技术文件发放回收、保管管理规定

版本 Versions 1 0 文件控制程序 黒体四号 日期 Date 文件号 小四号 Page 1 of 9 修订履历 Document modification record 修订日期 Revision date 版本 Versions 修订内容 Revision content 修订人 Revised by 部门 Established Dept 制订 Prepared by 审核 Checked by 批准 Approved by 发布部门 Release Dept 实施日期实施日期 Implemented Date 品管部品管部 版本 Versions 1 0 文件控制程序 黒体四号 日期 Date 文件号 小四号 Page 2 of 9 1 目的 Purpose 规定了技术文件管理职责 版本控制 发放 收回 保密等管理要求 2 范围 Scope 适用于公司技术文件发放 收回与保密管理 3 术语和定义 Terms and definitions 下列术语和定义适用于本规定 3 1 技术文件 企业产品标准 产品设计文件 产品工艺文件 FMEA 控制计划以及其它技术文件 3 2 有效版本技术文件 符合审批程序并盖有红色印章的最新版本的技术文件 3 3 新品试制阶段技术文件 指在新品试制阶段使用的设计文件和工艺文件 3 4 小批量试产阶段技术文件 指产品进入小批量生产时使用的设计文件和工艺文件 4 职责和权限 Responsibility and authority 4 1 技术部 4 1 1 负责技术文件登记 归档 流转和保管等日常管理工作 4 1 2 负责确定文件发放种类和数量 发放至生产部门 品管部的技术文件均需过塑后下发 4 1 3 对下发到各部门技术文件的管理情况进行检查和指导 对违反本规定的责任人进行处罚 4 1 4 技术文件的归档 登记 流转 使用与管理按 技术文件管理规定 执行 4 2 使用部门 4 2 1 应指定专人负责技术文件的管理 建立必要的登记账目 格式参考附录 G 4 2 2 负责技术文件的登记 流转 保管 使用与管理等工作 5 流程图 Flow diagram 5 1 输入 体系标准 产品开发 日常工作等引出的文件资料的需求 5 2 流程图仅限管理文件 技术文件及行政文件参考相关规定执行 版本 Versions 1 0 文件控制程序 黒体四号 日期 Date 文件号 小四号 Page 3 of 9 流程 Processes 责任 Responsibility 说明 Explain 输出 Output 制 修订部门 品管部体系管 理员 体系标准 产品开发 日常工作 等引出的文件资料的需求 文件制订 更改通知单 制 修订部门技术文件参考 技术文件管理规 定 行政文件参考 行政文件 管理规定 文件应包含总部的要 求 文件草案 归口领导审核对文件内容的适用性等进行确认 如果需要再修改 返回流程 2 执 行 内部邮箱 管理者代表会签 如果有问题 返回流程 2 执行 OA 流程 总经理文件批准 如果需要再修改 返 回流程 2 执行 内部网络 品管部体系管 理员 管理体系文件以纸质方式发布 发布时将 PDF 文档发内部邮箱 给各部门领导 内部邮箱 从事行政部对使用 关联部门人员进行教育 培训 品管部体系管 理员 文件使用 人 所有使用 关联部门根据文件的 规定或要求执行 品管部体系管 理员 文件制订部门确认文件是否适用 及修改 如果需要修改 按流程 2 执行 文件制订 更改通知单 内部邮箱 品管部体系管 理员 对公司共享文件夹文件进行管理 所有打印的纸质文件 由接收部 门自行管理 6 内容和要求 Contents and demands 5 1 技术文件有效版本控制 5 1 1 经鉴定产品的技术文件 5 1 1 1 企业产品标准复印件 在封面上盖有市技术监督局 企业产品标准备案专用章 黒色 签字页加盖红 色 技术文件 含日期 章 5 1 1 2 设计文件 工艺文件复印件 在每页上加盖红色技术文件 含日期 章 设计文件标题栏标注阶段标记 