1.恒福信息中心管理制度(2015.4.13修订).doc

恒福信息中心管理制度一 总则1.1 为推进公司信息化建设，规范和管理公司信息中心及各种信息产品、信息资源的合理使用和投资，特制定本制度。1.2 信息中心管理范围包括总公司及分公司等。1.3 信息中心职责在于统筹规划、规范和管理信息产品的使用和投资，组织和负责信息工程的实施，制定、修订信息管理制度、规则和规定。1.4 信息中心贯彻执行公司和集团信息中心的制度、目标和相关规定。1.5 信息中心管理内容包括：信息产品、信息资源、信息工程、监控系统、视频会议系统、电话系统等。1.6 本制度所指信息产品、信息资源包括计算机、外设及耗材和网络设备硬件，各类系统及应用软件，各类电子数据和网络资源等。 二硬件管理2.1 信息产品硬件包括：2.1.1 计算机硬件包括：网络服务器、主机、显示器、键盘、鼠标、存储器、各种接口卡（如视频卡等）。2.1.2 计算机外设包括：打印机、复印机、传真机、UPS（不间断电源）、扫描仪、手写板、读卡器及其它外围部件在内的设备、备件和耗材。2.1.3 网络设备包括：光纤及其转发器、双绞线、交换机、三层交换机、路由器、VPN、防火墙等。2.2 信息产品硬件管理内容包括：2.2.1 信息产品硬件的购置、调配、维护、维修、报废和随机资料保管等工作。2.2.2 信息产品硬件（固定资产、配件）入库、登记。2.3 部门使用计算机及外设的安装、领用和调配2.3.1 计算机硬件的装机、测试和相关备份。2.3.1.1 新购置的计算机硬件，在信息中心或使用部门处开箱验机，确保实物与配置清单相符；2.3.1.2 信息中心技术人员会同供应商对设备进行装机和测试；2.3.1.3 信息中心技术人员安装相关办公软件和完成基本配置，备份操作系统及驱动程序；为了更有效地管理及应用公司的电脑，信息中心对公司内的所有电脑及其相关设备进行编号并登记注册，其中包含每台机的型号、使用部门、使用人、用途等。任何人未经电脑部充许，不得私自更改计算机配置。2.3.1.4 交由使用部门相关人员使用。2.3.2计算机硬件随机资料保管2.3.2.1计算机硬件检验合格后，信息中心技术人员应认真填写保修卡，按要求寄回厂家或归档；2.3.2.2驱动程序、使用说明、合格证、用户手册、光盘等随机所有文件和软件资料，由信息中心按档案要求负责保管。2.3.3计算机硬件入库和出库2.3.3.1购置的计算机硬件验货合格后，信息中心在送货单上签署，并据此填写入库单或固定资产增加单并录入相关数据库；2.3.3.2使用部门填写领料单，部门负责人审批，信息中心核准后发出相应的计算机硬件，并据此录入相关数据库；2.3.3.3信息中心填写信息产品备查账。2.4计算机硬件升级和调配2.4.1公司各部门计算机硬件不能满足工作需要时，由使用部门提出升级、调换申请，审批通过后由信息中心协同相关部门实施。2.4.2计算机硬件的维护和保养。2.4.2.1计算机硬件在使用过程中，应经常保持设备的清洁；2.4.2.2非信息中心相关人员不得打开计算机主机机箱和拆、换零配件，严禁带电插拔配件及外设，违者按公司相关处罚条例执行；2.4.2.3计算机及主要外设保养周期定为每季一次。维护人员在保养结束后，填写计算机保养记录单。2.5计算机硬件的维修2.5.1计算机出现故障时，应及时通知信息中心，信息中心维修人员在接到通知后，尽快到现场检查故障原因，进行故障鉴定并维修；信息中心无法维修的，经相关部门准允，联系相应供应商进行维修。各分公司计算机出现故障，由网管（或兼职）按照上述程序办理，所属信息中心提供技术支持。2.5.2计算机维修完毕后，信息中心维修人员需填写维修记录单，经计算机使用者签字确认，归档备案。2.6计算机硬件的报废2.6.1计算机硬件报废的条件：2.6.1.1部件严重损坏，无升级或维修可能的；2.6.1.2计算机过于陈旧，且已经无法正常办公的；2.6.1.3维修费用超过或接近同等效能价值的设备。2.6.2计算机的报废由使用部门提出申请，信息中心鉴定，属固定资产的，审批后按固定资产相关规定办理报废手续。2.6.3已作报废处理的计算机或部件，由信息中心解体，凡可用零配件的要进行登记，另作备用，其它残体交于相关部门处理。三软件管理3.1信息产品软件包括：3.1.1各类操作系统（如Windows XP、Windows 7等）。