《工作分析与评价》PPT课件.ppt

工作分析与评价 项目1 项目1 工作分析与评价 知识点 1 工作分析方法2 工作分析表的设计3 工作说明书工作情景 针对某公司岗位设计工作分析问卷表 整理分析问卷表 设计职位说明书 任务1 工作分析 工作分析是组织获得关于一项工作全部信息的过程 是组织通过观察和研究 对特定的工作职务做出明确的规定 并规定担任这一职务的人员应具备什么素质的过程 在进行工作分析的过程中涉及到工作分析的概念 内容 以及相关的工作术语等 项目1 工作分析与评价 任务1 工作分析 工作分析有广义和狭义之分 广义的工作分析 是对整个国家与社会范围内的各种岗位工作的分析 狭义的工作分析又称岗位分析或职务分析 对组织中某一特定工作或职务的目的 任务或职责 权利 隶属关系 工作条件等相关信息进行收集和分析 做出明确规定 并确定任职者所需要的资格 条件的过程 项目1 工作分析与评价 任务1 工作分析 工作分析作为一种活动过程 其主体是工作分析者 客体是工作岗位 对象是岗位中的工作内容 工作责任 工作技能 工作强度 工作环境 工作心理 岗位与岗位的关系以及岗位在组织运行过程中的地位等 工作分析的结果通常是制作一份工作说明书 项目1 工作分析与评价 任务1 工作分析 工作分析是组织人力资源规划以及其他一切人力资源管理活动的基础 在履行其他人力资源管理职责之前 必须进行工作分析 一般情况下 当组织出现以下三种情况时 就需要进行工作分析 一是建立新组织时 工作分析首次被正式引进 二是当组织结构调整 出现新工作时 就需要进行工作分析 确定工作职责 安排岗位人员 三是由于新技术 新方法 新工艺的产生 必须通过工作分析重新划分工作职责 安排相关人员 案例体验 益华国际饮料有限公司的问题 益华国际饮料有限公司是一家生产奶茶的外商独资企业 由于开创初期实施了卓有成效的经营战略 使产品一炮打响 并迅速占领了国内市场 随着市场的扩大 企业规模也急剧扩张 生产线由初期的两条扩展到十二条 人员也增加到上千人 随之而来的是管理上暴露出的种种问题 首先是出现了大量的 窝工 现象 即有的岗位员工疲于奔命 有的岗位员工无所事事 其次是令出多门 同一个问题很多部门都在管 要求互相矛盾 结果失得其反 反而没人管 最为突出的是报酬问题 各部门人员都觉得自己付出比别人多 而得到的并不比别人多 所以都认为不公平 生产部门的人强调自己的劳动强度大 确实 在炎热的夏季 车间温度高达40多度 劳动强度可想而知 经营部门的人员强调 我们整天在外边跑 既辛苦又承受着巨大的心理压力 还有的部门强调自己的责任重大等 大家各执一词 又快到分奖金的时候了 究竟该怎么分配 袁总经理决定聘请外界专家协助解决 专家们经过一番调查研究 决定从工作分析开始 为什么专家决定从工作分析开始解决问题 统计图 项目实施 一 选择调查职位二 选择工作分析的问卷法 问卷法是调查者运用统一设计的问卷 利用书面或网络问答的方式对任职者进行调查 以获取工作要素信息的方法 一般由有关人员设计出一套工作分析的问卷 由任职者或者工作分析人员填写 在此基础上对问卷进行归纳分析 对分析结果进行定量化处理 并据此写出工作说明书 当所需分析的工作面大而且时间和成本有较大的限制时 采用这种方法是比较有效的 问卷调查是有结构的 间接的 书面的调查 这就决定了问卷调查法既有许多突出的优点 也有许多明显的缺点 1 问卷调查法的优点 l 最大优点是广泛性 它能突破时空的限制 对不同地点的众多的调查对象同时进行调查 适用范围大 调查对象广泛 适用于对一切职务的调查分析 当同时对很多工作者进行调查时 速度快 时效性强 2 问卷的形式多种多样 既有适合于各种工作职务的问卷 也有针对某一特定工作职务的问卷 既有标准化的问卷 也有非标准化的问卷 既有结构性的问卷 也有非结构性的问卷 3 匿名性 一般的问卷调查可以匿名进行 这样有利于被调查者尽情地倾吐自己的真实情况和想法 工作分析的调查问卷多用实名制 有时还要有上司的签名 为了增加它的真实性和有效性 4 方便性 不必花费时间去访问被调查者 