会议接待服务内容

1 / 16会议接待服务内容如何做好会议的组织工作 一、 会前准备 1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？2、确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商议时间。4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。6、根据要讨论的问题限定与会人员。7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。 二、会议期间控制1、叙述会议的目的。2、核对并记录与会者。3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。2 / 164、给每一个人表述自己意见的机会。5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。7、坚持预定的时间，不要拖延。8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。10、确定下次会议的议题和时间。三、会后工作1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。2、根据会议，对执行进行监督和检查。TOP会议安排中住宿的若干问题 客房的标准是否符合会议要求。客房的硬件和服务水准是决定一个会议最终选址的最关键的因素之一。会议的决策者，以及会议的与会者，3 / 16都希望在一个能够体现公司的形象和地位的饭店里开会，不一定是要最豪华的地方，但是需要有档次和吸引力。另外，一个普通的销售会议和一个奖励会议对客房的要求也不一样，一个销售会议只需要一个合适的饭店，而奖励会议则需要一个公众热望的饭店。对于国内的大多数公司会议而言，三星级至四星级的标准可能是最保险的选择，既保证了体面，也不至于过于奢侈。 在会议期间可供使用的房间总数有多少没有公司愿意在会议期间被分开，因此满足需要的充足的客房是必须的。会议地点的客房总量很容易得知，但是关键是要掌握在会议期间可以提供的房间总数以及不同房型的数量。由于预定可能会被取消，很多会议地点在旺季都存在超额预定的问题，如果到时没有取消预定的情况，客房就会供应不足，这种情况是必须注意的，尤其在旺季举行会议，一定要有合同约定。是否有不同的房型满足不同的与会者的需求。客房的类型通常包括单人间、标准间和套间，通常是双人标准间的需求最多，但是如果有贵宾到会，或者是会议期间有小型讨论、洽谈，则可能需要套间。客房的配置条件如何国内所有的星级酒店，都有相应的配备标准和要求。以三星级酒店为例，应配备：4 / 16全套床上用品：各类型毛巾 7 条（浴巾 2 条、面巾2 条、方巾 2 条、地巾 1 条） ；卫生用品：（香皂、浴液、洗发液、护发素、牙刷、牙膏、漱口杯、浴帽、卫生纸、卫生袋、拖鞋、污物桶、梳子、浴帘、防滑垫、洗衣袋、面巾纸等） ；文具用品：（文具夹、信封、明信片、信纸、便笺、传真纸、圆珠笔、铅笔、便笺夹等） ；服务提示用品：（服务指南、电话使用说明、住宿须知、送餐菜单、电视节目表、价目表、宾客意见表、防火指南、提示牌、挂牌、洗衣单、酒水单） ；饮品及饮具（茶叶、茶杯(热水杯)、暖水瓶、凉水瓶、凉水杯、小酒吧、酒杯等） ；其它：（衣架、烟灰缸、火柴、擦鞋用） ；这些用品五花八门，看起来无关紧要，但是如果没有这些东西，却可能对会议产生影响。需要注意的是，按照国家旅游局的评定标准，以上所有用品都是必须的（四星、五星的酒店要求更高） ，而且有具体的数量要求，比如信封就应该有两个以上的国内信封和两个以上的国际航空信封） ，但是大多数的酒店都不能完全按照规定的数量来配置，这也可以反映出一个酒店的管理和服务水准。另外即使有配备，配备的用品的质量也有很大的差别，这方面很容易就显示出酒店的档次定位，会议组织者应该注意这些5 / 16细节。 客房的服务水平如何低水准的客房服务将使一个设计和经营都很出色的会议地点顿时黯然失色，而要判断房间管理的水平，就必须亲身体验，可以通过观察公共区域的房间管理来确定其服务水平，比如烟灰缸是否及时清理？周围有没有垃圾？工作人员是否能够在训练有素地进行清洁和整理工作，同时不打扰与会者、他们会不会在一场会议刚刚结束，与会者退场并涌入走廊的时候，清理走廊？ 什么时间可以入住很多时候，与会者并不是来自于同一个地方，同时入住酒店，尤其是一些全国性的会议，与会者来自于四面八方，到达的时间不一样，有的甚至在早上就到达了，需要提早入住，但是多数酒店的客房只能到中午 12 点上一拨客人退房后，才能够入住，尤其是在房间紧张，没有空余房间的情况下，这个矛盾就尤为突出。会议的组织者应该与会议地点协商，要求能够安排提前入住。