七、商务谈判的结束与签约

商务谈判项目七商务谈判的结束与签约 学习目标 1 了解商务谈判结束的判定条件 2 了解谈判的各种可能结果 3 掌握如何把握签约意向 4 掌握促成缔约的策略 技能目标 在商务谈判中准确把握结束时机 熟练运用商务谈判的结束技巧和促成签约的策略 并为以后的合作打下良好的基础 任务一把握时机结束谈判 案例引入 在美国某乡镇有一个由12个农夫组成的陪审团 有一次 在审理了一起案件后 陪审团中的11个人认定被告有罪 另一个人则表示了不同的看法 认为被告不应判罪 由于只有当陪审团成员的意见一致时 才能有法律效力 于是这11个农夫花了一整天的时间 想说服那位与众不同的农夫改变初衷 此时 乌云密布 眼看一场大雨就要到来 那11个农夫却急着要在下大雨之前赶回 把晒在外面的干草收回家去 可是 那个农夫却仍旧不为所动 依旧坚持己见 11个农夫个个都急得像热锅上的蚂蚁 他们的立场开始动摇 最后 随着 轰隆 一声雷鸣 这11个农夫再也等不下去了 他们转而一致投票赞成了这位农夫的意见 宣判被告无罪 思考 请分析持不同意见的农夫成功的原因 分析 这个小故事说明 在最后期限到来时 对方往往并不十分在意 除非这个截止日期马上就要到来 但是 随着这个期限的逐渐迫近 对方内心的焦虑会与日俱增 特别是当他负有尽可能签约的使命时 他更会显得急躁不安 而到了截止日期的那一天 这种不安和焦虑就会达到最高峰 针对这种心理状况 在谈判过程中 对于某些双方一时难以达成妥协的棘手问题 就不必操之过急地强求解决 要善于运用这种 最后期限 的策略 规定出谈判的截止日期 然后假以时日 对这些棘手的问题暂时按兵不动 到谈判的最后期限临近时 即可借助这一无形的压力 向对方展开心理攻势 必要时 还可以作一些小的让步作为配合 给对方造成 机不可失 时不再来 的感觉 以此来说服对方 一 商务谈判终结的判断1 从谈判涉及的交易条件来判断 1 考察交易条件中的分歧数 从数量上看 如果交易双方已达成一致的交易条件占据了绝大多数 从质量上看 如果交易条件中最关键 最重要的问题都已经达成一致 出现这两种情况中的任何一种 就可以判定谈判已进入终结阶段 2 考察交易对手交易条件是否进入己方成交线 成交线是己方可以接受的最低交易条件 是达成协议的下限 如果对方认同的交易条件已经进入己方成交范围之内 谈判自然就进入了终结阶段 当然己方还可能争取到更好的一些交易条件 但是这时已经看到了可以接受的成果 2 从谈判时间来判断 1 双方约定的谈判时间 在谈判之初 双方一起确定整个谈判所需要的时间 谈判进程完全按照约定的时间安排 当谈判已接近规定的时间时 自然进入谈判终结阶段 按约定时间终结谈判就会使双方有紧迫感 促使双方提高工作效率 避免长时间地纠缠一些问题而争论不休 如果在约定的时间内不能达成协议 一般也应该遵守约定时间将谈判告一段落 或者另约时间继续谈判 或者宣布谈判破裂 2 单方限定的时间 由谈判一方限定谈判时间 随着时间的终结 谈判就随之终结 在谈判中占有优势的一方 或是出于对自己利益的考虑 需要在一定时间内结束谈判 或是还有其他可选择的合作者 因此请求或告知对方 希望在限定的时间内结束谈判 单方限定时间无疑是对被限定方施加某种压力 被限定方可以随从 也可以不随从 关键要看交易条件是否符合自己的谈判目标 3 形势突变的谈判时间 本来双方已经约定好了谈判时间 但是在谈判进行过程中形势发生突然变化 如市场行情突变 外汇行情大起或大落 公司内部发生重大事件等 谈判者突然改变原有计划 比如要求中止谈判 提前结束谈判等 这是因为谈判的外部环境是在不断发展变化的 谈判进程不可能不受到这些变化的影响 3 从谈判策略来判定这里所说的策略不是一般的谈判策略 