被调查者就可以利用空余的时间填答问卷 这一切都有利于提高回答的准确性 5 非干扰性 可排除人际交往中可能产生的对调查的干扰 问卷调查是间接的书面调查 这就从根本上排除了人际交往中主观偏见的干扰 6 节约性 问卷调查一般不需大量的调查人员 不需一人一人地登门访问 它可以用最小的投入获取最大量的工作分析的信息 如果和单位的网站或局域网结合起来使用 效果极佳 7 定量性 便于进行定量分析和研究 可运用电子计算机作为统计分析的工具等 2 问卷调查法的缺点 1 问卷调查获得信息的真实程度和可靠程度很难做出准确的判断 由于种种原因 问卷调查得出的结论与岗位工作的实际情况之间往往存在着一定的差距 2 它只能获得书面的工作信息 而不能了解到生动 具体的工作岗位的实际情况 3 问卷的设计是统一的 对于不同岗位的特别要求 不能做到有针对性地进行深入的探索和研究 当然 调查之后可以进行个别追踪 只不过投入人力就要加大 4 难以有效指导对问卷的填答 难以全面了解影响回答的各种因素 在问卷调查中 调查者与被调查者是不直接见面的 调查者难以了解被调查者回答时的具体情况 难以了解被调查者是认真填写还是随便敷衍 是自己填答还是请人代劳 被调查者对问题不理解 对回答方式不清楚时 无法得到必要的解释和说明 调查者也无法对被调查者进行具体指导 这一切 都会影响到回答的真实性和准确性 5 问卷调查 只适用于有一定文字理解能力和表达能力的调查对象 而不适用于文盲和半文盲 否则要派访员代填 这也是问卷调查法难以克服的局限性 6 问卷调查的回收工作有时较为困难 对无回答者的研究无法进行 这一切都说明 问卷调查法尽管是一种适应现代社会需要的效率较高的工作分析的方法 但它仍然有许多为其自身特点所决定的缺点或局限性 它不能代替其他的工作分析的方法 正如其他工作分析的方法也不能代替问卷调查法一样 设计职位调查问卷 一 问卷的结构 问卷方法的关键问题是问卷的设计 问卷设计首先涉及问卷的结构 一份完整的问卷结构包括 1 封面信 即一封给被调查者的短信 在封面信中 首先要说明调查者的身份 调查者的身份也可以通过落款来说明 其次要说明调查的内容和调查的目的 通常用一句话指出其内容范围 在信的结尾处 一定要真诚地感谢被调查者的合作与帮助等等 2 指导语 指导语集中在封面信之后 并标明 填写说明 的标题 其作用是对填写问卷的方法 要求 注意事项等做出总说明 3 问题和答案 问题和答案是问卷的主体 从问题的形式看 可以分为开放式问题和封闭式问题两类 开放式问题就是不为回答者提供具体答案 而由回答者自由填写的问题 封闭式问题是在提出问题的同时给出若干答案 要求被调查者做出选择 4 编码及其他资料 在较大规模的统计调查中 常常采用以封闭式问题为主的问卷 为了将被调查者的回答转换成数字 以便输人计算机进行处理和定量分析 往往需要对回答结果进行编码 所谓编码就是赋予每一个问题及其答案一个数字作为它的代码 在实际调查中 研究者大多数采用预编码 一般放在问卷每一页的最右边 有时还可以用一条纵线将它与问题及答案部分分开 除了编码以外 有些采访问卷还需要在封面上印上访问员的姓名 访问日期 审核员姓名 被调查者住地等有关资料 二 问题设计的要则 问卷设计的关键问题是问题的设计 包括问题题干和问题答案的设计 不论是进行那类设计 都要注意以下的要则 1 问题要具体 不要笼统 抽象 如问 您觉得我们的改革怎么样 这样的提问太宽泛 应问 你对这次工资调整满意吗 等等 2 问题要单一 不要复合混杂 如 你和你的同事是否喜欢我厂的工作环境 事实上可能是你喜欢 而你的同事不喜欢 3 用词要通俗 易懂 不要用一般人感到陌生的词语或专业术语 如果必须要用 则在调查前要进行培训 进行必要的解释和说明 如 你的有效工时利用率是多少 显得过于专业化 应问 本月你上班时间里没有用于工作的时间是多少 然后有人力资源管理人员去核算出有效工时利用率就比较好了 4 用词要简洁 尽量不要用形容词 副词修饰 如 你的工作环境是否特别的乱 很多人感觉到工作环境 乱 但不 特别乱 选择答案时就拿不准了 5 语义要清晰准确 