如果不能够提前入住，组织者必须清楚地了解这一情况，提前通知与会者。此外，应该安排一些应急措施，比如，可以安排少量的房间，让提前到达的与会者稍事修整，并通知门房将他们的行李安顿好。也可以在公共休息区为他们免费提供一些饮料或者其它服务，这样至少可以表现出组织者工作安6 / 16排的周密妥贴及酒店在房间尚未准备好的情况下对他们的关心。 最迟何时退房退房时间是会议组织者必须考虑的一个部分。通常即使在最后一日，会议也会有很多议程，会议结束的时间，可能定在中午 12 点，甚至在下午，而与会者离开的时间，因为航班或火车时刻的关系，可能在下午或者晚上，这样就产生了时间冲突问题。当然，最好的解决办法，是与会议地点协商延迟退房，这种协商应该在签订合同前完成，如果在会议开始后再谈，会议地点可能因为已经预定了下一批新的与会者，就难以做出安排了。在遇到这样的困难有几种不同的解决办法可以选择，例如：一部分房间可以推迟退房这对很多需要乘飞机离开的与会者来说十分重要；会议地点可以提供行李寄存服务，妥善地保管好退房后的与会者的行李，让他们可以安排购物、观光或其它的特殊事项。TOP会议期间的餐饮服务问题 一些会议的与会者对会议期间的餐饮服务非常重视，即使他们对会议过程中的许多环节都以往殆尽，但一次精致的宴会或特别的主题会都能深刻地印入他们的脑际。7 / 16在考虑餐饮安排时，会议组织者要考虑以下的细节： 餐饮场所的大小和环境是否符合需求。如果因为空间不够而将与会者分开在不同的房间用餐，会对会议的融洽气氛有不利的影响。 能提供什么形式的餐饮服务，包括中餐、西餐、自助餐、半自助餐（大部分食物由就餐者自取所需，有些食物如肉类等由服务员分菜） 。直接上装好盘的菜可以节省很多时间，而且厨房能够对每份的菜量有所控制。自助餐形式是会议餐饮服务中最常用的形式，但是并不一定是最经济的形式，因为这种餐饮形式虽然可以减少服务人员，但是增加的食物费用可能超过服务员的费用。是否需要预先确定菜单。会议组织者应该不厌其烦的察看和落实每一餐的菜单，这一点非常重要，虽然一般的与会者对于会议餐没有太奢侈的期待，但是不令人满意的餐饮安排很容易转化成对整个会议安排的不满，所以一定要保证餐饮服务能够令大多数人基本满意。为此，会议组织者在提供餐饮服务之前还需要再次察看菜单，如有必要还需要做出调整。 酒水安排。会议地点提供的酒水通常都比较昂贵，因此，如果会议组织者希望降低会议成本的话，可以尝试与会议地点商量，要求自带酒水，有些会议地点不会轻易同意这样的要求，或者要求收取开瓶费，但是如果你坚持8 / 16的话，也会有很多会议地点会同意这一要求。无论如何，会议组织者应该在会议通知时，明确告知与会者是否提供免费酒水，或者哪些酒水是免费的，哪些酒水不是免费的。如果与会者需要自己支付酒水费用，就应该事先建议会议侍者不要强行推荐与会者点酒水。 TOP选定合适的会议地址问题 会议组织者们在选择会址时考虑的重要因素（来源：会议和会务杂志） “非常重要的因素” 会议组织者百分比(%) 食品服务质量 77 会议室的数量、大小和质量 69 可商议的食品、饮料和房价 67 客房的数量、大小和质量 58 会议支持服务和设备 54 付款程序的效率 54 入住和离店程序的效率 51 有专人负责会议的所有层面 43 设施和人员相关经验 39 店内休闲设施，如高尔夫、游泳池、网球 27 其它交通方式便利 25 9 / 16距离机场近 24 展示空间 21 距离购物、饭店、店外休闲娱乐场所近 18 特殊会议服务如提前登记、特殊设备等 17 套间的数量、大小和质量 17 设施新 11TOP如何进行有效的会议策划？ 良好的会议策划是会议成功的第一步，一个能够令与会者带着满意离开的会议，必定是一个策划周密的会议。会议策划过程中年有三个要素，即会议目标、与会者和会议方案。 1会议目标。任何一个会议都必须是为了达到某个目标，会议的目标决定了会议策划的很多环节，只有确定了会议的目标，才可以确定哪些人参加会议，相应地才可以确定会议的地点、会议的议程和和会议预算。譬如一个跨国公司亚太总部的年度计划会议，其目标是要通过会议确定未来的经营战略和营销计划，很显然，这样的会议要求一个高级别的会议场地，拥有先进的会议设施，而且有安全、保密等方面的高要求，这样的会议显然与一个政府部门组织的行业会议不一样。因此，只有确定了明确的会10 / 16议目标和为达到目标所安排的会议内容，才可以确定会议的其它要素。 当然，您的会议目标还与许多因素有关，也许由于一些与会议有关的客观因素的限制，你的会议目标并不一定能全部达到，这样就需要对您的计划做一些调整。在这个过程中我们的会议顾问将和您一起探讨您的会议目标，并从中抓住重点，在会议资源方面进行整合，确保您的关键目标能够实现。 2与会者。一旦明确了会议目标，就可以确定哪些人需要参加会议。