晋级Word高手之路

晋级 Word 高手之路 1 摘自现代办公红宝书Word文档编排大师 晋级 Word 高手之路 摘自 Word 文档编排大师 2010 年 1 月 28 日 农历二 九年十二月十四 第一章 概述第一章 概述 基本功能基本功能 1 多使用 Word 的帮助功能 Word2003 后就有了 Word Online 功能 按下 F1 或直接在菜单栏中后面的框内输入你想查找的内容 2 显示隐藏任务窗格 格式 样式和格式 3 快速保存 Ctrl S 或 shift F12 直接点击 F12 是另存为 4 没联网的时候注意使用脱机帮助 脱机帮助用以快速查找 Word 中按钮的 使用 速度更快 在右侧的任务窗格中把 online 改为脱机帮助即可 可 能一部分 Word 由于是精简版的所以没有帮助文档 5 Word 网站论坛多逛逛 6 Word 使用中的误区 使用空格设置段落缩进和对齐 使用空白段落 以 段落设置来控制每行字数与每行页数 手动编号 绘制表格不用插入 忽视样式 7 新建空白文档 Ctrl N 或单击工具栏上的第一个按钮即可 8 快速新建基于模板的文档 文件 新建 在任务窗格中单击 本机上的模板 根据已有的文档来创建新文档 方法为 文件 新建 任务窗格中单击 根 据现有文档创建模板 即可 9 善用 alt F4 关闭当前窗口 也可以 alt f c 菜单栏右侧的叉号按钮用 于关闭文档而不推出 Word 标题栏右侧的叉号则是直接关闭 Word 全部 保存或全部关闭则是在按下 shift 键的同时单击文件 弹出的菜单中就 有了 全部保存和全部关闭按钮选项 10 打开文档的快捷键是 Ctrl O 注意选中某个文档后 在打开按钮后有个 单机可以选择打开方式 其中以副本方式打开不会对源文件产生 影响 第二章 文字录入第二章 文字录入 1 输入特殊字符的方式有二 通过软键盘 搜狗默认皮肤开启或是关闭软 键盘比较方便 Word 中的符号比较多 通过插入 符号 2 Word 具备即点即输功能 即在你任何想输入字体的地方快速双击就行 免去了使用空格和回车的麻烦 3 Word 默认的是插入文本而非改写 若单击按下键盘上的 Insert 键 插 入就变成了改写 在光标闪烁处输入文字就把光标以后的文字替换了 如果默认是改写 多少有些不方便 工具 选项 编辑 改写模式 更改过 来即可 4 善用插入日期和时间功能 插入 日期和时间 若想插入农历则只需将光 标移动到刚刚插入的阳历日期上 有个小图标 点击更改即可 另外 若你输入现在的年份 它会自动匹配相应的月日 按回车即可输入 5 巧插入罗马数字 点击插入 数字 在上面输入阿拉伯数字 1 即可 下面 点击罗马数字即可 比如 I III 6 选择一个词语时仅需要将光标移动到词之内 双击即可 选整段时 在 段落前面双击即可 选全文段落前三击即可 选择不连续的文本按下 晋级 Word 高手之路 2 摘自现代办公红宝书Word文档编排大师 Ctrl 键即可 选择连续的文本按下 Sift 即可 段落前面按下左键不放上 下移动即可选中多行文本 迅速选中全文 可用 Ctrl A 也可按下 Ctrl 同时用鼠标在左侧单击 按下 alt 键同时可用鼠标选择矩形文本 7 Word 中移动文本 选中文本的同时进行拖动到所需位置即可 默认情况 下鼠标拖动移动文本时启用的 若没有启用 工具 选项 编辑 拖放式文 字编辑 8 Word 中复制文本 选中文本同时按下 Ctrl 键 再移动就是复制了 另 外 利用复制命令时打开剪贴板比较好 编辑 Office 剪贴板 9 Ctrl F 便可调出查找替换定位对话框 10 选择合适的视图样式 看文本时可用阅读版式 