【毕业学位论文】（Word原稿）高校部署办公自动化系统-软件工程

中文摘要 I 中文摘要 随着信息化建设的发展，办公自动化日益成为各类企业及行政单位不可缺少的一类信息管理系统。对于高校来说，更起到了提高工作效率、提升服务质量、规范办公流程、降低投入成本的作用。本文所研究的内容来源于天津职业大学信息化建设中一个稍显薄弱的环节，即：办公自动化系统。论文围绕着学校各种类型用户对办公自动化的实际需求展开工作，按照软件工程的设计思路逐步深化，对系统在设计开发的各阶段中所涉及到的重要内容作了详细的论述。 论文先对办公自动化系统的背景及国内外现状进行了充分的调研，并根据高校的特殊情况阐述了高校部署 办公自动化系统的必要性及可行性；具体提出了高校办公自动化系统的研究意义及研究方法；通过对高校办公自动化系统前期的需求分析，制定了系统的总体设计目标，按照要求设计了系统的功能需求；介绍了系统开发所需的软硬件环境及网络环境，提出了本系统所涉及到的系统框架、开发平台、组织结构、数据库应用等关键技术；在逻辑设计阶段，利用模技术设计了系统所涉及的流程图、数据流图、时序图、类图及关系图、活动图等模型；介绍了系统后台数据库的设计原则、关键技术及几个重要实体表及关系；在系统实际开发阶段，通过对界面设计、关键代码、关 键操作等几个方面的详细描述，对重要子系统的开发设计进行了介绍；总结了系统在部署、测试、运行阶段的工作流程；最后，简要对论文做出了总结，并提出了对未来发展的展望。 作为与第三方软件公司合作完成的项目，作者在系统开发过程中参与了前期需求调研、资料整理、系统模块设计、系统建模及系统测试、部署等工作。系统的开发成功不但实现了天津职业大学协同办公、公文流转、文件审批等各类办公自动化的需求，也为学校所倡导的科学化、规范化办公的模式提供了良好的平台。 关键字 ：办公自动化，公文流转，角色管理，审批流 I s of is an in of As it to of of a of in in in to of of a on in in of of of a on it AS in of in s AS in to on of a of of of In of of ML of of of on an on of In up of in of As a a on is As a in of of of in of of A, of a II by of 录 录 第一章 绪论 . 1 第一节 办公自动化系统的现状 . 1 第二节 高校办公自动化系统的研究背景 . 2 第三节 课题来源及研究意义 . 3 第四节 课题的主要研究内容 . 4 第五节 论文组成内容 . 4 第二章 系统需求分析 . 6 第一节 系统设计总体目标 . 6 第二节 系统功能需求 . 7 第三节 系统主要子系统功能描述 . 8 系统管理 . 9 个人办公 . 11 校务办公 . 12 文件流转 . 15 系统维护 . 16 第三章 系统开发技术分析 . 18 第一节 系统开发框架及开发技术分析 . 18 系统开发架构及平台 . 18 系统开发模型 . 20 第二节 系统安全技术 . 20 系统安全管理体系 . 20 业务安全管理体系 . 21 第三节 系统开发环境 . 21 目录 V 第四章 系统总体设计 . 24 第一节 系统管理子系统功能设计 . 24 角色管理功能设计 . 24 用户认证功能设计 . 26 第二节 日程安排子系统功能设计 . 29 第三节 校务办公子系统功能设计 . 32 校务办公功能设计 . 32 文件流转路径功能设计 . 35 第四节 文档管理功能功能设计 . 37 第五章 系统数据库设计 . 41 第一节 数据库总体设计 . 41 数据库设计原则 . 