除了与会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，另两类人是经常需要考虑的，一是是否需要邀请不同类型的贵宾，比如政府官员、行业主管、或者是专家学者等，这些人员的参加可以提升会议的层次。二是是否允许（或邀请）与会者携带家属。如果是参加人数较少的中、高层会议，可以考虑邀请家属参加，以增进中、高层员工之间的感情。另外，如果是奖励旅游，也可以邀请家属参加，以激励这些获得奖励的员工更好地工作。 3会议方案。会议策划的结果，是一套完善的会议方案，包括会议概要（会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等） 、会议日程及相关实务、会议预算三个部分。 在会议概要部分，确定会议主题至关重要，会议主题应该与会议目标一致，同时具有号召力，能够引起注意11 / 16力和共鸣，比如区域合作会议可以“展望未来”作为主题，公司年会可以“营销整合提升绩效”为主题。为让主题更加生动形象及深入人心，可以通过图形标志来表达主题，表现“展望未来”的标志可以是未来风格的设计， “营销整合”的主题可以用“涓涓细流，汇成奔腾的河流”之类的图形表示。当然，也可以用会议主题的字母缩写作为会议标志。 会议日程是会议方案的主体部分，这里要考虑的是与会者的到达和离开时间、每一个时段的活动安排、会议内容等，除正式会议议程外，包括进餐、娱乐和中间休息等，都需要尽可能详尽准确的考虑和时间安排。此外，令人激动人心的开幕式和闭幕式是需要重点考虑的环节。会议日程经常是一份由时间和事件组成的表格，但是很多会议重要事项，不能在日程表中详细列举，因此对于会议策划人员来说，一份详尽的、包含了会议从策划、实施到评估反馈每一个环节的相关事务列表是必须的，这实际上是会议组织的一份蓝图，如果能够按图索骥，会议自然能够组织得井井有条，达到预定的会议目标。TOP怎样组织成功的会议 人是社会性的动物，开会是人类生活中的常态。人12 / 16们热衷于开会，是由于会议是制定计划、获取信息和建立联系的主要手段。 会议可以开得富有成效、妙趣横生，也可以开得死气沉沉、毫无建树，这取决于与会者交流的方式。交流方式的差异使得会议的有效性大打折扣，而这些差异往往是由于性别、文化背景等方面的差异造成的。记住这点对于开好会议是至关重要的。就以男性与女性为例。总体而言，男性更容易在会议过程中插话。就本质而言，在会议中插话并不是坏事情互动的对话才能富有成果。但是问题在于，这些插话往往会扰乱了别人的思路，妨碍了有效交流，使得别人无法继续发言。并不是女性不善于插话，有着其他文化背景的人也存在这样的困难。许多亚洲人认为在会议上演讲是件难为情的事情，更别指望他们会打断别人的发言了他们认为这是粗鲁和不礼貌的，会给别人带来不舒服的感觉。有些人则是因为地方口音太重，害怕被别人误解而不敢发言。考虑这些因素，你就会明白许多很有见地的职员不能发表意见的原因了。意识到不同的人有着不同的交流方式，你就能够更好地组织会议。在制订会议计划时，要注意以下三个方面：13 / 16一、使每个人都有发言的机会会议组织者在会议日程安排上要给每位与会者一段正规发言的时间。在会议召开前就应当将日程安排分发给与会者。这样做一方面可以给那些不善言辞的人一个准备的机会，使他们能够轻松、有效地参与讨论。另一方面可以迫使那些喜欢插话的人尊重分配给其他与会者的时间。二、使每位与会者都负起责任让每位与会者调整自己的交流方式，以提高会议的成效。要使那些不喜欢发言的人意识到，如果他们不发言，就没有人知道他们的主意。同样，要使那些喜欢发言和插话的人收敛一些，以满足集体的不同需要。会议组织者的任务是召开有效和成功的会议，但这并不意味着其他人就没有责任。三、将插话和跑题降到最低限度要找到降低插话和多人同时发言的有效办法。有一家公司开会时，与会者总是不断打断别人的发言，最后，作为没有办法的办法，他们决定，谁打断别人的发言，就罚款 25 美元。这可是个聪明的主意，收到了效果。如果有人觉得自己的想法非常重要而必须插话，就得先把钱放进“罚款罐”中才能发言。由于性格和文化背景的不同，怎样组织成功的会议并没有标准答案。问题的关键是你必须注重策略，使得每次会14 / 16议都取得成效，这样才对得起你付出的时间和努力。TOP会展工作实用小贴士 根据展会调查中心报道：39%的参观者在展览会上逗留不足 8 小时，能否在尽量短的时间内获取尽量多的有效信息，决定着参观展览的效果。而以下一些技巧也许能助您更有效地参观展览。1 弄清楚参观的目的。2 列出你准备参观的厂商的清单，并将他们分成两个部分，一个是“必须参观”的，另一个是“要参观”的。3 确定你参观整个展览会所花费的时间，甚至停留每一个摊位所要花费的时间，为浏览、琐事和排队留出时间。 4 明确你需要从参展商那里了解的信息，区别各个卖主的不同之处，然后准备好到时提问的问题。5 设计一个产品/服务信息收集表，以便准确的比较不同参展商之间的异同。 6 预约