由人工传递 讨论这些问题 填补知识管理方面的空白是成绩和效力的关 键 随后 DAU 通过创建一个持续存在的服务环境 开拓必要的资源以及构建自助式销售 客户化 人性化学习和知识共享 扩展了对于社会的支持 基于国防部 以下简称 DoD 军 需社区适合变化 快速应对 创新以及持续提高特点的能力需要推动这些属性的基础组织 和文化氛围 DAU 的注意力正集中在知识资产的模块化和综合化 见知识资产整合 培 养一个知识共享的环境 为积累与实际问题紧密相关的社区所需的有效的学习经验打下基 础 为了确保 DAU 在争取社区的时间和关注上是有效的 学习的聚焦点必须目标明确 人性 化且与员工相关 军需员工正在向 DAU 寻求经验 基于必要的相关文章关系 提供供相 关的 KNOW HOW 技术秘诀 帮助做出更快 更远见的决定 以及应用整个 DAU 和 DoD 具体化为文献 员工和流程的大量知识 我们相信知识共享根本的定位在于 DAU 以及军需 技术和后勤 以下简称 AT L 的组 织生产力 在这个基础之上 当我们的方法和实践适用于连接人员 流程和信息时 所有 上文关注的目标都成为派生的利益 基于我们实践社区的经验 我们也认识到在这些知识 共享社区中 价值创造是一个持续循环的过程 我们也发现 这种效果在成员交叉参与多个社区并相互影响的时候将会提高 例如 项目 管理和后勤 DAU 的主要策略是捕获和整合知识资产 同时建立包含知识背景的知识共享环境 这种交 互关系对于远离海量的数据而进入整合 行动和持续学习的领域是至关重要的 DAU 必 须利用显性的 文献 和隐性的 在我们头脑中 知识 这样在 AT L 系统中的每个人可 以用最少的点击快速吸收全部知识 这个概念是由学习型实践者进化论的理念所支持的 即在工作中学习 同时在学习环境中工作 类似于 要像战斗一样进行日常训练 而像训 练那样战斗 DAU 通过模糊社区与学校的界限来不断地实现这个目标 鼓励一种信念 即学习可以发生 在以能力为基础的学习型组织内的任何时间 事前 事中和事后 DAU 向 AT L 社区提 供了它所需的提高其工作绩效的工具和资源 DAU 正在整合知识资产并且通过在线资源维 护 AT L 社区继续存在 例如 AT L 知识共享系统 以下简称 AKSS 军需社区联合会 以 下简称 ACC Acker 图书馆 Virtual Campus 联盟以及继续学习中心 以下简称 CLC AKSS 和 ACC 系统是由 DAU 为 DoD 开发的两个主要的知识仓库和访问系统 这两个系统 虽然有不同的功能 但是互相补充为 AT L 部门提供了全部的显性和隐性知识 AKSS 是一个军需政策和相关材料的门户和中心知识库 通过使用一个由国防部长助理办 公室 以下简称 OSD 兵役处和代理处开发和维护的共享珍贵显性知识资源的策略 它取 代并且提升了遗留的国防部军需账簿系统 AKSS 包含了广泛的政策 参考文献图书馆 AT L 网站 指南 手册 软件工具 术语表和缩写词以及在线知识社区 高端搜索引擎 允许用户从各种不同的图书馆选择并且从结果中快速查找知识 AKSS 也包括了遗留的专 家咨询功能和常见问答数据库以及专家答复 ACC 是用于 AT L 社区的协作工具 其成员可以贡献本地知识并与其他从业者交流 ACC 提供自由支配实习 尽管 AKSS 的主要功能是提供强制政策和参考书目 ACC 的目 标是通过所有 DoD 组织和产业将从业者与实际知识连接起来 传递和获取隐性知识 从 实践中积累存在于人们头脑中的知识 ACC 仍然处在早期阶段 但是它承诺将成为刺激军 需从业者协作思想的一股重要力量 并且促进更多商业协作 它也被证明是联合 OSD 服务以及代理整合和共享的主要推动者 使知识发展和批量复制的花费最小化 目前 ACC 涵盖和推动了 25 家主要的知识社区 