3.1.2各类信息系统（如OA、U8、CRM等）。3.1.3各类应用软件（如Excel、Word、AutoCAD等）。3.1.4各类电子数据、网络软体（网站、网络广告）等。3.2 信息产品软件管理内容包括：3.2.1各类信息产品软件的安装、维护、规划、购置和开发等。3.2.2主要的信息系统和网站建设及网络广告推广。3.2.3各类信息产品软件的归档和保管。3.3软件标准化：3.3.1标准化软件列表:软件类别软件名称备注系统软件WinXP/Wind7/Win8.1等根据员工个人爱好和实际需求选择性安装 办公软件Office/wps、PDF reader、虚拟化客户端，用友，photoshop等专业办公软件根据员工工作需求安装工具软件QQ，飞信，微信，7-zip,360安全卫士，QQ影音，flash player根据员工职位不同，自行添加需要的工具软件浏览器IE/google3.3.2软件使用规范 所有计算机在交付员工使用之前，网络管理员都必须将其软件系统按标准化软件列表进行统一安装配置，员工不得私自更改删除或添加游戏娱乐软件。非常用办公软件须写申请由部门负责人审核批准，再由管理员来安装。3.4信息产品软件的归档和保管3.4.1对于部门级或公司级的软件，信息中心在机房服务器中备份。3.4.2对于部门级或公司级的软件原件，信息中心移交档案室进行保管。四使用管理4.1信息产品的使用包括：4.1.1硬件的使用，如计算机、交换机、打印机、传真机、复印机等其它外设。4.1.2软件的使用，如操作系统、信息系统、办公软件等。4.1.3网络资源的使用，如局域网、因特网等。4.2计算机及外设基本操作规程和规定4.2.1计算机使用实行定人定机。4.2.1.1公司计算机设备的资产管理权分属各个使用部门所有。公司员工不得滥用电脑设备，使用者有义务对自己所使用的电脑设备的资产负责；对计算机硬件设备的损坏、丢失、被盗等情况，必须及时通知相关负责人以及信息中心；4.2.1.2计算机使用者应充分利用计算机处理业务，不得在工作时间内利用公司计算机玩游戏、听歌等与工作内容无关的操作，如发现由使用者负责。同时追究部门负责人的责任；4.2.1.3变更计算机使用者或对计算机进行调配，应检查计算机原有配件是否完整，文档资料应该进行移交，个人资料应予删除，信息中心据此更改备案;4.2.1.4员工因调动或离职进行工作交接时网络管理员将对计算机配置进行核查,如配置不符或部件缺失,公司将按违规行为处罚。4.2.2 员工须做好自己计算机的日常清洁和保养工作4.2.2.1在长时间不使用或有外出情况时必须关闭正确关机并完全关掉电源后方可下班离开。下班长时间不使用时，离开计算机前必须关闭计算机主机、显示器、外设的电源，杜绝电气火灾隐患。4.2.2.2笔记本等使用移动设备的计算机用户不得将设备通宵放置在无人、开放的办公环境中；发生任何相关资产的损坏或丢失，应该负责所有的相关费用；并且根据实际情况有义务负责部分或者全部的维修、重置等产生的费用。4.2.3禁止非信息中心维修人员擅自安装、删除和随意更改计算机程序和配置；禁止非本计算机使用者随意删除电子数据。4.2.4员工应保证离开坐位时个人计算机处于锁定状态（win键+L）。 4.3主要信息系统的基本操作4.3.1计算机操作人员必须熟练操作和掌握与自己业务密切联系的OA、ERP等系统模块。4.3.2上班按时登录OA系统查看通知、任务、公文等公众信息，及时完成工作流程中的任务。4.3.3公司信息交流通过OA等内部统一邮件平台进行传递。4.4网络管理公司网络资源是公司用于工作目的的投资，电脑是公司员工教育学习、处理信息和整理资料的重要工具，只能用于工作。严禁在工作时间浏览与公司工作无关的网页、资料，严禁利用电脑玩游戏、看影碟、网上聊天、网上购物等或进行其它与工作无关的活动。4.4.1网络上共享资料未经本人或上级领导同意，严禁擅自拷贝、更改、删除；4.4.2严禁对局域网内计算机进行攻击、破坏，任何人不得使用任何手段窃听或盗取公司网络上数据、数据流等电子信息。4.4.3 为了保证公司内部的计算机安全和网络数据通讯的正常进行，经信息中心许可由专门的人员对所有的计算机设备、系统、网络传输进行任何时候的监控4.5 企业邮箱管理为了加强公司企业邮箱的管理，规范公司网络信息传递及发布行为，增强网络信息安全性，根据国家相关法律法规，并结合公司实际情况制定本管理制度，具体如下：4.5.1 申请开通4.5.1.1 员工所属部门根据员工岗位工作需求，确定要为员工申请开通企业邮箱的，OA上填写企业邮箱申请表。