Excel基础知识

ExcelExcel 基础知识基础知识 本课程用图解的方式从开始介绍 Excel 的基础的知识 功能和操作 即使是完全没有接触 过 Excel 的读者 也可以轻松学习掌握 后面我们会通过大量的实际运用实例来引导学习 用操作学习过渡到实例学习 这样循序渐进的学习方式过程将充满乐趣 同时更容易获 得解决实际问题的能力 期待你的关注 一 一 ExcelExcel 可以做什么可以做什么 作为微软 Office 家族的重要组件之一 Excel 可以做的事非常多 功能也非常强大 它的基本职能是对数据进行记录 计算与分析 在实际应用中 它小到可以充当一般的计 算器 或者记算个人收支情况 计算贷款或储蓄等等 大到可以进行专业的科学统计运算 以及通过对大量数据的计算分析 为公司财政政策的制定 提供有效的参考 在实际的行业运用中 教师 企业办公文秘人员 政府审计部门 统计部门和一般的 工作人员等等那个都会或多或少的用到 Excel 大量的实际应用经验表明 如果能够熟练 地使用 Excel 将会大大提高我们的学习和工作的效率 运用于商业管理中 直接带来的 就是经济效益的提高 还是那句话 花些时间学习 Excel 是值得的 二 基本概念二 基本概念 进入具体的操作性学习之前 这里先说明几个基本的概念 理解这个几个概念是进一 步学习的基础 一 文件 用术语说 文件就是存储在磁盘上的信息实体 用电脑 可以说我们几乎天天都在和 文件打交道 对我们初学者来说 要明白文件是有不同的类型的 我们可以通过它的后缀 名来区分 就拿微软 Office 家族来讲 Word 创建的文件文档文件后缀名为 DOC Excel 创 建的工作薄文件后缀名为 XLS PowerPoint 创建的演示文稿文件的后缀名为 PPT 等 不过类型的文件 需要不同的应用程序才能打开它 有的初学者从别的电脑上复制了 一个用 Excel 创建的工作薄文件到自己的电脑上 可是无论如何也打不开它 后来才明白 原因是自己的电脑上没有安装 Excel 应用程序 所以 要顺利地进行后面的学习 请现在你的电脑上安装 Excel 2003 其它版本的 Ex cel 虽然可以仿照操作 但是由于本系列课程都是以 Excel 2003 为蓝本的 因此建议读者 朋友尽量使用 Excel 2003 进行学习 二 工作薄和工作表 学习和使用 Excel 肯定要和两个概念打交道 那就是 工作薄 和 工作表 前面已 经说过 工作薄是一种由 Excel 创建的文件 而工作表则是工作薄的组成部分 可以这样 形象的理解 工作薄是一个笔记本 而工作表是这个笔记本里的每页纸 操作和使用 Exce l 绝大部分工作是在工作表中进行的 三 三 ExcelExcel 的工作环境和基本操作的工作环境和基本操作 一 启动 Excel 启动 Excel2003 之前 先要确定你的电脑上已经安装过它 我们可以通过三种方式启动 Excel 1 通过开始菜单 操作步骤 依次单击桌面上的 开始 所有程序 Mircosoft Office Microsoft Offi ce Excel 2003 命令 图 1 一会出现 Excel 2003 的闪屏 随即可启动 Excel 2003 图 1 图片较大 请拉动滚动条观看 2 通过桌面快捷方式 操作步骤 如果在桌面上建立过 Excel 2003 的快捷方式 则双击该快捷方式的图标即 可启动 图 2 图 2 3 通过 Excel 工作薄文件 操作步骤 如果你的电脑中存储有由 Excel 创建的工作薄文件 则可双击该文件启动 Excel 二 认识 Excel 的工作环境 启动 Excel 2003 后 我们将看到 Excel 的工作窗口 如果你完全是一个新手 那么可 能会这个工作环境感觉有点复杂 如有你有使用 Office 家族中如 Word 等应用程序的经验 那么应该有点似曾相识的感觉 因为它们的菜单 工具栏 任务窗格和编辑窗口的布局 是大体相同的 下面我们来介绍一下这个工作环境的情况 了解各部分的称呼 名称 如菜单 工具 栏 任务窗格等等都是必要的 因为我们后面的操作将使用这些称呼 