41 关键事务的数据库处理技术 . 42 第二节 数据库实体设计 . 43 系统权限相关实体表设计 . 43 系统公文流转相关实体表设计 . 45 第六章 系统详细设计 . 47 第一节 系 统管理子系统的实现 . 47 用户认证功能 . 47 角色管理功能 . 50 第二节 日程管理子系统的实现 . 54 第三节 校务办公子系统的实现 . 55 校办发文功能 . 56 文档管理功能 . 57 第四节 文件流转功能的实现 . 59 第五节 系统部署及测试 . 64 目录 七章 总结与展望 . 66 第一节 论文总结 . 66 第二节 论文展望 . 66 参考文献 . 68 第一章 绪论 1 第 一 章 绪论 办公自动化系统（简称 是基于网络平台的基础，利用计算机集成技术，将以往传统意义上的纸质办公、人为管理、文件流转等诸多工作模式转换为通过计算机网络系统形成众多自动化管理的方式 1。这种转变能将日常由人工难以处理和管理的大量重要数据直接交给计算机系统及网络传输来安全、可靠、高效且规范的来完成。利用成熟的网络技术，任何组织内 部 的人员可以实现方便、快速、跨时间和 空间 的协同办公，有效的避免传统办公模式所造成的人力、物力和财力上的浪费，并且大幅度提高办公效率和质量。 为了满足学校员工的日常办公需求，天津职业大学在 2004 年部署了一个办公文 件流转平台，随着办公自动化理念的逐渐深入，该系统已经不能 满足 学校教职员工的日常办公需要。经过对学校教职员工办公需求大量的、系统化的调查研究，我们自 2011 年起就开始研究对已有公文流转平台的升级改造工作，论文以即将部署的天津职业大学新的办公自动化系统为例，利用软件工程学的设计思路，从系统开发的各个环节入手，详细介绍了系统的开发过程。该系统为在校教师与第三方软件公司共同开发完成的一套完全符合学校办公要求的系统。作者在整个开发过程中参与了前期需求调研、资料整理、系统模块设计、编码及系统测试、部署等工作。 第一 节 办公自动化系统的现状 办公自动化的 设计理念在国外形成的时间比较早，随着各种类 型企业 在 管理思想 上 的推陈出新，办公自动化系统逐渐成为了国外企业日常管理及运营中一个不可缺少的组成部分 2，目前国外的 统的发展不仅仅局限于实现无纸化办公，而是逐步融入了新的管理方式，如：工作流程管理、知识管理等 3。 对于国内的办公自动化系统而言，发展要比国外发达国家晚一些。由于被长期形成的传统管理模式所束缚，人为管理的思想仍然根深蒂固，导致目前我国的办公自动化系统的开展还存在一些问题，首先：大部分企业只是简单的将办公 自动化理解为办公无纸化，没有融入统一化管理、标准化管理的工作模式 ；其次：为了迎合信息化发展的需要，一些企业重复建立诸多功能类似的系统，第一章 绪论 2 使得累计投资成本过大，系统使用混乱，出现了一个个“信息孤岛”；第三： 没有充分考虑到自身实际办公需求，导致新购置的办公系统不 能达到用户的预期要求，用户满意率不高，使得 办公自动化系统的使用率很低。 综合国外、国内办公自动化系统研究应用的优势， 以及在发展过程中遇到的一些弊端，作为教育领域前沿的高等院校，需要对办公自动化系统的开发应用做出充分的研究 ，不能盲目投入 。 第二节 高校办 公自动化系统的研究背景 时代的发展随着科学技术的发展迅猛提高，信息技术无时无刻不在影响着人们的生活及工作，办公自动化系统就是在计算机集成技术高度发展及网络环境的日趋成熟的基础上慢慢发展起来的一个有针对性的信息化系统 4。所谓办公自动化系统（简称 将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过该系统，可以优化 单位内部 各个组织长期存在的传统的管理组织结构，灵活调整管理体制，增加可靠、高效的协同办公优势，强化决策的一致性，最终来实现提高决策效能的目的 5。 