对公共开放 以及超过 250 家的私人空间 许 多私人空间是正在发展的公共社区 详见 DAU 实践社区和地区时间开发 对于 DAU 来说知识共享意味着什么 利用类似 ACC 的在线资源作为军需系统内部推动知识共享的手段 通过 DoD 推动 AKSS 自动查找 收集和应用最佳实践 管理思想 实践的流程 例如 创新 处理信息超载 发现与搜索 使流程和知识工作者更有效 更好地解决问题 自动进行专家意见定位和共享 提高用户满意度 促进产品改进 提高研发水平 捕获知识员工拥有的隐性知识以便他人学习 促进更好的协作与信息共享 创造一个协作以及知识传递的环境 它能够为商业活动革新提供肥沃的土壤 公认实现知识管理行动的十佳方法 在军需职员中 有一系列公认的实施知识管理项目的最优实践 被评为 十佳 的最佳实 践 按照对于成功的重要性列在下面 从小的原型做起 相对于向一个大的 通用的系统投资 从信徒开始 例如 愿意围绕一个共同的目标或者工作职能共享和互补知识的人们 为文化变迁作计划 信息结构和技术变化同样处理 领导层必须提供支持 资源以及鼓励和培养知识共享的清晰的要求 站在终端用户而不是他人的角度来思考终端用户应该怎样利用知识的问题 从开始到结束 从设计到实现再到不断改进一直注重终端用户 为系统维护指派单独的责任者 利用开放的技术架构 使相关的社区易于访问和传递信息 当第一次进入时 知识应该只需要被捕获一次 这样会提高实时性和可见性 并且避 免使用者为再次进行额外的访问 保留现存系统的最佳元素 知识资产整合 DAU 通过在 AT L 绩效学习模型 以下简称 PLM 中的产品和服务提供了长期职业的专 业支持 24 7 教室 车间以及最重要 的知识资产 紧密地与完成高层领导目标相联接 DAU 短期的主要策略是整合和平衡由 PLM 产生的我们的知识资产 是所有资产对于 AT L 只是员工的价值最佳化 这个策略的主要目标是通过使 DAU 的成员可以回忆起它 的不断更新以维护其准确性和相关关系的知识资产 形成对我们社区的持续的和期望的存 在 什么是知识资产 知识资产的范围从小对象 例如一份军需流程的图形表示 到大的例如联机实践职业领域 和它本身的知识 知识资产涵盖了全部的内外部资源 由 DAU 的创造工具发展的学习目标和课程 教室课程介绍和信息产品 持续学习模块 课程 快速调度训练材料 目标训练材料 在咨询支持中所用的绩效支持材料 DAU 和 DoD 的指南和手册 政策和参考文献 案例研究 最佳实践 课程学习 自动模版以及工具 知识社区 副主题领域和贡献对象 学员发展的研究 报告以及学术课程 用于专门技术鉴别领域的能力卡片 在 DoD 的先进分布学习数字知识库的资产 共享的学习对象 什么是知识资产整合以及为什么它对 AT L 军需 技术和后勤 社区有价值 知识资产整合一种获取 组织的周期性管理 并且开放一个或多个中心知识库的主要的知 识资产 DAU 将会整合它的知识资产来帮助 AT L 的从业者 提升所有 PLM 产品和服务的价值并使之最大化 提供在所有 PLM 产品和服务最精确并且通用的有效知识 丰富课程和课程模块的活动以及内容 通过资产再利用使发展和维护的费用最小化 提高任职资格和能力 维持专业人员的流通 实时且更加有效地工作 做明智的商业决定 支持 DAU s 学习观 支持新的基于能力的培训 DAU 的全体教职员工扮演什么样的角色 整合的核心存在于那些知识资产拥有者中 他们有助于促进 维护以及更新由 DAU 控制 的上文描述的知识资产 签约人员利用相关不同的工具支持教职员工 特别是利用知识资 产仓库 但是主题专家教员才是保证准确 优质 中肯以及合时的关键 正因为如此多的 访问系统和整个 AT L 社区才依靠这些资产 所以教职员工将会有时间培训这个流程 并 且保障知识资产仓库的相关工具也变得完整 