而是某些特定的谈判策略 从其做法和影响力来看 这些策略对谈判有最终的冲击力 具有终结谈判的信号与标记作用 1 最后立场策略 最后立场策略即一种在谈判中以破裂相威胁以达到施压于对方 迫使对方让步的策略 谈判者经过多次磋商之后仍无结果 一方阐明己方最后的立场 讲清楚让步的幅度 如果对方不接受 谈判即宣布破裂 如果对方接受该条件 谈判便成功 2 折中进退策略 该策略是将双方立场和条件的差距 取中间条件作为双方共同进退或妥协的标准 以解决残余谈判的策略 由于该策略主体特征是相互妥协且更多地强调 对半 让步 所以 只有在谈判的最后阶段才可以使用 在谈判的前期使用该策略 仅会使条件不合理的一方得利 因此折中结果难以公正 在经过严谨的 分阶段的谈判后 双方立场均有所改善 交易条件日趋公平 合理时 对最后尚存在的文字 数字条件分歧以折中方式解决 其结果才更合理 3 一揽子交易策略 该策略是指双方将所有分歧条件以有的利于对方 有的利于己方的新条件 组成一个方案并向对方提出的做法 由于该方案包括了谈判存在的所有分歧 故称 一揽子交易 而针对所有分歧提出了有进有退的条件 因而也称 好坏搭配 这种谈判做法无疑是在告诉谈判对手 这是最后的意见了 没有商量余地了 4 冷冻策略 冷冻策略即暂时中止谈判的做法 中止谈判从形式上讲就是停止谈判 是某种意义上的终结 只是引起中止的原因不同 冷冻的意义就会有所差别 当因为双方谈判条件差距太大 一时难以克服 但双方又有成交愿望 或因为交易相关的许可证 外汇 行政审批 政治或人事的重大变故 但交易双方自恃交易诚意时 冷冻谈判就会出现 这时 谈判将进入终局 不过 冷冻 并不一定冷落对手 是谈判行为的冷却 停顿 对于当事人 则可能仍以礼貌 热情相待 并决定 后会有期 而当谈判处在竞争之中 谈判标的还有其他的选择机会 需腾手加以利用 或干脆就是因为某一方的态度不配合 此时的 冷冻 在表面上也是终结谈判 但在时间上比前者要短 在说法与做法上也有别于前者 如说法上多会以对方的态度与条件为由头来说事 或反过来自嘲己方无能力说服对手 无条件满足对手等 在做法上 会 悉听尊便 会停顿谈判安排 无限期休会 放弃谈判要求等 4 从谈判者发出的信号来判断交易将要明确时 双方会处于一种准备完成的激奋状态 这种状态往往是另一方发出成交信号所致 常见的成交信号有以下几种 1 谈判人员所提出的建议是完整的 绝对没有不明确之处 如果他的建议未被接受 除非是中断谈判 除此之外谈判者没有别的出路 2 谈判者用最少的言辞阐明自己的立场 谈话中表达出一定的承诺思想 但不含有讹诈的成分 比如 好 这就是我最后的主张了 现在您的意见如何 3 谈判者在阐明自己的立场时 完全是一种作最后决定的语气 坐直身体 双臂交叉 文件放在一边 两眼紧盯着对方 不卑不亢 没有任何紧张的表示 4 回答对方的任何问题都尽可能简单 常常只回答一个 是 或 否 使用短词 很少用论据 表明确实没有折中的余地了 5 一再向对方保证 现在结束对他是最有利的 并告诉他理由 发出这些信号 目的在于促进对方脱离勉强或惰性十足的状态 设法使对方行动起来从而达成一个承诺 这时应该注意 若过分使用高压政策 有些谈判对手就会退出 如果过分表现出你希望成交的热情 对方就有可能一步也不让而向你发起进攻 二 商务谈判的可能结果及结束方式 一 商务谈判的各种可能结果 1 达成交易 并改善了关系 这是最理想的谈判结果 既实现了眼前利益 又为双方长远利益的发展奠定了良好基础 2 达成交易 但关系没有变化 这也是不错的谈判结果 因为双方力求此次交易能实现各自利益 没有刻意去追求建立长期合作关系 也没有因太大的矛盾而造成不良后果 3 达成交易 但关系恶化 