高校办公自动化是一个更加有针对 性的办公自动化系统，高校办公 不同于企业的办公模式，也与企业的管理模式有着较大的差别，这就导致了高校办公自动化系统相对于企业来说，开发设计的着眼点不同，不能简单的引用或效仿目前已有的办公系统。高校办公自动化系统的应用主要体现在：以人为本、整合优化、网络互联、职能协同四种发展趋势上 6。 通过前期的调研我们发现，目前传统模式下的高校办公方式存在着诸多问题：传统办公模式下，对于信息发布、文件流程、文件审核及批复等工作需要耗费大量的人力及物力，时间和空间的不对称性造成部门内部或部门之间沟通存在很大困难，经常在某个 环节形成瓶颈，使工作无法顺利进行下去。各部门内部 的管理模式 可能 因领导的 个人风格 不同存在差异，造成了管理不统一、协调性差的局面。因此需要有一种在实施中可以优化现有的管理组织结构、调整管理体制、实现提高决策效能目的的系统软件 7。 针对上节国内办公自动化系统在应用中存在的诸多问题来说，高校对办公自动化系统的应用具有着一些先天的优势，比如：高校教职员工的综合素质较高，对信息系统接受起来较为容易；高校的管理工作 及办公流程 相对企业来说第一章 绪论 3 较为固定，更容易形成标准化管理，这为系统的业务流程设置提供了良好的基础；由于国家对 教育行业的重视，高校近几年来的基础 设施 发展非常迅猛，基本满足了办公自动化系统对软硬件环境的要求，为部署系统提供了先决条件。 第三节 课题来源及研究意义 随着信息化建设的发展，高校在提高工作效率、提升教学质量、增强教学管理等方面均得到了前所未有的发展机遇。尤其在近几年大力提倡信息化校园建设的 政策 下，高校的信息化改革趋势更加迅猛，传统的管理模式正在逐步向信息化转型。 论文研究工作所涉及的单位 天津职业大学，是一所综合性高等院校，与其他高校一样，日常办公中会有大量需要处理的文件、数据、计划、日程安排等工作，需 要按照要求协调各个部门、人员共同完成工作。以前在传统工作模式的制约下，工作流程比较复杂，大量的时间和精力都浪费在了各项工作流程的衔接中，如：与各部门之间的重复往来、各个衔接点的审核周期无法控制、数据准确性无法保证、协调管理混乱、经常出现工作瓶颈等，这样的工作模式导致教职员工的工作量不断加大而工作效率却依然低下的现象时有发生，这对学校 在人力、物力、财力上都造成了很多浪费。 本系统的设计开发 正是直接针对这些比较薄弱的、需要改进的方面开展的，即：开发出一套符合学校实际要求的办公自动化系统。 经过充分的调查研究，结 合我们多年来对软件工程的研究以及对 统的认识，系统的实现可以满足高校日常工作中的实际发展需求，如： （ 1）系统可以按照预定义的业务流程，按照层次或节 点顺序，自动在各项工作的衔接点处轮转，避免因人为因素而造成的往来 负担； （ 2）根据需要预先定义日程安排、会议安排等各项计划，系统自动实现部门之间的协调任务，有效避免工作安排中的瓶颈或冲突； （ 3）跟踪、记录各项工 作所涉及到的部门或人员的工作状态，第一时间提供给上级领导 最新的业务进度及状态 （ 4）利用系统来逐步建立信息化环境下相应的管理制度、工作流程、协同工作 方式等。 无纸化办公、协调办公、统一的业务管理流程一直是各个高校倡导的信息第一章 绪论 4 化理念，本系统开发的意义正是在于提高工作效率、规范业务流程、降低办学成本、对各项工作实现可控性。系统部署的最终目的是要实现高校现代化科学管理、知识管理、提供决策支持等目标。 