要尽可能用量词 尽量不要用副词 如 你是 经常 还是 偶尔 出差 对 经常 偶尔 这类副词每个人的理解并不一样 可问 您平均每月有几天出差 6 要客观中立 不要渗入影响对方回答的观点 如 你愿意为利厂利己的职工解困资金捐款吗 给人的感觉是 不愿捐款就成了不支持 利厂利己 的职工解困资金 7 要保护答题者的自尊与自我个性 不要提侵略性的问题 对敏感性问题应选用 择疑法 假定法 或 转移法 减少答题者的内心压力 释疑法 即在问题前面写一些消除疑虑的功能性文字 如 宪法规定 中华人民共和国公民对于任何国家机关和国家工作人员 有提出批评和建议的权利 您对您所在城市的地方政府机关主要负责人有何评价和看法 假定法 即用一个假言判断作为问题的前提 然后再询问被调查者的看法 如 假如允许专业人员自由流动的话 您是否还愿意留在原岗位工作 转移法 即将对问题的直接回答转移到别人身上 然后再请被调查者对他人的回答做出评价 如 对于工资制度改革 一些人认为利大于弊 另一些人认为弊大于利 你认为哪种意见更符合实际 8 选择题所列答案项目的设计要互斥 不要出现互相包含的情况 如 你认为工作分析应该有谁来做 A 男士 B 女士 C 经理 D 工人 现实生活中 经理有男也有女 该填哪一项 随便一答 结果一定不准 9 问数字要准确 不要交叉 例如问年龄 应指明是周岁 并列出 A 20岁以下 B 21 30岁 C 31岁 40岁 不应交叉 如 A 20岁以下 B 20岁 30岁 C 30岁 40岁 结果20岁 30岁就出现了交叉 10 选择题所列项目要穷尽各种情况 不能穷尽的要加一项 其他 不要让有些人找不到自己应填的位置 如文化程度除 小学 中学 大学 外 还应有 小学以下 中职 高职 大学以上 等 ll 要有时间观念 要问近期之事 不要问难以回忆的事 如可问 你本月出差几天 或问 最近一次出差的时间是几天 不要问 您去年出差的时间是几天 被调查者可能记不清了 随便给你一个答案 12 要将容易的问题放在前面 不要将涉及个人隐私的 比较难答的问题放在前面 一般可以按照以下原则确定问题之间的相互次序 把被调查者熟悉的问题放在前面 比较生疏的问题放在后面 把简单易答的问题放在前面 较难回答的问题放在后面 按照时间先后 从外部到内部 从上级到下级等逻辑顺序排列 先问宽泛的 一般性的问题 后问与职位相关性很强的问题 开放式问题放在问卷的最后 为了便于对问卷调查资料的统计 问卷常常以封闭式问题为主 同时在最后附有一到两个开放式问题 以收集定性的 丰富多彩的资料 同时也便于在问卷分析以后进行重点的访谈分析 13 设计完问卷要先进行试调查 试调查可大可小 不要冒然发出去 否则一旦出了问题悔之晚矣 14 要有防伪检测装置 不要一概都相信 应能去伪存真 排除无效问卷 15 设计时智慧含量越高越好 要采用迂回战术 点到为止 潜移默化 使人不知不觉道出内容不要乱问 例如 想了解企业凝聚力如何 直接问未必能得到真实的答案 如果问 你来到本企业感到自豪吗 这样就好些 如果问 你的亲友是否知道你在什么单位 可能会得到更真实的回答 16 填答形式要越简单越好 不要让人感到吃力 烦躁 尽量少用复合式提问 课堂活动 工作分析问卷设计中的以下问题是否恰当 1 您觉得我们工资制度改革怎么样 2 你经常在公司里吃饭吗 3 你的好朋友知道你在我们公司工作吗 4 你的文化程度是小学还是大学 四 设计调查问卷表例 亲爱的员工 您好 为了促进本企业管理水平的提高 更明确地划分工作职责 更公平地进行收入分配 一句话为使您能享受到更好的工作环境 请您回答下列问题 答题时请在您所选定的答案序号前划 要求回答的问题则烦您真实 简洁地写上几句 谢谢您的合作 有限公司人力资源部200年月 姓名 部门 职务名称 填表指导 请详细阅读全文 并如实回答 填表后交给主管 若有疑问 请向主管询问 你的基本情况 1 您的住地A 厂内B 厂外2 您的性别A 男B 女3 您的实际年龄A 22岁以下 含22岁 B 23 35岁C 36 49岁D 50岁以上 含50岁 4 您的最终学历A 初中B 高中 