11 11 选中文本后按下选中文本后按下 Ctrl BIUCtrl BIU 分别对应加粗 倾斜 加下划线分别对应加粗 倾斜 加下划线 12 设置段落格式的三种方法 格式工具栏设置 段落 对话框设置 快捷 键 Ctrl E 居中对齐 Ctrl L 左对齐 Ctrl R 右对齐 Ctrl J 两端对 齐 这是普通的对齐方式 13 设置文档整体 孤行控制 格式 段落 换行和分页 选中孤行控制 这用 来控制某页中不会有孤零零的一段的开头或结尾 14 在几个并列的段落前可以加上项目符号 方法是选中这些段落然后单击 工具栏上的项目符号按钮 在选中的段落上右击可以打开项目符号和编 号命令 在这里可以调节你想要的项目符号 自定义项目符号列表中还 可以用图片作为项目符号 15 自定义自己的编号 选中段落上右击 项目符号和编号 编号选项卡 自定义 选一个编号样式 在编号格式中自己写比如第步 中间的数字 是本来就有的 在字体中设置字体格式 设置完后单击确定即可 再通 过滚动水平标尺设置悬挂缩进 让版式更漂亮 16 善用格式刷 用于给不相邻的文本用同样的格式 先选中 取某段的格 式仅需将光标在此段中点击即可 再单击常用工具栏上的格式刷按钮或 Ctrl Shift C 即可 双击格式刷可实现多次刷格式 按 Esc 推出复制 格式状态 鼠标右键中可以有 选择格式相同的文本 这一命令 17 撤销命令 Ctrl Z 恢复命令 Ctrl Y 第三章 格式化页面第三章 格式化页面 1 设置文档网格 文字排列方向 栏数 网格 字符宽度 每页的行数 页面设置 文档网格 2 仅是插入页码的话 仅仅使用 插入 页码 功能即可 无法实现奇偶不 同功能 3 编辑页眉和页脚 视图 页眉和页脚 在页眉和页脚处双击也可以直接进 入页眉和页脚编辑界面 插入页码和页数不同 页数是总数 插入的页 码也可以更改字体和大小 晋级 Word 高手之路 3 摘自现代办公红宝书Word文档编排大师 4 添加边框和底纹 对每一段落进行编辑时 先把光标定位于次段落内或 选中次段落 编辑完一段后 可以双击格式刷对其他段落进行同样的设 置 第四章 文档的保护 打印与输出第四章 文档的保护 打印与输出 1 Word 具有自动保存功能 开启方法是工具 选项 保存选项卡 选中 自 动保存时间间隔 并在后面的数值框中输入时间间隔 一般 5 到 15 分 钟为宜 2 保存文档的不同版本 常用于稿件的多次更改 打开 Word 后将出现好几 个版本的稿件 如 初稿 一改 二改 等 文件 版本现在保存 输入备注即可 3 更改文档的保存路径 工具 选项 文件位置 选中文档 单击 修改 即可 4 文档的安全性 在工具 选项 安全性中可以设置打开文件打开文件时的密码和修改文件修改文件的密码 修改文件密码设置后 只可另存不可直接保存文档 防止泄露私密 在设置了打开文档密码时 他人仍然可以通过文件夹的 属性 摘要窥视部分内容 这是因为在编辑文档时 人们通常是先写正文 然后保存 这样 Word 自动将正文的前几个词记录成摘要 避免方法是先 保存空白文档再输入正文 或打开属性 把里面的摘要内容删掉 5 打印文档时 通过打印预览可以方便的实施缩小字体填充功能 单击打 印预览 单击缩小字体填充 则可把多页文字变成单页等 相当于快速 调整字号的功能 6 当 Word 需要在一个没安装 Word 的电脑上打印出来时 可以在 打印 对话框中点击 打印到文件 命令 则系统生成一个打印及能识别的 prn 的文件该文件就可在上面打印了 7 可以将编辑好的文档输出为网页格式 方便没安装 Word 程序的朋友阅读 方法是 另存为网页即可 有三种输出方式 第五章 第五章 