第四节 课题的主要研究内容 通过调研 ， 综合 当前我国高校办公自动化系统应用中的 经验 ，论文工作的主要研究内容为： 1、调研、分析高校办公自动化系统存在的问题，归纳总结目前系统设计存在的不足提出需要改进的方面； 2、充分总结高校办公自动化系统的普遍及特殊需求，区别 高校与其他企业办公自动化应用的不同点，提出实际符合高校日常业务处理的需求 设计 ； 3、根据 普遍、统一的 高校办公业务流程，分析并总结出流程的优缺点，设计或改进业务流程在系统中的应用方案； 4、通过研究相关信息管理系统 ， 分析 其与实际工作存在问题的 原因，提出开展基于 术理论体系基础上的管理信息系统实施策略 8。 5、研究高校目前信息管理系统的种类，根据实际情况，提出避免形成“信息孤岛”的可行性方案。 第五节 论文组成内容 论文组成共分为七章，按照软件工程的设计思路来设计，各部分的结构与重要内容如下： 第 一章“绪论”部分：简单阐述了天津职业大学办公自动化系统的课题来源；对于办公自动化系统的国内外研究现状做了简要描述；针对高校办公自动化的特点，重点阐述了论文的研究背景、研究意义以及开发应用的必要性；最后总结论文的研究思路及方法。 第二章“系统需求分析”部分：通过对系统功能的定义以及 系统 性能 要求的分析，详细阐述了系统需求分析阶段的设计思路；利用 模技术，定义了系统重要的子系统及子系统所涉及的重要功能 模块的用例模型，并详细做出了功能阐述。 第一章 绪论 5 第三章“系统开发技术分析”部分：对系统在开发过程中涉及到 的 开发框架、 开发平台、 建模 技术、开发语言做了技术层面的简要简述；介绍了系统在安全技术方面的考虑；通过对天津职业大学 的软硬件以及网络环境的分析，给出了办公自动化系统普遍适用的开发及 运行环境。 第四章“系统总体设计”部分：办公自动化系统设计的功能 较多，论文从中筛选了四个重要的、具有代表意义的子系统重点 描述。论文利用 立了如：时序图、类图、活动图等模型图；根据数据流、业务流两方面的介绍，给出了 各 子系统的数据流图、业务流程图等。 第五章“系统数据库设计”部分：首先从总体介绍了 系统在数据库方面的总体 设计思路；其次对数据库的 选型、设计原则做出 了明确的阐述；给出了系统用到的关键数据库技术（如：事务处理、并发控制）的设计理念；结合论文第四章论述的重要功能，对数据库的几个关键实体表及实体关系做出了详细的描述。 第六章“系统详细实现”部分：针对第四章介绍的几个重要功能，本章通过界面设计、关键代码设计、关键操作说明等方面，详细阐述了在系统实现阶段的 具体 工作；最后，总结出系统在实际测试及部署阶段的工作内容。 第七章“总结与展望”部分：对论文做出了客观的总结，阐述了工作中存在的问题及解决方案，并对系统未来的发展提出了一些想法。 第二章 系统需求分析 6 第 二 章 系统需求分析 按照软件工程中对设计周期的定义，系统在开发的初始阶段首先是对已经掌握的资料进行汇总，同时进行系统开发的最为关键的一步 需求分析 9。 在系统开发的各个阶段中，需求分析工作最为 繁琐 ，主要是因为用户需求与系统功能设计两者之间很难达到高度的统一 10，即使充分理解了用户的实际需求，怎样有针对性的进行设计也存在诸多的问题。一旦没有做好需求文档或需求说明书，在正式开发过程中将出现很多不可预测的情况。开发过程中如果反复的修改功能需求，不但难以保证系统的如期交付，也会影响系统 的稳定性，对于开发人员来说，这将是十分痛苦的。所以需求分析在一定程度上决定了整个系统开发过程中的各个阶段。开发人员不但要充分考虑到用户的实际需求，还要积极与用户进行讨论，确定需求的可行性及必要性，要补充用户没有考虑到的问题，功能设计要灵活且稳定，同时还要考虑开发成本的控制 11。 需求分析根据系统的复杂性及特性包含很多方面，结合本系统的设计思路，本章将通过总体功能需求、子功能需求、子功能业务流程、系统开发关键技术应用等方面，来完成对系统需求设计阶段的分析。 