8 修订 4 批准 9 管理及维护 5 发布 分发 Yes No 6 实施前培训 7 实施 Yes No No Yes 版本 Versions 1 0 文件控制程序 黒体四号 日期 Date 文件号 小四号 Page 4 of 9 A 为试产鉴定 B 为投产鉴定 5 1 1 3 产品标志图复印件 在每页上加盖红色 技术文件 含日期 章 5 1 1 4 对策表复印件 在每页上加盖红色技术文件 含日期 章 5 1 1 5 外来文件复印件 在每页上加盖红色 外来技术文件 含日期 章 5 2 新产品技术文件 5 2 1 新品试制阶段 5 2 1 1 企业产品标准复印件 在封面上加盖红色 试制资料一次性使用有效 含日期 章 5 2 1 2 设计文件复印件 在每页上加盖红色 试制资料一次性使用有效 含日期 章 5 2 1 3 工艺文件 初样试验评估后编制的 复印件 在每页上加盖红色 试制资料一次性使用有效 含日期 章 5 2 2 新品小批量试产阶段 5 2 2 1 企业产品标准复印件 在封面上加盖红色 技术文件 含日期 章 指尚未备案的 5 2 2 2 设计文件 工艺文件复印件 在每页上加盖红色 技术文件 含日期 章 标题栏无阶段标记 5 3 外发技术文件格式与用章 用于采购 包装材料与制作工装的技术部文件加盖红色 外协技术文件 含日期 章 5 4 外来技术文件的处理 5 4 1 技术部接收外来电子档文件需转化成公司文件必须为技术文件的格式 出具 OA 技术通知单 流程审批 并记录转化后的文件编号 在外来文件接收登记表显示 5 4 2 审批流程后归档 复印件加盖红色 技术文件 含日期 章下发 5 4 3 外来纸质文件不需转化直接复件加盖红色 技术文件 含日期 章下发 外来文件接收登记表格式参考附 录 D 5 5 技术文件的发放与收回管理要求 5 5 1 技术部根据生产和工序状况 确定发放与产品有关的整套或部分技术文件数量 见附录 A 附录 B 5 5 2 零件外协只发放零件图纸 5 5 3 由各部门指定专人办理技术文件签收手续 资料员缺勤等 由部门领导或授权代理人签收 5 5 4 各部门资料员对收到技术文件进行登记 保持最新有效版本的管理 登记表格式参考附录 F 并负责退回 所有失效的旧版技术文件 5 5 5 技术部资料员负责指导和监督各使用部门的版本控制和管理情况 5 6 技术文件 包括更改文件 发放 5 6 1 试制新品 加盖试制资料一次性使用有效 含日期 章 转为小批量试生产时 技术部接到批准归档的 阶段转移确认审批表二 后 下发整套技术文件加盖红色 技术文件 含日期 章 下发份额见表 A 1 B 1 5 6 2 使用部门将原下发的技术文件 盖试制内部文件 章的 三天内将原下发技术文件交技术部资料员处 由 资料员集中销毁 5 6 3 因工作需要或使用时间过长看不清或遗失并能合理说明原因的 由使用部门在 OA 技术类流程上提出申请 版本 Versions 1 0 文件控制程序 黒体四号 日期 Date 文件号 小四号 Page 5 of 9 部门主管审核 主管副总批准后发放 5 6 4 模具设计开发或专用设备开发需要的技术文件 由技术部启动 OA 流程 主管副总批准后发放 项目开发 完成后 文件使用单位自行进行文件的销毁 但需建立文件销毁清单 登记表格式参考附录 G 技术部负责监 督 5 6 4 产品图纸更改或新增需要下发到外协厂家的 技术部只下发一份供外协厂家使用的零件技术图纸加盖红色 外协技术文件 含日期 章 如该零件存在不只一个外协厂家情况时 由采购中心相关负责人开启 OA 流程 申请相应的零件图纸 5 6 5 经 OA 流程批准的技术通知发放 批准后归档 纸质复印件加盖红色 技术文件 含日期 章下发 5 7 旧版技术文件收回 5 7 1 各部门工作现场的所有失效旧版文件 由各部门专职或兼职和管理员负责如数收回 于三天内交技术部 5 7 2 由技术部资料员办理旧版收回销毁清单登记 并组织统一销毁 登记表格式见附录 G 5 7 3 技术部定期抽查文件使用部门的版本管理情况 