图 3 图 3 图片较大 请拉动滚动条观看 1 标题栏 这里显示程序的名称 以及当前工作薄文件的名称 2 菜单栏 可以通过选择相应的菜单命令来向 Excel 发出命令 Excel 为了用户便于 记忆 将类似的命令分门别类地放到同一菜单项目中 菜单可以根据自己的习惯定制 3 工具栏 可以通过单击相应的按钮来向 Excel 发出相应的命令 工具栏可以根据自 己的习惯定制 4 公式栏 在单元格中输入数据或公式后 将在这里显示输入的内容 对输入数据或 公式的编辑在这里进行相当方便 5 列标题 从 A 到 IV 的 256 个字母 每个字母代表工作表 256 列中的一列 从按英 文字母顺序 A 开始到 Z Z 之后是 AA AB AC 依此类推到 AZ AZ 之后是 BA BB BC 依 此类推到 BZ 最后一列是 IV 单击列标题可以选中整列 6 活动单元格指示器 这个黑色边框的指示器代表当前活动的单元格 所谓活动 即 当前被选中的单元格 7 行标题 从 1 到 65536 的数字 每个数字代表工作表的一行 单击行标题可选中整 行的单元格 同时 由于有 256 列 则 Excel 工作表的单元格总数为 256 65536 1677721 6 个 我们用列标题和行标题就可以确定一个单元格 如 A4 代表第 A 列 第 4 行那个单 元格 其余依次类推 8 任务窗格 这是 2002 版本开始出现的新特性 方便快速选择相关的任务 例如新 建工作薄 使用剪贴板等 9 垂直滚动条 使用该滚动条可以垂直滚动工作表 10 水平滚动条 使用该滚动条可以水平滚动工作表 11 工作表标签 每个标签代表工作薄中不同的工作表 每个工作表的名称都显示在 标签上 选择单击标签即可切换到相应工作表 一个工作薄可以包含任意数量的工作表 但是为了方便管理 工作表数量最好不要太多 三 使用 Excel 的菜单和工具栏 要想熟练地使用 Excel 完成自己的任务 菜单和工具栏是必须掌握的 我们要让 Excel 做事 必须向它发出命令 发出命令的方法通常有四种 使用菜单 使用快捷键 使用快捷菜单和使用工具栏 下面通过一个具体任务的操作进行说明 下面通过一个具体任务的操作进行说明 任务 在 A1 单元格中输入字符 语文 并把该内容复制到 A5 单元格 1 使用菜单 操作步骤 1 选中 A1 单元格在其中输入 语文 可以看到单元格中的插入点光标还处于闪动状 态 Excel 等待我们输入其它的内容 因为确认输入完毕 则按下键盘回车键 可以看到 活动单元格指示器跳到 B1 单元格 2 现在用鼠标单击 A1 单元格 可以看到活动单元格指示器重新回到 A1 单元格 这 时单击菜单 编辑 在展开的菜单选项中选择 复制 命令 图 4 可以看到 A1 单元格周围 出现黑白相间的滚动条 表示复制命令已被执行 图 4 3 然后选中 A5 单元格 再单击菜单 编辑 在展开菜单选项的中选择 粘贴 命令 可以看到 A1 单元格中的内容被复制到了 A5 单元格中 图 5 按下键盘回车键完成操作 图 5 说明 在第 1 步中 为什么输入 语文 后 要按下回车 再重新选择 A1 单元格呢 这 是因为 当输入 语文 后 插入点光标在单元格中闪动 这时如果直接通过菜单执行复制 命令 那么该命令是针对单元格中的插入点光标的 由于该光标什么也没选中 因此相当 于没有复制任何内容 而按下回车后重新选择 A1 单元格 可以看到 A1 单元格中没有插入 点光标 所以这时通过菜单执行复制命令 就是复制 A1 单元格中的内容 语文 值得注意的一个区别是 单击 A1 单元格是激活它 让它成为活动单元格 可以直接输 入数据或公式 执行复制粘贴等命令 而双击 A1 单元格是编辑它 可以在内部修改数据或 公式 其它单元格依此类推 2 使用快捷键 如果你认为展开层层菜单操作比较麻烦 那么可以通过快捷键操作 大部分常用的命 令都有快捷键 比如图 4 中复制的快捷键为 Ctrl C Excel 把常用命令的快捷键放在了 菜单列表中对应命令的右边 图 6 图 6 操作步骤 1 先删去 A5 单元格中的 语文 然后用鼠标单击一下 A1 