稳定 先进 技术扮演什么角色 DAU 正在计划建设一个知识资产中心仓库 它将作为中央数据库为知识资产服务 不仅包 括主要由 DAU 开发和管理的部分 还覆盖了其他由 DAU 主要负责管理的 DoD 资产 这 个仓库将组成 AKSS 的主要知识基础 其他系统 例如 ACC 和它的知识体系 DAU 的易 用的网络主页 DAU 的内网和 Acker 图书馆 将会大大利用仓库中的各种知识资产 AT L 社区在以教室学习为基础的课程或者持续学习活动的支持下 将可以在任何时间 任何地点访问这些知识对象 辅助工作工作 数字仓库中的可重复利用知识对象也可以通 过其他机制被访问 例如集成绩效支持工具 正式学习模型以及实践社区 CoPs 尽管人为因素和由 DAU 教职员工组成的社区将会是一个成功的知识资产整合活动的主要 元素 但是技术在推动有效地获取 组织 管理以及控制访问知识资产扮演着主要角色 内容管理系统 以下简称 LCMS DAU 的新的 LCMS 将会在发展内容和知识资产方面扮 演一个主要的角色 除了提供一个用于组织 获取 描述和管理的知识资产仓库以外 这 个知识库用户界面友好而且贯穿知识资产的生命周期 资产发展工具将会使教职员工能够 完全管理资产而不用依靠技术支持人员 先进技术以自动化模版和流程向导的形式辅助支 持这种需求 DAU 网站 DAU 的各种网站支持每天两百万的网页浏览 可以被证明是网络上最繁忙的 教育网站 现有的和新型的集成工具 在 CoPs 方面的内容贡献 讨论组 搜寻 联机社 区系统 语音网络协议 即时通讯等等 将会是 AT L 共同体的访问窗口和协作工具 先 进技术将会被用于对社区的个人支持以及使查找所需知识和专家意见的必要时间最小化 LAI 平衡资产并且提高课堂学习效力的例子是 课程教员将会从 DAU 的知识资产仓库提 取课程材料 通过在这个知识库中的资产许多细节是有效的 例如政策和参考文献 指南 连续知识模块 DAU 指南 手册 最优方法 学术课程 产品改进工具以及有关某一明确 主题 观点的在线讨论等等 如果一个适当的在线知识社区存在 在 ACC 系统或者某一服 务 防御社区中 学员会被告知这个社区并且被宴请加入合作活动中 学员将可以通过广泛的 DAU 有助于他们和他们知识共享的在线资源扩展被分配的研究论 文 适当的学生创作的研究论文随后将会被课程经理获取存储在知识资产仓库中 并且在 其他学员或者广泛的社区成员之间作为共享 学员将利用协作网络劳动来详细地分配学习 活动 开发适当的知识 获取讨论的线型图 分析案例研究以及准备课堂讨论的陈述 当为发展而考虑一个新课程的时候 课程发展研究组为了查看以前开发的课程的内容将会 搜寻知识资产仓库 无论是整个课程还是部分课程 对所有知识资产的搜寻将会决定什么 样子的补充资产会对排除开发新的内容有用 在课程完成之后 课程经理通过 LCMS 创造工具对课程材料做出细微调整 同时更新后的 课程或者模块将存储在知识资产数字仓库中 校友和频繁注册的学生通过许多不同的网站 频道可以回顾对访问知识库中的正式课程材料和其他资产的工作绩效支持 在 LAI 以其他形式获利的地方存在无数的要点 如个人发展培训 持续学习 快速调度培 训 目标培训 技校支持咨询 人性化学习以及组织学习 工作流学习 工作流学习和工作流学习工具是 DAU 新的有远见的重要资源 工作流学习不同于车间 相关手册 以计算机为基础的培训和课堂学习 工作流学习的目标就是是商业绩效最优化 它使用智能软件来指导 规范和协助员工更好地完成工作 工作流学习的特点在于 深入到实时工作流中的任务和工作支持 与员工和系统进行实时协作 模拟商业流程模型工具排列学习和绩效节点 细化 分散的知识和绩效支持植入到商业活动中详细的节点上 推动最为工作需要的非工作状态任务的产生 持续的绩效提高和