这种结果从眼前利益来看也是不错的 但是对今后的长期合作是不利的 或者说是牺牲了双方关系换来了交易成果 这是一种短期行为 也可能是出于无奈 4 没有成交 但改善了关系 为双方将来的成功合作奠定了基础 5 没有成交 关系也没有变化 6 没有成交 但关系恶化 二 商务谈判结束的方式1 成交成交的前提是双方对交易条件经过多次磋商达成共识 对全部或绝大部分问题没有实质上的分歧 2 中止中止谈判是谈判双方因为某种原因未能达成全部或部分成交协议 而且双方或单方要求暂时停止谈判的方式 中止如果是发生在整个谈判的最后阶段 在解决最后分歧时发生中止 就是终局性中止 并且作为一种谈判结束的方式被采用 中止可分为有约期中止与无约期中止 1 有约期中止 这是指双方在中止谈判时对恢复谈判的时间予以约定的中止方式 如果双方认为成交价格超过了原规定计划 或让步幅度超过了预定的权限 或者尚需等待上级部门的批准 使谈判难以达成协议 而双方均有成交的意愿和可能 于是经过协商 一致同意中止谈判 这种中止是一种积极姿态的中止 它的目的是促使双方创造条件 使最后达成协议 2 无约期中止 这是指双方在中止谈判时对恢复谈判的时间无具体约定的中止方式 无约期中止的典型是冷冻政策 在谈判中 或者因为交易条件差距太大 或者由于存在特殊困难 而双方又有成交的需要不愿使谈判破裂 双方于是就会采用冷冻政策暂时中止谈判 此外 如果双方对造成谈判中止的原因无法控制时 也会采取无约期中止的做法 这种中止 双方均是出于无奈 对谈判最终达成协议造成了一定的干扰和延缓 是被动式中止方式 3 谈判破裂谈判破裂的前提是双方经过多次努力之后 没有任何磋商的余地 至少在谈判范围内的交易无任何希望 谈判再进行下去已无任何意义 谈判破裂依据谈判双方的态度 可分为友好破裂结束谈判和对立破裂结束谈判 1 友好破裂结束谈判 这是指双方互相体谅对方所面临的困难 讲明难以逾越的实际障碍而友好地结束谈判的做法 这种谈判破裂并没有使双方的关系破裂 反而通过充分地了解和沟通 产生了进一步合作的愿望 为今后双方再度合作留下了可能的机会 买卖不成仁义在 我们应该提倡这种友好的破裂方式 2 对立破裂结束谈判 这种破裂不仅没有达成任何协议 而且使双方关系恶化 今后很难再次合作 三 商务谈判终结前应注意的问题 一 对前阶段谈判的回顾和总结 1 是否所有的内容都已谈妥 是否还有一些未能解决的问题 以及对这些问题的最后处理方案 2 所有交易条件的谈判结果是否已经达到己方期望的交易结果或谈判目标 3 最后让步的项目和幅度 4 采用何种特殊的收尾技巧 5 着手安排交易记录事宜 二 最终报价及最后让步1 最终报价最终报价时要非常谨慎 因为报价过早会被对方认为还有可能做另一次让步 于是便等待再次获得利益的机会 报价过晚则会使其对局面所起作用或影响很小 因此 最后一次报价通常把最后的让步分成两步走 主要让步部分在最后期限前提出 刚好给对方留出一定的时间思考 次要让步部分可作为 甜头 安排在最后时刻作出 2 最后让步要严格把握最后让步的幅度 其大小必须足以成为预示最后成交的标志 在决定最后让步幅度时 一个主要因素是看对方接受让步的这个人在其组织中的级别和地位 合适的让步幅度 刚好能满足较高职位的人维护他的地位和尊严的需要 对较低职位的人 以使对方的上司不至于指责他未能坚持到底为标准 而且让步与要求要同时提出 除非己方在让步时全面接受对方的最后要求 否则必须让对方知道 不管是在最后让步之前还是在作出让步的全过程 都希望对方予以回应 作出相应的让步 3 谈判的记录及整理在谈判中 双方一般都要做洽谈记录 包括双方已达成共识的议题在内的重要的内容应交换整理成简报或纪要 向双方公布 得到双方的认可 这样可以确保协议以后不被违反 