WordWord 中创建电子表格中创建电子表格 1 创建表格有三种方式 表格 插入表格 最常用 单击常用工具栏上的 插入表格命令 手动绘制表格 2 手动绘制表格时会调出表格和边框命令窗口 使用上面的命令即可方便 地绘制和擦除不规则表格 3 创建斜线表头 晋级 Word 高手之路 4 摘自现代办公红宝书Word文档编排大师 使用绘制表格命令绘制表头 这样的表头中不能输入字符 创建完表格后 单击表格 绘制斜线表头即可绘制 4 在表格中输入文字和文字的编辑都同普通文档的编辑相同 5 选定单元格 鼠标拖动选定 待鼠标箭头变黑时单击选定 使用 shift 键和键盘上的上下箭头选定等等 6 选择整个表格 光标定位到该表格中 单击表格 选择 表格即可 单击表格左上角的移动箭头 按下 alt 键的同时 在表格中快速双击 7 表格与文本的相互转换 在 Word 中 可以将文字与表格以选定的分隔符 进行相互转换 常用的分隔符有段落标记 逗号和制表符 将文本转换 成表格还可以用空格做分隔符 7 1显示空格和制表符 工具 选项 点击视图选项卡 格式标记中选 中空格和制表符即可 制表符用于指标和对齐文本 7 2将表格转换为文本 选中要转换的表格 单击表格 转换 表格转 换为文本命令 选中制表符按钮 确定即可 用制表符转换后文本对齐 性好 7 3将文本转换为表格 注意一定要设置好列数 注意 两种转换都可以使用其他字符作为分隔符 8 为跨页表格设置重复表头 选中表头所在的行 选择表格 标题行重复 第六章 编辑电子表格第六章 编辑电子表格 9 调整表格的行高和列宽 菜单命令自动调整 表格 自动调整 下面的子命令有根据内容调整 根据窗口调整 固定列宽 平均分布各行 平均分布各列 默认情 况下是根据内容调整表格 但是通常情况下应采用固定列宽方式调 整 这样可以避免因文字的长短不同而自动更改表格的视图 晋级 Word 高手之路 5 摘自现代办公红宝书Word文档编排大师 鼠标拖动法调整 将鼠标指针定位到表格内 在水平标尺和垂直标 尺上就可以方便的调整列宽和行高了 也可以通过在表格内的表格 线上用鼠标拖动 按住 alt 键的同时再拖动可以实现精确拖动 通过表格属性调节 表格 表格属性 设置固定值或最小值 10 添加与删除行或列 在需要插入的地方单击定位 表格 插入 再选择插 入的方式即可 注意 当选中几个行或列时 再单击表格 插入 则插入 相同数目的行或列 另外 在输入电子邮件地址或网址时 系统自动变 为超链接 取消可以在那一瞬间按下 Esc 键 或 Ctrl Z 以后取消时可 以右击超链接 11 添加和删除单元格 注意删除或者添加后的效果右键菜单中仅有删除单 元格 在表格 插入命令中有插入单元格 12 移动与复制单元格时注意选择的是文本还是单元格 因为前者时 后面 的内容将不会被覆盖 而移动或复制单元格时 被移动到的单元格内容 将被覆盖 13 拆分与合并单元格 先选中再右击或单击表格 命令 14 拆分表格 光标插入要拆分的表格后 表格 拆分表格命令 即可将表格 拆分为上下两个表格 但是要拆为两列就要选中后再移动表格了 通法 合并表格也是移动即可 15 设置表格的宽度 表格 表格属性 表格选项卡中尺寸栏中可以设置绝对 宽度和相对宽度 在这里还可以设置表格的对齐方式和版式 表格在文 字中的环绕方式 16 通过设置表格属性中的表格选项可以实现以下的效果 这是设置了表格 间距 另外也可以设置单元格之间的间距 方法是选中某个单元格 表 格 表格属性 单元格选项卡 选项 第一节 8 00 8 45 第二节 8 00 8 45 第三节 8 00 8 45 第四节 8 00 8 45 第五节 8 00 8 45 第六