4.5.1.2 信息化部对企业邮箱申请表进行复核，对符合申请使用企业邮箱条件的，在13个工作日内，完成邮箱的分配与参数设置，通知相应部门启用邮箱。 4.5.2 收回或注销4.5.2.1 公司及所属各子、分公司的人力资源部门应根据员工变动情况，随时向信息部提供人员变动名单。信息化部根据变动名单及时对邮箱进行维护管理（权限收回或者邮箱注销）。 4.5.2.2 对因员工离职需要注销的邮箱，由信息化部设定一个月过渡期。在过渡期中，信息化部重新设定密码，等到原部门指定人员接管邮箱后再重新设定密码。同时，设置邮箱自动回复功能，告知来信方该员工已离职，同时告知对方新的联系邮箱。过渡期结束后，备份邮箱数据，注销邮箱。 4.5.2.3 对因员工离职或调动，需要收回权限转交其他员工管理的邮箱（如部门邮箱），信息化部重新设定密码，等到原部门指定人员接管邮箱后再重新设定密码。4.5.3使用规范4.5.3.1 公司及各子、分公司所属各部门、各员工必须采用公司企业邮箱进行与工作相关的内外交流。 4.5.3.2 只有部门邮箱是公司认可的对外发送正式的、具有法律效力的文字、图片、影像、文档等资料的有效邮箱。各部门必须指定专人管理部门邮箱。4.5.3.3 公司宣传资料、名片等对外发放的所有电子、文字材料，必须且只能使用企业邮箱。4.5.3.4 企业邮箱的基本命名规则由信息化部制定，如有重名等情况，由系统管理员进行相应调整。 4.5.3.5 每位员工只能申请一个个人邮箱；每个部门由公司统一分配一个部门邮箱。 4.5.3.6 严禁使用企业邮箱收发各类违反国家法律法规和公司规章制度的内容。4.5.3.7 严禁使用企业邮箱传播不利于公司生产经营的正常开展，不利于公司内部团结的言论和文件。4.5.3.8 严禁使用企业邮箱传播带有病毒、恶意软件的邮件内容。4.5.3.9 严禁使用各种技术手段攻击公司企业邮箱系统，或者对其他同事邮箱进行密码破解等入侵行为。 4.5.3.10非授权用户严禁群发Email4.5.3.11 为保护个人隐私，企业邮箱使用人不要使用企业邮箱收发涉及个人隐私的各类文件内容。如果使用人由于使用企业邮箱收发涉及个人隐私的内容而导致个人隐私泄漏，公司不承担任何法律责任。4.5.3.12 员工必须定期接收邮件，凡属公司业务往来的邮件，必须回复确认，否则视为未接收邮件，由此造成的损失及责任由员工自行承担。 4.5.4邮箱管理4.5.4.1 企业邮箱由信息化部管理、运行和维护。 4.5.4.2 企业邮箱用户应至少每月清理一次邮件，不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源。禁止把企业邮箱作为活动存储器使用。4.5.4.3 邮箱空间占用长期保持在高比率（指空间占用率在90天内一直保持在80%）的用户，管理员将发送管理员通知邮件到该邮箱，此一周后仍未整改，管理员有权对该邮箱进行清理清理。 4.5.4.4 邮箱用户需对自己邮箱的帐号、密码安全负全部责任。用户对使用自己的电子邮箱帐号传输的所有内容及产生的后果承担全部责任。 4.5.4.5 邮箱用户若发现任何非法使用本人帐号或其它系统安全漏洞情况，应立即报告信息化部。 4.5.4.6 信息化部应对所有邮件及操作进行日志记录，并对特定邮箱进行邮件监控备份，以保护公司信息资源。4.6网站信息发布管理为保证公司网站版面更新、资讯发布的及时性和准确性，现拟定以下管理办法4.6.1按照“谁经办谁供稿，谁主管谁监督”的原则，各部门供稿人要在本部门所辖范围内容发生更新或新闻事件发生后按照要求组织稿件，并交部门主管审核。4.6.2部门主管应认真对稿件的真实性、准确性进行审查，审查通过后在稿件上签字确认。4.6.3网站管理员接到经部门主管签名的稿件后存档，将新闻稿件更新到网站上相应的版块内，并转发给总经理知悉4.6.4各部门监督人对本部门负责更新的内容负监督责任，监督人要经常浏览公司网站，发现自己部门负责更新的内容出现滞后、失效，及时安排本部门人员组织稿件，按流程进行更新。