第一节 系统设计总体目标 本系统主要是针对学 校 日常业务流程而设计的，日常业务从总体上讲主要包括两个核心内容：计划任务及公文处理 计划任务主要以“协调业务办理”为目的；公文处理则着眼于重要文件的各类处 理工作。每个核心内容都涉及到几个子功能模块，同时二者也有交互 。根据实际需求，总结出 天津职业大学 办公自动化系统 的 总体设计目标： 第一，文件流转是办公自动化的核心内容：根据高校 组织机构设置的特点，需要制定出一系列的公文 流转及 审批方案，同时也要给予用户一定的灵活性，能够自定义审批方案和文件流转流程。公文流转业务在高校的日常办公中是很重要的一个方面，鉴于公文的严肃 性和政策性，在使用文件流转功能时，系统要确保文件的可靠性、稳定性、及时性、安全性。公文流转的设计思路必须要第二章 系统需求分析 7 按照学校的相关制度进行，即使对于有权限自定义文件 流转方案的用户，也要有严格的审核机制。在安全方面应该采用一些 加密技术。 第二，办公事务处理是另外一个核心内容：要充分考虑并优化用户 办公的业务处理流程，这一方面主要考察系统的业务解决能力，既不能将 流程设计 得十分复杂，也不能为了一味简化办事流程而忽略应有 的 逻辑 关系 。 第三， 施范围较为广泛，要控制得当 ：办公自动化从广义上讲，涵盖的范围十分庞杂，任何与工作相 关的业务都可以被要求以 自动化的方式进行实现，这就要求开发人员仔细甄别用户需求的可行性， 明确功能所涉及到的业务范围，严格控制成本及开发周期。 第四， 统还要能为学校提供一个知识管理的平台 ： 利用该平台，各个部门可以发布与自身业务相关的文档、资料、模板、流程等内容，这样可以 使系统为用户提供一个共享的知识链。 第五，利用网络互联优势与其他系统进行对接：系统产生的数据需要充分发挥其价值，能够对用户提供决策支持，也要能够通过简单的处理与已有的其他信息平台进行交互，避免形成 “ 信息孤岛 ” 。 第二节 系统功能需求 在总 体目标确立后，需要对每个目标进行功能分析 ，设计出若干实际的功能模块。针对不同用户的不同需求，系统从用户管理、系统管理、文件管理、业务管理等方面入手。主要功能的设计原则如下： 第一、提供用户友好的操作界面，在界面的结构设计上，要能够贴合用户日常操作中普遍接受的操作习惯；对于用户普遍关心的功能 ，要 直观的展示出来，例如：校务办公、信息中心、通知公告等； 第二、系统允许用户根据自身的使用习惯，提供自定义部分界面的功能； 第三、存档数据以及部分数据信息能够与其他 信息 系统进行简单交互； 第四、对用户权限及角色的管理功能 要考虑周到； 第五、根据实际情况对公文的种类进行分类。对于系统来说 ， 文本的存取是无差别的，但对于用户来说，信息、通知、文档等 文本还是 是有区别的，而且业务流程也不同，所以要根据用户文件的属性不同而设计出不同的管理方案； 第六、应提供用户多种在线交流和离线通知方式； 第二章 系统需求分析 8 第七、在计划安排方面，提供给用户灵活的部署方案，能够自动检测出计划安排中所涉及的时间、地点、资源等是否 存在冲突；提供两种以上的提醒方法供用户选择； 第八、提供用户网络化的文件管理方案，并能将部分网络空间分配给用户使用 类似于网盘功能； 第九、鉴于 公文流转和计划安排 有时 较为严肃，系统需要具备详尽的日志记录功能，方便管理者或相关权限人员查询跟踪 ； 第十、系统的维护管理要直观且操作简便 。 根据以上的设计原则，本系统主要包含如图 示的九项功能模块： 图 系统主要功能模块 第三节 系统主要子系统功能描述 如图 公自动化用例图所示，用户被分为了若干种角色，每种 角色都具有不同的权限，审核用户权限的工作是在用户登录时就确定的。 