这种文件具有一定的法律效力 在以后的纠纷中尤为有用 在最后阶段 双方要检查 整理记录 如果双方共同确认了记录正确无误 记录所记载的内容便是起草书面协议或合同的主要依据 在一项长期 复杂 甚至需要若干次会谈的大型谈判中 每当一个问题谈妥之后 都需要通读双方的记录 核对一致 力求使达成的协议不存在任何含混不清的地方 这一点在激烈的谈判中更为必要 四 促成签约的策略1 最后期限策略最后期限策略即是规定出谈判的截止日期 利用谈判期限的力量向对方施加无形压力 借以达到促成签约的目的 谈判中的买方和卖方都可以采用这一策略 谈判中的买方采用期限策略的实例 1 我方12月31日以后就无力购买了 2 如果你不同意 下星期一我们就要找别的卖主商谈了 3 我方要在4月1日之前完成全部订货 4 这是我们的生产计划书 假如你们不能如期完成 我们只好另找其他的供应商了 谈判中的卖方采取期限策略的例子 1 存货不多 欲购从速 2 如果你方不能在9月1日以前给我们订单 我们将无法在10月30日之前交货 3 如果我方这星期收不到货款 这批货物就无法为你方保留了 4 从5月1日起价格就要上涨了 5 优惠价格将于9月10日截止 2 最后报价策略相信你也听到过 这已是最后的出价 或 这已是最低的价格 等说法 它给人一种印象 这已是对方最后的价格 已没有别的选择余地了 此时 如果你不想中断谈判就只有以此价格与他成交 这种策略在商务谈判的成交阶段 也可以运用 己方可以婉转地表示出这个意思 让对方听起来是己方最后的决定 但在必要的时候 又能有风度地作出微小让步 在选择这种策略时要注意其运用的时间和方式 不要让对方感到你在威胁他 如当双方处在剑拔弩张 各不相让 甚至是十分气愤的对峙情况下时 你提出最后报价 无异于向对方发出最后通牒 这很可能会被对方认为是一种威胁 而为了 自卫反击 他就会干脆拒绝你的最后报价 恰当的做法是当双方就价格问题不能达成一致时 如果 报价一方看出对方有明显的达成协议的倾向 这时提出就会较适宜 此时谈判人员可以这样说 在这个问题上双方已耗费了较多的时间 我方在原有出价的基础上 最后一次报价 这是经过我们充分协商定出的 而且在提出最后报价时 要尽量让对方感到这是他所能接受的最合适的价格 同时 最后的报价可与原报价有一定出入 以证明我方的诚意 同时促使对方也尽快采取和解姿态 以达成协议 无疑 最后报价是一把 双刃剑 它既能帮助己方增强自己价格的说服力 但如果运用不好 不被对方相信的话 它又会损害己方的议价力量 所以如何提出最后报价是此时一个最关键的问题 适当的遣词用句和见机而行就是此时的最佳选择 3 速战速决策略俗话说 夜长梦多 不管任何事情 拖的时间太长 情况就可能会有变化 谈判也是如此 为了防止对方出尔反尔 避免无谓的争论 谈判人员应当抓住时机 趁热打铁 达成交易 结束谈判 但这时如何表达则要有一定的艺术 可以用事实或直觉巧妙地表达出双方已经谈妥 生意可以成交 进而确定交易方法 1 找一个令人信服 起码表面看来如此 的借口 说明如果今天不能签约 明天乃至几天以后己方都有其他安排 以此来暗示如果对方不同意现在签约 那么就只有等待几天乃至若干天以后了 从而激发或迫使对方签约 2 从正面提出签订合同的要求 例如说 我们已经互相同意每件事情了 那就签订合同吧 如果现在不签合同 我们的劳动不是就白付出了吗 3 假如对方不同意签订合同 要分析原因 询问他问题所在 如果你给他一个说话的机会 他可能会解释给你听 4 要结束商谈时 话不要太多 如果你只顾说话 常常就会忽视了倾听对方的意见 而且过度的谈话也会被对方看成是一种焦虑的表现 5 和对方商议细节问题 例如 如何草拟合同或者商量送货的地点 以表示主要的问题和价格都谈妥了 