单元格 按下键盘组合键 Ctrl C 和前面一样 A1 单元格周围出现黑白相间的滚动条 表示复制命令已被执行 2 选中 A5 单元格 按下键盘组合键 Ctrl V 可以看到 语文 已被贴贴到 A5 单元 格中 按下键盘回车键完成操作 3 使用快捷菜单 操作步骤 1 先删除 A5 单元格中的 语文 然后选中 A1 单元格 并单击鼠标右键 在弹出的 菜单选项中选择 复制 命令 图 7 图 7 2 然后选中 A5 单元中 并单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 粘贴 命令 按下键 盘回车完成操作 4 使用工具栏 操作步骤 1 先删除 A5 单元格中的 语文 然后选中 A1 单元格 单击工具栏 复制 图标 图 8 图 8 2 选中 A5 单元格 单击工具栏的 粘贴 图标 图 9 按下键盘回车键即可完成操作 图 9 上面通过一个简单的任务 初步介绍了一下向 Excel 发出命令的常用方式 大家可不 要小看了这些基本技能的学习 以后完成更复杂的任务 都要靠它们哦 四四 了解对话框了解对话框 如果你够仔细 应该会发现有的菜单选项中的命令后带有省略号 三个小黑点 图 10 当你单击这种命令时 将会显示一个对话框 图 10 对话框的用途是 Excel 可以通过它获得更多的信息 以便能够完成更为复杂的命令 比如我们选择 文件 页面设置 命令 显示 页面设置 对话框 图 11 在这里可以设置 页面的方向 缩放的比例 页面的大小等等参数 Excel 通过这个对话框接受这些信息后 才能准确执行我们的命令 通过对话框操作是相当方便的 图 11 关于使用对话框的细节 会在后面的具体任务中详细介绍 在实践中掌握对话框的操 作方法是非常好的途径 五五 创建新的工作薄创建新的工作薄 用 Excel 工作 首先要创建一个工作薄 启动 Excel 后 它会自动创建创建一个工作 薄 名称为 Book1 默认情况下 它包含三个工作表 名称分别为 Sheet1 Sheet2 和 Shee t3 如果我们要开始一个新的项目 可以通过下面的三种方法创建新的工作薄 方法一 使用菜单 操作方法 选择菜单 文件 新建 命令 Excel 将在窗口的右边打开 新建工作薄 任 务窗格 单击其中的相应选项即可 图 12 图 12 图片较大 请拉动滚动条观看 方法二 使用工具栏 操作方法 单击常用工具栏上的 新建 按钮 图 13 即可新建一个工作薄 图 13 方法三 使用快捷键 操作方法 按下键盘组合键 Ctrl N 即可新建一个工作薄 六六 打开已有的工作薄打开已有的工作薄 在实际工作中 我们肯定会常常打开已有的工作薄 进行修改 添加等操作 因此学 会打开已有工作薄是必须的 打开已有的工作薄 可以通过下面的五种方法 方法一 使用任务窗格 操作方法 在 开始工作 任务窗格面板上的 打开 区单击要打开的工作薄 图 14 图 14 方法二 使用文件菜单列表 操作方法 单击 文件 菜单 在下面的列表中选择需要打开的工作薄 图 15 图 15 说明 以上两种方法适用于打开最近几次使用过的工作薄的情形 方法三 使用文件菜单打开命令 操作方法 单击菜单 文件 打开 命令 弹出 打开 对话框 通过该对话框定位到工 作薄文件的存储位置 选中要打开的工作薄文件 单击 打开 按钮即可 图 16 图 16 方法四 使用工具栏按钮 操作方法 单击常用工具栏上的 打开 按钮 图 17 弹出 打开 对话框 其余操作和 方法三相同 图 17 方法五 使用快捷键 操作方法 按下键盘组合键 Ctrl O 弹出 打开 对话框 其余操作和方法三相同 七七 保存工作薄保存工作薄 从学习的开始就要重视保存工作薄的重要性 不管是人为的疏忽还是碰到意外的情况 而没有保存工作薄 那么花费巨大心血的劳动成果就可能付诸东流 保存工作薄的操作非常简单 可以通过下面三种方法 方法一 使用菜单 文件 保存 命令 方法二 单击常规工具栏上的保存按钮 方法三 按钮键盘组合键 Ctrl S 如果是第一次保存 三种方法都将打开 另存为 对话框 先选择文件要保存的位置 然后在文