网站管理员发现有部门超过1个月未更新内容后负责立即提醒该部门监督人检查是否需要更新。 4.7信息中心应定期开展培训4.7.1信息中心有编制计算机和网络使用简易教程的义务。4.7.2信息中心应定期对公司计算机操作员进行必要的培训。4.7.3信息中心应考核和培训计算机操作员对自己业务范围内信息系统的应用。五机房管理 5.1 公司信息中心机房禁随意出入5.2公司计算机机房管理内容包括5.2.1公用服务器和公用网络设备的购置、维护、维修、升级、报废等。5.3公用信息产品硬件的管理5.3.1公司服务器和公司网络设备入库与出库按计算机硬件入库与出库程序办理。5.3.2公用服务器、公用网络设备与线路的维护、维修和保养。5.3.2.1定期对上述公用硬件进行维护、保养，保养周期为每季一次；5.3.2.2需要维修的，交由信息中心或相关职能人员鉴定并维修；信息中心无法维修的，由相关人员填写故障鉴定报告和维修方案建议，经相关部门批准，联系相应供应商进行维修；5.3.2.3维修完毕后，须由信息中心维修人员填写维修记录单，由信息中心负责人确认并归档备案。六信息化项目管理6.1公司领导正确认识、积极参与和高度重视；6.2信息中心在整个信息工程实施过程中属于辅助监管部门，一个项目的确定必须由需求部门申请通过的项目立项表；6.3实施前需了解、调查、熟悉、掌握公司各部门各环节工作流程和具体要求，制定相应方案并；6.4从性能、价格、日后升级、二次开发的难易度和售后服务质量等多方面考证信息系统并合理选购；6.5提供试用版本的，信息中心应该组织在一定范围内试用一段时间以观效果；6.6要合理规划、预测和协调事前、事中、事后等各环节工作及进程；6.7在协议或合同中明确、明晰投资双方权责；6.8成立项目实施专门小组，项目中心负责人全权负责并制订项目实施可行性方案，项目中心负责人直接对相关部门负责；6.9定期召开项目实施总结推进会议；6.10项目实施经理负责督促系统集成商按照培训计划做好培训相关教程文档，并对公司相关员工的项目培训，培训时公司相关员工需签到确定已参加培训；6.11 项目完毕后，由相关需求部门进行验收，信息部门协助完成。七硬件采购管理7.1 信息产品硬件采购包括部门用和公司用硬件采购7.1.1部门需配置全新计算机或购置计算机配件、耗材或维修用配件由所在部门使用人填写IT类请购单，经相关部门审批后，交由信息部统一购置。7.1.2分公司（或子公司）配置计算机及外设硬件，由所在部门使用人填写IT类请购单，经相关部门审批后，交分公司（或子公司）购置并报请所属信息中心备案。7.1.3公用服务器和公用网络设备的购置，由信息中心填写信息产品请购单和申请说明书，经相关部门审批后，交由信息中心协同购置。7.1.4信息产品硬件购置时，应掌握如下原则：7.1.4.1品牌力求统一；7.1.4.2购置时要货比三家，对供应商的产品性价和售后服务双重考查；7.1.4.3重要信息产品硬件的选购应考虑日后升级、扩展和基于集团应用环境；7.1.4.4信息中心有参与选择供应商的权力。7.2付款程序7.2.1 公司购置、维修等信息产品硬件取得的发票或费用，须有相关凭证或附件（如入库单、固定资产增加单、信息产品清单、维修记录单等），经信息中心审核，财务部复核，相关部门总经理审批后报销。7.2.2 信息产品购置、维修、维护等，未按上述付款手续办理的，财务部应拒绝付款。7.2.3 公司制度和信息中心制度没作特别规定的，7.2.4 信息产品报销均按此规定执行。八安全、保密管理8.1信息中心应负责公司计算机、服务器和网络安全8.1.1定期对计算机和服务器等进行安全检查，关注、防止病毒和黑客的侵袭，定期升级安全软件。8.1.2定期对服务器电子数据进行光盘等介质备份、存储。8.1.3不得将任何与工作、业务等相关的文件存放在操作系统盘（一般是C盘）、桌面、我的文档中，未按规定保存文件造成文件丢失的，后果自负。根据各部门的要求做好文档的整理、归类、备份等工作。养成每天备份自己的工作文档，每月归类的良好习惯。使用计算机的人员应及时做好业务相关的数据备份（U盘/移动硬盘备份和硬盘备份），防止因机器故障或被他人误删除引起文件丢失。8.1.4所有移动数据存储介质（包括U盘、移动硬盘等）在使用前，必须对其进行一次计算机病毒的查杀。8.2计算机操作者和信息中心应遵守公司保密制度8.2.1对于公司业务的一些机密、重要