用户登录后，根据用户名确定自身的角色，再查找后台该角色所具有的权限，再根据权限来提供用户能够使用的操 作功能。其中系统管理员的角色较为特殊，他既是用户，也是角色的管理者。角色的创建、权限功能的初始化及日常维护都是由系统管理员来完成的。本系统对角色和权限的认证开发过程非常详细，每一位用户都可以根据实际需要来转换角色身份，从而获得不同的权限操作，当然对于角色的分配，系统有着严格的限制。 高校办公自动化系统 个人办公 校务办公 相关系统 消息中心 校办发文 设置维护 会议通知 文件流转 系统管理 第二章 系统需求分析 9 图 办公自动化系统顶层用例图 系统管理 系统管理子系统主要包含 6 项子功能。系统管理子系统所针对的用户是系统管理员。办公自动化系统的首要任务就是确立用户的身份，主 要通过身份验证来 实现，验证的规则就是由系统管理员按照规定，在 管理子系统中设置的，如图 示： 图 统管理子系统用例图 部门设置：既包括部门名称的设置，也包括在该部门下所属角色的设置，需要注意的是，系统中的部门设置实际上是一个逻辑概念，并不一定与真实的第二章 系统需求分析 10 部门名称一致，系统中部门是以业务为基础而设置的，业务发生变化，部门名称及包含的角色也可以跟着变化。 用户管理：用户的初始化添加是由管理员在后台导入来完成的，数据来源可以是职工的员工编号或其他具备唯一性的编号，管理员有权 更改用户的信息，而用户只能更改一 些没有被定义为重要信息的数据， 部门管理与用户管理用例图如图 示： 图 部门与用户管理功能用例图 角色管理：“角色” 这一逻辑概念在系统中是一个基本单位，每个用户都被分配一个角色，角色的分配具有高度的灵活性，可以按照用户工作部门的不同划分角色，也可以根据业务需要自定义角色。在初始化一个角色的时候，该角色只具备一些系统预先赋予的基本操作权限，若使角色真正具有差异化的操作定义，需要赋予角色不同的权限。权限就是用户使用系统的最小操作单元，只有角色被赋予权限后，角色才有意义，这样的设 计可以降低角色授予者的工作量，只有需要角色差异化的时候，才 会 针对某个人或某个群组 ， 有目的的赋予其他权限。为了防止操作混乱，系统严格禁止管理员将权限直接分配给某个用户，只能先将权限赋予特定角色，再将这个角色与用户连接。如图 示： 第二章 系统需求分析 11 图 角色管理用例图 日志管理：对于文件流转等具有行政性或严肃性的 业务 功能来说，日志的重要性不言而喻，每个文件都可以根据实际需要，由特定用户来 定义 系统 记录文件的各项 操作、流转路径、审批状态、有效期等重要信息。管理员或发文者在发文前就对这些记录进 行预定义，并交由日志管理来进行维护。 个人办公 个人办公子系统 主要 包含：邮件服务管理 、短信息管理、日常计划管理、联系人管理四个子功能。系统在设计时，将 文件流转 、审批 等 带有 重要性 或严肃性 的操作 功能剥离出个人办公中子系统，而归入校务办公子系统 。对于个人办公的 设计原则 是：方便用户对各类信息的查询，为用户提供多种数据信息或计划安排的查询、提醒方案。同样，属于不同角色的用户既有普遍性的操作，也有针对某类角色用户的特殊权限的操作，用例图如下图 示： 第二章 系统需求分析 12 图 人办公子系 统用例图 邮件服务管理： 主要为 内部人员或 内部 组织提供方便快捷的交流 服务 ，除了具有 类似 一般门户网站邮件服务的基本功能外，根据用户的查询权限，可以预设该角色用户有权查看的各类其他角色用户的邮箱信息，方便用户对个人或群组发送邮件。这项服务类似于普通邮件服务的地址簿，只是该地址簿除了支持自定义添加外，还预先具有选择预置用户的功能。 短信息管理：该功能主要是针对目前 学 校一些具有短信群发权力的部门设计的，主要用于向学校内部人员发送即时性很强的信息提醒。