含高中 职校 C 大专以上 含大专 5 您家庭的月人均收入A 2000元以下B 2001 4000元C 4001 8000元D 8000元以上你的职责 1 你每天应完成的工作活动和承担的职责是什么 2 短期的或临时的责任是什么 3 不规则且不定时承担的责任是什么 监督指导 1 多少人在你的直接监督之下 请列明职称与人数 2 你是否有全权指派工作 更正错误 鼓励员工 解雇员工以及答复申诉 3 你是否对下属的工作进行指导和协调 物料 工具与设备 1 你所使用的主要物料是什么 2 请列出你工作中使用的主要机器与设备 3 请列出你工作中使用的主要工具与其他仪器器材 与其他工作的关系 1 除直接上司及部门的同事外 你在工作中尚需与哪些人接触 2 请列出你工作中需要与之接触的人的职称与所属部门 3 请说明你工作中与其他部门发生接触的性质 决策 1 你有哪些不必请示主管就可以自行做出决策的事项 2 哪些报告和记录是你个人要准备的 3 记录和报告的资料来源是什么 工作要求的生理条件 1 你工作时站立的比例是 2 你工作时坐的比例是 3 你工作时走动的比例是 4 你一个人在工作时需要举起或携带的重量是 千克 5 在一个工作日里 你要举起或携带这一重量的时间是 6 你的工作是否需要特殊的生理条件 工作环境 1 请列举在你工作场所里影响工作或健康的燥热 噪声 烟尘 恶臭等情况 危险因素 1 请说明在你工作时可能出现的危险或意外 2 以下部分由你的主管填写任职者的条件 1 本工作对任职者教育程度的要求 2 从事本工作应有的经验 3 所需经验的时间要多久 4 一个新员工需要哪些岗前培训 请列出培训的种类 内容和时间 主管签名 填表日期 五 整理问卷并设计工作说明书 工作说明书的编写并没有标准的格式 可能会因为工作性质 企业的需要和工作分析者等方面的不同 使得工作说明书的编写内容和编写方式存在许多差异 但编写的基本步骤 编写的基本原则应该是共同的 一 基本原则 1 科学性原则工作说明书和任职说明书的编写 应该避免主观随意性 从程序上保证其科学性 这就需要相关专家共同参与撰写 任职者的主管审定 人力资源管理部门存档 2 适用性原则工作说明书和任职说明书的内容应该简洁实用 重点突出 既不能过于详细 也不能失之简单 必须明确工作任务 工作职责和任职资格 使之能够被应用于人力资源管理的各项工作 再好看 不适用都是废纸一张 3 准确性原则工作说明书和任职说明书应该对工作进行全面清楚的描述 用词恰当 描述准确 任职者阅读以后应该能够理解 能够明确其工作责任和工作流程 以及工作对其自身资历和条件的要求 4 规范性原则工作说明书和任职说明书是组织人力资源管理系统的重要文件资料 其内容和描述的结果应该是基本一致的 内容应该是完备的 文本格式应该是统一的 从而使之能够适应现代化技术应用与发展的要求 二 基本步骤 在完成工作分析以后 一般需要编写工作说明书和任职说明书 工作说明书和任职说明书可以分成两个文件来写 也可以合并在一份工作说明书内 其编写的基本步骤如下 1 草拟 根据所收集的有关工作信息 初步拟定工作说明书和任职说明书的草稿 2 对照 将工作说明书和任职说明书的草稿与实际工作进行对照 根据对照的结果决定是否需要再次进行调研 3 修正 修正工作说明书和任职说明书 对于一些特别重要的工作岗位 需要多次反复的修订 案例体验 工作说明书示例 4 定稿 经过多次反馈和修正 形成最终的工作说明书和工作规范 并将工作分析的成果运用于实际工作中 5 总结 对工作分析进行总结性评估 并将工作说明书和工作规范归档保存 建立工作分析成果的管理制度 为今后的工作分析提供参考 6 更新 在工作分析的成果运用于实际的人力资源管理工作过程中 要注意随着情况的变化 加强调研 注重反馈 从而不断完善工作说明书和任职说明书的内容 三 工作说明书的内容 工作说明书需要对工作的物质特点和环境特点加以说明 主要解决工作内容与特征 工作责任与权力 工作目的与结果 工作标准与要求 工作时间与地点 工作岗位 工作流程与规范等问题 一般包括以下方面的内容 1 工作概况 