6 提供某些特殊的优惠和对尽快签约的鼓励 例如打折扣 分期付款 赠送一些零件 免费安装 代培训技术人员 邀请考察或其他一些特殊的额外服务等 7 说个笑话或故事 暗示有人因为错过机会而陷入困境 让对方了解现在是签约的最好时机 8 要一再向对方保证 现在结束是对对方最有利的 并告诉对方一些理由 9 采取一种表明结束的行动 谈判一方可以给对方一个购货单的号码 明信片 或者和他握手祝贺谈判成功 这些行动有助于加强对方已经作出的承诺 在采取以上策略时必须注意 不要恭维对方 一旦谈判即将结束 切忌恭维对方 这是你所达成的最好协议 你不会感到遗憾的 这样反而容易增加对方对你的怀疑 即使是那些最容易相信别人的人也会开始疑惑 我已承诺的到底是什么 4 场外交易策略当谈判进入成交阶段 双方已经在绝大多数的议题上取得一致意见 仅在某一两个问题上存在分歧 相持不下而影响成交时 即可考虑采取场外交易 如酒宴上或娱乐场所里等 这时仍把问题摆到谈判桌上来商讨 往往就难以达成协议 原因是经过长时间的谈判 人们已感到很厌烦 继续严肃地谈下去不仅影响谈判人员的情绪 而且会影响谈判协商的结果 而场外轻松 友好 融洽的气氛和情绪则很容易缓和双方剑拔弩张的紧张局面 双方轻松自在地谈论自己感兴趣的话题 交流私人感情 有助于化解谈判桌上激烈交锋带来的不快 双方往往会相互作出让步而促成协议 需要指出的是 场外交易的运用 一定要注意谈判对手的不同习惯 有的国家的商人忌讳在酒席上谈生意 所以必须事先弄清楚 以防弄巧成拙 5 最后获利策略通常 在双方将交易的内容 条件大致确定 即将签约的时候 精明的谈判人员往往还会利用最后的机会 争取最后的一点利益 他们总是这样做 在签约之前 突然提出一个小小的请求 要求对方再让出一点 由于谈判已到了签约阶段 谈判人员已付出很大的代价 一般没有人愿为这一点小利而伤了友谊 更不愿为这点小利重新回到磋商阶段 因此往往会很快答应这个请求 尽快签约 6 强调双赢策略当商务谈判结束后 双方已签订了或即将签订协议 此时可谓大功告成 可能你在谈判中获得了较多的利益 而对方只得到了较少的利益 但这时一定要注意为双方庆贺 强调谈判的结果是双方共同努力的结晶 并充分肯定对方的合作精神 同时 不要忘记赞扬对方谈判人员的才干 这样做会使对方心理得到平衡和安慰 如果你只认为本次谈判的结果是个人或己方的杰作 只强调己方的胜利 或者只顾自己高兴 喜形于色 带有讽刺的语气与对方交谈 那么只能是自找麻烦 对方可能会被这种行为所激怒 或者托词拒绝签约 或者勉强签订了协议 但在今后执行过程中 也会想方设法予以破坏 以示报复 所以要强调双赢 即使对方获得的利益不多 他也会觉得自己有面子 从心理上得到一定程度的满足 思考与讨论 1 如何处理最后阶段的让步时机和让步幅度问题 2 谈判终结的方式有哪些 3 什么是最后期限策略 4 签订合同应注意的事项有哪些 实训题 中国F公司与日本H公司有意谈判引进压敏元件的制造技术 H公司技术先进且成熟 在世界同行业中名列前茅 H公司派了4位代表与F公司的5位代表进行谈判 根据F公司询价 H公司的技术费报价约为1100万美元 在技术交流后 即进入价格解释 评论阶段 F公司主谈希望H公司分解1100万美元报价 并解释是如何计算出来的 H公司十分傲慢 不愿细说 要求F公司还价 行 就继续 不行 也别浪费时间了 经F公司反复讲理 H公司主谈就是不动摇 一定要F公司还价 F公司主谈与同事商量后 给出了120万美元的价 拿到F公司的还价单 H公司主谈看后 即把它揉成一团 扔到废纸篓里 说了句 贵方的还价是对我公司技术的侮辱 便夹起皮包带着其他人员离开了谈判间 再也没回来 F公司也不再找H公司了 问题 1 