通过与已有短信平台的对接，实现即时和定时短信发送两种功能。具有使用短 信平台权限的用户可以利用 系统群发各类文本式提醒消息， 如待办提醒 、任务提醒、审批提醒等。在发送对象的选择上 ，该功能 与邮件服务中的用户选择类似， 可以方便快捷的指定个人或已被预定义的组织。 日程计划管理：根据用户的需要来设计个人、部门或某一特定角色组织的提醒功能，如：各类日程安排、计划任务提醒等，还可以通过邮件服务、短信息服务两种形式达到通知或提醒的目的。 联系人管理：除了提供用户对联系人信息的查询以外，主要是对上述三种个人办公功能提供多种选择支持。 校务办公 校务办公是高校日常工作中最 为重要的工作 业务之一。因其具有覆盖面广、业务流程多样、工作流程复 杂、操作规范性强，甚至涉及到安全保密等因素，系统在设计之初就严格控制校务办公所涉及的业务范围。校务办公是高校办公第二章 系统需求分析 13 自动化系统中最为重要的子系统，在设计上也最为复杂，根据实际情况，本系统的校务办公子系统包含：各类办公文档 管理 、校务会议 管理 、下发任务管理三项子功能，这三项功能标准化程度高、可控性强，更重要的是应用最为广泛。 在系统角色管理功能的支持下，用户根据自己在实际工作中被分配工作的不同，在校务办公子系统中扮演着不同的角色，即：根据实际业务需要，用户扮演着学 校任务下达的发起者或业务流程的参与者、会议的组织者、公文的发布者或审批者，也可以是一般的被动“接纳者”，甚至是“被屏蔽者”等各类角色。校务办公子系统用例图如 示： 图 校务办公子系统用例图 （ 1）文档管理功能：系统对校务办公系统中文档的定义概念比较灵活，主要是 对学校内部各类与校务办公业务相关且 需要存档的文字、图像、多媒体等资源进行统一的收集、归档、管理。为用户提供查询、修改、添加等操作，通过统一的管理 平台 ，用户可以按照自身角色的不同，获得学校内部诸如：规章制度、通知公告、学 校公文、知识资料、历史审批结果等方面的信息。 文档类型按照范围可分为：个人文档和公共文档，个人文档又称为私人文档，主要为用户提供一个私人资料的存储空间 ； 公共文档是根据学校的档案管理规范，根据用户阅读权限的不同，向用户提供可公开的各类文档 服务。 按照数据流向可分为发文和收文管理，所有参与收文或发文工作的用户需要具有相对应的角色权限，通过管理员或上层领导赋予的权限，对公文进行如图 图 示的各类操作。 第二章 系统需求分析 14 图 文管理用例图 图 发文管理用例图 （ 2）会议管理功能：根据用户或部门的要求，会议管理功能需要依次执行三个业务流程：对会议的申请、审批及通知；对会议纪要的整理归档并自动上传至文档管理系统；会议纪要的 发布 。如图 示： 第二章 系统需求分析 15 图 议管理用例图 （ 3）任务安排功能： 在办公自动化系统中， 协同办公 解决方案 的优劣是体现团队 网络化 合作效率的重要评价标准，本系统的任务安排及下发功能就是借鉴协同 办公的业务处理思想来设计的。它打破行政部门和职位的壁垒，以任务为单位，以目标为导向，注重任务的分解、协作、监督、反馈，以及数据统 计，从而大大提高执行效率 12。用例图如 示： 图 任务安排用例图 文件流转 无论办公自动化系统服务的对象是什么性质的团体，文件流转功能都是一第二章 系统需求分析 16 个重要的核心功能模块，该功能在整个系统的设计中需要考虑的关联性最多，业务处理流程也最为复杂。高校的各项业务中，文件流转（或称公文流转）更加具有代表性 。 文件流转功能是实现无纸化办公的典型代表功能，这不仅体现在节能减排方面，还体现在它的审核机制具有可控性及不可抵赖性。这就要求开发人员和管理员既要设计出严谨的文件流转路径