包括工作名称 工作编号 工作所属部门 工作等级 工作地点等 2 工作目标任务 3 工作的责任范围 或工作活动和程序 4 工作物理环境 工作地点的温度 光线 湿度 噪音 安全条件等 5 工作社会环境 包括工作群体中的人数及相关关系 完成工作所需要的人际交往的数量与程度 以及与各部门之间的关系等 任职条件 大学专科以上相关专业学历 会使用电脑进行文字处理 5年以上行政管理工作的经历 熟悉国家相关的法律 法规 有组织 协调和综合分析能力 计划 控制能力 性格温和 豁达乐观 具有团队合作精神 身体健康 能承受高强度工作 工作内容 公司经营方针 目标的拟订 修改及分解落实 督促实施 根据总经理指示制订公司发展规划 分解落实 协调平衡 监督检查规划实施 企业规章制度的制订 修改 督促检查实施情况 落实总经理室指令 督促 检查 考核 协调各部门工作 负责对外宣传 联络 协调工作和来宾 来访的接待 负责公司会务活动的组织 安排 协调 负责公文 函件 资料起草 管理 负责公司档案资料的管理 人事档案除外 负责办公室下属人员培训和绩效考核 做好总经理 各位总监的后勤服务工作 完成领导交办的其他工作 职责范围 1 权利主要有参与公司发展规划的权 对公司经营投资的建议权 对总经理工作会议做出的决议有执行 监督 检查的权利 对本部门员工有考核 监督 检查权 任免建议权 2 责任主要有对本部门工作质量负责 相关保密的责任 因工作失职给企业造成损失 负有相关的经济责任和行政责任 工作关系 向总经理报告工作监督部门内部员工指导部门内部职员与各职能部门负责人合作接待 联络外部相关部门 四 工作说明书的编写误区 许多组织在工作说明书的编写方面 还存在着许多认识误区和操作误区 具体表现在 缺乏客观公正性主要表现在工作说明书和任职说明书的编写以现任的人员或者理想的人员为标准 而没有以工作特性为依据 工作说明书描述的只是工作职位应该具有的特性 而与本职位的现任人员无关 任职说明书所列举的任何知识 技能和能力的要求 都应该建立在完成工作确实必需的内容之上 而不是理想的候选人应该具备的条件 三 一劳永逸 工作说明书和任职说明书的编写不是一劳永逸的 所有的工作说明书和任职说明书都存在可能过时的问题 为了使之能够及时反映工作中发生的变化 应该让任职者及其直接上级每年查看工作说明书和任职说明书 以便确定现有的工作说明书和任职说明书是否需要更新 一 观察法的操作 观察法是指在调查目的和假设的指导下进行的有目的的认识活动 该法需制定周密的计划 对观察的内容 手段 步骤 范围做出具体的规定 还要对观察员进行培训 观察需要利用一定的观察工具 观察工具主要有 一是人的感觉器官 通过眼看 耳听 鼻闻 嘴尝 手摸等感性认识活动直接感知被调查的内容 二是观察仪器 如照相机 摄像机 录音机 望远镜等 这些仪器是对人的感觉器官的放大或延长 可以形象直接地记录观察的结果 二 观察法的特点 1 观察法的优点 1 直观性和可靠性 百闻不如一见 观察者亲自到调查对象所在的现场 直接观察处于自然状态下的现象 被观察者是很难故意做假的 2 抗干扰性 实地观察基本上是观察者的单方面活动 有利于排除语言交流或人际交往中可能发生的种种误会和干扰 3 简便灵活性 观察法简便 易行 可随时随地进行 而且灵活性较大 观察人员可多可少 观察时间可长可短 2 观察法的缺点 1 观察法的最大缺点是表面性和偶然性 2 受时空等条件的限制 观察的对象和范围有很大局限性 而且有许多内容不能够或不宜进行观察 观察法通常适合于以外显动作为主的职务 对于脑力成分比较高的职务 效用不大 适合于活动范围不大的职务 对于活动范围很大的职务 由于观察工作所消耗的人力物力和时间较大 难度也较大 对于在一些特设环境中活动的职务 难以运用观察法进行分析 3 主观性干扰 由于观察者的主观素质不同 对同一对象的观察结果往往很不一样 4 难以获得任职者的合作 对与一些任职者来说 会产生心理抗拒 他们会觉得自己受到监视或威胁 同时 也可能造成动作变形 5 实地观察需要花费较多的人力和时间 6 难以得到有关任职者资格要求的信息