本案例是以何种方式终结谈判的 2 谈判是否能有其他终结方式 双方怎样做才更好 案例分析 我国JQ机器制造公司向东南亚某国出口30台K5657型机床 该厂技术人员为K5657型机床指定的技术指标是测角精度为 0 1 测角重复精度为 0 01 当时参加出口谈判的是进出12I公司的小赵 小赵在谈判中在合同附件里将K5657型机床的性能指标误写成 测角精度为 0 01 参与进口谈判的东南亚某国商人 是一个很熟悉机器设备的老行家 在讨论合同附件时 他字斟句酌 非常仔细 但对于有关测角精度的条款 他在发现中方的这个错误后 暗中高兴 表面却一言不发 视而不见 因为 作为买方 精确度高的 价格自然就高 精确度达不到规定 只 会使卖方受损 买方收到设备以后 要求中方派技术员去参加验收 在验收现场 中方技术人员见到合同附件以后 指出了附件有误 机床的测角精度多写了一个数量级 但买方坚持要按合同接受 验收时 K5657机床表现出色 但仍然达不到 0 01 的测角精度 最后 经过多次谈判交涉 对方勉强同意中方赔偿货物总价的20 来了结此事 问题 说明应如何避免出现案例中类似的损失 任务二谈判的收尾工作 案例引入 日本甲公司为向中国乙公司出售一条成套的电子产品生产线 已在东京与北京之间往返多次 历经四个多月 双方好不容易把技术方面的问题解决了 价格条件的谈判却又陷入僵持之中 尽管价格谈判很艰苦 但中日双方谈判人员均清楚 双方必须成交 所有的问题均在寻找成交点 双方加大了谈判力度 使不少分项交易内容的价格达成了协议 最后仅剩设备价格存在分歧 由于设备有150多套 价格合理性不同 中方采取分类谈判价格的方式 日方也只好相随 周末双方加班进行谈判 日方谈判组建议晚上到其所住宾馆继续谈判 晚八点双方准时开始谈判 尽管双方热情很高 可到了深夜12点多双方的价格差距还有50多万美元 双方休会各自研究了半个多小时 中方提出了新的方案 选出一部分可由中国供货的设备由中方自己负责 以减少 价格差距20多万美元 另外要求日方降价20多万美元 日方的新方案是再降8万美元 20多万美元的纯降价要求与8万美元的降价条件仍然相差十几万美元 双方主谈又回到本已谈完的技术指导费 培训费 技术费 工程设计费上 中方认为有些部分还有调整的余地 中方可以配合 但供货部分 日方也还有不合理之处应予以改正 双方立刻进入细节谈判 先在指导 培训费上进行服务量的研究 看有没有减少的可能 然后看在工程设计任务分配上可否再作调整 以减少费用支出 虽然这些讨论很繁琐 却有了效果 双方差距有所减少 不过量仍不够 最后双方又回到供货上 这部分价值约500万美元 日方建议再减少供货内容 中方不同意 认为应降价 谈判再次陷入僵局 最后 中方采纳了日方的建议 中方再减几万美元的货 日方再降几万美元的价 谈判结束时已到凌晨4点 日方人员躺在沙发上睡着了 中方主谈让谈判组人员检查了一遍合同文本及附件 发现 没有遗漏之处 才起身离开饭店会议室 看到日方人员已经入睡 就不辞而别了 一个月后 双方互换打印的合同文本 并组织签字仪式 两个月后 双方互相通报政府对合同审批的结果 合同自相互通报之后正式生效 三个月后 日方开始备货 这时中方收到日方传真 称 合同的供货附件清单里 有十几台设备应减去却没有减 中方回复 不可能 因为谈判过程中 多次调整价格与供货范围 别的都减了 为什么这十几台设备会没减呢 目前状态应是讨价还价后的结果 贵方不能后退 日方又来电 当时的谈判很辛苦 到了次日凌晨 双方达成协议后 我方人员都睡觉了 没与贵方全面核对供货内容 才造成了目前局面 中方回复 这不是理由 因为双方签合同是在一个月以后 而双方报政府审批是在两个月以后 贵方这一觉睡得也太长了吧 这个理由不充分 