5 7 4 违规处罚 查到一项不符合项 扣除责任人 10 元 所在部门领导 10 元 以此类推 罚单格式见附录 C 5 8 用于外协件技术文件 5 8 1 其版本有效性由采购中心按记录表附录 H 要求负责管理和监督 5 8 2 供外协使用的零件技术文件 其版本有效性由采购中心负责监督和管理 生产厂家收到 记录表 及文件 后 应于收件当天在 记录表 上选择旧版文件处置方式并签字盖章 将 记录表 传真至采购中心 因新 旧 版本技术文件混合使用而造成经济损失 由生产厂家自行负全责 文件收发登记表格式见附录 F 5 8 3 由于技术文件未在规定时间内退回所有失效技术文件的 或在各环节仍在使用无效技术文件的 所造成的 后果由使用单位承担全部责任 5 9 技术文件的保密与使用管理 5 9 1 产品开发过程输出的任何载体形式的技术文件均属于公司的保密技术文件 该类文件的发放 归档等均有 技术部负责 5 9 2 公司任何个人均不得随意打印 复制 传递和使用 5 9 3 因工作需要外出携带技术文件 必须经部门主管或公司主管领导同意 携带人应保证技术文件的安全 5 9 4 公司各岗位人员保留与个人岗位工作有关的技术文件 与岗位工作无关的技术文件应主动交还归口技术部 资料管理员 若无法判断归口部门的 应报部门主管 由部门主管处理 5 9 5 提供给顾客或供应商的技术文件均为受控版本 对外接口部门应当与顾客或供方签定包含技术文件保密的 相关条款 并纳入供货 技术 质量协议 要求顾客或供方不得向第三方泄密 5 10 公司各岗位人员应严格按照 5 9 条款要求使用和保管好公司技术文件 若违反上述任何一条款规定并造成经 济损失的 应赔偿全部经济损失 情节严重的 直接追究法律责任 7 相关文件 Relevant documents 7 1 技术文件管理规定 版本 Versions 1 0 文件控制程序 黒体四号 日期 Date 文件号 小四号 Page 6 of 9 8 相关表单 Relevant records 8 1 FM 设计文件发放部门与份数 8 2 FM 工艺文件发放部门与份数 8 3FM 违规罚款通知单 8 4FM 外来文件接收登记表 8 5FM 文件收发记录表 8 6FM 旧文件回收销毁清单记录表 附录 A 设计文件发放部门与份数 部门名称 设计文件名称 备注 产品企业标准 调整检验说明 零件或产品图 装配图 装配部件图 产品标志图 包装设计文件 附录 B 工艺文件发放部门与份数 部门 工艺文件名称 备注 工艺文件 工序操作检验指导卡 产品装配工序操作卡 PEMEA 控制计划 工艺流程图 工序图 版本 Versions 1 0 文件控制程序 黒体四号 日期 Date 文件号 小四号 Page 7 of 9 附录 C 违规罚款通知单 部门检查日期 违规人员姓名连带责任人 违规内容 处罚依据 处罚结论 检查部门检查人 检查部门主管日期 备注 附录 D 外来文件接收登记表 序 号 产品名称文件名称 图号 数 量 文件来源接收人 接收 日期 备注 文件下发 内部转化 文件编号 版本 Versions 1 0 文件控制程序 黒体四号 日期 Date 文件号 小四号 Page 8 of 9 附录 E 文件收发记录表 发文情况旧图收回情况序 号 产品文件名称文件编号 部门收文人 日 期 数量 收回人日期 文件发 放原因 分发 人 收回人 附录 G 旧文件回收销毁清单记录表 文件名称文件图号回收部门回收份数回收人回收日期销毁人销毁日期备注 版本 Versions 1 0 文件控制程序 黒体四号 日期 Date 文件号 小四号 Page 9 of 9 附录 H 外协用技术文件发行回收记录表 供方名称电子有限公司 收件人发行人员 供方地址发行日期 TO 收件人邮箱地址 FM 传真 注明收件后请及时回复 公司 公司向贵单位发行以下零件技术文件 请查收 序号文件名称材料 零件名称文件编号总页数文件性质备注 注 文件性质代号 A 表示新设计或编制 B 表示更改文件 C 表示作废收回文件 D 表示其它 贵公司收到文