思考 1 谈判人员应如何相互策应 以保持工作的连贯性 同步完成价格谈判与形成合同条款的固定 2 谈判双方人员应如何对协议文本的所有部分进行审核 分析 要完成价格谈判与形成合同条款的固定 必须借助于谈判记录 从始至终的谈判记录是撰写合同文本最重要的依据 谈判小组应对本项谈判进行总结 梳理各项交易条件 一 谈判的记录在谈判的整个过程中 应有一位专员进行谈判记录 谈判记录的主要内容分两部分 一是谈判过程中对方言辞中对己方有利的话语 如对方的承诺 对方的错误表达 对方言语中的漏洞等 二是双方就谈判议题达成的协议 要及时记录下来 以便更好地控制谈判流程 并为结束阶段的总结作准备 一般来说 双方在结束阶段有以下几种利用谈判记录的方法 1 通读谈判记录或条款以表明双方在各点上均一致同意 2 对于长期谈判 因为时间长 内容涉及面广 条款复杂 所以作为谈判双方来说 每日的谈判记录 由一方在当晚整理就绪 并在第二天作为议事日程的第一个项目宣读后由双方通过 只有这个记录通过后再继续进行谈判 虽然这样花费的力气比较多 但从长远的角度来看 对于整个谈判的成功是很有帮助的 3 短期谈判由于内容简单 所涉及的内容也比较少 所以是由一方整理谈判记录后 在谈判结束前宣读通过 在记录人员记录的过程中 往往会记下他所接受的事情 有时会忽略掉一些实际发生的事情 这对最后记录的总结和合同的最终签订是极为不利的 所以作为谈判人员全面地记录是十分重要的 二 对技术和商务等交易条件的梳理在双方都确认可以签订合同之前 双方应对彼此所列的条款进行全面地梳理 以避免因为社会文化 政治经济 语言等方面的差异 使谈判双方的理解不一致 特别是对下面所列各项应给予重视 1 合同履行问题关于合同履行问题 要注意合同中是否明确提到一旦我方或对方解除合同的解决方法 是否对履约有明确地解释 合同的履行是否分阶段进行 是否明确规定了各阶段的条件 在合同的履行过程中 如果遇到干扰应如何解决等 2 价格问题在履行合同期间 价格是否受汇率变化的影响 如果原材料价格有波动 合同价格是否需要变化 价格是否受供求关系的影响 如果行市发生了变化 那么成交的产品价格是否也随之发生变化 价格是否包括各种税款 运费 保险或其他法定的费用 3 标准化问题合同中的条例是否参考了国家标准或某些国际标准的规格 合同中对产品的规格是否做了明确的规定 4 仓储及运输问题仓储及运输问题由哪方负责 一些永久性或临时性的工作由谁来负责安排与处理 5 索赔的处理是否确定了索赔范围和金额 是否确定了索赔方案 依照的是哪种法律 以及在何地处理索赔事项 上述这些问题 适用于各种谈判 对于这些问题及其他有关问题 谈判双方在最终签订合同时应彻底检查 以保证双方能真正理解一致 如果理解不一致就草草签订了合同 就会给双方带来极大的风险 三 合同的签订与生效 一 合同的签订签字仪式中最重要的环节是合同签字 谨慎起见 双方应约定合同签字的具体安排 1 文本审核对合同文本的审核应从两个方面考虑 如果文本使用两种文字撰写 则要严格审核两种不同文字的一致性 如果使用同种文字 则要严格审核合同文本与协议条件的一致眭 其次是核对各种批件 包括项目批文 许可证 用汇证明 订货卡等 是否完备及合同内容与各种批件的内容是否一致 这种签约前的审核工作相当重要 因为常常发生两种文本与所谈条件不一致的情况 审查文本务必要对照原稿 不要只凭记忆阅读审核 同时 要注意合同文本不能太简约 在审核中发现问题 应及时相互通告 并调整签约时间 使双方互相谅解 不致因此而造成误会 对于合同文本中的问题 一般指出即可解决 有的复杂问题需经过双方主持人再谈判 对此 要有思想准备 同时要注意礼貌和态度 2 签字仪式的安排对比较重要的谈判 在双方达成协议 举行合同缔结或签字仪式时 要尽量争取在我方所在地举行 因为缔约地点往往会决定采取哪国法律解决合同中的纠纷问题 合同的分量和影响不同 其签字仪式也不同 一般合同的签订 只需要双方主谈人签字即可 在谈判地点或举行宴会的地方都行 仪式可从简 重大合同的签订 由领导出面签字时 仪式比较隆重 要安排好签字仪式 仪式繁简取决于双方的态度 有时需专设签字桌 安排高级领导 会见对方代表团成员 请新闻界人士参加等 国际商务谈判的签字活动 若有使馆 领馆的代表参加 联系工作最好由外事部门经办 如果自己与有关使馆 领馆人员熟悉 也可以直接联系 但也应向外事部门汇报 请求指导 这样做既不失礼 又便于顺利进行工作 3 签约仪式的步骤程序 1 仪式正式开始 各方人员进入签字厅 按既定的位次各就各位 双边合同的双方签字时同时入座 助签人在其外侧协助打开合同文本和笔 2 正式签署 各方主签人再次确认合同内容 若无异议 在规定的位置上签名 之后由各自助签人相互交换合同文本 再在第二份合同上签名 按惯例 各方签字人先签的是己方保存的合同文本 交换后再签的是对方保存的合同文本 3 交换各方已经签好的合同文本 各方主签人起身离座至桌子中间 正式交换各自签好的合同文本 同时热烈握手 互致祝贺 还可以交换刚刚签字用过的笔作为纪念 其他成员则应鼓掌祝贺 4 饮香槟酒庆祝 交换合同文本后 全体成员可合影留念 服务接待人员及时送上倒好的香槟酒 各方签字人和成员相互碰杯祝贺 当场干杯 将喜庆气氛推向高潮 商务合同正式签署后 还要提交有关方面进行公证 公证后才能正式生效 签约仪式结束后 主方可设宴招待所有参加谈判或签约的人员 以示庆祝 4 新闻报道为了扩大影响 可以请新闻媒体进行报道 如报社 电视台 但文字报道的问题 则应与记者们进行详细推敲 二 合同的生效对于敏感的许可证管理的产品 或成套的出口项目合同 有关部分会受政府的法律约束 合同内容是否符合国家规定 需受其相关部门的审查批准后 合同才能正式生效 慎重起见 在合同生效条款中也有该程序的规定 1 报审合同签字后 为了尽快执行 应立即安排人员向各自所在地政府主管部门报审合同 为此 需拟请求审核合同的报告 并附上合同副本 报告中要简要地列明合同号 合同内容 金额以及审批的请求 同时 需准备向审批部门补充解释 当有异议时 若据理力争不成 就要准备与交易对方再谈判修改相关问题 以获政府批准合同生效 2 通知生效在双方均完成法定报审手续后 应马上书面通知交易的另一方 该通知是一个正式的法律文件 故文体要清晰 明确 格式要有法律效力 合同生效日期以最后发出生效通知告之一方的通知日期为准 四 谈判后的管理 一 谈判结束后的归纳总结合同签订后 本方谈判小组应对本项谈判进行总结 总结的内容主要包括以下两个方面 1 对本次谈判的内容及过程作出总结 签订合同后 谈判人员需就本次谈判从总体上对谈判的准备工作及谈判的技巧 方针 策略 计划进行全面地评价 从而可以发现哪些是成功的 哪些是失败的 哪些方面还有待改进 同时 每个谈判人员还应从个人的角度 对自己在谈判中的工作进行反思 总结经验和教训 以提高自身的谈判能力 2 对签订的合同进行再审查 虽然合同已经签字生效 在一般情况下没有更改的可能性 但是 如果能尽早地发现其中的不足 就可以主动地准备应对策略 采取弥补措施 早做防范 以免造成更大的损失 二 谈判资料的保存与保密对本项谈判的资料 包括总结材料 应编制成客户档案 善加保存 这样 在以后再与对方进行交易时 上述材料即可成为非常有用的参考材料 在保存资料的同时 还应就有关资料的保密工作进行恰当地安排 如果有关本项谈判的资料 特别是关于本方的谈判方针 策略和技巧方面的资料 被对方了解 那么